MBA em Gestão de Empreendimentos Turísticos Módulo Eventos Rodrigo Tadini

Vídeo Emerson Fitipaldi 40 anos Objetivo: Apresentar ao grupo participante de que forma os eventos ajudam a consolidar imagens, fortalecer parcerias, construir novos negócios. Rodrigo Tadini

O que é um evento hoje? Rodrigo Tadini

É um momento... único Fascina participantes Gera conversa Prestígio e status Marca O super herói da Medley, Max, impressionou com seus super poderes os participantes do evento realizado pela DROGA RAIA no FE Comércio em abril/07. Rodrigo Tadini

Causa Impacto/Notícia Vestido de Lady Gaga criado com vinte quilos de carne especialmente para Vídeo Music Awards 2010 gerou indignação em vegetarianos do mundo todo Deve suscitar interesse da mídia Atrai potenciais patrocinadores Divulga Empresa/Marca Rodrigo Tadini

Momento no tempo e espaço Evento internacional que reuniu popstars como ELTON JOHN, STING, PAUL McCARTNEY entre outros no Royal Albert Hall uma das mais tradicionais casas de espetáculo do mundo. Ocorre num período de tempo início/fim Ocorre sempre num dado local pré-definido Rodrigo Tadini

Estimula sentidos e Provoca Sensações Urso Micha mascote dos Jogos Olímpicos de Moscou chorando na cerimônia de encerramento dos Jogos, Cerimônia de Abertura dos Jogos Olímpicos de Verão Beijing 2008. Rodrigo Tadini

Tem uma estratégia associada “É uma extensão ao mundo do automobilismo que o cliente não costuma vivenciar”, “O foco mais importante da campanha é a felicidade das pessoas em passar por uma experiência única neste evento. O importante é a quantidade de sonhos realizados, o cliente adquire lembranças pro resto da vida”. É planejado Tem objetivos claros Dirige-se a um público alvo bem delimitado Rodrigo Tadini

Os colaboradores são peça fundamental Feito por pessoas para pessoas Formação adequada Equipe vasta (produção, criatividade, angariador de clientes e novas ideias) Rodrigo Tadini

Gera e consolida áreas de atividade Empresas de imagem e vídeo Cenografia TIC’s e sistemas de credenciamento Catering Espaços para eventos Empresas de espetáculo e animação Rodrigo Tadini

Instrumento de Comunicação/Marca Festa Chilli Beans realizada na edição 2011 do Reality Show Big Brother Brasil Instrumento de Marketing Divulga empresa e marketing Serve aos objetivos estratégicos da empresa Rodrigo Tadini

Atividade 1 Eventos de Sucesso Em grupo de 4 pessoas: Cite dois eventos que de acordo com o grupo fizeram parte de suas vidas. Apresente quais fatores relacionados fizeram com que estes dois eventos continuassem vivos na memória do grupo. Rodrigo Tadini

Brainstorming, como organizar? Moderador – visa facilitar o processo de construção do evento selecionando as ideias iniciais apresentadas pelos participantes (apenas um moderador). Relator – seu papel é anotar todas as informações apresentadas, facilitando o trabalho do moderador e dos participantes sobre os conteúdos já expostos (apenas um relator). Participantes – serão os responsáveis por fornecer ideias para construção do evento (até seis pessoas). Rodrigo Tadini

Parte 1 – Atividade 2 – Pensando no melhor evento. Parte 2 – Atividade 3 – Planejar eventos “Dia da integração interna SENAC Macapá”. Parte 3 – Entendendo a ligação entre o planejamento e a captação de parceiros no mercado. Parte 4 – Proposta World Study Semana de Monitoria Rodrigo Tadini

4. Planejamento e implementação 1. Conceito ou Intenção Refinamentos 2. Estudo de Viabilidade 3. Decisão 4. Planejamento e implementação 5. O evento e Finalização 6. Avaliação do evento e feedback (Getz, 1997)‏

Planejar eventos... Por que eventos? COMO? QUANTO? QUAL? ONDE? QUEM? QUANDO? Rodrigo Tadini

