Universidade Estadual de Feira de Santana Planejamento Estratégico Participativo 2005-2008 ASPLAN – Assessoria Técnica de Desenvolvimento Organizacional

PLANEJAMENTO Planejamento é fundamentalmente um processo de decisão: escolher entre alternativas de ação. Se temos alternativas, precisamos conhecê-las o melhor possível. Premissa: crença de que é possível se preparar para o futuro.

PLANEJAMENTO Processo de planejamento: encontrar respostas para as seguintes perguntas: ONDE ESTAMOS? COMO ESTAMOS INDO? ONDE QUEREMOS IR? COMO VAMOS CHEGAR LÁ?

Para quê um Planejamento Estratégico Participativo? Estabelecer ações que permitam alcançar os objetivos fixados para a organização; Identificar as necessidades da comunidade em geral; Prover os meios para compor os planos, identificando ações a executar; Obter maior participação e comprometimento de todos os segmentos e níveis hierárquicos da organização; Utilização racional e eficaz dos recursos; Promover a integração planejamento / orçamento

Processo de Planejamento Estratégico O Processo inicia-se a partir de: EXPECTATIVAS E DESEJOS Algumas vezes irrealistas quanto aos “destinos” da organização e submetidos a uma avaliação racional e criteriosa das: OPORTUNIDADES Em termos de: espaços a explorar recursos a aproveitar AMEAÇAS Que prejudicarão a organização e suas oportunidades

Tudo isso “dentro” do horizonte estabelecido pela MISSÃO Considerando a realidade da organização com seus: PONTOS FORTES PONTOS FRACOS PONTOS NEUTROS Tudo isso “dentro” do horizonte estabelecido pela MISSÃO e que deve conduzir à escolha de PROPÓSITOS Respeitando a POSTURA ESTRATÉGICA

Que possibilita o estabelecimento de MACROESTRATÉGIAS MACROPOLÍTICAS Que orientará a formulação de OBJETIVOS GERAIS OBJETIVOS FUNCIONAIS Mais realistas que as expectativas e desejos, como base para a formulação de DESAFIOS e METAS Quantificados, que permitirão o estabelecimento, a nível de área funcional, de ESTRATÉGIAS E POLÍTICAS Capazes de: tirar proveito dos pontos fortes e oportunidades; evitar ou eliminar os pontos fracos e ameaças da organização e que devem ser traduzidas em PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES Destinados a orientar a operacionalização do plano estratégico através do ORÇAMENTO ECONÔMICO-FINANCEIRO

Momento Tático Operacional Momento Explicativo Diagnóstico - explicar bem a realidade. Momento Normativo Desenhar propostas de ação sob incertezas. Momento Estratégico Pensar estratégias para lidar com suas “interfaces” e com as circunstâncias, para calcular bem o que podemos fazer em cada momento e o que devemos fazer para alcançar os objetivos. Momento Tático Operacional AÇÃO - Fazer no momento oportuno e com eficácia, recalculando e completando o plano com um complemento de improvisação subordinada.

Momento Explicativo Diagnóstico Que são problemas? Existem vários problemas e várias explicações sobre a realidade Cada ator pode ter uma explicação diferenciada, conceito de situação e de explicação situacional Na realidade não existem problemas óbvios nem explicações absolutas e seguras. Que são problemas? Um problema é o produto de uma declaração de um ator social; antes disso é uma mera necessidade sem demanda política. Um problema começa por ser um foco de interesse para um ator social pelo mal-estar que produz ou pelas oportunidades que abre.

Desenhar frente à incerteza NORMATIVO Ator escolhe seu plano segundo o controle que tem sobre as variáveis; existem outros atores que controlam parte das variáveis que influem sobre os resultados do plano Ator não pode escolher as circunstâncias em que tem que realizar o plano adotar formas de desenho mais flexíveis - substituir o cálculo determinístico pelo cálculo interativo e fundamentação de apostas em contextos explícitos - cenários possíveis.

