Planejamento de reservas Controle dos riscos 1

EMENTA DO CURSO Riscos – definição e histórico. Planejamento do gerenciamento de riscos. Fontes, Identificação e Categorização de riscos. Qualificação e Quantificação por Valor Esperado dos riscos. Simulação de Monte Carlo. Estratégias e Plano de resposta aos riscos. Planejamento de Reservas. Controle de riscos. Gerência de Riscos como um dos Fatores Críticos de Sucesso em Projetos. 2

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Planejamento de respostas aos riscos Identificação Análise Resposta Controle Etapas do processo de gestão de riscos 4

Respostas aos riscos Fases Intermediárias Fase Inicial Fase Final Recurso/ Custo Fases Intermediárias Fase Inicial Fase Final Tempo MOMENTO DA AÇÃO CONTENÇÃO/ PREVENÇÃO CONTINGÊNCIA 5

Provisão no orçamento do projeto ou um plano para mitigar riscos. Reserva Gerencial: para cobrir os riscos desconhecidos ou sem informações Reserva de Contingência: para cobrir os riscos com conhecimento parcial Fatores a Considerar: Posição no ciclo de vida Abordagem de estimativa Tipo de contrato Exposição às ameaças Influência das oportunidades Níveis de tolerância ao risco Riscos aceitos Conseqüências de estouros Lições aprendidas Decisão gerencial Entradas 6 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Condições necessárias para decidir sobre o projeto: MOMENTO DE DECISÃO Condições necessárias para decidir sobre o projeto: Posicionamento em Avançar ou não avançar Bases financeiras definidas Quais as reservas necessárias – GERENCIAL e de CONTINGÊNCIA Quais os Riscos serão tratados como (CONTENÇÃO) e representam custos imediatos e/ ou negociação com o Cliente Quais os Riscos serão tratados posteriormente (CONTINGÊNCIA) e que representam custos futuros 7 Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro CONTROLE DOS RISCOS - GERÊNCIA Planejamento Identificação Análise Resposta Controle Processo que envolve a execução do plano de gerência de risco com o objetivo de responder aos eventos de risco no desenvolvimento do projeto. Definir Responsabilidades Executar Projeto Planos de Contingência Atualizar Plano de Gerência de Riscos Se houver mudanças no projeto, iniciar processo de Gerência de Riscos novamente. Gerência de Riscos Contornos Dados de entrada Plano de Gerência de Risco Eventos de Risco reais Identificação de Riscos adicionais Entradas 8 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Entradas Monitorar e controlar os riscos Registro dos riscos Plano de gerenciamento do projeto Informações sobre o desempenho do trabalho Andamento das entregas Progresso no cronograma Custo incorridos Relatórios de desempenho Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008 Entradas 9 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Ferramentas/Técnicas Monitorar e controlar os riscos Ferramentas/Técnicas Reavaliação de riscos Auditorias de riscos Análises de variação e tendências Medição de desempenho técnico Análise de reservas Reuniões de andamento Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008 Entradas 10 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Saídas Entradas Monitorar e controlar os riscos Atualizações do registro de riscos Resultados de reavaliações de riscos, auditorias de riscos e revisões periódicas dos riscos Resultados reais dos riscos do projeto e das respostas aos riscos Atualizações dos ativos de processos organizacionais Modelo do plano de gerenciamento de riscos, incluindo a matriz de probabilidade e impacto e o registro dos riscos Estrutura analítica dos riscos Lições aprendidas das atividades de gerenciamento dos riscos do projeto Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008 Entradas 11 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro CONTROLE DOS RISCOS - GERÊNCIA Gatilhos: Sempre que houver qualquer mudança no Projeto; Sempre que um evento de risco realmente aconteça; Sempre que o projeto atinja um ponto de decisão ou “milestone”; Faça: Controle de perto o progresso do projeto Execute em tempo hábil as reações aos riscos quando ocorrerem problemas ou vantagens inesperadas Avalie extensivamente a eficácia das reações aos riscos Reaja com ações adicionais, se necessário Faça um acompanhamento contínuo Não se Esqueça de Perguntar: Quanto risco... Você pode assumir e permanecer responsivo? Você pode incluir no custo e permanecer competitivo? Você está disposto a assumir? Qual é a tolerância ao risco dos stakeholders? Entradas 12 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro CONTROLE DOS RISCOS - GERÊNCIA Incerteza vs. Impacto do Risco no Ciclo de Vida do Projeto Risco Fases Incertezas Impacto Problema: um evento de risco negativo (conhecido ou desconhecido) que se materializa; Vantagens inesperadas: um evento de risco positivo (conhecido ou desconhecido) que se materializa; Contorno: reação não planejada (não definida antecipadamente) a um evento de risco negativo; Ação corretiva: executar a reação a um evento de risco negativo (planejada, como as contidas no plano de contingência, ou não planejada, como os contornos); Os eventos de risco se manifestam como problemas ou vantagens inesperadas durante a execução do projeto. Entradas 13 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro CONTROLE DOS RISCOS Pergunte-se Comunicação Os riscos mitigados foram contidos de maneira suficiente? Os riscos aceitos e materializados podem ser tolerados? Os resultados do plano de contingência foram satisfatórios? Os contornos realizados geraram resultados eficazes? O ciclo de vida do risco chegou ao fim? É necessária a tomada de alguma ação extra? Comunicação Todos os controles das reações aos riscos e todos os dados do plano de gerencia de riscos devem ser comunicados aos: Stakeholders Membros da equipe Os Stakeholders devem entender: As implicações dos riscos e as reações O estado e os potenciais de riscos Os membros da equipe devem entender: A eficácia das reações aos riscos executadas Contornos escolhidos As percepções e direcionamento dos Stakeholders A comunicação deve ser oportuna e regular. Entradas 14 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro CONTROLE DOS RISCOS - DOCUMENTAÇÃO Comprovação física da execução da Gerência de Riscos Inclui Eventos, Análise, Reação planejada e Fatos ocorridos (Ferramentas Utilizadas) Inclui eventos desconhecidos que ocorreram Registra a lógica de pensamento da equipe de projeto ao elaborar as abordagens para os riscos Facilita a comunicação de eventos de riscos conhecidos (identificados) e desconhecidos (não identificados) Realizada continuamente durante o desenvolvimento do projeto. Entradas 15 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