Atividade 2 – Pensando no melhor evento Leia o texto a seguir e identifique entre as opções, qual é o tipo de evento mais indicado para a ocasião. O empresário Carlos Henrique Godoy proprietário de uma empresa na área de telecomunicações percebeu a necessidade de realizar um evento que integrasse os funcionários de sua empresa, seus fornecedores e potenciais clientes de seus produtos. Para tanto, o empresário buscou a assessoria de um experiente organizador de eventos da cidade de Santa Rita do Sapucaí que apresentou um cardápio de opções diante das seguintes necessidades de Carlos Henrique: a) Evento de curta duração que não ultrapasse três horas. b) O evento deverá ser realizado no período próximo ao almoço e em uma sexta-feira. c) O público presente será em torno de cinquenta pessoas. d) Serão servidas bebidas alcoólicas e alimentos reforçados. Rodrigo Tadini

e) O empresário Carlos Henrique deverá estar em posição de destaque junto aos principais fornecedores e potenciais clientes. f) No mesmo ambiente do evento deverá ser apresentado um vídeo institucional. Com base nas exigências acima apresentadas pelo empresário identifique qual tipo de evento é o mais adequado para atender as necessidades do cliente. ( ) Brunch no refeitório da empresa entre 11h e 14h. ( ) Churrasco entre 12h e 15h em uma tenda especificamente montada no estacionamento da empresa. ( ) Almoço network com mesa em formato banquete em um badalado restaurante italiano da cidade. ( ) Um coquetel com canapés e salgadinhos em um clube da cidade. Rodrigo Tadini

Resposta Comentada da Atividade 2 O evento mais correto dentro das opções apresentadas é o almoço network. O brunch no refeitório não caracteriza um evento diferenciado junto aos funcionários convidados que tradicionalmente se alimentam no local. O churrasco é um evento muito informal quando se quer captar novos clientes e dificulta a apresentação de um vídeo institucional devido à iluminação no período proposto. O coquetel geralmente é organizado no período da noite e os alimentos servidos não são reforçados como deseja o cliente. Já o almoço network em um restaurante conhecido da cidade demonstra a preocupação do anfitrião em bem receber e alimentar seus convidados em um lugar diferenciado e de destaque. O restaurante também proporciona que o evento aconteça dentro do prazo de tempo solicitado, visto a definição prévia do cardápio, estacionamento fácil, localização. O restaurante também evita a interrupção dos serviços gerais da empresa, sendo assim, a melhor opção dentre as apresentadas. Fim da Resposta Comentada Rodrigo Tadini

Brainstorming Dia da integração interna Atividade 3 – Planejar Eventos Brainstorming Dia da integração interna Moderador Relator Participantes Rodrigo Tadini

Conceito ou propósito da oferta Por que não criar uma convenção reunindo os polos dos cursos da EAD/Consórcio CEDERJ? Rodrigo Tadini

Uniforme diferenciado Apresentação de novos parceiros Apresentação de novos funcionários Música Gincana Metas anuais Descontração Palestra, talkshow, etc. Vídeo motivacional Conhecimento de novos produtos Diversão Valores do SENAC Vídeo institucional Palavra do diretor Café de boas vindas, coffee break, coquetel, etc. Premiação Ambiente gostoso

Estudo de viabilidade Capacidade da organização/anfitriã Orçamento Impactos Pesquisa de mercado Patrocinadores Rodrigo Tadini

Parceiros de evento (Allen et al, 2003)‏ 4.1 Propósito/visão/missão 4.2 Estabelecimento de metas e objetivos 4.3 Análise da situação 4.4 Identificação de estratégias alternativas 4.5 Desenvolvimento de planos operacionais E seus sistemas de controle correspondentes 4.6 Avaliação do evento e feedback (Allen et al, 2003)‏

Processo básico Identificar os stakeholders, suas necessidades/desejos e resultados esperados em relação ao evento. Estabelecer objetivos mensuráveis baseados nos resultados esperados pelos stakeholders. Desenhar ferramentas de mensuração baseadas nos objetivos. Desenhar, desenvolver e entregar conteúdo e uma experiência de evento que dê suporte a esses objetivos. Demonstrar “seu ROI” pela análise dos dados e pela demonstração dos resultados a todos os stakeholders. Rodrigo Tadini

