Gestão de Escopo Por Ruan Carlos

Gerenciamento do escopo O Gerenciamento descreve os processos envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso. Ele consiste nos processos de gerenciamento de projetos: Planejamento do escopo, Definição do escopo, Criar EAP (estrutura analítica do projeto), Verificação do escopo e Controle do escopo.

Processos da Gestão de Escopo Planejamento do Escopo Definição do Escopo Criação do EAP Verificação do Escopo Controle do Escopo.

Características Os processos interagem entre si e com de outras áreas. O esforço associado à execução dos processos de gerenciamento de escopo varia de acordo com as necessidades do projeto (em alguns casos, um indivíduo é suficiente; em outros, uma equipe pode ser necessária). Cada processo ocorre pelo menos 1 vez em todos os projetos. Quando há divisão em fases, os processos podem ocorrer em uma ou mais fases do projeto. Os processos podem se sobrepor e interagir de forma distinta da apresentada aqui

Processos de Gerenciamento de Escopo em Grupos de Processo - 2000

Processos de Gerenciamento de Escopo em Grupos de Processo – 3º Eliminação dos processos de Iniciação: Conforme sugere a figura anterior, há uma grande mudança relativa ao grupo de processos de iniciação para a área de conhecimento de gestão de escopo (os processos de iniciação foram removidos da gestão de escopo). Saídas principais que não são mais geradas via Gestão de Escopo: - Project Charter; - Gerente de Projeto identificado/designado.

Planejamento do Escopo

Visão Geral Definir o escopo do projeto É uma ferramenta de planejamento que descreve como a equipe irá: Definir o escopo do projeto Desenvolver a declaração do escopo detalhado do projeto Definir e desenvolver a EAP (WBS) Verificar o escopo do projeto Controlar o escopo do projeto Notas: É muito comum a confusão nesta atividade entre os conceitos de escopo do produto e escopo do projeto; Se a empresa possui uma metodologia de gestão padrão, trata-se de definir como se dará a customização deste processo padrão para adaptá-lo ao projeto em questão.

Entradas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Termo de abertura do projeto Declaração do escopo preliminar Plano de gerenciamento do projeto - Fatores Ambientais da Empresa: cultura, infra-estrutura, ferramentas, recursos, políticas de pessoal; - Ativos de Processos Organizacionais: políticas, procedimentos e diretrizes formais; - Termo de Abertura do Projeto: project charter pois sem ele não há projeto para ter escopo planejado; - Declaração do Escopo Preliminar; - Plano de Gerenciamento do Projeto: plano de projeto, onde entre outras coisas os recursos que irão planejar o escopo são alocados.

Ferramentas, Técnicas e Saídas Opnião especializada Modelos, formulários e normas Plano de Gerenciamento de Escopo do Projeto - Opinião especializada: preferencialmente base histórica de projetos semelhantes; - Modelos, formulários e normas: por exemplo, modelo de EAP, de plano de gestão de escopo, etc. - Plano de Gerenciamento de Escopo do Projeto: com orientações de como o escopo será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado.

Definição do Escopo

Visão Geral Preparação de uma declaração de escopo detalhada É uma ferramenta de planejamento que descreve como a equipe irá: Preparação de uma declaração de escopo detalhada Escopo definido e descrito Requisitos Preparação de uma declaração de escopo detalhada, desenvolvida a partir das principais entregas, premissas e restrições documentadas durante a iniciação do projeto, na declaração de escopo preliminar. Durante o planejamento, o escopo é definido e descrito mais especificamente porque se conhecem mais informações sobre o projeto. Necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas são convertidas em requisitos. Notas: Novamente é muito comum a confusão nesta atividade entre os conceitos de escopo do produto e escopo do projeto; A definição do escopo identifica: - Quais são os requisitos do produto que serão utilizados/atualizados no projeto (para que inclusive sua qualidade possa ser planejada/controlada/garantida no momento oportuno, segundo processo definido pela área de conhecimento apropriada); - Quando tais requisitos serão entregues.

Entradas Ativos de processos organizacionais Termo de abertura do projeto Declaração do escopo preliminar Plano de gerenciamento do escopo Solicitações de mudanças aprovadas Ativos de processos organizacionais: políticas, procedimentos, planos, dados históricos de projetos encerrados, etc; - Termo de abertura do projeto; - Declaração do escopo preliminar; - Plano de gerenciamento do escopo: criado no processo Planejamento do Escopo; - Solicitações de mudança aprovadas: evidente que após criada a baseline do escopo, e o comitê de mudanças tiver aprovado tais mudanças.