BENEFÍCIOS DE UM CONTROLE EFICIENTE CONTROLE DOS RISCOS BENEFÍCIOS DE UM CONTROLE EFICIENTE As ações de respostas ao risco podem se implementadas conforme um plano prévio; Os stakeholders têm informação sobre o que está acontecendo no projeto; A exposição ao risco fica mais evidente, mesmo que de forma mais intensa; Ficam explícitas as necessidades de realimentação do processo de gerenciamento; Há envolvimento da equipe de projeto no gerenciamento dos eventos que, teoricamente, poderiam estar dentro de suas atribuições; Os fundos de reserva (de contingência e gerencial) são gerenciados, evitando gastos desnecessários Entradas 16 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Qual a nova reação, não planejada anteriormente; CONTROLE DOS RISCOS Qual a nova reação, não planejada anteriormente; O que essa reação provoca (mitiga, elimina); Qual o custo dessa reação; Qual o responsável pela reação; Data da reação; Data da ocorrência (materialização) do risco; Qual o impacto do risco, por qual valor este ocorreu Entradas 17 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Respostas ao final do processo CONTROLE DOS RISCOS Respostas ao final do processo Os riscos mitigados foram contidos de maneira suficiente? Os riscos aceitos e que foram materializados podem ser tolerados? Os resultados do plano de contingência foram satisfatórios? Os contornos realizados geraram resultados eficazes? O ciclo de vida do risco chegou ao fim? Foi necessária a tomada de alguma ação extra? Entradas 18 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

