GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

Objetivos Gerais Cumprir meta 5; Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).

Objetivos Específicos Apresentar o conceito e histórico da meta 5; Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas; Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).

Objetivos Específicos Apresentar os papéis Apresentar a ferramenta bizagi Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível

CONCEITO E HISTÓRICO Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau. Metodologia sugerida pelo CNJ Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados. Ferramenta: Bizagi Cumprimento da Meta: Fluxo do processo otimizado implantados em pelo menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010

Definição de processos de trabalho “Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”. “Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.

Exemplo de processos de trabalho Entradas Insumos: Todo material para a instrução do processo judicial: Petições, Informações, requerimentos, etc. Saídas Produtos: Sentença, Certidões, etc.

Gerenciamento de Rotinas É o conjunto de atividades que procura, entre outros: Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades; Identificar o tempo de execução de cada atividade;

Gerenciamento de Rotinas Identificar possibilidades de delegação; Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos; Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;

Gerenciamento de Rotinas Definir procedimentos mais ágeis; Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho. Evitar retrabalhos;

O NOVO MODELO DE GESTÃO DA JUSTIÇA FEDERAL

Planejamento Estratégico Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas. Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos. ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

Missão da Justiça Federal Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da 5ª Região

Visão de Futuro da Justiça Federal Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de segurança jurídica, transparência,efetividade e rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

Objetivos Estratégicos Eficiência Operacional Agilizar os trâmites judiciais e administrativos Otimizar a gestão dos custos operacionais

Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal Amanha Estratégia Para onde Desejamos ir ? Quando devemos Chegar la ? 3 2 Hoje 1 Processos Projetos Como modificar O que estamos Fazendo para Chegar onde Desejamos ir ? O que estamos Fazendo ? 17

ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL ?

ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL? Business Objects Insight Americas 2006 ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL? PESSOAS Relatório de Auditoria Sistemas Informatizados Notícias/Clippings e Sites Externos Planejamento estratégico Pesquisa de satisfação Prospecção de novas tecnologias e métodos Relatório Estatísticos sobre Processos Judiciais

Como utilizar o conhecimento da Justiça Federal SOBRE SEUS PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS

A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal 21

COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL Contribuir COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL 22

COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL Disseminar BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL 23

GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICA

Aplicando a Gestão de Processos 1 2 3 4 5 1) DESDOBRAR ESTRATÉGIA para Processos 2) Modelar processos e CONTRIBUIR com boas práticas 3) UNIFORMIZAR o repositório de boas práticas 4) DISSEMINAR e IMPLANTAR boas práticas 5) MONITORAR O DESEMPENHO dos Processos Mapa Estratégico Mapa Estratégico PROCESSOS ESTRATÉGIA PROCESSOS ESTRATÉGIA 25

Papéis no gerenciamento de rotinas Especialistas; Analistas de Processo; Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;

APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI 27

APRESENTAÇÃO DO FLUXO 28

APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS 29

Boas práticas BP 1 – Utilizar formulário como checklist ao analisar a petição inicial, considerando os seguintes itens: Pedido de justiça gratuita; Pedido de liminar/tutela; - Prioridade de tramitação; - Recolhimento de custas; -Verificação dos dados da autuação [partes e advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto etc...]; - Adequação do valor da causa; - Representação processual (destacar MPF e DPU);

Boas práticas BP 2 – Nas demandas previdenciárias (auxílio-doença, aposentadoria por invalidez, benefício assistencial) em que a parte for beneficiária da Assistência Judiciária Gratuita, no despacho inicial, determinar a realização da perícia, se necessário (incapacidade laboral controversa), já apresentando os quesitos judiciais. Na contestação, o réu deverá trazer os quesitos e indicar assistente técnico. Na réplica, o autor trará seus quesitos e indicará o assistente técnico. Deverão ser fixados os honorários no despacho inicial.

Boas práticas BP 3 – Sinalizar na capa do processo, quando cabível, usando etiquetas e/ou lembretes no Tebas, de: - Justiça gratuita; - Prioridade idoso; - Interesse de incapaz; - Defensor Público; - Prioridade portador de deficiência;

Boas práticas - Suspeição/impedimento; - Liminar/Tutela antecipada; - Liminar/tutela postergada; - Agravo Retido; - Segredo de Justiça; - Perícia; - Audiência. - Meta2

Boas práticas BP 4 – Utilização e atualização de banco de dados centralizado de peritos, a cargo do Núcleo Judiciário, que viabilize consultas.

