PROJETO INTERDISCIPLINAR SR WORKS Gerenciamento Eletrônico de Documentos com Aplicação do GED http://srworks.webnode.com.br/

Organograma

Objetivos Objetivo Geral Objetivo Especifico Contribuir para preservação dos documentos e organizar eletronicamente a documentação através de uma ferramenta que provê facilmente um meio de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos e permitir aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente. Objetivo Especifico Implantar sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que permite gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em obras raras da Biblioteca do Senado Federal.

Benefícios Esperados Agilidade no acesso e recuperação das informações; Possibilidade de usuários acessarem o mesmo documento simultaneamente; Melhoria no processo de tomadas de decisão; Melhor qualidade no atendimento ao usuário; Qualidade do arquivo mestre é mantida, sendo assim o número de copias tirados dele não interfere na qualidade do mesmo; Oportunidade dos usuários de qualquer lugar do mundo pesquisar as obras digitalizadas através da disponibilização pela web; Menos acesso de pesquisa do material físico mantendo assim a descrição e vida útil da obra; Preservação do estado de saúde do usuário evitando o contato físico da obra já que se encontra na forma digital.

Premissas e Restrições Assume-se que as informações fornecidas pela Biblioteca do Senado Federal estejam totalmente corretas, evitando impactos negativos na execução do projeto. O mão de obra para elaboração, planejamento e implantação será paga pela Biblioteca do Senado Federal dentro do prazo acordado, afim de não impactar no decorrer do projeto. Estes serão profissionais com perfil adequado as funções, sendo necessário a aprovação do Gerente de Projeto. A Biblioteca do Senado Federal irá disponibilizar local apropriado para as tarefas a serem executadas; A equipe de projetos será responsável por todas as tarefas que envolvem a elaboração, planejamento e implantação do projeto de digitalização de obras raras, sem a necessidade de contratação de serviços terceirizados.

Premissas e Restrições Todas as atividades relacionadas a elaboração e planejamento devem ser executadas em local apropriado; O projeto deverá ser entregue antes da do dia 08/07/2011; A interface do sistema deve ser desenvolvida pelo departamento de tecnologia (PRODASEN) da Biblioteca do Senado Federal; Todas as atividades relacionadas ao projeto deverão ser feitas em ambiente que condiz com a politica de segurança da Biblioteca do Senado Federal; A implantação deverá ser efetuada nas instalações da Biblioteca do Senado Federal. As informações solicitadas pelos cliente serão respondidas em até 02 dias úteis.

Analise dos Stakeholders Natureza de Interesse Posição PRODASEN Gerar o banco de dados, programar a interface do sistema e disponibilizar o parque digital. Favorável Biblioteca Digital Armazenar, preservar e divulgar o acesso em formato digital dos documentos de interesse do Poder Legislativo em mecanismo de busca via intranet. Administrador do Sistema Planejar, programar, coordenar, controlar e dirigir os sistemas biblioteconômicos e/ou de informações e de unidades de serviços afins. Bibliotecários Controlar e dirigir os sistemas biblioteconômicos e/ou de informações e de unidades de serviços afins. Usuários Acessar via intranet corporativa os mecanismos de busca de documento do interesse publico ou patrimônio cultural

Beneficiários SBIB - Secretária de Biblioteca: compete a providenciar sobre o expediente, as audiências e a representação de seu titular. SSPES - Subsecretaria de Pesquisas e Recuperação de Informações Bibliográficas: compete coordenar as atividades de pesquisa parlamentar, recuperação de informações bibliográficas, circulação manutenção e conservação do acervo SSPTEC - Subsecretaria de Processamento Técnico de Informações Bibliográficas: compete coordenar as atividades de desenvolvimento de coleções de processamento de livros, de jornais, de artigos de revistas, de coleções de revistas e do acervo digital. Usuários: usuários que utilizam serviços disponibilizados pela biblioteca.

Recursos Necessários ao Projeto Recursos Humanos Função Qtde Salário Meses Valor Total Gerente de Projetos 01 R$ 8.000,00 12 R$ 96.000,00 Líder de Projetos R$ 5.000,00 R$ 50.000,00 Analista de Sistemas 03 R$ 3.500,00 R$ 126.000,00 Analista de Requisitos 02 R$ 84.000,00 Webmaster R$ 2.500,00 R$ 30.000,00 Secretária R$ 1.000,00 R$ 24.000,00 Valor total estimado para serviços de mão de obra especializada R$ 536.000,00

Recursos Necessários ao Projeto Material de Consumo Código Discriminação Qtde Valor Unit. Valor Total X001 Agenda 30 R$ 10,00 R$ 300,00 X002 Almofada para carimbos 05 R$ 1,50 R$ 7,50 X003 Apagador 02 R$ 3,50 R$ 7,00 X004 Bandeja para papéis R$ 5,50 R$ 27,50 X005 Bloco para rascunho 50 R$ 2,75 R$ 137,50 X006 Borracha R$ 45,00 X007 Caderno 20 R$ 8,50 R$ 170,00 X008 Caneta R$ 2,00 R$ 100,00 X009 Carimbos em geral 15 R$ 2,50 R$ 37,50 X010 Envelope 500 R$ 0,10 R$ 50,00 X011 Extrator de grampos R$ 1,10 R$ 22,00 X012 Fita adesiva R$ 2,60 R$ 52,00 X013 Grafite R$ 0,50 R$ 25,00 X014 Grampeador R$ 4,50 R$ 90,00 X015 Grampos R$ 1,40 R$ 42,00 X016 Lacre R$ 6,50 R$ 13,00 X017 Lápis R$ 30,00 X018 Lapiseira X019 Perfurador R$ 8,00 R$ 40,00 X020 Régua R$ 3,00 X021 Tesoura R$ 4,00 R$ 60,00 X022 Toner R$ 250,00 R$ 1.250,00 Valor total estimado para material de consumo R$ 2.641,00

