Semana de Planejamento 2018

Compras Calendário de Compras; Documentos básicos.

1 – Calendário de Compras A partir de 2018, o sistema UTFPR adotará o uso de calendários para a realização de seus processos licitatórios. A ideia tem como diretriz básica o princípio do Planejamento, de modo que cada setor deve planejar suas aquisições, rigorosamente, em conformidade com o calendário previamente definido . Importante: Orientações para a confecção e juntada dos documentos devem ser solicitadas com 15 dias de antecedência ao termo inicial de envio para a respectiva categoria de material.

Envios 05/03 – 09/03 02/04 – 06/04 02/05 – 04/05 04/06 – 08/06 02/07 – 06/07 01/08 – 03/08

Ajustes 12/03 – 16/03 09/04 – 13/04 07/05 – 11/05 11/06 – 15/06 09/07 – 13/07 06/08 – 10/08

Publicação 19/03 – 23/03 16/04 – 20/04 14/05 – 18/05 18/06 – 22/06 16/07 – 20/07 13/09 – 17/09

1 – Calendário de Compras

Para a contratação de serviços/aquisições de bens de T.I : 2 – Documentos O envio da demanda é precedido da juntada dos seguintes documentos, conforme o caso: Para a contratação de serviços/aquisições de bens de T.I : DOD / DFD (Requisitante; Análise de Viabilidade; Viabilidade Requisitante; Administração); Estudo Técnico Preliminar da Contratação; Análise de riscos ( fase Planejamento) Requisição Justificativa para a aquisição ( necessidade, finalidade, importância) Pesquisa de Preços (IN 02/2017 – PROPLAD) Tabela de Formação de Preço de Referência Check List do Requisitante Justificativa IN 02/PROPLAD (caso necessário) Termo de Referência (AGU + Sanções + Fiscalização) Obs: as etapas i, ii e iii ficam dispensadas quando os valores se enquadram nos incisos I, II, IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993.

Para a aquisição de bens, exceto T.I : 2 – Documentos O envio da demanda é precedido da juntada dos seguintes documentos, conforme o caso: Para a aquisição de bens, exceto T.I : Requisição Justificativa para a aquisição ( necessidade, finalidade, importância) Pesquisa de Preços (IN 02/2017 – PROPLAD) Tabela de Formação de Preços de Referência Check List do Requisitante Justificativa IN 02/PROPLAD (caso necessário) Termo de Referência (AGU + Sanções + Fiscalização) – será solicitado pela área de Compras ao Requisitante após a análise da conformidade dos documentos anteriores.

2.1 - Requisição As requisições são emitidas por meio dos Sistemas Corporativos, no módulo “Orçamento e Gestão”, no menu “ Requisição.

2.1 - Requisição A tela para a emissão das requisições no SIORG passou por alterações, entre as quais se destacam a integração com o SEI.

2.1 - Requisição Para iniciar uma requisição, bastar clicar no botão Pesquisa.

2.1 - Requisição Se for o caso de uma nova requisição, basta clicar no botão incluir. Se for o caso de alteração de uma requisição “aberta”, basta encontrá-la pela barra de rolagem.

2.1 - Requisição Para vincular a requisição no SEI, o requisitante deverá informar o número do processo ao qual a requisição será vinculada.

2.1 - Requisição

2.1 - Requisição As requisições podem ser emitidas por qualquer servidor que tenha acesso à UGR detentora do recurso; A requisição só pode ser inserida em um processo iniciado na mesma unidade de lotação do requisitante. (Exemplo: servidor do DEMAP não consegue inserir requisição em um processo iniciado pelo DESEG). Caso o material a ser requisitado não possua cadastro, a solicitação de cadastro deve ser feita no SIORG, no menu Material – Solicitação (avisar ao DEMAP a respeito da inclusão); Todas as requisições devem ser assinadas no SEI pelo Requisitante, pelo Chefe Imediato, pelo Diretor de Área e pelo Ordenador de Despesas; Os materiais devem ser requisitados com o respectivo complemento, tais como FR – Frasco de : 25 GR, RL – Rolo de 25 MT; CX – Caixa de 50 unidades. Requisitar os itens na mesma ordem de elaboração da Planilha de Preços .

2.2 - Justificativa As justificativas iniciais para os processos de compra de materiais e/ou contratação de serviços são emitidas via memorando, o qual deve explicar de forma clara e robusta: a necessidade; a finalidade; a importância da aquisição e/ou contratação; a fundamentação sobre os quantitativos requisitados, tais como demonstrativo de consumo dos exercícios anteriores; Se for o caso, informar se o fornecimento e/ou execução devem ser parcelados (Registro de Preços). Importante: Justificativas genéricas não serão aceitas; As justificativas devem ser endereçadas ao Ordenador de Despesas e por ele aprovadas (assinadas via SEI);