Ferramentas, Técnicas e Saídas Análise do produto Identificação de alternativas Opinião especializada Análise das partes interessadas Declaração do escopo do projeto Mudanças solicitadas Plano de gerenciamento de escopo do projeto (atualizações) Análise de produtos: corresponde à avaliação, por cada área de aplicação (e partes interessadas correspondentes) de quais produtos devem ser criados para transformar os objetivos em requisitos e entregas tangíveis. Por exemplo: análise de sistemas, engenharia de sistemas, análise de valor, etc; - Identificação de alternativas: brainstorming; - Opinião especializada: consulta de especialistas na área - Análise das partes interessadas: identifica influência e interesse das partes interessadas para selecionar, priorizar e quantificar as necessidades, desejos e expectativas para gerar os requisitos. Declaração do escopo do projeto: descreve em detalhes as entregas e o trabalho necessário para gerar as entregas. Ponto máximo de confusão escopo “projeto x produto” (em software, pode ser entendido como o “Documento de Visão do Projeto”); - Mudanças solicitadas: atualizações que se fizerem necessárias no plano de gerenciamento de projeto ou anexos – tipicamente, viabilizado via change requests; - Plano de gerenciamento de escopo do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar a necessidade de

Criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Visão Geral Decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para garantir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. Organiza e define o escopo total do projeto, subdividindo o trabalho em partes menores e mais facilmente gerenciáveis; Constitui importante ferramenta para estabelecer diálogo entre a equipe de projeto e o cliente; Para o nível mais baixo da EAP (pacote de trabalho) é possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado.

Entradas Ativos de processos organizacionais Declaração do escopo do projeto Plano de gerenciamento do escopo Solicitações de mudanças aprovadas Declaração do escopo do projeto: criado no processo Definição do Escopo; Plano de gerenciamento do escopo: criado no processo Planejamento do Escopo;

Ferramentas, Técnicas e Saídas Modelo da Estrutura Analítica do Projeto EAP Decomposição Plano de gerenciamento de escopo do projeto (atualizações) Estutura analítica do projeto Dicionário da EAP Linha de base do escopo Mudanças solicitadas Plano de gerenciamento do escopo do projeto (atualizações) - Modelos da Estrutura Analítica do Projeto: EAP de projeto anterior, por exemplo ou uma EAP padrão, conforme exemplo anterior; - Decomposição: técnica onde se decompõe um trabalho em partes menores. Pode ser influenciada pelo momento no qual irá ocorrer o trabalho. Exemplo: viagem Curitiba Toronto de bicicleta. - Declaração do escopo do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar que há necessidade de atualização do escopo após criar a EAP; - Estrutura Analítica do Projeto: a própria EAP; - Dicionário da EAP: documento complementar, que detalha o conteúdo da EAP descrevendo cada caixa (inclusive pacotes de trabalho) em mais detalhes; - Linha de base do escopo: corresponde à declaração de escopo detalhada, EAP e dicionário da EAP aprovados, estabelecendo o “instantâneo” citado anteriormente; - Mudanças solicitadas: atualizações que se fizerem necessárias no plano de gerenciamento de projeto ou anexos – tipicamente, pode ser uma change request; - Plano de gerenciamento de escopo do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar a necessidade de atualizar o plano de gestão de escopo após criar a EAP; - Mudanças solicitadas: quando aplicável, na declaração de escopo e seus componentes.

Verificação do Escopo

Visão Geral Processo de obtenção da aceitação formal pelas partes interessadas do escopo do projeto terminado e das entregas associadas. Inclui a revisão das entregas para garantir que foram terminadas de forma satisfatória. Realizada a cada entrega (término de fase), independente de ser o término do projeto. Se o projeto foi finalizado antes do término planejado (abortado), a verificação do escopo deve determinar e documentar o nível e a extensão do término.