Recursos Necessários ao Projeto Material Permanente Código Discriminação Qtde Valor Unit. Valor Total Y001 Aparelho de telefonia 14 80,00 1.120,00 Y002 Central telefônica 01 2.500,00 Y003 Interfone 500,00 Y004 Cafeteira elétrica 450,00 Y005 Ar Condicionado 04 1.600,00 6.400,00 Y007 Geladeira 700,00 Y008 Dicionários 30,00 420,00 Y009 Enciclopédia 35,00 490,00 Y010 Alarme 550,00 Y011 Extintor de incêndio 02 200,00 400,00 Y012 Circuito interno de TV 2.000,00 Y013 Aparelho para encadernação 150,00 Y014 Copiadora 1.900,00 Y015 Data show 1.200,00 2.400,00 Y016 Bebedouro 250,00 Y017 Computador 1.500,00 21.000,00 Y018 Impressora 800,00 Y019 Kit multimídia 45,00 630,00 Y020 Modem 180,00 360,00 Y021 Armário 1.800,00 Y022 Balcão 750,00 Y023 Poltrona 350,00 4.900,00 Y024 Mesa 12 600,00 7.200,00 Y025 Quadro para editais e avisos 60,00 120,00 Y026 Relógio de ponto Eletrônico 3.990,00 Valor total estimado para material permanente R$ 62.580,00

Fornecedores Código Razão Social Especialidade Valor Total FN001 Kalunga Material para Escritório 6.301,00 FN002 CTIS Tecnologia 26.980,00 FN003 Trilobit Apontamento Eletrônico 3.990,00 FN004 Danna Moveis para Escritório 14.650,00 FN005 Casas Bahia Varejista 7.550,00 FN006 Indústrias Rossi Segurança 5.750,00 Valor total estimado para material permanente 65.221,00

Perfis dos Profissionais Gerente de Projetos  Profissional com experiência em desenvolvimento de software, vivência em gerenciamento de projetos, domínio de técnicas, processos e ferramentas de gerenciamento e preferencialmente com uma especialização na área de projetos (MBA) e ou uma certificação internacional como o PMP. Líder de projetos  Profissional com habilidade para gerenciar a equipe e que tenha uma boa bagagem técnica e principalmente visão de processos, técnicas e boas práticas de gerenciamento de projetos. Analista de Sistemas  Profissional com habilidade para analisar de forma clara e objetiva os requisitos de acordo com a especificação do cliente e alinhado a estratégia do produto, utilizando as ferramentas e padrões definidos pela metodologia de desenvolvimento. Ser o responsável pela definição junto ao desenvolvedor apoiando na implementação. Analista de Requisitos  Profissional com habilidade para gerenciar os requisitos do sistema. É responsável pela análise do problema dos usuários e stakeholders, pela definição das necessidades dos mesmos, das características funcionais e não funcionais do sistema, pela identificação, organização, documentação e gerência das mudanças nos requisitos. Webmaster Profissional com habilidade para criação de layouts, campanhas de mailling marketing, diagramação de conteúdo, tratamento de fotos e criação de banners. Conhecimentos, em HTML, CSS, Tableless Design e criação.

DUVIDAS?!?

GED / ECM

GED ECM Definições - GED Gerenciamento Eletrônico de Documento Entreprise Content Management Captação Gerenciamento (Tratamento/Workflow) Armazenamento (publicação) Distribuição (recuperação) Preservação (Backups) É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: Essas tecnologias trabalham reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas.

Estatísticas

Situação Documental

Digitalização e Gestão Documental Armazenamento OK? Distribuição

Digitalização e Gestão Documental

Digitalização e Gestão Documental Convencional Eletrônico

Digitalização e Gestão Documental Preparação/Indexação Tratamento Arquivístico (Físico); Classificação (Organiz. Documental); Captura (Digitalização); Processamento/Indexação (Ass. Digital e Microfilmagem); Preservação (Físico)/ Armazenamento (Digital). Gestão/Consulta/Eliminação Mudanças para facilitar a Eliminação; Acompanhamento Automatizado da Produção; Gestão do Ciclo Documental (workflow); Gestão Integrada da Informação (Digital); Distribuição/Consultas (Público Final e Recuperação Rápida).

Projeto de Sucesso - PROMA Total de documentos tratados, mais de: 100 mil caixas tratadas; 800 mil processos; 90 milhões de páginas; 135 milhões de imagens geradas. Dezembro de 2009.

Revisão da Classificação Etapas do Projeto Pré-Classificação TRANSPORTE Classificação Revisão da Classificação Arranjo Mais de 100 profissionais, distribuídos em 14 etapas de tratamento. Sistema Etiqueta Higienização Digitalização Certificação Microfilmagem Remontagem Controle de Qualidade Definitivo

Planejamento

Participantes - Nome: Francisco Alencar Moura - Cargo/Papel: Gerente de Projetos - Nome de Guerra: Franfran - Nome: Silvio Meireles Soares - Cargo/Papel: Líder de Projetos - Nome de Guerra: Ursinho - Nome: Maicolm Ramos Bezerra - Cargo/Papel: Analista de Sistemas - Nome de Guerra: Transão - Nome: Ronan Alves de Castro Neto - Cargo/Papel: Analista de Requisitos - Nome de Guerra: Trainee - Nome: Marcio Christian - Cargo/Papel: Webmaster - Nome de Guerra: Mestre dos Magos

The world in your’s hand... The End The world in your’s hand...