Realizar um cálculo Estratégico Articular o “deve ser” com o “pode ser” Não basta dispor de um bom desenho normativo e prescritivo É preciso uma boa estratégia para lidar com os outros atores e com as circunstâncias que rodeiam

FAZER Atuar conforme o plano plano só se completa com a ação; não existe possibilidade de um plano completo em seu desenho e cálculo estratégico antes da ação estudar o momento de fazer - conceito de direção e relação com as regras ou estratégias institucionais; quais são essas regras? A resposta a esta pergunta faz entender o que acontece com o sistema de direção e planejamento. A depender da direção, a agenda se acumula de urgências, a gerência será rotineira e o planejamento subsistirá como um mero ritual com efeito simbólico.

Um plano supõe: Listar os problemas declarados pelos diversos atores relevantes Avaliar os problemas na perspectiva dos diversos atores sociais Situar os problemas no tempo e no espaço Analisar a complementaridade ou contradição entre os distintos problemas declarados.

No PEI a instituição analisa o seu desempenho PASSADO, seus processos, suas relações internas e externas, seus valores, sua missão, suas condições de funcionamento e seus resultados. A partir daí, projeta seu FUTURO, define aonde quer chegar e que estratégias adotará para alcançar seus objetivos.

O PEI busca transformar a VISÃO da Universidade em realidade. Não lida apenas com decisões futuras e sim, principalmente, com o futuro das decisões que serão tomadas cotidianamente na Universidade. É uma tentativa de abordar e administrar os recursos de maneira eficiente e eficaz.

Horizontes de Planejamento VISÃO DE FUTURO PLANEJAMENTO DE MÉDIO PRAZO Diretrizes Estratégicas para o Desenv. Institucional UEFS Visão Plano Institucional Orçamento PLANO INSTITUCIONAL 2005-2008 Programas e Ações PLANO DE AÇÃO E ORÇAMENTO ANUAL 2005 Programas e Ações

Plano Estratégico Institucional 2005-2008 Os 4 anos do Plano Institucional compreendem, inclusive, o primeiro exercício financeiro da gestão subseqüente. É elaborado no primeiro ano de gestão para os quatro anos seguintes. GESTÃO 2004 2005 2006 2007 2008 ELABORAÇÃO VIGÊNCIA Plano ELABORAÇÃO

Planejamento Estratégico Institucional – PEI Sensibilização Características Capacitação dos Gestores e Multiplicadores Planejamento Participativo Planejamento de Médio Prazo (Modelo de Desenvolvimento) Planejamento das unidades Plano de Ação e Orçamento 2005 Integração Plano e Orçamento Gestão responsável dos recursos METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DO PEI DIAGNÓSTICO Institucional Elaboração do Plano Plano Institucional Plano das Unidades Integração Plano e Orçamento

Estratégia Institucional Elaboração do Plano Estratégias das Unidades Estratégia Institucional Diagnóstico Estudos Elaboração dos Planos Setoriais Cenário Macroeconômico Cenário interno Consolidação do Plano e dos Orçamentos Plano Institucional

Implementação e Controle Modelo do PEI Implementação e Controle Acompanhamento Missão /Visão Objetivos Estratégias Análise Ambiental Cenário Externo Cenário Interno Valores Programas Projetos Ações ORÇAMENTO PLANO DE AÇÃO

Missão / Visão / Valores Objetivos Estratégicos Estrutura do PEI Missão / Visão / Valores (Validação) COMITÊ ESTRATÉGICO Estratégias Objetivos Estratégicos ACOMPANHAMENTO AVALIAÇÃO Ações Estratégicas UNIDADES Plano de Ação Orçamento

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO FASES: Reflexões sobre a RAZÃO DE SER da Organização (MISSÃO) Reflexões sobre O QUE QUEREMOS SER - a VISÃO DE FUTURO Análise Ambiental: Ambiente Externo - Ameaças e Oportunidades Ambiente Interno - Pontos Fortes e Pontos Fracos Determinação de Objetivos Estratégicos Definição de Projetos e Ações

