Sistema de Gestão Escolar Secretaria da Educação do Estado da Bahia

Sistema de Gestão Escolar: Portaria de Institucionalização do SGE N º 2.970, Diário Oficial de 09/04/2010. O Sistema de Gestão Escolar - SGE - constitui-se em uma ferramenta gerencial para a rede pública de ensino, criada em ambiente web que facilitará a administração escolar no que diz respeito à execução, acompanhamento e controle de suas atividades fins permitindo assim, a atualização em tempo real da base de dados gerenciais da Secretaria de Educação do Estado.

Estrutura do Sistema Gestão Escolar Gestão Servidores Gestão Censo Escolar Rede Física Aluno/matrícula Calendário Escolar Transporte Escolar Avaliação Escolar Cadastro de Servidores Formação dos Servidores Validação Extração Geração de Arquivos Envio INEP Consulta Rendimento/Movimento

Benefícios do SGE Eficiência, qualidade e integração na gestão de ensino. Atualização permanente das informações diretamente no sistema pelas UEE. Diminuição do retrabalho de envio de informações das escolas para os diversos setores do órgão central. Aumentar a produtividade das Unidades Escolares, Direc e Órgão Central Melhoria na qualidade do atendimento à comunidade escolar Melhoria na comunicação entre UEE, Direc e Órgão Central Subsidiar na tomada de decisão Disponibilizar Informações Gerenciais

Principais funcionalidades Matrículas Matrícula de Novo Aluno Rematrícula Movimentações Incluir Aluno na classe / turma Remanejar Aluno de classe / turma Transferir Aluno de Escola Alterar Situação do Aluno Servidores Atribuir professor a classe / turma Cadastro de servidores Comprovantes Matrícula Declarações (declaração de conclusão / matrícula / transferência) Histórico Escolar Geração e Impressão Cadastro Notas e frequência (geração automática do boletim) Imprimir Boletim...

Centrais de Apoio

HELP DESK Atribuições Prestar suporte técnico de microinformática por telefone com o objetivo de resolver os problemas que os usuários possam ter; A coordenação do suporte de sistema e suporte de instalação e funcionamento de equipamentos está a cargo do CMO; O número do Help Desk é (71) 3115-1414.

Central de Atendimento Atribuições Solucionar os problemas operacionais das unidades escolares, via telefone. Encaminhar para as Superintendências solicitações que não puderam ser atendidas na central, as quais entrarão em contato com as escolas solicitantes Contato da Central de Atendimento: 3115-1060

Suporte Técnico Operacional Atribuições Acompanhar as unidades escolares na atualização dos dados no SGE; Dar suporte presencial às unidades escolares.

Procedimentos

Unidade de Gestão As informações (servidores, alunos, rede física e outras) cadastradas no SGE serão divididas por escola e por anexo. Sendo assim, no momento do uso do SGE o usuário deve selecionar a unidade de gestão a ser utilizada. Importante: As informações registradas de cada anexo são de responsabilidade dos dirigentes da unidade escolar a qual o anexo está vinculado.

Fluxo das Informações As escolas com acesso à internet, deverão registrar as informações diretamente no sistema; As escolas que ainda não possuem acesso à internet, deverão procurar uma escola mais próxima (indicada pela Direc) para registrar as informações diretamente no sistema; A Direc também possuirá uma Central de Digitação para as escolas próximas à sede da Diretoria Regional. As Unidades Escolares que vão dar apoio as outras Unidades para alimentação do sistema irão receber mais equipamentos para viabilizar o trabalho.

Fluxo das Informações A Direc fará um cronograma de atendimento de custos de deslocamento e diárias para as Unidades Escolares, este levantamento deverá ser enviado à Supec até o dia 20 de abril (enviar para Jaina Carine ou Heloísa Helena, na Diroe: (jcsbrito@sec.ba.gov.br, hhcabreu@sec.ba.gov.br Tel: 3115 9081, 3115- 8989); As informações dos anexos serão de responsabilidade da escola mãe; Cada Direc deverá ter uma pessoa responsável pelo SGE. Esta pessoa deverá ter todo o apoio do Diretor da Direc para execução de suas tarefas.