2.3 – Pesquisa de Preços No âmbito da UTFPR, a pesquisa de mercado para a aquisição de bens e/ou contratação de serviços foi regulamentada pela IN 02/2017 da PROPLAD, a qual estipula que: A responsabilidade pela realização da pesquisa de preços é do demandante; A exigência MÍNIMA é de três pesquisas, oriundas de: Painel de Preços ( paineldeprecos.planejamento.gov.br); Contratações similares, em execução ou concluídas, de outros entes públicos; Pesquisa em mídia especializada, sítios eletrônicos ou de domínio amplo ( deve conter data e hora de acesso); Pesquisa com empresas, que poderá ser realizada de forma eletrônica, mediante solicitação formal (Ofício);

IMPORTANTE: Devem ser priorizadas as fontes “a” e “b” do slide anterior; Pode ocorrer a combinação de fontes de pesquisa, desde que demonstrada a metodologia utilizada para tal combinação; Intervalo de tempo entre a apresentação da requisição e a obtenção dos preços não poderá ser superior a 180 dias; Formação dos preços deve ser feita, preferencialmente, pela média aritmética (Pode ser utilizada a mediana ou o menor preço, desde que haja justificativa para tal); Demonstração dos preços por meio de planilha. (modelo a seguir); Formação de Preços com menos de três pesquisas somente em casos excepcionais e mediante justificativa, a qual deve estar acompanhada dos documentos que comprovam os argumentos apresentados.

2.3 – Pesquisa de Preços IMPORTANTE: Após a análise de inexequibilidade, caso não reste o mínimo de 3 preços válidos, o requisitante deverá: Obter outros preços para completar o mínimo de 3 ou; Apresentar justificativa para a não obtenção do mínimo de 3, devendo neste caso apresentar os documentos contendo os preços eliminados junto com a requisição e demais anexos; Caso o requisitante consiga outros preços para completar o mínimo de 3, os preços eliminados não precisam ser entregues com a requisição e demais anexos; Quando a pesquisa de preços for feita diretamente com empresas, deverá ser concedido prazo compatível com a complexidade do objeto a ser adquirido,

2.3 – Pesquisa de Preços IMPORTANTE: Quando a pesquisa de preços for feita diretamente com empresas, o requisitante deverá: Enviar solicitar formal (ofício), podendo ser feita de forma eletrônica; Conceder prazo compatível com a complexidade do objeto a ser adquirido, o qual será, no MÍNIMO, de 5 dias úteis Solicitar que a cotação seja válida, no mínimo, por 30 dias; Solicitar frete CIF; Deve constar CNPJ, telefone (se possível, também o e-mail);

2.3 – Pesquisa de Preços IMPORTANTE: Não serão aceitas cotações: Obtidas em sites de leilão ou de intermediação de vendas (Buscapé, Mercado Livre, Ali Express etc); Cujos preços sejam promocionais; Cujos preços não estejam incluídos impostos, taxas, fretes e quaisquer outras despesas diretas ou indiretas relacionadas ao objeto que se pretende adquirir; Que não constem CNPJ e telefone do fornecedor consultado (nos casos de pesquisa direta); Cuja descrição ou unidade de medida do item pesquisado destoe daquele contido na requisição.

2.4 – Tabela de Formação de Preços de Referência A tabela decorre de uma exigência constante na Instrução Normativa nº 02/2017 da PROPLAD, devendo acompanhar todas as requisições que tenham como objeto a aquisição de materiais e/ou a contratação de serviços. Neste documento constam os preços referenciais, os quais representam o limite MÁXIMO pelo qual a área de Compras poderá efetivar a contratação. Para facilitar na elaboração desta tabela, podem ser utilizadas planilhas do Excel, as quais poderão servir de base para a elaboração dos termos de referência posteriormente.

2.4 – Tabela de Formação de Preços de Referência

2.5 – Check List do Requisitante O Check List foi elaborado pela área de Compras tendo como objetivo servir de apoio aos requisitantes, de modo a auxiliá-los a verificar se a requisição contém todas as informações e documentos necessários para a sua tramitação. Na página do DEMAP (portal antigo da UTFPR) consta o arquivo disponível para download. Após o preenchimento, sugerimos que o mesmo seja anexado como documento externo no SEI.

2.6 – Justificativa IN 02/2017 - PROPLAD Esta justificativa deve ser emitida somente nos casos exigidos pela IN 02 da PROPLAD, tais como: Não utilização da média aritmética, mas sim da mediana ou do menor preço ; Combinação de fontes de pesquisa (painel de preços + sites + fornecedores); Formação de preços de referência sem o mínimo de 3 pesquisas válidas (inexequibilidade ou comprovado desinteresse do fornecedor consultado).

Importante: Os documentos que aqui foram abordados não são os únicos que são exigidos para os processos de compra de materiais e/ou contratação de serviços, mas sim os “básicos”. Assim sendo, em alguns casos poderá ser feita a solicitação para a juntada de mais documentos, tais como Estudo Técnico Preliminar, Análise de Riscos, DOD, DFD e Termo de Referência. Link de documentos: (Check List, Modelo de Planilha, Modelo de Ofício, Cartilha do Painel de Preços etc). http://www.utfpr.edu.br/campomourao/estruturauniversitaria/diretorias/dirplad/departamento-de-materiais-e-patrimonio/manual-requisitante-2017

Muito Obrigado!