Planejamento, Acompanhamento e Avaliação Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Planejamento, Acompanhamento e Avaliação

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É um processo que compreende 3 fases: Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas O que é o GestaRH ? É um processo que compreende 3 fases: Planejamento Acompanhamento Avaliação Portanto faz parte do “Ciclo Administrativo”

Fases do “Ciclo Administrativo” Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Fases do “Ciclo Administrativo” Planejamento Organização Coordenação Acompanhamento Controle Avaliação

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas O que é o GestaRH ? É um meio utilizado pelo UNIFEMM para aferir o desempenho de seus empregados em função de metas e resultados a serem alcançados num determinado período de tempo. As metas e resultados esperados decorrem das metas do PDI, Planos de Ação e do PCD e PCU e outras prioridades estabelecidas pelo UNIFEMM.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas O que é o GestaRH ? É um instrumento para ser usado no dia a dia, tanto pelo empregado como pelo seu supervisor (es). É a programação de trabalho, o cronograma de entrega de resultados, um mapa de produção, a direção para a realização de trabalhos no UNIFEMM.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas O que é o GestaRH ? Exige o compromisso dos supervisores com o aperfeiçoamento de suas habilidades gerenciais e o comprometimento com o atendimento da missão institucional do UNIFEMM. É um instrumento utilizado na identificação de empregados para promoção, progressão, mas não é o ÚNICO.

PARA QUE SERVE O GestaRH? Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas PARA QUE SERVE O GestaRH? O QUE ? COMO? FAZER QUANDO? COM QUAIS CRITÉRIOS DE DESEMPENHO?

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Outras funções do GestaRH Estimular e reconhecer os esforços dos empregados para obtenção de resultados esperados. Fornecer informações para ações de desenvolvimento dos empregados.

Outras funções do GestaRH Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Outras funções do GestaRH Fornecer subsídios ao UNIFEMM para uma melhor gestão de pessoas. Facilitar o processo de comunicação entre empregados e supervisores sobre a execução do trabalho planejado por meio de “feedback”.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Usos do GestaRH Saber usar o GestaRH implica em: Compreender os seguintes conceitos: Planejar Acompanhar e Avaliar Aplicar a metodologia proposta que requer o exercício de 4 habilidades básicas: Comunicação Relacionamento Negociação Retroalimentação (feedback)

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas As Quatro Habilidades Básicas: Comunicação - procurar entender e se fazer entendido, emitindo, transmitindo e recebendo mensagens/informações. Relacionamento – agir de forma cooperativa e interagir com a equipe de trabalho de maneira adequada

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Negociação – criar situações que propiciem o entendimento , com a finalidade de estabelecer planos de trabalho e metas em função do que é prioritário. Retro alimentação (feedback) – dar e receber informações criando um ambiente favorável ao trabalho. Obs: A discussão destas habilidades será realizada através de Oficinas de Trabalho para os Gestores/Supervisores programasdas para os dias 5 e 6 de março de 2013

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas QUEM SE BENEFICIA COM O GestaRH? O empregado porque: Permite a negociação das atividades e resultados esperados a serem executados Orienta COMO E COM QUAIS CRITÉRIOS DE DESEMPENHO deve apresentar os resultados esperados.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas QUEM SE BENEFICIA COM O GestaRH? O empregado porque: Auxilia na identificação de suas necessidades de desenvolvimento, assim como na organização dos seus esforços para o alcance dos resultados pretendidos. Favorece a troca sistemática de informações entre supervisor e empregado sobre a qualidade da execução do trabalho.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas QUEM SE BENEFICIA COM O GestaRH? O UNIFEMM, porque: Identifica os empregados que mais produzem na Instituição; Permite uma melhor divisão do trabalho; Incentiva o exercício da gerência participativa;

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas QUEM SE BENEFICIA COM O GestaRH? O UNIFEMM, porque: Indica o nível de excelência exigido no trabalho por meio da especificação dos critérios de desempenho para atingir resultados; Exige o planejamento, o controle e a avaliação de resultados individuais; e Aumenta a eficácia com a redução do desperdício.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Fase de Planejamento Organização Coordenação Acompanhamento Controle Avaliação

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas PLANEJAMENTO Planejar é definir o futuro desejado, com vistas a mensurar os riscos, assim como aproveitar oportunidades.

