Aula 05 Processo Administrativo Controle Estratégico, Tático e Operacional

1 – AVALIAÇÕES A1: 07 de ABRIL/2014 A2: 09 de JUNHO/2014 CALENDÁRIO ACADÊMICO 1 – AVALIAÇÕES A1: 07 de ABRIL/2014 A2: 09 de JUNHO/2014 A3: 14 de JULHO/2014

Etapas do Processo Administrativo Planejamento Organização Direção Controle Planejamento Objetivos Informações Decisões Organização Métodos Recursos Racionalização Direção Comunicação Ação Treinamento O B J E T I V O S CONTROLE Acompanhamento Correções Retorno

Controle Controle é uma das funções que compõem o processo administrativo (PODC). A função controlar consiste em averiguar se as atividades efetivas estão de acordo com as atividades que foram planejadas. Controlar é comparar o resultado das ações com padrões previamente estabelecidos, com a finalidade de corrigi-las se necessário;

Controle O Controle é uma função do ciclo de gestão intimamente relacionado com o planejamento. Controlar significa monitorar, avaliar e melhorar as diversas atividades que ocorrem dentro de uma organização. É um processo de 6 (seis) etapas que envolve várias abordagens sistemáticas para garantir que padrões de desempenho sejam atingidos da forma mais eficiente possível.

Etapas do Processo de Controle Estabelecer padrões de desempenho Conduzir uma análise de trabalho Monitorar e medir o desempenho Compare o desempenho medido contra os padrões estabelecidos Tomar medidas corretivas Pratique métodos preventivos 1 6 2 5 4 3

Passo (1) - Estabelecer padrões de desempenho. Controle Passo 1 Passo (1) - Estabelecer padrões de desempenho. Proporcionam aos gestores uma ideia do que é esperado deles e diz-lhes como o seu desempenho está sendo avaliado. Isso é fundamental para manter o controle de gestão.

Passo (2) - Conduzir uma análise de trabalho. Controle - Passo 2 Passo (2) - Conduzir uma análise de trabalho. Dar feedback regularmente, dar avaliações de desempenho anual. Isso faz com que o gerente fique consciente de suas forças e fraquezas individuais.

Passo (3) - Monitorar e medir o desempenho. Controle - Passo 3 Passo (3) - Monitorar e medir o desempenho. Elaborar um novo plano de negócios e avaliar o desempenho atual contra as expectativas. Concentrar os esforços dos gestores, trabalhadores e partes interessadas, conforme necessário.

Passo (4) Compare o desempenho medido com os padrões estabelecidos. Controle - Passo 4 Passo (4) Compare o desempenho medido com os padrões estabelecidos. Se o desempenho esperado está abaixo da média, tomar medidas corretivas preventivas para assegurar a observância de padrões de desempenho especificados antes de ocorrer um problema.

Passo (5) Tomar medidas corretivas Controle - Passo 5 Passo (5) Tomar medidas corretivas Este é um aspecto muitas vezes difícil da função de controle de gestão. Quando surgem problemas, deve-se lidar com as situações de forma rápida e eficiente. Ignorar uma difícil situação só piora as coisas.

Controle - Passo 6 Passo( 6) Pratique métodos preventivos, a fim de evitar a ações corretivas. Medidas corretivas graves devem ser usadas somente em circunstâncias extremas.

Níveis de controle Nível da Empresa Tipo de Controle Tempo Amplitude Institucional Estratégico Longo Prazo Aborda a empresa como uma totalidade, como um sistema. Intermediário Tático ou Gerencial Médio Aborda cada unidade da empresa (departamento) ou cada conjunto de recurdos isoladamente. Operacional Curto Aborda cada tarefa ou operação isoladamente.

Controle estratégico Definido pela diretoria Foco no longo prazo Diretrizes gerais Mede e avalia em função das metas esperadas, propondo correções de rumo quando necessário Institucional Intermediário Operacional

Tipos de Controles Estratégicos Governança Corporativa Desempenho Global da empresa Balanço contábil e relatórios financeiros Demonstração de perdas e lucros Análise do ROI (Return of Investiment)

Controle Tático ou Gerencial É o controle interno de cada departamento da empresa. Voltado ao médio prazo (1 ano) PDCA dentro do departamento Baseado em padrões: Quantidade Qualidade Tempo Custo Institucional Intermediário Operacional

É o controle das atividades operacionais da empresa. Controle Operacional É o controle das atividades operacionais da empresa. Metas definidas pelo supervisor Execução de responsabilidade da equipe Produção de acordo com os padrões Quanto mais se repete, maior a tendência de corrigir gradativamente os erros ou desvios, graças a um processo de aprendizagem. Institucional Intermediário Operacional

Orçamento

O desafio da implantação de orçamento nas organizações O orçamento é um instrumento de planejamento e controle que se torna de grande relevância para as empresas, pois estabelece com antecedência as ações a serem executadas e os recursos que serão despendidos. A empresa mensura o quanto deseja produzir para alcançar a receita proposta e a partir daí tem que analisar quais recursos vai disponibilizar para que consiga produzir o almejado. Isso significa que ela precisa saber qual custo terá com mão de obra, matéria prima e se vai precisar investir no imobilizado.

