O Uso de Matrizes para a Priorização de Problemas e Soluções Matriz G.U.T. e Matriz B.A.S.I.C.O O Uso de Matrizes para a Priorização de Problemas e Soluções Matriz G.U.T. e Matriz B.A.S.I.C.O 1 Leonardo Carap Leonardo Carap Gentilmente cedida ao curso pelo autor

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Decidir pode variar desde um ato relativamente simples até um processo complexo cujo pano de fundo seja composto por múltiplos fatores e graus de incerteza diversos; Organizações complexas, como são as instituições de saúde, conseguem agregar num mesmo cenário, fatores de complexidade clínica, administrativa e assistencial; Planejar visa criar condições para configurar uma tentativa de futuro que não ocorreria por si só. Se for bem feito irá minimizar as incertezas para que as decisões tomadas e suas repercussões futuras sejam adequadas às expectativas e necessidades da organização e seus clientes. Gestores passam boa parte do seu tempo decidindo sobre alguma coisa; Mas, qual a qualidade dessas decisões? 2

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Exemplos de condições gerais que demandam decisões dos gestores: Nível Estratégico Planejamento Demanda construir cenários a partir da análise das condições internas e externas à organização que tenham implicações para o futuro desejado. O uso da matriz swot identifica os Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades e Ameaças, permitindo que planejadores e gestores possam tomar decisões mais efetivas para a Organização. Nível Operacional Melhoria da Qualidade Demanda utilizar ferramentas como o brainstorming, diagrama de causa- efeito e folhas de verificação, para o levantamento das condições gerais de estrutura e dos processos que implicam nos resultados obtidos. Permite aos gestores desenvolver modelos de identificação e análise de problemas para tomar decisões que levem à melhoria da qualidade de atividades e processos. Ambos os casos pedem a identificação e solução de problemas 3

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão A tomada de decisão é essencialmente uma ação humana, portanto comportamental. Envolve a seleção, consciente ou inconsciente, de determinadas ações para o agente e para aquelas pessoas sobre as quais ele exerce influência e autoridade. (Herbert SIMON, 1970); Ainda segundo o autor, a tomada de decisão depende de seis elementos clássicos: o tomador de decisão; os objetivos; as preferências; a estratégia; a situação; e o resultado desejado Decidir é sempre fazer uma opção. Mesmo que só haja uma alternativa, “fazer ou não fazer” já é uma opção. Então, como proceder para que a decisão seja adequada e de menor risco? 4

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Há que se clarear o contexto geral e as relações de causa e efeito, protegendo a organização dos preconceitos e ajudando a conformar um processo decisório mais efetivo. O que fazer primeiro? A identificação e análise dos problemas é o primeiro passo para tomar a decisão mais adequada. Mas, sempre são muitos problemas. E, geralmente, multifatoriais. Qual o problema mais importante? Sob quais critérios? Qual problema atacar primeiro? 5

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Tentar resolver todos os problemas ao mesmo tempo é geralmente impossível e, pode-se supor, sempre ineficiente. As técnicas de análise global são aquelas que permitem abordar as situações em sua multifatorialidade, hierarquizando os problemas para que os gestores possam ter critérios válidos para a decisão. Assim também, podem ser usadas para escolha e priorização das ações a tomar. São construídas matrizes e definidos os critérios de elegibilidade. 6

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Desenvolvida por Kepner e Tregoe, a matriz GUT é uma forma de abordar e tratar problemas visando indicar aos gestores aqueles prioritários para a tomada de decisão. Permite classificar os múltiplos problemas identificados na Organização, desde o seu processo de planejamento até as necessidades de incremento qualitativo, independentemente de sua origem ou causa, reduzindo a incerteza da sua multifatorialidade para a tomada de decisão. Valoriza os seguintes critérios: Gravidade, Urgência e Tendência, de cada problema. 7

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT A Matriz GUT quantifica (de 1 a 5) os critérios descritos frente à cada problema identificado, gerando um “número” que torna possível priorizar os problemas que devem ser atacados. Gravidade - Representa o impacto do problema analisado sobre as pessoas, as tarefas, os processos e os resultados da organização caso ele não seja resolvido. Urgência - Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver o problema em análise. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema. Tendência - Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. 8

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Valor G Gravidade U Urgência T Tendência 5 Os prejuízos são extremamente graves É necessário agir imediatamente O agravamento será imediato 4Muito Grave Com alguma urgência Vai piorar rapidamente 3Grave O mais cedo possível Vai piorar no médio prazo 2Pouco Grave Pode esperar um pouco No longo prazo tende a piorar 1Sem GravidadeNão tem pressaNão vai piorar 9

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Valor G Gravidade U Urgência T Tendência Pontuação G x U x T 5 Os prejuízos são extremamente graves É necessário agir imediatamente O agravamento será imediato 4Muito Grave Com alguma urgência Vai piorar rapidamente 3Grave O mais cedo possível Vai piorar no médio prazo 2Pouco Grave Pode esperar um pouco No longo prazo tende a piorar 1Sem GravidadeNão tem pressaNão vai piorar

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz GUT Lista de ProblemasGUT Pontuação (G x U x T) Prioridade Problema A º Problema B º Problema C º Problema D º Problema E º Problema F º Problema G º 11

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O Assim como na priorização de problemas, as matrizes também podem ser utilizadas para classificar possíveis soluções e definir aquelas prioritárias para implementação. A matriz BASICO é um exemplo de matriz de priorização de soluções que leva em conta critérios específicos, também numerados de 1 a 5, e que, somados, conseguem levar em consideração fatores múltiplos reduzindo-os a um fator numérico de classificação, como forma de reduzir a sua multifatorialidade e a subjetividade da decisão. Foi desenvolvida considerando as dimensões de Custos vs. Benefícios vs. Exequibilidade das possíveis soluções e que procura contemplar os interesses de todos os tipos de clientes da organização, sejam eles internos ou externos. 12

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação da resolução do problema trabalhado. A matriz BASICO Considera os seguintes critérios: Benefícios para a organização; Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução; Satisfação dos clientes internos (colaboradores); Investimentos necessários para implantação; Cliente externo satisfeito e o efeito que a solução terá neles; e Operacionalidade da solução e nível de exequibilidade. 13

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O NotaBenefíciosAbrangência Satisfação interna InvestimentosClienteOperação 5 De vital importância Total (de 70% a 100%) Muito grande Pouquíssimo investimento Impacto muito grande c/ cliente Muito fácil implementar 4 Impacto significativo Muito grande (de 40% a 70%) Grande Algum investimento Grande impacto Fácil implementar 3 Impacto razoável Razoável (de 20% a 40%) Médio Médio investimento Bom impacto Média facilidade 2 Poucos benefícios Pequena (de 5% a 20%) Pequeno Alto investimento Pouco impacto Difícil implementar 1 Algum benefício Muito pequena Quase não é notada diferença Altíssimo (requer recursos extras) Nenhum impacto Sem governabilida de 14

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O Matriz de Priorização de Alternativas de Solução Processo a melhorar: Data: Alternativas de SoluçãoBASICOTotalPrioridade Solução A º Solução B º Solução C º Solução D º Solução E º 15

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Matriz B.A.S.I.C.O Depois de analisadas as soluções, prioriza-se a que tiver maior pontuação na soma de todos os atributos. Em caso de empate, destaca-se o fator C (clientes externos satisfeitos) e persistindo o mesmo, o desempate é feito sucessivamente através dos demais itens restantes: B, I, O, A e S. 16

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão Considerações Complementares  Matrizes são uma forma simples de diminuir as incertezas e considerar as múltiplas facetas de determinada situação;  São estabelecidos requisitos funcionais e não funcionais do problema ou alternativa a analisar, requerendo uma predefinição do que é considerado obrigatório ou desejável como elemento de ponderação;  Possibilitam aferir resultados de modo lógico e assinalar suas vantagens e desvantagens dispensando juízo de valor sobre os requisitos definidos;  Permite selecionar uma melhor alternativa pela determinação da maior nota obtida; e  Permite priorizar melhor os problemas e escolher as melhores soluções para cada problema. 17

18 Referências Bibliográficas OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico – conceitos, metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, KEPNER, Charles H.; TREGOE, Benjamin B. O administrador racional. São Paulo: Atlas, pg.58. COLENGHI, V.M. O&M e qualidade total: uma integração. Rio de Janeiro: Qualitymark, SINK, D. SCOTT; TUTTLE, T. - Planejamento e Medição para a Performance. Editora Qualitymark, Rio de Janeiro, DEMING, W. EDWARDS – Qualidade: A Revolução da Administração. Rio deJaneiro: Marques Saraiva, 1982.