Departamentalização Análise das Organizações – BSI - UFPE Prof. Artur George de Andrade Pereira, MSc

O que é departamentalização? Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos e equipamentos – em unidades organizacionais

E o que é mesmo Organograma? Organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional

ORGANOGRAMA

ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESA Dois tipos: Áreas fim Atividades e funções ligadas ao ciclo de produção ou colocação do produto no mercado (objetivo da empresa) Produção, Marketing Áreas meio Proporcionam os meios para que as áreas fim cumpram sua finalidade Administração de Finanças, Administração de Materiais, Administração de Recursos Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial

Funções Organizacionais Produção( operacional) Marketing Financeira Recursos Humanos Gestão Empresarial 66

Áreas funcionais básicas

Área de Marketing

Área de Produção

Área Financeira

Área de Gestão de Pessoas

Área de Gestão Empresarial

INTRODUÇÃO - Organograma Gráfico que representa a estrutura formal da organização num determinado momento Deve ser usado como instrumento de trabalho Requisitos: Fácil leitura Permitir boa interpretação dos componentes da organização Fazer parte de um processo organizacional de representação estrutural Ser flexível Há um número de técnicas de representação Estrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-funcional, matricial

OBJETIVOS Demonstrar a divisão do trabalho Dividindo a organização em frações organizacionais (partes menores) Destacar a relação superior-subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando: O tipo de trabalho desenvolvido Os cargos existentes Os nomes dos titulares Quantidade de pessoas por unidade A relação funcional além da relação hierárquica Facilitar a análise organizacional

BENEFÍCIOS E LIMITAÇÕES Permite detectar: Funções importantes negligenciadas e funções secundárias com demasiada importância Funções duplicadas ou mal distribuídas Facilita o SIG e o fluxo de comunicação Auxilia a graduar trabalhos e tarefas e uniformizar cargos Auxilia a visualizar o todo organizacional, as necessidades de mudanças e o crescimento da empresa Limitações: Exibe apenas uma dimensão dos relacionamentos existentes entre indivíduos e as frações organizacionais Mostra as relações que devem existir e não a realidade existente

REGRAS GERAIS Deve conter nome da organização, autor, data e número Deve ser mostrada a referência de outros gráficos. Para análise, deve apresentar a estrutura existente Cada função pode ser representada por um retângulo Os retângulos devem conter os títulos dos cargos Se há necessidade do nome do ocupante, este deve aparecer fora do retângulo (ou dentro com letra de tipo diferente) Se o gráfico mostrar apenas parte da organização, deve haver linhas abertas para demonstrar continuidade.

Significado dos componentes Divisão horizontal do trabalho Autoridade e hierarquia (cadeia de comando) Unidades de trabalho (cargos e departamentos) Linhas de comunicação

Organograma Estrutural Técnica utilizada para representar a maioria das organizações No alto da folha, deve constar o nome da organização Os retângulos representam as frações organizacionais Podem ser verticais ou horizontais Havendo siglas, devem ser explicadas na legenda Linhas: A linha cheia é de autoridade (vertical) e de coordenação (horizontal) A linha tracejada ou pontilhada deve ter seu significado na legenda Deve ser feito por grupamento de unidades Das unidades maior hierarquia (direção) às de menor hierarquia (operacionais) Unidades de mesmo nível devem estar na mesma linha horizontal Em unidades do mesmo grupo, deve ser obedecida a ordem alfabética Autoridade funcional é a autoridade sobre uma função

Organograma Funcional (tipo 1) Presidência Manutenção Produção Tempos e Movimentos Legenda: Qualquer unidade voltada à execução

Organograma Funcional (tipo 2) Presidência Administração Almoxarifado Compras Contabilidad Pessoal

Organograma Funcional Tipo 1: O funcionário não tem um chefe hierárquico imediato Assim que o funcionário conclui a tarefa, sua subordinação muda para o supervisor adequado à nova tarefa executada As ligações indicam uma subordinação temporária A subordinação à Presidência é hierárquica, é possível porém uma diretoria com dirigentes responsáveis por cada função na organização

Organograma Funcional Tipo 2: Aplicado em organizações de pequeno porte Pouco verticalizada Poucos chefes para várias atividades

Organograma Circular ou Radial Presidência Assessoria de Comunicação Assessoria Jurídica Diretoria de Recursos Humanos Diretoria de Qualidade Diretoria de Produção Divisão de Montagem Divisão de Recrutamento Divisão de Seleção

Organograma Circular Pouco utilizado Suaviza a apresentação da estrutura Economiza espaço A autoridade é representada do centro para a periferia As linhas de autoridade ficam difíceis de serem identificadas Reduz conflitos entre superiores e subordinados Exemplos de organizações: hospitais, universidades (área acadêmica) Representação de estruturas mais complexas torna-se difícil Representação de muitos níveis hierárquicos torna-se difícil Pode utilizar letras e números para simplificar Necessita de legendas

