Aplicação do Plano de Classificação / Tabela de Temporalidade Orientações sobre a Aplicação do Plano de Classificação / Tabela de Temporalidade

Programa de Gestão de Documentos (PGD) do Estado do Rio de Janeiro Coordenação: Casa Civil / Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro Objetivo: Padronizar os procedimentos de gestão de documentos na administração pública estadual Legislação: Lei Estadual n° 5.562, de 20/10/2009 (Lei Estadual de Arquivos), que dispõe sobre a política de arquivos públicos e privados.

Instrumentos do Programa de Gestão de Documentos (PGD) Plano de Classificação de Documentos Instrumento técnico da classificação arquivística. Elaborado na perspectiva funcional, deve estar estruturado em 4 (quatro) classes subordinadas: competência, função, atividade e tipologia documental. Tabela de Temporalidade Instrumento técnico da avaliação arquivística. Determina por quanto tempo o documento deve ser guardado ou se pode ser eliminado. Determina ainda o seu grau de sigilo.

Estrutura do Plano de Classificação / Tabela de Temporalidade 63. 01. 01. 01 Competência Função Atividade Tipologia Documental

Exemplo: Aplicação do Plano de Classificação de Atividade-meio 13 – Competência, planejamento, orçamento e coordenação da ação governamental 13.06 - Função: Gestão de políticas de administração de recursos humanos ATIVIDADES   Tipologia documental 13.06.04 Analisar direitos e vantagens dos servidores 13.06.04.01 Apostila de alteração de informações administrativas e de organização de pessoal 13.06.04.02 Ato de aposentadoria 13.06.04.03 Ato de fixação de proventos

Exemplo: Aplicação da Tabela de Temporalidade de Atividade-meio Disponível na Intranet – link utilitários/classificação e temporalidade dos documentos 13 – Competência: Planejamento, orçamento e coordenação da ação governamental 13.06. Função: Gestão de políticas de administração de recursos humanos Ativida- des 13.06.04 Tipologia documental Classificação de sigilo Prazo de Guarda Destinação Fundamentos legais/Obs. Processo Corrente Interme diário Elimi- nação Guarda permanente   13.06.04.01 Apostila de alterações de informações administrativase de organiza ção de pessoal Ostensivo 5 anos 95 anos x Abono permanência acumulação de cargos Adicional de qualificação 13.06.04.02 Ato de aposenta- doria Art. nº 40 da Const. Fed. 1988 Art. 3º da emenda nº 47 de 2005 13.06.04.03 Ato de fixação de proventos

Analisar as solicitações de licenciamento ambiental 63.01.01.01 Exemplo: Aplicação do Plano de Classificação de Atividade-fim Disponível na Intranet – link utilitários/classificação e temporalidade dos documentos 63 – Competência: execução das políticas de meio ambiente, de recursos hídricos e de recursos florestais 63.01. Função: Condução de procedimentos de licenciamento ambiental ATIVIDADES   Tipologia documental 63.01.01 Analisar as solicitações de licenciamento ambiental 63.01.01.01 Ata de reunião do Conselho Diretor (Condir) 63.01.01.02 Base de dados/banco de dados de manejo de resíduos 63.01.01.03 Certidão Ambiental (CA) de Anuência para Corte de Vegetação Exótica

Exemplo: Aplicação da Tabela de Temporalidade de Atividade-fim Disponível na Intranet – link utilitários/classificação e temporalidade dos documentos 63 – Competência: execução das políticas de meio ambiente, de recursos hídricos e de recursos florestais 63.01. Função: Condução de procedimentos de licenciamento ambiental Atividades Tipologia documental Classifica ção de sigilo Prazo de Guarda Destinação Fundamen tos legais Obs. Processo   corrente Interme diário Elimina ção Guarda perma nente 63.01.01 63.01.01.01 Ata de reunião do Conselho Diretor - Condir Ostensivo Ano de exercício 50 anos x Decr. Est. 42.159 de 2009 Licenc. ambiental 63.01.01.02 Base de dados/banco de dados de manejo de resíduos Enquanto vigora Nenhum Diretriz 1310 de 31/09/2004/Contem dados pessoais... 63.01.01.03 Certidão ambiental (CA) de anuência para corte de vegetação exótica 5 anos Decr. Est. 42.159 de 2009/Em vigor até o cumprimento ...

Exemplo: Classificação do documento

Armazenamento dos documentos Inserir a identificação na unidade de armazenamento de documentos (ex.: caixa, pasta, fichário, etc.) contendo: nome da tipologia documental, código de classificação e período de produção.

Importante: Aplicar a tabela de temporalidade nos períodos de março a maio; Analisar os documentos cujos prazos expiraram; seleção de acordo com o caso a ser tratado: transferência/recolhimento/eliminação; Elaborar listagem e enviar à Comissão de Gestão de Documentos para apreciação; A Comissão autoriza a transferência: arquivo intermediário/recolhimento/guarda/eliminação. Eliminação: Aguardar 45 dias após publicação no DOERJ; A classificação deve ser feita pelo criador do documento; O código de classificação deve ser o 1º item a constar no documento, sempre à esquerda, no alto da página; Somente as vias do documento devem ser classificadas; cópias não têm valor probatório.

Comissão de Gestão de Documentos Inea Verificar o cumprimento da aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade pelos setores do Inea; Acompanhar a atualização dos documentos das atividades-fim do Inea. Encaminhar as atualizações dos documentos das atividades-fim à Presidência do Inea, que por sua vez, encaminhará ao Arquivo Público, para publicar no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro. Avaliar e enviar a listagem dos documentos que podem ser eliminados à Presidência do Inea, para que sejam encaminhados ao Arquivo Público para publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro; Acompanhar a eliminação dos documentos; Acompanhar as solicitações de documentos do público externo, considerando a Lei de Acesso à informação.

Comissão de Gestão de Documentos/Inea Criada pela Portaria Inea nº 542, de 30/07/2014 Josete Medeiros - presidente (VPres) – R.: 48313 Nadja Carvalho (Aspres) – R.: 49486 Graça (Aspres) – R.: 49486 Pedro Silva (Audit) – R.: 25346 Andrea Challoup (Dilam) – R.: 48466 Manoela Soalheiro (Digat) – R.: 49697 Nicole Mehdi (Dibap) – R.: 25517 Claudia Braga (Diram) – R.: 25196 Jeovan (Diafi) – R.: 45332 Dimas Brandão (Dimfis) – R.: 49463 Giovani Nascimento (Dimfis) – R.: 49463 Eduardo Lamarca (Dimfis) – R.: 49463

Obrigada.