MC DONALD’S AGORA – CONVENÇÃO DE OPERAÇÃO 2010 Uma super tenda foi montada na Costa do Sauípe para receber o McDonald’s Agora, Convenção de Operações 2010. A convenção do McDonald’s reúne gerentes, franqueados e fornecedores para integrar, informar e motivar a equipe. Ao todo, 1360 pessoas participam do evento e conta com 83 stands de fornecedores. Rodrigo Tadini

Sinergia para vencer - convenção de operações 2005 Rodrigo Tadini

Rodrigo Tadini

Estabelecimento de metas e objetivos Objetivos Econômicos Assistência/Participação Qualidade Consciência/Conhecimentos Atitudes Recursos Humanos Rodrigo Tadini

Análise da situação Políticos/Legais Econômica Sóciocultural Tecnológicos Demográficos Físicos Competitivos Rodrigo Tadini

Identificação de Estratégias Alternativas Rodrigo Tadini

Identificação de Estratégias - Eventos Verdes Parcerias – com quem vou associar o meu evento? Utilização de geradores?, carros pesados Contratação de fornecedores locais Avaliar materiais (reciclagem/reutilizáveis) “brindes” Utilização de mídias digitais X impressões Materiais ecoeficientes e Gerenciamento de resíduos Rodrigo Tadini

Proposta World Study Semana de Monitoria Objetivo: Entender a ligação entre o planejamento e a captação de parceiros no mercado. Rodrigo Tadini

MISSÃO WORLD STUDY Ser uma organização de educação intercultural comprometida com a qualificação do profissional para o mercado do século XXI e a satisfação e crescimento de seus colaboradores, a fim de promover o desenvolvimento cultural, acadêmico e social do ser humano e das sociedades e contribuir para o estabelecimento da paz entre os povos.

VISÃO WORLD STUDY Ser referência nacional e internacional na área de educação intercultural promovendo o intercâmbio como veículo fundamental para o desenvolvimento pessoal e profissional do indivíduo através da inovação constante nesta área

APOIO Coffee break para os alunos: Viton 44 Fornecimento de bebidas; Bauducco/ Cia do doces Fornecimento de produtos alimentícios; 43

Curso de idiomas Wizard PATROCÍNIO Curso de idiomas Wizard

PATROCÍNIO

Convidamos a World Study a participar da Semana de Monitoria 2011 e integrar-se aos alunos e possíveis demandantes da experiência do intercâmbio!

PROPOSTA DE PATROCÍNIO MONITORIA 2011

Semana de Monitoria 17 à 21 Out Quantidades de monitores participantes:          1a. etapa (17/10): 1058 monitores espalhados pelas diversas unidades e departamentos 2a. etapa (19/10): 200 pessoas (100 monitores e 100 professores) - nesta etapa os monitores e professores se reunirão no Gragoatá durante todo o dia (de 8 da manhã as 17 horas), tendo uma cerimônia de integração no auditório da faculdade de educação entre 12 e 14 hs.

PROPOSTA DE PATROCÍNIO MONITORIA 2011 Levantamento quali-quantitativo da demanda em potencial envolvida no evento. Ficha de inscrição com informações sobre intercâmbio: programas, países, cidades, etc. Redes Socias Cerimonial, Folders, banners, pastas, fundo de tela. Mailing dos participantes Totem

DIVULGAÇÃO

DIVULGAÇÃO Redes Sociais

TOTEM WORLD STUDY Turismo Relações Internacionais Jornalismo Outros cursos de interesse?

World Study Evento Específico Evento paralelo World Study/Turismo UFF Palestra e Talk Show (intercâmbio/abertura de franquia/experiência pessoal) Análise dos produtos World Study disciplina Agenciamento I e II Sorteio de brindes/oportunidade de estágio Sala Temática: Cores da empresa/Fotos de Clientes

World Study Evento Específico

World Study Evento Específico

INVESTIMENTO World Study O Investimento total da proposta que inclui os pontos apresentados é no valor de 2000 reais

Juntem-se ao evento, venham conhecer aqueles que se interessam pelos seus serviços e nos ajudem a criar as melhores experiências possíveis!