Organograma Estrutural-Funcional Presidência 1. Presidir as reuniões da diretoria 2. Aprovar compras de equipamentos 3. ... Assessoria de Comunicação 1. Analisar as estruturas de comunicação 2. Detectar problemas de comunicação Em alguns casos, substitui os manuais da organização Só pode ser elaborado por partes (ocupa muito espaço!) Retirando-se o prolongamento dos retângulos (as funções), converte-se no Organograma Estrutural

Organograma Matricial Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierárquica A autoridade maior é dividida entre a Presidência (cunho político) e o titular da área de projetos (cunho técnico) A sensação de “duas chefias” é permanente Permite maior mobilidade e flexibilidade que as outras, mas é mais difícil de implementar Difícil conciliar as duas estruturas Podem ocorrer atritos por questões de jurisdição

Exemplo de organograma matricial de uma empresa

RECOMENDAÇÕES FINAIS DO ORGANOGRAMA Além dos retângulos, podem ser usados círculos, retângulos com os cantos curvos e várias outras simbologias Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama Devem ser evitadas siglas e abreviações A linha de coordenação não deve ligar unidades diretamente O uso de nomes dos ocupantes dos cargos exigem constante atualização Durante a elaboração do organograma, podem surgir discrepâncias, provavelmente é a estrutura informal

ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS Maneira como a organização agrupa e reúne pessoas e unidades nos escalões hierárquicos e áreas de atividade Podem ser vistas sob dois aspectos diferentes: Vertical Os diferentes níveis de autoridade Cada escalão possui autoridade sobre o escalão inferior Horizontal Diferentes áreas de atividade Tipos de estruturas organizacionais: Linear Funcional Linha e assessoria (staff)

Estrutura Linear Mais antiga – aspecto piramidal Princípio da Unidade de Comando Linhas formais de comunicação Centralização das decisões Vantagens: Definição clara de autoridade e responsabilidade Estrutura simples e de fácil compreensão Desvantagens: Centralização excessiva – Chefes generalistas demais Pode tornar-se autocrática Comunicações indiretas e demoradas, sujeitas a interferências Tende a atrapalhar o crescimento da organização

ESTRUTURA FUNCIONAL Oposta a estrutura linear Autoridade funcional dividida Vantagens: Especialização das chefias Comunicações diretas, rápidas e sem interferências Descentralização nas decisões Desvantagens: Submissão a autoridades diferentes (às vezes contraditórias) Chefes tendem a pensar apenas na sua área de atuação, perdem a visão do todo Pode gerar conflitos na organização

Diferenças entre organização linear e organização funcional (em relação a autoridade) Organização Linear Organização Funcional Princípio da Autoridade Linear Autoridade única ou unidade de comando Generalização do comando Princípio Funcional Autoridade funcional ou variedade de comando Especialização do comando

Linha e Assessoria (staff ) Mais complexa, combina as duas anteriores Autoridade de linha Hierárquica e absoluta, transmite ordens e espera obediência Autoridade de staff Relativa, transmite aconselhamentos e pareceres técnicos Apresenta muitas características das duas formas anteriores Permite descentralização nas decisões que dizem respeito a aspectos técnicos Bastante utilizada atualmente

Linha como executante e assessoria como conselheira Presidência Diretoria industrial Diretoria administrativa e financeira Diretoria comercial Assessoria de Planejamento Assessoria de Organizações e Métodos

Linha como atividade-fim e assessoria como atividade meio Presidência Diretoria industrial Diretoria comercial Diretoria administrativa e financeira Atividade fim Linha Atividade fim Linha Atividade meio Assessoria

Comentários sobre linha e assessoria Duas formas de diferenciar: Razões para conflito entre linha e assessoria Linha – Comando Assessoria – Aconselhamento Linha – Atividades-fim Assessoria – Atividades-meio Queixas do pessoal de linha Queixas da assessoria Assessoria ameaça a autoridade Não tem autoridade Assessoria desconhece a realidade Linha não tem visão de conjunto Consultar assessoria toma tempo Linha não quer mudar Assessoria não assume responsabilidade Seu trabalho não é utilizado como deveria Assessoria não agrega valor ao produto da empresa Pessoal de linha está envolvido com a rotina e não avalia as sugestões Ressente-se por não ser unidade-fim

Estrutura Organizacional Departamentalização É o processo de agrupar atividades em frações organizacionais, definidas segundo um dado critério, com vistas à melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação. Para se efetuar a departamentalização é necessário definir os critérios, decidir sobre a centralização e a descentralização das áreas de apoio e estabelecer a amplitude de supervisão. O produto final da departamentalização é denominado de organograma.