QUEM FAZ O PLANEJAMENTO NO GestaRH ? Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas QUEM FAZ O PLANEJAMENTO NO GestaRH ? O EMPREGADO E O SUPERVISOR, EM CONJUNTO. Com o GestaRH é possível organizar melhor o uso do tempo e dos meios de execução das suas atividades.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Planejando o Trabalho do Empregado Para fazer o Plano de Trabalho Individual o Supervisor e o Empregado precisam trocar informações sobre: Metas institucionais definidas no PDI do UNIFEMM; Demandas institucionais; Planos de Ação afetos à Unidade, Área ou Setor.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Atribuições e responsabilidades do cargo ocupado pelo empregado. Meios para a execução do trabalho programado, ou seja, os recursos humanos materiais, financeiros, conhecimentos e informações.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas COMO E QUANDO PLANEJAR O Plano de Trabalho Individual deverá ser registrado no formulário PART. Caso ocorram circunstâncias especiais ou alterações na programação de trabalho da Unidade, área , setor, etc. as metas e resultados esperados poderão ser replanejadas a qualquer momento. Este replanejamento será realizado na fase de acompanhamento.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas O Supervisor deverá certificar-se que estão sendo oferecidas ao empregado as orientações e os meios necessários à execução das atividades planejadas: recursos humanos, materiais, financeiros, conhecimentos e informações. O Plano de Trabalho deve ser feito, formalmente, a cada 12 meses, para o ciclo de janeiro a dezembro, sendo revisado periodicamente, na fase de acompanhamento visando inclusão, cancelamento ou interrupção de atividades planejadas.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Como Estabelecer Metas As metas devem estar baseadas no PDI ou em demandas institucionais. A meta pode ser uma atividade ou um conjunto de atividades atribuídas a um empregado. Apenas as atividades mais relevantes devem constituir metas.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Como Estabelecer Metas A descrição da atividade é objetiva, não contempla detalhamento. A descrição da atividade deve conter um verbo de ação, na forma infinitiva, que indique claramente o que se quer. Exemplos: levantar dados e informações, elaborar relatórios, realizar, etc

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Verbos mais usados para a descrição de atividades: analisar, avaliar, coletar, calcular, comparar, controlar, diagnosticar, elaborar, emitir, formular, identificar, montar, operar, organizar, processar, redigir, selecionar, testar, validar, etc. Verbos que devem ser evitados na descrição de atividades: auxiliar, iniciar, observar, transmitir, etc.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas AS METAS DEVEM SER: SMART Específica – S Mensurável – M Alcançavel – A Relevante – R Temporal – T

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Tipos de Metas ROTINA – essenciais MELHORIA – processos DESAFIO – inovação

METAS DEVEM RESPONDER: O QUE ? COMO ? QUANDO ? Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas METAS DEVEM RESPONDER: O QUE ? COMO ? QUANDO ?

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DESCREVENDO RESULTADOS ESPERADOS Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas DESCREVENDO RESULTADOS ESPERADOS Representa o detalhamento do desempenho. Deve especificar os critérios de desempenho. Critérios de desempenho são elementos relacionados às características do trabalho que irão nortear a avaliação final.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Os critérios de desempenho usados no GestaRH são: Tempo e periodicidade – período de realização ou frequência de uma atividade; Qualidade - sem erros; Quantidade - volume, unidades produzidas, tempo de produção, etc.; Condição - critério normativo.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Formulário de Planejamento e Avaliação dos Resultados do Trabalho - PART

2. IDENTIFICAÇÃO DO EMPREGADO FORMULÁRIO DE PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS DO TRABALHO – PART 2. IDENTIFICAÇÃO DO EMPREGADO Nome: Cargo: Departamento: Área/Setor: 3. PLANO DE TRABALHO E ITENS DE AVALIAÇÃO # Metas e Resultados Esperados PPA NRO PONTOS 1 2 3 Meta: Resultado Esperado: 4 20% Escore final de cumprimento de metas (ECM): 100 Legenda: PPA: Peso por Atividade; NRO: Nível de Obtenção de Resultados Assinatura do Empregado: ____________________ Assinatura(s) do Supervisor (es): _____________________ Data: __________ Meta: Encerrar as movimentações financeiras mensais no sistema até o 5º dia útil 10% Resultado Esperado: 12 relatórios no prazo estabelecido Meta: Apresentar, no prazo de 90 dias, uma proposta de sistematização das informações relativas a alunos matriculados nas diferentes situações acadêmicas 30% Proposta apresentada no prazo, com a especificação dos requisitos e processos de trabalho necessários à sua implementação Resultado Esperado: Implementar o Plano de Ação referente a auto-avaliação do curso 40% Implantar o Plano de Ação em sua totalidade

4. PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO EMPREGADO Deverá receber capacitação para operação do Sistema @ula Deverá ampliar seus conhecimentos relativos a legislação de ensino superior 5. COMENTÁRIOS GERAIS DO EMPREGADO O cumprimento da meta nº ….. foi prejudicada pelo atraso no repasse de informações da área X 6. COMENTÁRIOS GERAIS DE ACOMPANHAMENTO DO SUPERVISOR . As atividade ....... foi adiada. Nova atividade foi incluida na programação do empregado sob o número ...... . O atividade ..... Teve seu prazo redefinido em função de ........... O empregado tem demonstrado interesse em aprender novas tarefas e demonstra potencial para atividades mais complexas. 7. RESULTADO DA AVALIAÇÃO ECM (Escore de Resultados Alcançados) = Assinatura do empregado: Assinatura do(s) Supervisor (es): Data:

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas ACOMPANHAMENTO

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Planejamento Organização Fase Acompanhamento Controle Avaliação

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Acompanhamento É a observação contínua do trabalho que está sendo executado pelo empregado. É uma atividade típica de gerência.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas QUEM FAZ O ACOMPANHAMENTO ? O(s) Supervisor (es) QUANDO SE FAZ O ACOMPANHAMENTO? Pelo menos a cada 3 meses ou sempre que ocorrerem fatos que interfiram com o cumprimento da meta estabelecida

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas COMO SE FAZ O ACOMPANHAMENTO? Identificando problemas de execução ou ausência de meios que estejam interferindo na obtenção dos resultados . Identificando juntos (supervisor e subordinado) as soluções que devem ser adotadas para superar os problemas.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas COMO SE FAZ O ACOMPANHAMENTO? Replanejando metas já estabelecidas ou incluindo novas metas negociadas entre o supervisor e o subordinado. Registrando no campo específico do formulário PART os fatos e dificuldades que possam interferir no cumprimento da meta. O registro pode ser feito por iniciativa do supervisor ou do empregado.

4. PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO EMPREGADO Deverá receber capacitação para operação do Sistema @ula Deverá ampliar seus conhecimentos relativos a legislação de ensino superior 5. COMENTÁRIOS GERAIS DO EMPREGADO O cumprimento da meta nº ….. foi prejudicada pelo atraso no repasse de informações da área X 6. COMENTÁRIOS GERAIS DE ACOMPANHAMENTO DO SUPERVISOR . As atividade ....... foi adiada. Nova atividade foi incluida na programação do empregado sob o número ...... . O atividade ..... Teve seu prazo redefinido em função de ........... O empregado tem demonstrado interesse em aprender novas tarefas e demonstra potencial para atividades mais complexas. 7. RESULTADO DA AVALIAÇÃO ECM (Escore de cumprimento de Metas) = Assinatura do empregado: Assinatura do(s) Supervisor (es): Data:

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas AVALIAÇÃO

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Planejamento Organização Coordenação Acompanhamento Controle Fase Avaliação

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas AVALIAÇÃO É o julgamento do trabalho realizado pelo empregado. Essa fase é realizada pelo supervisor e o empregado e tem a finalidade de comparar o EXECUTADO com o PLANEJADO, tomando por base os critérios de desempenho especificados no resultado esperado.  