Parte 1 – Construção da proposta do Open Day SENAC Macapá. Parte 2 – Vídeo Universidade Corporativa UNICIESP. Parte 3 – Planos operacionais. Parte 4 – Avaliando eventos de sucesso. Rodrigo Tadini

Atividade 4 – Open Day Em grupo de 6 pessoas: Construa o Open Day, utilizando a técnica de Brainstorming e os seus conhecimentos sobre planejamento de eventos. Rodrigo Tadini

Vídeo Universidade Corporativa UNICIESP Rodrigo Tadini

Desenvolvimento de Planos Operacionais e Sistemas de Controle Recurso Processo de Gerenciamento de Projeto Saída de Evento Tempo Dinheiro Recursos Humanos Informação Espaço Fornecedores Gerenciamento de Tempo Gerenciamento Financeiro Gerenciamento de Recursos Humanos Gerenciamento de Comunicações Gerenciamento de Espaço Gerenciamento de Contratos Cronograma Orçamento Organograma Manuais Arquitetura do Evento Projetos Rodrigo Tadini

As seis dimensões de uma experiência de evento Materiais e Marketing Transporte e Entrada Atmosfera e Decoração Primeira Impressão Comida e Bebida Entretenimento Percepção Final Chegada Partida Rodrigo Tadini

Rodrigo Tadini

Rodrigo Tadini

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Como avaliar o sucesso de seu evento? É fundamental a necessidade de monitorar e avaliar o progresso; coordenar decisões em todas as áreas de forma que os objetivos do evento avancem; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsáveis pela execução dos vários elementos do plano. Rodrigo Tadini

Evento Avaliando eventos... Planejamento Implementação do plano do evento Avaliação baseada na observação, feedback e estudos Planejamento Baseado em objetivos e pesquisa Rodrigo Tadini

Avaliação e feedback Dados de entrada/Indicadores; Reação e valor percebido; Aprendizado; Aplicação e implementação; Impactos e consequências Rodrigo Tadini

Atividade 5 Um grupo de alunos do curso de Turismo da Universidade Federal Fluminense (UFF) optou durante o trabalho de produção de eventos pela organização de uma tarde de lazer junto a uma renomada instituição de caridade da cidade de Niterói que cuida de crianças abandonadas pelos pais. Tal evento consistirá em uma série de atividades lúdicas como: brincadeiras específicas, desenho, artes plásticas, apresentação de filmes e um rodízio de pizza. O evento também promoverá a integração entre os alunos do curso de Turismo e Hotelaria da UFF, bem como os professores das disciplinas relacionadas a lazer e eventos dos dois cursos. A partir de seus conhecimentos sobre eventos, defina uma ordem lógica para o cronograma de atividades relacionadas a este evento. Rodrigo Tadini

1. Brainstorming para construção do projeto integral do evento (missão, objetivos, análise swot, estratégias, planos operacionais). 2. Montagem de um projeto comercial visando conquistar parceiros (patrocinadores) para o evento. 3. Contato com a instituição de caridade. 4. Concepção da ideia do evento e sua equipe de criação. 5. Selecionar e adaptar as atividades lúdicas de acordo com o perfil das crianças e o espaço físico da instituição de caridade. 7. Apoio junto às coordenações dos cursos de Turismo e Hotelaria, bem como os professores das áreas de lazer e eventos. 8. Recrutar, selecionar e capacitar os alunos para as atividades diversas, como: recreação, mestre de cerimônias, garçom, etc. 9. Contato com a imprensa visando divulgar o evento, os cursos citados e o trabalho realizado pela instituição de caridade. 10. Contratar um responsável para preparação das pizzas do rodízio. Rodrigo Tadini

Resposta Comentada A ordem correta do cronograma do evento citado deve respeitar as seguintes ações sucessivas: 4, 1, 3, 7, 6, 2, 5, 8, 10, 9. Inicialmente é preciso identificar os atributos necessários para que o evento ocorra, através de seu planejamento e construção do projeto. Depois disso, cabe ao grupo organizador já definido anteriormente, contatar as instituições envolvidas, conhecer o local do evento e buscar patrocinadores para o evento. Chegando à fase final, é preciso capacitar os alunos para o exercício das atividades, contratar o responsável pela alimentação e por último, a mídia, que divulgará as instituições e o evento. Rodrigo Tadini

Parte 1 – Finalização do Projeto Open Day. Parte 2 – Apresentação do Congresso Corporativo. Parte 3 – Apresentação Final. Rodrigo Tadini

Projeto Congresso Corporativo Rodrigo Tadini

Obrigado! rtadini@yahoo.com.br (21) 80518483 Rodrigo Tadini