UNICAMP – Arquivo Central Conhecimento & tecnologia da informação Fórum: Documento científico: novos desafios para a gestão Arquivos Científicos: análise da produção e da preservação dos registros da C&T no Rio de Janeiro Maria Celina Soares de Mello e Silva Museu de Astronomia e Ciências Afins Rua General Bruce, 586 – São Cristóvão Rio de Janeiro – RJ celina@mast.br

O A importância dos arquivos científicos para a história da ciência Documentos intermediários e documentos finais; Permitem diversas abordagens históricas, como: história de descobertas tecnológicas, dos pensamentos científicos, de educação e difusão das idéias, de desenvolvimentos político, econômico e social, de fundos para a ciência e tecnologia, técnicas militares, dentre outras; O O que aponta a bibliografia consultada? Os documentos finais são preservados em detrimento aos intermediários; Não há preocupação com os registros após a conclusão da pesquisa; A decisão sobre a preservação dos documentos é pessoal.

O A pesquisa nos institutos de pesquisa do MCT no Rio de Janeiro · Objetivo Estudar a produção documental arquivística oriunda das atividades de pesquisa de instituições científicas, visando a elaboração de procedimentos, recomendações e políticas de preservação;

· Laboratórios pesquisados Instituto de Engenharia Nuclear – IEN, subordinado à Comissão Nacional de Energia Nuclear – CNEN (17 laboratórios); Instituto Nacional de Tecnologia – INT (24 laboratórios); Centro Brasileiro de Pesquisas Físicas – CBPF (21 laboratórios); Centro de Tecnologia Mineral – CETEM (14 laboratórios); Instituto de Matemática Pura e Aplicada – IMPA (2 laboratórios); Instituto de Radioproteção e Dosimetria – IRD (17 laboratórios); Observatório Nacional – ON (7 laboratórios). Total = 102 questionários

· Metodologia Entrevista gravada com aplicação de questionário; Esta metodologia demonstrou ser rica em termos de respostas, porque levou o entrevistado a refletir sobre a produção documental e a fornecer mais detalhes e explicações sobre sua rotina de trabalho; Conhecer a situação de preservação dos arquivos científicos destes institutos para traçar um panorama da preservação documental e, ainda, conhecer do ponto de vista do cientista sobre esta questão.

· Questionário Informações gerais – informações cadastrais do laboratório, áreas de pesquisa, objetivos, normativas e existência de arquivo; Informações sobre as atividades e a produção documental – quadro contendo as atividades rotineiras e não rotineiras, os documentos gerados e sua preservação; Correspondência – sobre a preservação da correspondência tradicional e via e-mail; Uso da informática – sobre cópias de segurança, manuais de equipamentos e bases de dados; Instrumentos e/ou equipamentos – sobre produção e preservação de instrumentos, equipamentos e seus manuais; Segurança – sobre o acesso físico ao laboratório e controle de chaves; A visão do cientista/pesquisador – sobre sua opinião a respeito da preservação documental e sua importância.

O Análise parcial dos dados · Preservação dos documentos finais de um trabalho de pesquisa, em detrimento aos documentos intermediários; · Relatórios técnicos e os artigos ou publicações, são preservados na biblioteca da instituição (são os produtos finais do trabalho); · Não possuem um único arquivo central ou permanente, porém existem locais de guarda separados; · Cada setor se responsabiliza por seus documentos, não havendo regras para a sua guarda, apenas para os produtos finais da pesquisa ou prestação de serviço; · Os documentos permanecem sob a guarda da Coordenação ou Divisão a qual o laboratório está subordinado e sob a responsabilidade da secretaria; · Manual de Qualidade onde está especificado o prazo de guarda da documentação por um prazo de cinco anos. Porém, não há normas para a guarda após este período;

O Análise parcial dos dados Na prestação de serviço, os relatórios técnicos são produzidos para o “cliente” e não podem ser publicados. E, ainda, são produzidos muitas vezes com uma descrição sumária do processo desenvolvido; Na maioria dos casos, é o projeto a ser executado que dita as regras de como o laboratório será utilizado; Existe a preocupação com a preservação e organização dos registros quando se tem em vista uma patente, ou nos casos dos laboratórios que prestam serviços externos ao Instituto; Nos laboratórios voltados à pesquisa acadêmica propriamente dita, a produção e a guarda dos documentos são considerados de caráter pessoal, obedecendo ao critério individual do pesquisador/cientista; A grande maioria da correspondência é por meio eletrônico, e sua preservação fica a critério do cientista/pesquisador, não havendo diretrizes para sua guarda.

O Considerações finais Os dados apresentados são apenas parciais tendo em vista que a pesquisa está em andamento e a análise final será elaborada com os dados de todos os laboratórios; Os dados apresentados já permitem um panorama dos problemas enfrentados pelos arquivistas ao lidar com a preservação da documentação oriunda da prática científica e tecnológica.

O Base de dados Utilização do Programa Epi-Info para a análise dos dados; Desenvolvimento de planilha específica para este projeto; Alimentação da base.

O Perspectivas futuras Concluir a alimentação da base de dados para a tabulação e análise dos dados coletados; Elaboração de relatórios parciais com a análise de cada instituto, individualmente; Elaboração de um Relatório Técnico sobre a preservação dos registros oriundos da ciência e tecnologia a ser encaminhado ao MCT; Produção de trabalhos acadêmicos e apresentação dos resultados em eventos científicos