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas AVALIAÇÃO É sempre um resultado do ACOMPANHAMENTO. Somente avaliará de maneira correta o supervisor que acompanhar de forma adequada o trabalho do empregado.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas EFETUANDO A AVALIAÇÃO

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas O GESTARH requer do supervisor dois tipos de avaliação: PARA GESTORES E ANALISTAS Cumprimento da Meta Avaliação Complementar (competências gerenciais ou fatores de produtividade e comportamento) PARA ASSISTENTES E AUXILIARES Avaliação de fatores de produtividade e comportamento

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas A Avaliação de Cumprimento de Metas tem por objetivo definir o NRO-Nível de Resultados Obtidos para cada uma das metas planejadas. Para definir o NRO o avaliador deverá atribuir um percentual entre 0% e 100% de cumprimento da meta. Para isso deve ser considerado o cumprimento do prazo e qualidade do resultado apresentado. Os pontos obtidos em cada meta será o produto do PPA pelo NRO.

2. IDENTIFICAÇÃO DO EMPREGADO FORMULÁRIO DE PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS DO TRABALHO – PART 2. IDENTIFICAÇÃO DO EMPREGADO Nome: Cargo: Departamento: Área/Setor: 3. PLANO DE TRABALHO E ITENS DE AVALIAÇÃO # Metas e Resultados Esperados PPA NRO PONTOS 1 2 3 Meta: Resultado Esperado: 4 Meta: xxx Resultado Esperado: xxx 20% Escore final = 84 pontos ( /100 Legenda: PPA: Peso por Atividade; NRO: Nível Resultados Obtidos Assinatura do Empregado: ____________________ Assinatura(s) do Supervisor (es): _____________________ Data: __________ Meta: Encerrar as movimentações financeiras mensais no sistema até o 5º dia útil 10% 80% 800 Resultado Esperado: 12 relatórios no prazo estabelecido Meta: Apresentar, no prazo de 90 dias, uma proposta de sistematização das informações relativas a alunos matriculados nas diferentes situações acadêmicas 30% 100% 3000 Proposta apresentada no prazo, com a especificação dos requisitos e processos de trabalho necessários a sua implementação Resultado Esperado: Implementar o Plano de Ação referente a auto-avaliação do curso 40% 90% 3600 Implantar o Plano de Ação em sua totalidade 50% 1000

AVALIAÇÃO COMPLEMENTAR Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas AVALIAÇÃO COMPLEMENTAR

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas A Avaliação Complementar tem por objetivo mensurar fatores de produtividade e de comportamento que influenciam os resultados apresentados pelo empregado. A Avaliação Complementar é um processo de “feedback” que permite oferecer ao empregado informações sobre seus pontos fortes e fracos e subsidiar ações de melhoria.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas A Avaliação Complementar contempla: Competências Gerenciais para Diretores, Coordenadores e Assessores Fatores de Produtividade e Comportamento para Analistas.