O desafio da implantação O orçamento é o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercício. É mais do que uma simples estimativa, pois deve estar baseado no compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas (Frezatti,2007).

O desafio da implantação Define orçamento como um plano administrativo que abrange todas as fases das operações para um período futuro definido. É a expressão formal das políticas, planos, objetivos e metas estabelecidas pela alta administração para a empresa como um todo, bem como para uma de suas subdivisões (Welsch,1973).

O desafio da implantação O orçamento deve ser acompanhado diariamente e sempre comparando o orçado com o executado para que sejam feitos os ajustes necessários, pois fatores externos como a economia, mercado, moeda, tecnologia, cenário social, legal, fiscal e concorrência influenciam diretamente no mesmo.

O desafio da implantação Análise externa é a maneira pela qual a organização olha o ambiente externo e identifica as oportunidades que pretende auferir. Serve para os gestores entenderem, coletivamente, o que esperar do ambiente futuro e, a partir daí, definirem como se comportar (Frezatti,2007).

O desafio da implantação Depois de analisado os fatores externos, se torna necessária a análise interna . Análise Interna: avalia os recursos humanos, investimentos, sistemas de informação, equipamentos, tecnologia e capacidade de produção para que tudo favoreça a elaboração perfeita do orçamento.

A necessidade de orçar é tão antiga quanto a humanidade. HISTÓRIA DO ORÇAMENTO A necessidade de orçar é tão antiga quanto a humanidade. Os homens da caverna precisavam prever a necessidade de comida para os longos invernos, com isso desenvolveram práticas antigas de orçamento (Lunkes, 2003)

HISTÓRIA DO ORÇAMENTO As práticas contemporâneas de orçamento devem-se ao desenvolvimento da Constituição Inglesa em 1869, pois a Lei determinava que o rei e o primeiro ministro, poderiam cobrar impostos ou gastar recursos com a autorização do Parlamento e posteriormente entregava ao Parlamento os planos de despesas.

HISTÓRIA DO ORÇAMENTO A maioria das políticas, procedimentos e práticas hoje conhecidas teve seu desenvolvimento no século XIX. As principais mudanças aconteceram na França durante o governo de Napoleão, como parte de um esforço para obter maior controle sobre todas as despesas, inclusive sobre as do exército.

HISTÓRIA DO ORÇAMENTO No Reino Unido, as técnicas orçamentárias eram vistas como um modo promissor para controlar finanças do governo. Em 1861, a Inglaterra criou o Comitê de Contas Público no Parlamento e, em 1866, os escritórios de Controladoria e Auditoria Geral.

HISTÓRIA DO ORÇAMENTO Já nos Estados Unidos foi criado o movimento do orçamento público que compreendia todas as receitas e despesas para um período fiscal definido que permitia a flexibilidade administrativa e alcançar os objetivos propostos. A primeira cidade a implementar o orçamento público foi Nova York em 1907.

HISTÓRIA DO ORÇAMENTO No Brasil, o orçamento passou a ser foco de estudos a partir de 1940, mas nem mesmo na década seguinte ele foi muito utilizado pelas empresas. O orçamento só teve seu apogeu no Brasil a partir de 1970, quando empresas passaram a adotá-lo com mais freqüência em suas atividades.

HISTÓRIA DO ORÇAMENTO A evolução do orçamento que se deu em 6 etapas e são classificadas da seguinte forma (etapas de estruturação do orçamento): 1. orçamento empresarial: que teve sua ênfase na projeção dos recursos baseada nos objetivos e no controle por meio do acompanhamento dos dados contábeis; 2. orçamento contínuo: que teve ênfase na renovação do período concluído e acréscimo do mesmo período; 3. orçamento de base zero: que projeta os recursos da estaca zero com justificativa para todos os novos gastos.

HISTÓRIA DO ORÇAMENTO 4. orçamento flexível: que é a projeção dos recursos para vários níveis de atividade; 5. orçamento por atividades: que tem a projeção dos recursos nas atividade por meio de direcionadores; 6. orçamento perpétuo: que tem a projeção dos recursos fundamentada nas relações de causa e efeito entre os processos correntes.

Objetivos do Orçamento Ordena de forma diferente os objetivos quando afirma que os orçamentos são essenciais para o planejamento e o controle da empresa. Eles ajudam a coordenar as ações dos líderes de diferentes áreas, estabelecem um compromisso com os objetivos da empresa, conferem autoridade ao gestor de cada área para fazer despesas e fornecer metas claras de receita (Brooksin,2000).

Objetivos do Orçamento 1. O planejamento, que permite programar as atividades de longo prazo da empresa; 2. A coordenação que ajuda a coordenar as atividades das diversas áreas; 3. A comunicação que disponibiliza informações sobre os objetivos da empresa aos gerentes;

Objetivos do Orçamento 4. A motivação que fornece estímulo aos gerentes para que atinjam metas; 5. O controle que nada mais é que comparar o planejado com o executado e por fim a avaliação de cada gerente em seus respectivos departamentos.

Características do Orçamento As características de um orçamento podem ser vistas como a projeção do futuro, flexibilidade na aplicação e participação direta dos responsáveis.