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PROGRAMA

planejando o Dia D

Alta Administração Qualidade Comitê “5S” Funcionários Grupo de Sensibilização Grupo de Atividades Paralelas Grupo de Estratégias Administrativas Grupo de Estratégias Técnicas Funcionários

coordenador + 4 colaboradores ATRIBUIÇÕES DO COMITÊ “5S” pessoas escolhidas dentre os participantes do treinamento coordenador + 4 colaboradores Definir onde, quando, como: com a Alta Administração Formalizar decisões: criação do comitê data e local da realização nomes dos representantes de área Elaborar e acompanhar o cronograma Identificar serviços e diretorias envolvidas (pl. baixa)

COMITÊ “5S” Definir áreas (planta baixa): ATRIBUIÇÕES DO COMITÊ “5S” Definir áreas (planta baixa): local físico, afinidade serviços, etc. Definir normas para descarte local e global: transporte fácil evitar áreas de circulação pensar no “seletivo” pensar no“patrimônio” contratar empresa para transporte do descarte; Acompanhar o processo: reuniões periódicas registradas em ata informar alta administração relatar dificuldades e encontrar soluções

COMITÊ “5S” Identificar e definir os representantes de área ATRIBUIÇÕES DO COMITÊ “5S” Identificar e definir os representantes de área e a força-tarefa Analisar perfil dos indicados: convidar formalizar nomes definir atribuições motivado formador de opinião conhece a área que representa ou aquela em que vai colaborar ter bom relacionamento ter credibilidade Perfil do Representante de área

SENSIBILIZAÇÃO Definir objetivos Definir data / local / hora ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE SENSIBILIZAÇÃO Definir objetivos Definir data / local / hora duração da palestra: 120 min testar recursos dar exemplos práticos solicitar voluntários apresentar mapeamento das áreas apresentar representantes das áreas Convidar com antecedência Providenciar lista de presença Registrar imagens para divulgação Motivar / Convencer / Responsabilizar / Ouvir

divulgar muito as instruções para ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE ATIVIDADES PARALELAS Divulgação criar imagem (logomarca) elaborar e distribuir cartazes, circulares, boletins, informativos, impressos, etc. produzir camiseta (ou outros produtos) para o “Dia D” criar painel para divulgação de fotos do “antes” e do “depois” divulgar muito as instruções para a execução do “Dia D” Importante:

ATIVIDADES PARALELAS Eventos Imprensa ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE cerimônia de abertura brincadeiras durante todo o dia premiações: pequenas lembranças alimentação: café da manhã, almoço e lanche festa de encerramento Imprensa registar e dar visibilidade à sensibilização fotografar (registar) o “antes” e o “depois” planejar reportagem do “Dia D”: entrevistas registar “Dia D” com fotos e filmagem registar todas as atividades “pós-Dia D”, com fotos e vídeo

representantes + funcionários ATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS ADMINISTRATIVAS E TÉCNICAS Levantamento das necessidades (melhoria e manutenção) Estabelecer critérios e criar formulários para: aquisição, reforma, transferência de patrimônio execução de consertos e reformas (pequenas e grandes) escolha de material de limpeza e de escritório propostas de mudanças reuniões por área representantes + funcionários máximo 30 min

representantes das áreas ATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS ADMINISTRATIVAS E TÉCNICAS Seleção das ações viáveis (melhoria e manutenção) estabelecer prioridades (viabilizar as ações mais importantes) elaborar e divulgar orientações referentes à manuseio de equipamentos, documentos oficiais e bens patrimoniados definir quantidade dos materiais de limpeza e de escritório para compra (por área, mas pode juntar área) definir cronograma de execução dos consertos e reformas (equipamentos, estrutura física, lógica, telefonia, elétrica, etc.) providenciar pedidos de compra e de manutenção reunião com comitê e representantes das áreas

ADMINISTRATIVAS E TÉCNICAS ATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS ADMINISTRATIVAS E TÉCNICAS Comunicação das ações viáveis e não-viáveis (melhoria e manutenção) informar e orientar os representantes das áreas quanto aos critérios e conclusões sobre a escolha das ações a serem realizadas apresentar cronograma de realização (Representantes das Áreas)

PROVIDÊNCIAS FINAIS 1 SEMANA ANTES DO “DIA D” Grupo de Estratégias Administrativas e Técnicas + Representantes das Áreas preparar kit’s com materiais solicitados, por área Grupo de Estratégias Administrativas e Técnicas checar providências para execução das melhorias / manutenções checar orientações referentes ao manuseio de equipamentos e patrimônio Grupo de Atividades Paralelas checar providências quanto às atividades programadas para o “Dia D” Comitê “5S” reunião geral com grupos e representantes: conferir atendimento das etapas do cronograma

PROVIDÊNCIAS FINAIS 1 DIA ANTES DO “DIA D” Grupos de Estratégias Administrativas e Técnicas + Grupo de Atividades Paralelas distribuir kit’s para os Representantes de Áreas distribuir camisetas ou outro material Comitê “5S” última reunião geral com grupos e representantes: conferir atendimento das etapas do cronograma

NO “DIA D” Comitê “5S” PROVIDÊNCIAS FINAIS obedecer a programação verificar materiais, trabalhos, áreas de descarte, organização, andamento das etapas identificar problemas motivar os participantes acompanhar a Alta Administração e receber convidados

DIA SEGUINTE AO “DIA D” Comitê “5S” + Representantes de Áreas PROVIDÊNCIAS FINAIS DIA SEGUINTE AO “DIA D” Comitê “5S” + Representantes de Áreas + Força -Tarefa contabilizar descarte: pesar, contar,etc. contabilizar patrimônio transferido, inutilizado, p/ manutenção registrar resultados controlar guarda do patrimônio promover visita dos funcionários

2 DIAS DEPOIS DO “DIA D” Comitê “5S” + Representantes de Áreas PROVIDÊNCIAS FINAIS 2 DIAS DEPOIS DO “DIA D” Comitê “5S” + Representantes de Áreas providenciar remoção do material descartado e do patrimônio disponibilizado elaborar relatório

3 DIAS DEPOIS DO “DIA D” Comitê “5S” + Grupo de Atividades Paralelas PROVIDÊNCIAS FINAIS 3 DIAS DEPOIS DO “DIA D” Comitê “5S” + Grupo de Atividades Paralelas fotografar o “depois” (mesmos ângulos do “antes”)

ENCERRAMENTO Comitê “5S” + Grupo de Atividades Paralelas PROVIDÊNCIAS FINAIS ENCERRAMENTO Comitê “5S” + Grupo de Atividades Paralelas Organizar festa de confraternização para: divulgar dados (resultados) expor registros (fotos, vídeos, etc.) promover agradecimentos premiar

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