Aplicação de Compras baseada em GED e Workflow Bruno Crotman Bruno Crotman bruno@lab245.com

Motivação O departamento de compras é uma área vital dentro da empresa. Quando este departamento trabalha com agilidade e eficiência, adquirindo insumos de forma rápida, barata e adequada às requisições, todos os outros órgãos são beneficiados.

Motivação Nunca estivemos em um ambiente corporativo tão complexo quanto o de hoje. O dinamismo do mercado é imenso. A diversidade de produtos e fornecedores exige que se adote uma solução inteligente para tornar o departamento de compras uma vantagem competitiva da empresa.

Motivação Um sistema que controle o processo de compras pode ser modelado com perfeição através de uma boa ferramenta de GED e Workflow. Assim, pode-se implantar o sistema sem mudar abruptamente a rotina do trabalho de uma equipe que já venha executando seus processos com a eficiência possível em um esquema de trabalho manual. Este tipo de sistema será mostrado na palestra, com suas funcionalidades.

Exemplo de sistema de workflow Um exemplo de processo de compras mapeado pelo Workflow é o do trabalho de cotação simultânea de um grupo de itens, que vêm de requisições feitas pelo ERP.   Os itens podem ser acompanhados, por exemplo, até o comprador verificar se o ERP indica que os itens foram entregues. Ou o próprio sistema de workflow pode monitorar a base do ERP

Exemplo de sistema de workflow Os fornecedores recebem mensagens eletrônicas para acesso via internet a uma tela onde ele pode inserir sua cotação São gerados mapas comparativos entre os fornecedores contatados. O processo passa por aprovação eletrônica em um, dois ou mais níveis.

Exemplo de desenho de fluxo

Cadastro de solicitações Nesta etapa, o usuário cadastra as informações principais do processo de cotação e escolhe os itens a serem comprados

Cadastro de solicitações Esta figura mostra a relação dos itens a serem cotados, na tela da etapa de cadastro

Cadastro de solicitações Nesta figura podemos ver os atributos cadastrados para cada item a ser cotado.

Cadastro de solicitações No momento de inserir um item no processo, o usuário pode buscar descrições anteriores inclusive na base do sistema de ERP.

Seleção de fornecedores Nesta etapa, além de utilizar as funcionalidades da etapa de cadastro, o usuário seleciona os fornecedores que participarão da cotação.

Seleção de fornecedores Nesta figura é exibida a lista de fornecedores escolhidos para o processo.

Seleção de fornecedores A partir desta etapa e nas etapas posteriores do processo, é possível imprimir um fax, formatado segundo o padrão da empresa, para informação ao fornecedor-candidato sobre os itens a serem cotados.

Seleção de fornecedores Esta figura mostra a continuação da impressão do fax

Seleção de fornecedores A qualquer momento, o usuário pode inserir documentos anexos ao processo, que podem ser visualizáveis pelos fornecedores escolhidos ou não

Seleção de fornecedores A qualquer momento, também, o usuário pode ver um histórico de todas as ações tomadas a respeito do processo.

Resposta dos fornecedores Quando o processo é de envelope aberto, o usuário do dep. de compras pode inserir cotações para os fornecedores. No caso de envelope fechado, apenas o fornecedor pode inserir sua cotação até o momento em que acaba o prazo limite estipulado

Resposta dos fornecedores Continuação da tela de resposta às cotações.

Resposta dos fornecedores O fornecedor acessa as telas de resposta às cotações através de um link enviado a ele por mensagem eletrônica. O login e a senha a serem usados no acesso pelo fornecedor são enviados também por mensagem eletrônica.

Análise Prévia / Análise técnica e Renegociação Nestas etapas, o usuário pode visualizar o mapa comparativo, que indica o menor preço de cada item e o menor preço global. O usuário também pode atualizar as cotações, de acordo com as renegociações.

Análise Prévia / Análise técnica e Renegociação Continuação do mapa comparativo. O mapa é formatado com quebras de página, para melhor visualização na impressão

Escolha dos vencedores Nesta etapa, o fornecedor escolhe os vencedores de cada um dos itens da cotação

Aprovação nível 1 e Aprovação nível 2 Existem dois níveis de aprovação, onde os aprovadores visualizam os mapas comparativos, as justificativas para escolha de cada item a ser comprado e todo o histórico de ações do processo

Conclusão Com este fluxo de trabalho funcionando, em interfaces de tecnologia web, em ambiente de intranet e Internet, o aumento de eficiência é garantido.

Conclusão Inúmeras outras vantagens advêm da implantação um sistema como este:   As operações de auditoria em processos de compra ficam extremamente facilitadas. Toda a negociação é armazenada, todo histórico de cotações e toda a documentação pode ser avaliada por uma equipe de auditoria interna à empresa e externa à equipe de compras.

Conclusão   O histórico de compras passadas evita que novos erros sejam cometidos e baliza a compra de novos produtos. Os relatórios gerenciais dão ao chefe do departamento as indicações de onde estão os gargalos do processo, quais peças da equipe estão sobrecarregadas ou ociosas e ajuda a mostrar ao resto da empresa a importância do trabalho de seu órgão.

Conclusão   Um sistema completo como este, nas mãos de uma empresa experiente, baseado em uma ferramenta top de mercado, pode ser implantado em apenas três meses. Após a implantação, a empresa pode usufruir todas as benesses de possuir efetivamente uma nova vantagem competitiva: a eficiência na aquisição de seus insumos.