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas COMPETÊNCIAS GERENCIAIS: Articulação de relacionamentos Capacidade inovadora Gestão de pessoas Gestão de projetos e resultados Liderança Orientação estratégica Tomada de decisão

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas COMPETÊNCIAS GERENCIAIS: Quatro competências serão de caráter obrigatório e até 3 de caráter facultativo. Obrigatórias: definidas pela Diretoria anualmente Facultativas: definidas pelo superior imediato 

EFETUANDO A AVALIAÇÃO DE COMPETÊNCIAS GERENCIAIS Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas EFETUANDO A AVALIAÇÃO DE COMPETÊNCIAS GERENCIAIS

EFETUANDO A AVALIAÇÃO COMPLEMENTAR DE ANALISTAS Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas EFETUANDO A AVALIAÇÃO COMPLEMENTAR DE ANALISTAS

Adaptação às mudanças FATORES PARA OS ANALISTAS: Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas FATORES PARA OS ANALISTAS: (4 obrigatórios e 3 facultativos) Adaptação às mudanças Comunicação Habilidade para trabalhar em equipe Desenvolvimento profissional e pessoal Empenho na solução de problemas

FATORES PARA OS ANALISTAS Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas FATORES PARA OS ANALISTAS Aceitação de inovações e atualização Comprometimento Gestão do conhecimento e compartilhamento de experiências Persistência Iniciativa Conhecimento especializado Interação com clientes Qualidade e produtividade do trabalho

COMO EFETUAR A AVALIAÇÃO COMPLEMENTAR Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas COMO EFETUAR A AVALIAÇÃO COMPLEMENTAR Cada fator está desdobrado em 4 níveis que descrevem o desempenho do avaliado. Apenas um deverá ser assinalado. Haverá um mínimo de 4 fatores (obrigatórios) e um máximo de 7 (3 facultativos) em cada ciclo de avaliação. Os fatores facultativos e os pesos de cada fator serão definidos entre o supervisor e o subordinado no início de cada ano. O escore da avaliação complementar (EAC) será a média ponderada das notas obtidas pelo avaliado.

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Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas OBSERVAÇÕES IMPORTANTES NAS AVALIAÇÕES DE GESTORES, ANALISTAS, ASSISTENTES E AUXILIARES Os resultados deverão ser discutidos com o subordinado e, nessa oportunidade, deverá ser elaborado ou complementado o Plano de Desenvolvimento Individual do empregado. A discussão dos resultados é indispensável e deve ser expressamente registrada no campo “Comentários Gerais do Supervisor”.

PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO EMPREGADO Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO EMPREGADO

Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas O Plano de Desenvolvimento conterá os registros relativos as ações de desenvolvimento que o empregado necessita. Essas ações podem ser: IMEDIATAS – quando são condições para o cumprimento da meta; FUTURAS – quando visam o aperfeiçoamento do empregado e decorrem da observação do desempenho ao longo do tempo.

Estágios em serviço na Instituição a ou fora dela; Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas As ações de desenvolvimento mais comuns são: Leitura de manuais; Estágios em serviço na Instituição a ou fora dela; Participação em eventos de formação (treinamentos, cursos, etc.) Reuniões técnicas Eventos e encontros técnico-científicos

Ações de desenvolvimento mais comuns (continuação . . .) Programa de Gestão do Desenvolvimento Institucional e de Pessoas Ações de desenvolvimento mais comuns (continuação . . .) Ao final do ciclo de avaliação o supervisor em conjunto com o subordinado devem verificar se as ações imediatas de desenvolvimento foram cumpridas e, se for o caso, as que ações futuras devem ser desenvolvidas.

4. PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO EMPREGADO Deverá receber capacitação para operação do Sistema @ula Deverá ampliar seus conhecimentos relativos a legislação de ensino superior 5. COMENTÁRIOS GERAIS DO EMPREGADO O cumprimento da meta nº ….. foi prejudicada pelo atraso no repasse de informações da área X 6. COMENTÁRIOS GERAIS DE ACOMPANHAMENTO DO SUPERVISOR . As atividade ....... foi adiada. Nova atividade foi incluida na programação do empregado sob o número ...... . O atividade ..... Teve seu prazo redefinido em função de ........... O empregado tem demonstrado interesse em aprender novas tarefas e demonstra potencial para atividades mais complexas. 7. RESULTADO DA AVALIAÇÃO ECM (Escore de Resultados Alcançados) = Assinatura do empregado: Assinatura do(s) Supervisor (es): Data: 84 pontos