Estrutura Organizacional Departamentalização Cabe ressaltar que não existe a departamentalização ideal. Todos os tipos apresentam vantagens e desvantagens. Portanto, no processo de departamentalização deve-se buscar formas onde a eficiência e a eficácia organizacional sejam otimizadas.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO Formas Tradicionais Diret. Técnica Dept. Pessoal Benefícios Adm Pessoal Saúde e Segurança Rio Belo Horizonte São Paulo FUNCIONAL GEOGRÁFICA Dept. Produção CLIENTES PRODUTOS PERÍODO Fundição Usinagem Montagem PROCESSOS Na prática, dificilmente encontramos um apenas tipo de Departamentalização

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR ÁREA GEOGRÁFICA Neste tipo de departamentalização, os grupos são estabelecidos por áreas geográficas. Isto ocorre principalmente quando a organização opera em regiões diferentes, tornando-se desejável a manutenção de uma administração local. Como exemplo típico podemos citar as organizações bancárias. A vantagem principal está no fato da administração local conhecer melhor as peculiaridades de cada região onde atua. A desvantagem é que, como forma de descentralização, esse tipo de departamentalização, pode, em alguns casos, ter seu campo de ação limitado, além das possíveis duplicações de esforços.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR ÁREA GEOGRÁFICA

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTO OU SERVIÇO Neste tipo, as atividades são agrupadas com base nos produtos ou serviços. É utilizado em grandes empresas onde os produtos são muito diferenciados ou representam um volume significativo. A grande vantagem é a facilidade de se analisar os resultados e possibilitar um melhor conhecimento sobre o produto. A desvantagem é devida à duplicação de atividades, cujo custo pode exceder os benefícios

Departamentalização por Produto ou Serviço

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTE Neste modelo de departamentalização, as tarefas são agrupadas conforme os clientes a quem se destinam. É utilizado principalmente quando a organização trabalha com diferentes tipos de clientes, que exigem tratamento especializado. É muito comum em lojas de departamento. Uma vantagem marcante desse modelo é que ela permite conhecer melhor as necessidades e o modo de tratar de cada tipo de cliente. A grande desvantagem é a substituição de recursos, já que muitas vezes o atendimento aos clientes é sazonal.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTE

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PERÍODO DE TEMPO Raramente utilizada nos níveis superiores da organização, a estrutura em função do tempo é utilizada basicamente na área fabril, onde o processo de fabricação não pode sofrer interrupções. Dessa forma são criados turnos de trabalho que podem ocupar até 24 horas do dia.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PERÍODO DE TEMPO

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO Neste caso, os agrupamentos de atividades são estabelecidos por linhas de processo. É freqüentemente utilizado em operações industriais. Como vantagem principal pode-se apontar a maior especialização e a rapidez com que flui a informação técnica. Como desvantagem tem-se a visão limitada dos funcionários em virtude da extrema especialização.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO

Unidade Estratégica de Negócios (UEN) – é uma unidade ou divisão da empresa responsável por consolidar os resultados de um negócio e para desenvolver uma ou mais Áreas Estratégicas de Negócios (AEN) Área Estratégica de Negócio (AEN) – é uma parte ou segmento de mercado com a qual a empresa, por meio de suas UEN, se relaciona de maneira estratégica, ou seja, de forma otimizada

Presidência Divisão Química Divisão Farmacêutica Divisão de rede de farmácias Divisão administrativa financeira Departamentalização por UEN No organograma acima existem três divisões da empresa que funcionam como UEN, a saber: Química, Farmacêutica e Rede de Farmácias. Portanto, cada uma delas funciona como um negócio, podendo ter ou não, dentro de cada divisão, uma ou mais empresas específicas

Governança Corporativa é o modelo de gestão que, a partir da otimização das interações entre acionistas ou cotistas, conselhos – administração e fiscal -, auditorias – externa e interna – e diretoria executiva, proporciona a adequada sustentação para o aumento da atratividade da empresa no mercado – financeiro e comercial – e, consequentemente, incremento no valor da empresa, redução do nível de risco e maior efetividade da empresa ao longo do tempo.

Departamentalização por Governança Corporativa Assembleia Geral Conselho Fiscal Conselho de administração Auditoria externa Comitês Presidência Executiva Auditoria Interna Diretoria Diretoria Diretoria

Departamentalização Mista A figura mostra um modelo misto de departamentalização, que envolve os tipos: funcional e por produto.

ESTRUTURAS FUNCIONAIS E POR PROJETOS Comparação FUNCIONAL POR PROJETOS Diretor Diretor Chefe Dept Eletricidade Chefe Dept Concreto Chefe Dept Hidráulica Gerente Projeto A Gerente Projeto B Gerente Projeto C Especialistas em Eletricidade Especialistas em Concreto Especialistas em Hidráulica Equipes de Especialistas conforme a necessidade do Projeto Vantagens Vantagens Maior especialização Melhor Qualidade Técnica Maior Satisfação dos Técnicos Melhor Utilização dos Recursos Maior Eficiência da Administração Maior diversificação Melhor Atendimento a Prazos Maior Atendimento aos Clientes Melhor Utilização dos Recursos Maior Eficiência do Projeto