Entradas Declaração do escopo do projeto Dicionário da EAP Plano de gerenciamento do escopo Entregas - Declaração do escopo do projeto: criado no processo Definição do Escopo; - Dicionário da EAP: criado no processo Criação da EAP; - Plano de gerenciamento de escopo do projeto: criado no processo Planejamento do Escopo; - Entregas: entregas resultantes da execução do projeto, via grupo de processos de execução.

Ferramentas, Técnicas e Saídas Inspeção/Revisão/Auditoria/Homologação Entregas aceitas Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendadas - Inspeção: inclui atividades como medição, exame e verificação para determinar se o trabalho e as entregas atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação. Exemplos: “o controle de qualidade identificou mais não conformidades que o aceitável/combinado?”; “todos os artefatos combinados foram entregues?” Entregas aceitas: documentação formal das entregas aceitas, assim como eventuais justificativas de não aceitações (cada artefato entregue possui uma folha de aceite para coleta de assinaturas de aprovação); - Mudanças solicitadas: quando aplicável; caso sejam criadas, são endereçadas ao Controle Integrado de Mudanças; - Ações corretivas recomendadas: quando aplicável (não houve aceite). Tratam-se de instruções para que o desempenho

Controle do Escopo

Visão Geral Influenciar (identificar, avaliar e considerar) os fatores que criam mudanças no escopo e controlar o impacto dessas mudanças. É este processo que garante que as mudanças serão processadas através do controle integrado de mudanças

Entradas Declaração do escopo do projeto Estrutura analítica do projeto Dicionário da EAP Plano de gerenciamento do escopo Relatórios de desempenho Solicitações de mudanças aprovadas Informações sobre o desempenho do trabalho - Declaração do escopo do projeto: criado no processo Definição do Escopo; - Estrutura Analítica do Projeto: criada no processo Criação da EAP; - Dicionário da EAP: criado no processo Criação da EAP; - Plano de gerenciamento de escopo do projeto: criado no processo Planejamento do Escopo; - Relatórios de desempenho: informações sobre o trabalho do projeto. Exemplo: “esta entrega deveria representar 70% do produto – efetivamente representa?” - Solicitações de mudança aprovadas: quando aplicável, corresponde a qualquer mudança na linha base que tenha sido aprovada; - Informações sobre o desempenho do trabalho: progresso do cronograma, entregas terminadas e não terminadas, custos autorizados e incorridos, etc...

Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudanças Análise da variação Replanejamento Sistema de gerenciamento de configuração Entregas aceitas Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendadas Sistema de controle de mudanças: documentado no plano de gerenciamento do escopo, define os procedimentos para efetuar mudanças no escopo do projeto e do produto; - Análise da variação: quando aplicável, trata-se de análise da extensão da variação em relação à linha de base do escopo - Replanejamento: quando aplicável, pode ser necessário atualizar o planejamento realizado; - Sistema de gerenciamento de configuração: para considerar e documentar cuidadosamente as mudanças solicitadas.

Saídas Declaração do escopo do projeto (atualizações) Estrutura analítica do projeto (atualizações) Dicionário de EAP (atualizações) Linha de base de escopo (atualizações) Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendadas Ativos de processos organizacionais (atualizações) Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Declaração do escopo do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar que as alterações aprovadas afetam o escopo; - Estrutura Analítica do Projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar que as alterações aprovadas geram necessidade de atualização da EAP; - Dicionário da EAP (atualizações): quando aplicável, por detectar que as alterações aprovadas geram necessidade de atualização do dicionário da EAP; - Linha de base do escopo (atualizações) - Mudanças solicitadas: quando aplicável, e se criadas são endereçadas ao Controle Integrado de Mudanças; - Ações corretivas recomendadas: quando aplicável (houve variação de escopo). Tratase de instruções para que o desempenho futuro fique de acordo com o Plano de Gerenciamento do Projeto Ativos de processos organizacionais (atualizações): quando aplicável, armazenar as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas no banco de dados histórico; - Plano de gerenciamento do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar a necessidade de atualizar o plano de projeto – neste caso as baselines aplicáveis a planos e cronogramas são também atualizadas para refletir a mudança.

Dúvidas?

Questões Site quais são os 5 processos da Gestão de Escopo. De pelo menos 3 características do Processo de Gerenciamento de Escopo. O que mudou do PMBOK 2000 para sua 3º versão? Qual das seguintes atividades faz parte do planejamento de escopo? Análise de custos. Identificação de alternativas Análise do produto. Criação da EAP