Perfis de usuários no SGE Perfil Escolar Diretor Vice-diretor Secretário escolar Técnico de secretaria escolar Perfil DIREC Coordenador Técnico da Direc Prestador de serviço

*Esquecimento de senha. Gestão de usuários Solicitação de Acesso (senha) Quem solicita: diretor Para: SUPAV - Diretoria de Acompanhamento e Informação (End.: 6ª Avenida, nº 600 CEP 41.750-300 – CAB) Como: através de e-mail para sge_usuarios@sec.ba.gov.br Solicitação - Mudança de Acesso Solicitação – Cancelamento de Acesso Quem solicita: o próprio usuário Para: Central de Atendimento Como: Telefone Solicitação – Desbloqueio de Senha *Esquecimento de senha.

Gestão de usuários Solicitação de Acesso (senha) e Mudança de Perfil Assunto: solicitação de acesso ao SGE Solicito criação de senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s): Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus e anexo 1 Nome completo: Maria dos Santos Perfil: Diretor E-mail: maria.santos@educacao.ba.gov.br CPF: xxx.xxx.xxx-xx Nome completo: José da Silva Perfil: Secretário escolar E-mail: jose.silva@educacao.ba.gov.br Obs: todos os campos são obrigatórios. Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima.

Gestão de usuários Solicitação de Cancelamento de Acesso Assunto: solicitação de cancelamento de acesso ao SGE Solicito cancelar a senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s): Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus Nome completo: Maria dos Santos CPF: xxx.xxx.xxx-xx Nome completo: José da Silva Obs: todos os campos são obrigatórios. Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima.

Etapas da Implantação Responsável: SEC 1º Passo: Carga Inicial Migração das informações dos diversos sistemas da secretaria para o SGE. Responsável: UNIDADE ESCOLAR 2º Passo: Transição Atualização das informações migradas dos sistemas da secretaria; Organização das informações para a gestão da escola e para o Censo Escolar. 3º Passo: Censo Escolar Validação, ajustes e envio automatizado das informações do SGE para o sistema do MEC. 4º Passo: Acompanhamento Acadêmico Atualização das informações acadêmicas dos alunos; Registro de notas e frequências; Emissão dos boletins das unidades.

Etapas da Implantação Responsável: UNIDADE ESCOLAR 5º Passo: Planejamento e resultados finais Planejamento da rede física e oferta de ensino para a matrícula 2011; Resultado de aprovação e reprovação dos alunos. 6º Passo: Matrícula 2011 Rematrícula; Matrícula de alunos novos. 7º Passo: Movimento/Rendimento do Censo Escolar 2010 Envio automatizado das informações de movimento e rendimento dos alunos matriculados em 2010 do SGE para o sistema do MEC.

Atividades da Transição

Atividades da Transição Objetivo: atualizar todas as informações cadastrais da unidade escolar ou anexo. Pontos de Atenção Confirmar informações cadastrais da escolas, principalmente ofertas de ensino; Atualizar os nomes das salas de aula; Atualizar corretamente a capacidade física das salas. Dicas: Observar portaria de matrícula nº 16.887 de 25/11/09, Art. 24 (define nº de estudantes por classe); Não incluir informações dos anexos no campo de dados cadastrais da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema.

Atividades da Transição Objetivo: Atribuir os alunos a uma classe / turma. Pontos de Atenção Caso seja necessária a criação ou exclusão de classes / turma, entre em contato com a Central de Atendimento; Atualizar o nome das classes / turmas; Atribuir nas classes ou turmas apenas os alunos que compareceram na unidade escolar. Dicas: As escolas que tem atendimento educacional especializado ,oferecem atividade complementar, os anexos e classes especiais terão que solicitar para a central de atendimento a criação dessas classes. Não atribuir os alunos dos anexos nas classes / turmas da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema

Atividades da Transição Objetivo: Cancelamento das matrículas dos alunos que não compareceram nas unidades escolares. Deve-se cancelar todas as matrículas dos alunos que se matricularam e não compareceram na unidade escolar; Caso o aluno de anexo esteja matriculado na escola mãe, deve-se cancelar a sua matrícula, pois este aluno deverá ser matriculado diretamente na área de gestão do anexo. Pontos de Atenção Não confundir cancelamento de matrícula com abandono; Apesar dos cancelamentos, as informações dos alunos permanecem no banco de dados do sistema. Dicas:

Atividades da Transição Objetivo: atribuir professores a classe / turma Pontos de Atenção Caso o SGE não apresente algum professor que esteja lotado na unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a central de atendimento para atualizar o sistema; As informações oficiais para geração de folha de pagamento e carga horária, são as cadastradas no sistema SECONLINE. Dicas: Mantenha as alocações dos professores atualizadas no SGE, quaisquer divergências entre em contato com a Central de Atendimento.

Atividades da Transição Objetivo: atribuir disciplina ministrada pelo professor. Pontos de Atenção Caso haja a necessidade de incluir ou alterar uma disciplina no SGE, entre em contato com a central de atendimento. Dicas: Seguir orientações definidas nas portaria nº 1.128/10 de 28/01/2010 e1.512/10 de 09/02/10 sobre matriz curricular.

Atividades da Transição Objetivo: cadastrar alunos novos e atribuí-los a uma classe / turma. Pontos de Atenção Para matricular alunos que não fazem parte da rede Estadual, após o dia 31/03/10, deve-se observar a portaria nº 1.437/10 de 06 e 07 de fevereiro, Art. 4º ; Evite duplicidade de cadastros de alunos no SGE. Dicas: Para evitar duplicidade de cadastro de aluno no SGE, pesquise o nome do mesmo no Banco Alunos,através do site www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi e copie a informação para o sistema.

Clique em Município

Atividades da Transição Objetivo: atualizar os endereços dos alunos no SGE, priorizando os alunos que necessitam de transporte escolar. Todos os alunos estarão a princípio com o endereço da escola. Pontos de Atenção Neste momento é necessário sinalizar se o aluno é residente na zona urbana ou rural; No campo “ponto de referência” no SGE, constará o endereço do aluno encontrado no Banco Aluno ou Educacenso; Pesquise se o logradouro do endereço do aluno já está cadastrado antes de decidir incluí-lo. Dicas: Qualquer problema com atualização de logradouros, contactar Central de Atendimento; Alguns logradouros possuem apelidos (nome popular), assim pesquise no SGE pelos mesmos; Evite cadastrar os logradouros pelos apelidos, priorize os nomes oficiais.

Atividades da Transição Objetivo: atualizar o cadastro dos servidores1 lotados na unidade escolar ou anexo. Pontos de Atenção Caso na base de dados do SGE não conste algum servidor que esteja lotado em sua unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a Central de Atendimento para atualizar o sistema; As informações oficiais, a exemplo de geração de folha de pagamento e carga horária, serão as cadastradas no sistema SECONLINE. 1 pessoal administrativo, inclusive os PST.

Atenção Sempre cadastrar o nome completo do aluno, do pai e da mãe e sem abreviações; Sempre conferir as informações antes de salvá-las no sistema; Sempre pesquisar o cadastro do aluno no sistema antes de incluí-lo, com o objetivo de evitar duplicidade de dados; Sempre manter as informações atualizadas no sistema; Observar os prazos de encerramento de cada passo do processo de implantação do SGE;

Prazos e contingências ATIVIDADE PERÍODO Treinamento 13 de abril a 11 de maio de 2010 Migração dos dados pela Secretaria Abril de 2010 Atualização pelas Unidades Escolares das informações migradas dos sistemas da secretaria 22 de abril à 20 de junho de 2010 Migração da base do SGE para o censo escolar/MEC /INEP 01 de julho a 10 de agosto Rematrícula Dezembro de 2010 Matrícula Ano de 2011 As unidades escolares que não iniciarem ou não concluírem o passo de Transição cadastrarão as informações duas vezes: uma SGE e outra no Educacenso.

A apresentação definitiva para o treinamento das escolas estará disponível no dia 12/04/10, para download no endereço. http://intranet.sec.ba.gov.br/sge/treinamentoprocesso.pps