Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos Fábio Rodrigo P. da Silva Profissional em Organização de Arquivos 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Tópicos Abordados Conceito Histórico Metodologia Estrutura Estatísticas Realizações Projetos Conclusões 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Arquivo Art. 2º Consideram-se arquivos [...], os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Lei nº 8159/91) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo Atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos de uso corrente, desempenhadas por determinado órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado como Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar. (PAES, 2005) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Conceito Protocolo Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos. (CAMARGO e BELLOTTO, 1996) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo Setor encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (Arquivo Nacional, 2005) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Conceito Protocolo na UNICAMP: Ato de registrar expediente ou processo no Sistema de Protocolo, atribuindo-se um código de identificação (Protocolar). Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes (Protocolo Central). 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Conceito Protocolo na UNICAMP: Área da estrutura das unidades e órgãos, encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes e que tem subordinado sob sua orientação outras subáreas de protocolo e/ou expediente (Protocolo Setorial). 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo na UNICAMP: Subárea da estrutura das unidades e órgãos, encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes (Protocolo Subsetorial). 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Histórico 1963/1992 – Atividades de protocolo efetuadas manualmente através de fichas Centralizado na Diretoria Geral de Administração – DGA 1992/1994 – Desenvolvimento e implantação do Sistema de Protocolo e Arquivo Coordenação: DGA – Protocolo e SIARQ – Arquivos Descentralização de protocolos e arquivos para unidades e órgãos 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Histórico 1963/1994 – Centralização total do Arquivo na Diretoria Geral de Administração (DGA) 1994 – Descentralização de arquivos às unidades e órgãos (exceto pessoal); Unidades assumem os arquivos posteriores a 1994 1995 – Arquivo Central/SIARQ assume o arquivo centralizado da DGA (1963/1994) 1996 – Transferência dos arquivos ativos às unidades 1997 – Descentralização dos arquivos de pessoal 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Protocolo – utilizava fichários para controle de autuação e tramitação Arquivo – armazenava juntos processos ativos e encerrados (controle por fichas das entradas e saídas) Integração – Protocolo informava ao Arquivo o arquivamento dos processos 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Proposta de mudança do modelo de administração: Análise e reformulação organizacional a partir de estudo das atividades dos setores e da comparação com a teoria arquivística Preocupação com adoção de procedimentos adequados de gestão de documentos no novo modelo 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Mudança do modelo de administração centralizada para o modelo sistêmico: Órgão coordenador: Protocolo Central (DGA) e Arquivo Central (SIARQ) Órgãos setoriais: Protocolos e Arquivos Setoriais (unidades e órgãos) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Adoção de procedimentos padronizados de trabalho incorporando todas as fases da gestão de documentos: registro de produção, classificação, tramitação, arquivamento, avaliação e uso Nova estrutura organizacional permitiu a integração das diferentes etapas do ciclo vital dos documentos (corrente, intermediária e permanente) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Implantação de sistema eletrônico com as funcionalidades e a estrutura do novo fluxo de atividades para gerenciamento de processos e expedientes Descentralização das responsabilidades pelas operações arquivísticas de processos e expedientes juntamente de outras operações administrativas 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Atribuição da responsabilidade da gestão de documentos aos produtores Estruturação de arquivos setoriais e de comissões setoriais nas unidades e órgãos Cumprimento da determinação da deliberação de criação do Sistema de Arquivos (SIARQ) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Institucionalização da nova sistemática – procedimentos - e da implantação do sistema eletrônico por ato legal (Portaria GR nº 105/93) Utilização do Manual do Usuário do Sistema de Protocolo (CCUEC) para orientar quanto aos procedimentos de operação do sistema Elaboração e aplicação de instruções normativas para procedimentos específicos não contemplados no ato legal 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Transferência da Coordenação do Protocolo Central (DGA) para o Arquivo Central (SIARQ) - 2005 Etapas do projeto de Transição: Capacitação de pessoal do Arquivo Central/SIARQ Transferência da gerência do Sistema de Protocolo Descentralização de autuação Treinamento de usuários Atualização e adaptação das instruções normativas Proposição e implementação de melhorias 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estrutura 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estrutura Agentes de Protocolo e Arquivos em 2007: 605 Autuação/Abertura e total acesso as funções: categoria 3 = 76 (Totalidade unidade e/ou órgão) categoria 4 = 206 (Restrição área e/ou sub-área) Trâmite e Consulta: categoria 6 = 323 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estrutura Arquivos encerrados no Arquivo Central/SIARQ: Todas as unidades e órgãos da Unicamp Arquivos ativos no Arquivo Central/SIARQ Órgãos da Reitoria - exceto: DGA, DGRH (pessoal), Prefeitura (pessoal), CECOM (Pessoal) Unidades: CT, COTUCA, COTIL, FEA, HEMOCENTRO, IB, IC; FEQ (Pessoal e outros) Rede de Arquivos: 35 unidades arquivísticas setoriais 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estatísticas Triênio (2005/2007): Oficinas e encontros: 05 Treinamentos: 96 usuários Monitorias: cerca de 27 mil/ano Ocorrências e-mail e telefônicas (orientações): cerca de 3750 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estatísticas 2007: Sindicâncias de processos extraviados: 04 Processos/Expedientes abertos: 27.451 Eliminações: 9.547 (34%) Processos de amostragem: 477 Processos/Expedientes controlados pelo sistema: 453.027 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Realizações Testes com novas capas de processos/expedientes em parceria com a Gráfica Central/DGA (piloto AC/SIARQ) Recomendação de uso de cadarços sarjados para encaminhamento de processos em lote e/ou volume Inclusão de caixas padronizadas no estoque do Almoxarifado Central/DGA (item almoxarifado) Manutenções do Sistema de Protocolo para permitir regularizações e facilitar o processo de monitoria 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Projetos Alinhamento dos instrumentos de gestão da UNICAMP ao SAESP Revisão dos instrumentos de gestão para uso dos protocolos e arquivos Atualização e adaptação das instruções normativas 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Projetos Gestão e Preservação de Documento Digital Atualização do Sistema de Protocolo e Arquivos Ampliação dos Arquivos 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória SIARQ X SAESP Alinhar o Sistema de Arquivos da Unicamp ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP): Tabelas de Classificação de documentos Tabelas de Temporalidade de Documentos Sistema de Protocolo Único do Estado de SP 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Instrumentos de Gestão Revisar Instrumentos de Gestão de Documentos da Unicamp para uso dos Protocolos e Arquivos: Validação e uso do Plano de Classificação de Atividades e Documentos Elaboração e aplicação de Tabelas de Temporalidade de Documentos 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Instrumentos de Gestão Revisões em andamento: Tabelas de Temporalidade de Documentos Administrativos – DGA Tabelas de Institutos e Faculdades – FCM e FEAGRI Ampliação e Remodelação do Plano de Classificação da Unicamp – AC/SIARQ 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Instrumentos de Gestão Instruções Normativas – Protocolo e Arquivo Publicação da versão 1 para validação da Rede de Protocolos e Arquivos do SIARQ Necessidade de adequação de instruções específicas referente a determinadas atividades (comprovantes curriculares) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão e Preservação de Documento Digital Preparação de Plano de Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais Grupo de Estudos de Documentos Eletrônicos - GDAE (2004/2007) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão e Preservação de Documento Digital Proposições do GDAE: Inclusão do assunto no PLANES/Unicamp Criação da comissão de implantação Desenvolvimento do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (incluindo digital) Capacitação e intercâmbio 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão e Preservação de Documento Digital Em andamento: 1. Planes – Revisão Copei 2007 – Programas: Gestão de Documentos (13) Difusão do Conhecimento (6) 2. Criação de Comissão – Resolução GR nº 045/2007 – 17/10/2007 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão e Preservação de Documento Digital 3. Participação na Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE/Conarq) 4. Participação no Projeto Internacional de Gestão e Preservação Digital – InterPARES (Coordenado pelo Arquivo Nacional) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão e Preservação de Documento Digital 5. Desenvolvimento em 2006 do Sistema de gestão Arquivística de Documentos – Trâmite (SIGAD/T) Equipe: SIGAD – GR, PG, PREF, PRDU e EXTECAMP SIGAD/T – FEAGRI e FEF (GED/GEPRO) Implementação para teste FEAGRI, FEF e Arquivo Central/SIARQ 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão e Preservação de Documento Digital Projeto SIGAD/T: Controlar documentos avulsos Criação de documentos (incluindo o digital) Controle numérico de atos administrativos Registro, Protocolo e Trâmite Utilizar plataforma tecnológica (JAVA 3...) Curso oferecido pelo CCUEC Experiência de implementação 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Funcionalidade - SIGAD 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Iniciativas na Unicamp Proposta de funcionamento do SIGAD Unicamp Ambiente de Criação/Produção Ambiente de Preservação Em fase de Teste Em fase de Teste Captura Trâmite Arquivamento Avaliação Registro Protocolo - convencional - digital Recebimento Encaminhamento Ativo Intermediário Encerrado Eliminação Guarda SIGAD/T Formatos padrões EAD XML Gerenciamento Base Unidade Metadados + Documentos Base Unidade Preservação Base Unidade Repositório Metadados + Documentos Acesso Interno Acesso Público EAD XML 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Sistema de Protocolo e Arquivo Atualização do Sistema de Protocolo e Arquivos Com inclusão de novos requisitos funcionais e técnicos Usando plataforma tecnológica determinada pelos órgãos de informática Migração de todos os dados do atual Sistema 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Projetos de Ampliação dos Arquivos: Ampliação dos arquivos: FEM, IQ, DGA, FCM (aquisição e instalação de deslizantes em áreas destinadas para a estruturação de arquivos) Ampliação do Arquivo Central/SIARQ: Transferência de documentos dos Arquivos Setoriais de longo prazo de guarda; Recolhimento de documentos para preservação 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conclusões Dispõe de experiência em gestão de documentos arquivísticos (modelo para outras instituições) Existe a necessidade de fortalecimento da interação e da integração da Rede de Protocolos e Arquivos do SIARQ 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Conclusões Precisa ampliar o controle dos documentos de modo a abranger os avulsos e os digitais (infraestrutura física, lógica e de pessoal) Esforço contínuo de compartilhamento, validação e utilização de normas e instruções de gestão de documentos Atualização urgente do atual Sistema de Protocolo e Arquivos (limitações tecnológicas) 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Obrigado!!! 03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória