DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL DE TAREFAS DIVISÃO DE REDAÇÃO LEGISLATIVA E PARLAMENTAR -DIVRED-

________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ JUSTIFICATIVA importância da distribuição proporcional de tarefas para qualquer setor da CMBH; forma justa servidores aptos a desempenhar as mesmas atribuições; motivação e interação entre os servidores; evitar a distribuição desproporcional ou inexistente ->desmotivação; servidor mais ágil sobrecarregado (tirar do outro a possibilidade de fazer).

________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ Divisão de Redação Legislativa e Parlamentar – DIVRED ATRIBUIÇÕES elaborar, revisar, digitalizar, publicar (intranet, internet, DOM) atas de evento oficial; alimentar o Sistema de Informações Legislativas – SIL elaborar pronunciamentos; prestar assessoramento de redação sob demandas de consultoria legislativa; elaborar redação final de projetos em conjunto com a DIVAPC; revisar texto a ser promulgado pela Mesa ou pelo Presidente e outros documentos oficiais; preparar termo de posse de vereador, prefeito e vice-prefeito.

COMPOSIÇÃO DIAGNÓSTICO ANTERIOR ________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ COMPOSIÇÃO 5 redatores 11 técnicos legislativos (redatores de atas) 2 estagiários DIAGNÓSTICO ANTERIOR Sempre houve distribuição de tarefas, de uma forma quase equânime, por tipo de reunião entre os redatores de atas; Não havia distribuições de tarefas por tipo entre os redatores; Gestão participativa: sempre houve demanda (grupo ou chefia) para discussão de problemas recorrentes; Por não haver registro escrito do fluxo, era alto o risco de se realizar etapas na execução da tarefa.

________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ EVOLUÇÃO Planilhas de controles, registro das decisões do grupo e formulário contendo o fluxo de tramitação da ata no setor; Planilhas de controle: tarefas agrupadas por tipo, horário e complexidade; Transparência (controles e regras à disposição de todos); Comunicação (informações, inclusive a escala semanal de reuniões por e-mail).

MODELO PARÂMETROS Controle de tarefas por redator ________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ MODELO Controle de tarefas por redator Redator Ata de Comissão Ata de Audiência /Relatório de visitas - Ata de Plenário c/ quorum Ata de Plenário s/ quórum Ata de Reunião Especial Ata de Reunião Solene Consultoria de forma e redação de emendas Redação final Veto/ Sanção Tácita Discursos Revisão /Redação de textos Ofícios Consultoria de conteúdo Redator 1 Redator 2 PARÂMETROS ata de audiência pública: 2h30min por ata redação inicial: 2 (dois) projetos por turno de 6 horas redação final: 2 (dois) projetos por turno de 6 horas

________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ MODELOS Para todas as situações e tipos de reunião – depende do horário e da complexidade da tarefa. - Reunião de comissão - sem audiência - CPI - Plenário Reunião especial e audiência pública (diurna) Reunião especial (discussão de assunto relevante) e audiência pública – noturna Reunião especial e audiência pública - fim de semana/feriado - Reunião solene – noturna - Reunião solene – fim de semana/feriado - Registro de evento - Reunião fora da câmara – diurna - Reunião fora da câmara – noturna Reunião de comissão (s/audiência) – fim de semana/feriado Apoio/participação em seminário e fórum metropolitano - Reunião solene/especial (comemorativa) – diurna

MANHÃ TARDE Nome/Nº de reuniões 135 136 137 138 139 140 141 142 143 ________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ MANHÃ  Nome/Nº de reuniões 135 136 137 138 139 140 141 142 143  Servidor 1 17/9/08 22/9/08 29/9/08 6/10/08 9/10/08  Servidor 2 15/9/08 18/9/08 24/9/08 1/10/08 20/10/08 21/10/08 3/11/08 TARDE Nome/Nº de reuniões 135 136 137 138 139 140 141 142 143 Servidor 1 17/9/08 22/9/08 29/9/08 6/10/08 9/10/08 Servidor 2 15/9/08 18/9/08 24/9/08 1/10/08 20/10/08 21/10/08 3/11/08

CONTROLE DE TAREFAS ADMINISTRATIVAS ________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ CONTROLE DE TAREFAS ADMINISTRATIVAS MANHÃ Nome/Tarefa Ata correção Ata correção Plenário Ata intranet/ data dist. sil/ carimbar Ata internet/ data aprov.sil Ata aprovada Atualização de pastas Envio resumo dom conferir dom/ data no SIL protocolo de documento Impressão agenda pautas Previsão de reunião Apoio à revisora Requisição de material Redação de Regras p/ o Setor realização de pesquisa de equipamentos e temas Diversos Servidor 1 9 2 8 7 20 17 Servidor 2 15 3 14 11 153 1 47

Controle de Férias/Folgas/Faltas - DIVRED - atualizado em X/X/08 ________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ Controle de Férias/Folgas/Faltas - DIVRED - atualizado em X/X/08 Servidor Folgas/Férias (dias) Horas adquiridas Faltas em Horas Faltas em dias Total Agendamento de férias/folgas/alterações de horários Servidor Período que pretende ausentar-se Motivo Data Agendamento

ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE REDAÇÃO DE ATAS ________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE REDAÇÃO DE ATAS

EXEMPLOS DE REGRAS DELIBERADAS PELO GRUPO ________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ EXEMPLOS DE REGRAS DELIBERADAS PELO GRUPO A reunião especial (discussão de assunto relevante) e audiência pública noturna pertencem ao grupo de reuniões “fora do horário – dia de semana”; 2) É facultado ao Redator de Atas participar da escala desse grupo de reuniões; no entanto, caso decida pela participação, fica obrigado a participar da escala de todas as demais reuniões constantes desse grupo de reuniões; 3) Caso um redator de atas deseje ingressar nessa escala, o seu ingresso se dará no número (coluna – Nº de Atas) em que a maioria dos redatores de atas estiver;

________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ REGRAS quando o redator receber uma consultoria registrada inicialmente como de forma, mas seu trabalho resultar em uma consultoria de conteúdo, informará o fato à chefia, que fará a alteração pertinente no controle; no caso de tarefa que exija extraordinário volume de tempo de um redator, este informará o tempo gasto à chefia, que fará a conversão numérica, no controle da seguinte forma: dividirá o número de horas gastas na tarefa por 6, multiplicará o resultado pelo fator correspondente à tarefa, dividirá este produto por 2 e lançará o quociente na respectiva tarefa, para o redator em questão; lançará, para as demais tarefas desse redator, um número tal que represente a metade do total que faltaria para que o redator alcançasse numericamente os outros redatores, em cada tarefa;

________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ Procedimentos: verificar, na tabela, quais os redatores de ata poderiam ser escalados para a Reunião; 2) consulta entre os redatores que se enquadrem no procedimento previsto no item 1 sobre o interesse em fazer a reunião; 3) sorteio entre os interessados e conseqüente retirada deste para o próximo sorteio (até o fim da rodada); 4) caso não haja interessados, será feito o sorteio entre os que ainda não tiverem feito audiência ou especial (naquela rodada) e o sorteado será responsável pela reunião sob pena de perder o direito a fazer duas reuniões solenes em dia de semana; 5) caso não compareça à reunião a que estiver escalado, o Redator perderá o direito de participar da escala de duas reuniões solenes noturnas; ficará, ainda, obrigado a redigir a Ata daquela Reunião.

VANTAGENS motivação e interação ________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________ VANTAGENS motivação e interação distribuição justa de tarefas (perfil e tempo de realização) transparência: conhecimento das regras evita ociosidade e sobrecarga produtividade eficiente como resultado