PEI - Análise Ambiental Diagnóstico Ambiente Externo UEFS Comunidade Governo outros Ambiente Interno SEC Ambiente Interno Pontos Fortes - Forças propulsoras Pontos Fracos - Forças restritivas Ambiente Externo Ameaças Oportunidades

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Comunidade Ambiente externo Ameaças e Oportunidades Organização Unidades Ambiente interno Pontos Fortes e Pontos Fracos

Estrutura do PEI SENSIBILIZAÇÃO Cursos / orientação 1ª Etapa 2ª Etapa Diagnóstico organiza-cional Discussão com a Adm. superior e Adstrita + Repres. da comunidade Integração Plano-Orçamento Planos Setoriais Orçamento Participativo Adm. Sup + Repres. Diagnóstico Planos de Ação Diagnóstico Preliminar Grupos de Estudo – análise de cenários Definição de Prioridades Adequação à Programação Orçamentária Comitê Estratégico Diagnóstico Definição de Estratégias e Macro objetivos ASPLAN 5ª Etapa Orçamentos Setoriais 8ª Etapa Divulgação por toda comunidade Documento Final

Monitoramento (Acompanhamento) Processo de Gestão do Plano de Ação Avaliação Monitoramento (Acompanhamento) Revisão dos Programas Impacto na comunidade Execução dos Programa Problema ou Demanda da Comunidade Planejamento expresso em Programas

Alguns conceitos

CONCEITOS CONVENCIONAIS OBJETIVOS - Condições ou resultados quantificáveis que devem ser conseguidos e mantidos durante um período de tempo para que a organização possa se considerar bem sucedida. (o que fazer?) METAS - Resultados finais quantificados que devem ser atingidos dentro de um período de tempo previamente estabelecido. (o que? Até quando?) PLANOS - Conjunto de medidas, tarefas e ações por meio das quais devem ser atingidos os objetivos e as metas. (como alcançar o que e até quando?)

ESTRATÉGIAS São os meios de atingir os objetivos. Decidir pela maneira mais adequada buscando atingir maior efetividade, ou seja, fazer certo as coisas certas com o máximo de contribuição para o ambiente. Deve-se pensar em aspectos tais como: custos, relações humanas, qualificação do pessoal, sinergia com os objetivos, interação entre as partes da organização, etc.

Políticas Políticas são regras ou diretrizes que expressam os limites dentro dos quais as ações devem ocorrer. Essas regras freqüentemente tomam a forma de decisões contingenciais para resolução de conflitos entre objetivos específicos. Políticas estratégicas - são as maiores políticas - aquelas que guiam a direção e postura da entidade ou determinam sua viabilidade.

Estratégias e Metas Estratégia é um padrão ou plano que integra as maiores metas de uma organização, suas políticas e suas seqüências de ação de uma forma coesiva. Metas especificam o que é para ser alcançado e quando deverão ser atingidos os resultados, mas elas não declaram como estes resultados vão ser alcançados.

Estratégias e Táticas As estratégias e as táticas podem ocorrer em vários diferentes níveis em uma organização. A diferença entre tática e estratégia é que: As táticas são de curta duração, adaptativas, e utilizam adaptações interativas de forças opostas, para atingir metas limitadas. As estratégias definem uma base contínua de ordenação destas adaptações através de propósitos mais amplamente concebidos.

Programas Os Programas especificam passo a passo a seqüência de ações necessárias para atingir os objetivos maiores. Eles expressam como os objetivos serão atingidos dentro dos limites estabelecidos pela política.

Alguns fatores críticos e estruturais mínimos que estratégias eficientes devem conter: Objetivos decisivos e claros; Manutenção da iniciativa; Concentração: ênfase nos pontos fortes x pontos fracos Flexibilidade; Liderança coordenada e comprometida: a liderança precisa ser vista com confiança. As estratégias de sucesso requerem comprometimento, não apenas aceitação.

Atividade de gestão Podemos conceituar as atividades de gestão como: Formulação dos objetivos estratégicos: Intenções e diretrizes globais formalmente expressas pela administração da empresa; Gestão dos fatores críticos de sucesso: Identificar, medir, analisar e agir nas variáveis nas quais a organização, necessariamente, deve apresentar bom desempenho; Identificação e redução das perdas nos processos: gestão responsável dos recursos  diagnóstico de perdas e ataque às suas causas.

Oportunidades e riscos Habilidades e recursos Ética e valores sociais Modelo de Estratégia AMBIENTE ORGANIZAÇÃO Oportunidades e riscos Habilidades e recursos Deve fazer Pode fazer ESTRATÉGIA Deveria fazer Quer fazer Ética e valores sociais Valores pessoais SOCIEDADE GESTORES

LINHAS ESTRATÉGICAS ENSINO PESQUISA EXTENSÃO GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Graduação e Pós-Graduação PESQUISA EXTENSÃO Inserção social e difusão do conhecimento GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Estrutura organizacional Recursos Humanos Autonomia Assegurar o financiamento da UEFS INFRA-ESTRUTURA

PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO DA UEFS Integram o processo do Planejamento: Identificação das necessidades institucionais; Programação de receita e despesa; Cronograma de desembolso; Instrumentos de acompanhamento da execução físico-financeira; Alocação de recursos por elementos e fontes; Proposta orçamentária.

PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA É a programação anual das ações e metas com as suas respectivas estimativas de custos, em conformidade com a L.D.O. Participação das Unidades Acadêmicas e Administrativas; Compatibilização e Sistematização das Propostas; Implantação no SIPLAN - Sistema Informatizado de Planejamento; Aprovação do Orçamento.

PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA E EXECUÇÃO DA DESPESA Q.C.M. – Quadro de Cotas Mensais – define o limite de gastos mensais de cada Unidade, tendo como base a previsão da receita e a fixação da despesa no orçamento.

ESTÁGIOS DA DESPESA: Empenho – ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado a obrigação de pagamento; Liquidação – exame da documentação, análise do processo e atesto; Pagamento – extinção da obrigação contraída por ocasião do empenho.

COMPOSIÇÃO ATUAL DO ORÇAMENTO DA UEFS PROGRAMA DE TRABALHO – Projetos e Atividades  Atividade – instrumento de programação para alcançar os objetivos de um programa, envolvendo um conjunto de operações, que se realizam de modo contínuo e permanente, necessárias à manutenção da ação do governo.  Projeto – instrumento de programação para alcançar os objetivos de um programa, envolvendo um conjunto de operações limitadas no tempo, das quais resulta um produto final.

ATIVIDADES: Manutenção da UEFS; Administração das Atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão; Conservação de Equipamentos, Acervos e Unidades. PROJETOS: Desenvolvimento do Ensino Superior (ensino, pesquisa e extensão); Reforma e Ampliação das Instalações Físicas. FONTES DE RECURSOS: 00-14-27 – Tesouro do Estado; 40 – Receita Diretamente Arrecadada pela UEFS; 61 – Convênio com Órgãos e Entidades Federais; 64 – Convênios com Entidades Privadas Nacionais; 65 – Transferências de Entidades Privadas Internas; 66 – Transferências de Órgãos Internacionais; 70 – Convênios com Órgãos Estaduais.

COMPOSIÇÃO ATUAL DO ORÇAMENTO DA UEFS PROGRAMAS:  PROJETOS – Conjunto estruturado de ações para alcançar os objetivos de um programa. AÇÕES – Descrição das etapas necessárias para alcançar os objetivos definidos no Projeto. As ações devem ser orçadas - detalhadas por elemento de despesa, e com cronograma financeiro.

Nosso compromisso Compromisso da Universidade com a sociedade: Responsabilidade com a gestão dos recursos públicos  transparência Gestão Participativa Gestão profissional.

MAIS INFORMAÇÕES www.uefs.br/planejamento Email: asplan@uefs.br