Mecanismos para Avaliação de Projetos de Resoluções Atividades de Comissões Secretaria, Unidades, Entidades e Órgãos da OEA. Subsecretaria de Administração

Projetos de Resoluções Em 1998, a Comissão Preparatória da Assembléia Geral adotou um “Formulário de Avaliação de Implicações Orçamentárias” que deveria acompanhar todas as resoluções propostas. Na prática, este formulário não tem sido usado. A Secretaria-Geral recomenda que os Órgãos Políticos restabeleçam o uso deste formulário, que está sendo distribuído.

Atividades de Comissões O Conselho Permanente solicitou à Secretaria que desenvolvesse um mecanismo apropriado para ajudá-lo na avaliação da utilidade e dos custos das comissões e dos grupos de trabalho e de outros foros que estão sendo considerados pelo Conselho no tocante ao desempenho de tarefas necessárias. A Secretaria-Geral recomenda que o Conselho Permanente adote o uso do FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE COMISSÕES/GRUPOS DE TRABALHO, já distribuído, para seu uso.

Mecanismo de Avaliação de Mandato Requisitos legais Conceito Conteúdo Amostra Cronograma

Requisitos Legais Artigo 83a das Normais Gerais [83a]“Manter um banco de dados com os mandatos vigentes e que contenha, entre outros, os seguintes dados: início e fim do mandato, origem do mandato, área programática, órgão responsável por sua execução etc. Estes dados deverão ser usados como base para determinar as ações que a Secretaria-Geral espera empreender no exercício a orçar e devem ser colocados à disposição dos Estados membros.”

Artigo 83b das Normas Gerais [83b] “Elaborar, na medida do possível, uma classificação dos mandatos por área, segundo o nível de prioridade que devam ter no entendimento da Secretaria-Geral.” Recursos limitados obrigam a Secretaria a concentrar-se nas prioridades

Conceito Fornecer um banco de dados aos Estados membros e à Secretaria que: Ù Identifique os mandatos Ù Vincule mandatos e atividades Ù Liste as atividades requeridas para o cumprimento dos mandatos Ù Apresente os resultados reais e/ou desejados Ù Indique os requisitos de custeio reais/projetados Ù Projete os requisitos de atividades/custeio futuros

Objetivo Capacitar a Secretaria-Geral e os Estados membros com informações relativas aos mandatos e às atividades da OEA para permitir um processo decisório mais fundamentado, levando em conta: Ü A situação dos mandatos e das atividades (atuais e projetados); Ü Os resultados alcançados e projetados; e Ü Os custos.

Conteúdo do Banco de Dados Elementos Críticos - Atividades - Uma lista de atividades que serão ou terão de ser empreendidas de acordo com os mandatos. - Resultados - Um resumo dos resultados alcançados ou esperados das atividades. - Justificativa - Uma explicação dos vínculos entre as atividades e o objetivo legal. - Impacto orçamentário - Fornece uma estimativa orçamentária das atividades, inclusive do Fundo Ordinário e de outros Fundos.

Informações Adicionais (Em conformidade com o Artigo 83) Ù O nome da área técnica/administrativa responsável pela realização das atividades Ù Referência Ù Áreas Técnicas: A referência do mandato (nomenclatura), seção ou parágrafo e seu título Ù Áreas Administrativas / Apoio de Infra-estrutura: Artigo das Normas Gerais, da Carta ou de Ordem Executiva Ù O ano em que o mandato foi emitido Ù As datas de início e término do mandato Ù A situação atual do mandato, isto é, se concluído, em andamento, adiado

Tela de Entrada de amostra

Dados Adicionais em Conformidade com a AG/Res. 2 (Out. de 2000)

Continuação

Continuação - Coerência com as Prioridades

Orientação Direta à Secretaria-Geral sobre a Preparação Os resultados devem refletir conseqüências, e não processos. Por exemplo, o comparecimento a uma reunião não é um resultado, mas parte de uma atividade ou processo que pode levar a um resultados.

Orientação - Continuação Na indicação de resultados, deve-se tomar o cuidado de expressar os resultados de forma a responder à pergunta: “Qual é ou foi o impacto da(s) atividade(s) em termos de progresso, mudança ou realização da promoção do objetivo mais amplo da OEA?”

Este é um Processo de Mudança e Transformação Ù Mover-se de um orçamento orientado para regras para um orçamento orientado para a missão Ù Ênfase no custeio de resultados e não no custeio de insumos Ù Enfoque nos resultados Ù E o requisito de que todas as partes participem do processo.

CRONOGRAMA Ù A Secretaria continua a melhorar o banco de dados. Ù A Secretaria fornece aos Estados membros extratos resumidos do banco de dados 30 dias antes da apresentação do orçamento. Ù As informações do banco de dados são usadas pelos Estados membros no processo de aprovação do Orçamento para examinar prioridades e alocar recuros. Ù A retroalimentação dos Estados membros será usada para aprimorar o processo.