Documentos Digitais Aula 7

ÍNDICE Conceitos de Arquivo Conceito de Documento de Arquivo Documento Diplomático Análise Diplomática para documentos digitais

1. Conceitos de Arquivo Jean Favier: “Os arquivos são um conjunto de documentos recebidos ou consti-tuídos por uma pessoa física ou jurídica ou por um organismo público ou privado, resultante de suas atividades, organizado e conservado em vista de sua utilização eventual.” Bautier: “Um fundo de arquivo é um conjunto de peças de toda natureza que todos corpos administrativos, todas as pessoas físicas ou jurídicas reúne em razão das suas funções e atividades.”

Antonia Heredia Herrera: “Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos seja qual for a sua data, sua forma e suporte, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou pri-vada no transcurso de sua gestão. Con-servados, respeitando aquela ordem para servir como testemunho e informação. Michael Cook: Distinção entre arquivo e serviço de arquivo (Records management e Archives). Quando deve-se aplicar os quadros de classificação

Elio Lodolini: “Arquivo é um complexo de documentos formados por uma pessoa fí-sica ou jurídica no curso de suas ativida-des e portanto ligados por um vínculo necessário” Schellemberg: Arquivo é formado de do-cumentos de qualquer instituição pública ou privada, que tenham sido considerados de valor, merecendo preservação

Silva: “O Arquivo é um sistema (semi-) fechado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nas anteriores.”

2. Conceito de Documentos de Arquivo O documento de arquivo nasce como uma ferramenta da administração, ante a neces-sidade de manter a continuidade da gestão, frente as mudanças de sucessivos titulares (valor administrativo), para conservar as justificações da contas e documentos finan-ceiros (valor contábil), para assinalar como obtiveram, assinaram, gasta-ram e justifica-ram os tributos (valor fiscal), para ter referências sobre as pessoas, lugares e assun-tos (valor informativo), para salvaguardar direitos e obrigações de patrimônios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal), e reconstruir e revisar o passado (valor cultural).(Gomez, p. 63. 2007)

O documento de arquivo é aquele ao que os diplomatistas chamam ‘documento diplomático em sentido lato. O documento diplomático é qualquer testemunho escrito sobre um feito de natureza jurídica que concorrem algu- mas determinadas formalida des: Externos: matérias, meios, for- mato, os signos gráficos e os selos; Internos: Língua, o teor escrito, protocolo inicial, testo e protocolo final

Caráter contextual do documentos Imparcialidade: os documentos são ineren-temente verdadeiros. As razões de sua pro-dução e as circunstâncias de sua criação as-seguram o caráter de prova e fidedignidade. Autenticidade: os documentos são autênti-cos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles.

Naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas sur-gem de acordo com o curso dos atos e ações de uma administração. Interralacionados: Cada documento está intimamente relacionado com outros e com a administração que o criou Unicidade: cada registro documental assu-me um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence.

Análise Diplomática para documentos digitais Utilização da diplomática pela arquivística para garantir o estatuto dos documentos principalmente os digitais (crítica dos docu-mentos de arquivos). “(…) a Diplomática estuda os documentos como entidades individuais (considerado isoladamente), a arquivologia o faz enquanto agregções (trata como conjunto de documentos orgânicos).” (Rondinelli, p.46. 2005) “(…) a noção de documento arquivístico como fonte de prova advém da Diplomática.” (Rondinelli, p.49. 2005)