CONTROLE DOS RISCOS – DOCUMENTAÇÃO Registros Registro das incertezas possíveis; Descrição dos riscos, causas possíveis e impactos; Categorização dos riscos, agrupando por afinidades para direcionamento aos recursos mais capacitados e acompanhamento; Riscos analisados com importância e pesos relativos;; Estratégia de reação aos riscos em prevenção e contingência Decisão se avança o projeto ou não com base nas incertezas e impactos; Responsáveis pelo ônus do risco - cliente ou o fornecedor; Responsáveis no acompanhamento; Definição de sistema de acompanhamento e monitoramento e registrando Entradas 19 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

CONTROLE DOS RISCOS – DOCUMENTAÇÃO Lições aprendidas para base histórica Riscos que se materializam – quando e por quanto tempo. Suporte para estimativa; Riscos que não se materializam; Riscos que se materializam e não foram identificados previamente; Impactos efetivos dos riscos ocorridos comparados aos planejados; O que as incertezas provocam nos resultados finais do projeto Entradas 20 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

“Se você não atacar os riscos de frente, eles irão atacá-lo” NÍVEL DE MATURIDADE EM GERÊNCIA DE RISCOS Problemático Mitigando Prevenindo Antecipando Criando Oportunidades “Se você não atacar os riscos de frente, eles irão atacá-lo” Tom Gilb Em que estágio sua organização está??? Uma reflexão.... Entradas 21 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro Características: Falta de comunicação; NÍVEL DE MATURIDADE EM GERÊNCIA DE RISCOS Mitigando Prevenindo Antecipando Criando Oportunidades Problemático Características: Falta de comunicação; Pessoas muito ocupadas resolvendo problemas e não pensam no futuro; Só se pensa em risco quando eles ocorrem; Notícias de riscos são negativas; Gerência por crise; Fase do 10% aí.... Entradas 22 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro Características: NÍVEL DE MATURIDADE EM GERÊNCIA DE RISCOS Mitigando Prevenindo Antecipando Criando Oportunidades Problemático Características: Mudança de gerência de crise para gerência de riscos; Introdução dos conceitos de risco na equipe; Pessoas se preocupam, mas não de fora sistemática; Falta de experiência de como reportar os riscos e como gerenciá-los; Ênfase apenas na fase inicial do projeto; Apenas gerente de projeto ou poucos participantes; Ainda sem Análise consistente.... Entradas 23 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro Características: NÍVEL DE MATURIDADE EM GERÊNCIA DE RISCOS Mitigando Prevenindo Antecipando Criando Oportunidades Problemático A gerência de risco passa a ser vista como atividade de equipe; Começamos a tentar evitar os efeitos, identificar e eliminar causas; Processo dinâmico e integrado; Envolvimento eventual dos clientes; Pessoas com maior experiência em identificar, mas ainda inseguros de quantificar – apenas Qualificação; Ponto de inflexão entre abordagem reativa e pró-ativa; Características: Entradas 24 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro Características: NÍVEL DE MATURIDADE EM GERÊNCIA DE RISCOS Mitigando Prevenindo Antecipando Criando Oportunidades Problemático Características: Transição de Análise Qualitativa para Quantitativa – apenas Valor Base e Valor Esperado; Usamos métricas (históricos) para antecipar falhas e prever eventos futuros; Habilidade para aprender, adaptar e antecipar mudanças; Equipe e clientes trabalham juntos com razoável acuracidade e focam nas reais prioridades; Entradas 25 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008

Entradas Registro Características: NÍVEL DE MATURIDADE EM GERÊNCIA DE RISCOS Mitigando Prevenindo Antecipando Criando Oportunidades Problemático Características: Visão positiva da Gerência de Riscos – Riscos de Oportunidade e Diferencial Competitivo; Riscos são responsabilidade de todos; Ambiente aberto e sem ameaças ao processo - participação; Admite-se a existência de coisas que não sabemos – riscos desconhecidos; Utiliza-se cenários de pior e melhor caso; Entradas 26 Registro Fonte: Guia PMBOK, PMI, quarta edição, 2008