Boas práticas BP 5 – Atualizar o banco de dados de peritos, através de consulta prévia e convites pelo site, acerca de seu interesse e disponibilidade, formalizando mediante formulário assinado.

Boas práticas BP 6 – Ao despachar a petição inicial com determinação de citação, requisitar a prova documental em poder da parte ré (PA, ficha financeira, extrato bancário, etc).

Boas práticas BP 7 – Sempre que o laudo pericial for favorável ao autor, intimar o INSS para se manifestar sobre o laudo, apresentando eventual possibilidade de acordo com memória de cálculo.

Boas práticas BP 8 – Nos casos de perícia médica, dar preferência à nomeação de especialista em medicina do trabalho.

Boas práticas BP 9 – Disponibilizar local apropriado para a realização de perícias, no âmbito do Fórum, preferencialmente dividindo o espaço utilizado pelos JEFs.

Boas práticas BP 10 – Elaborar, a partir do acervo da vara, modelo de despacho e certidão padrão seguindo a sequência lógica do fluxo validado.

Boas práticas BP 11 – No ato do deferimento da prova pericial, utilizar “despacho cheio” conforme modelo da vara, contemplando os seguintes itens: - Nomear perito; - Intimar as partes para apresentação de quesitos e indicação dos assistentes técnicos; - Intimar o perito por telefone/e-mail/pessoal, certificando nos autos; - Intimar o perito para formular sua proposta.

Boas práticas - Valor da perícia: - Fixada pelo juízo (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita); - Proposta pelo perito (intimar as partes para falarem sobre a proposta de honorários. Havendo concordância, intimá-la para efetuar o depósito. Havendo discordância, encaminhar para apreciação do juiz); - Intimar o perito para designar a data do exame e, após, as partes sobre a data designada; - Início da perícia somente após a efetivação do depósito; - Liberação da integralidade dos honorários periciais somente após os eventuais esclarecimentos prestados pelo perito;

Boas práticas BP 12 – Nos casos de expedição mandado de intimação do perito com campo destinado à designação do dia, hora e local, pelo próprio perito e, em seguida, intimar as partes indicadas no mandado da data designada.

Boas práticas BP 13 – Quando se tratar de perito não cadastrado, encaminhar junto ao mandado de intimação formulário próprio para indicação dos dados pessoais do perito (CPF, PIS/PASEP/NIT, dados bancários etc).

Boas práticas BP 14 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para citações/intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, AGU e outros).

Boas práticas BP 15 – Delegação de Atos: Utilização do Provimento 01/2009 da CR do TRF5.

Boas práticas BP 16 – Autorizar o cumprimento de citação/intimação, independentemente de despacho, das Cartas Precatórias/Ordens, bem como as suas devoluções, pelo Diretor de Secretaria ou pela Central de Mandados, onde houver, mediante ofício ou remessa.

Boas práticas BP 17 - Instituir método de gerenciamento de prazos: - Extração de relatório; - Método de controle de alertas; - Prazo máximo de monitoramento mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano, reduzir o prazo de monitoramento para quinzenal ou menor.

Boas práticas BP 18 – No sistema TEBAS, criar atividades na fase de movimentação interna (111) vinculando-as às atividades do processo, o que viabilizará o controle através de relatórios extraídos do sistema (ex: controle de prazos, publicação, cumprimento etc).

Boas práticas BP 19 - Institucionalizar encontros trimestrais (calendário anual preestabelecido) entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico regional (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação).

Boas práticas BP 20 – Inserir no despacho de marcação de audiência a responsabilidade da parte em trazer suas testemunhas, independentemente de intimação, salvo quando houver requerimento para intimação pessoal da testemunha.

Boas práticas BP 21 – Extrair relatório de prazo vencido (mov. 14) para ser entregue aos órgãos públicos, quando da retirada dos processos com vista.

Boas práticas BP 22 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente).

23 – No ato da determinação de emenda, indicar o vício a ser sanado. Boas práticas 23 – No ato da determinação de emenda, indicar o vício a ser sanado.

Boas práticas BP 24 – Utilizar a carta precatória recebida (quando a carta atender os requisitos do mandado judicial) como mandado para agilizar o seu cumprimento.

Contatos – Escritórios de Processos Geraldo Alves Tribunal Regional Federal da 5ª Região (81) 3425-9287 gasilva@trf5.jus.br Paulo Benz Seção Judiciária do Rio Grande do Norte (84) 3235-7685 planejamento@jfrn.jus.br