O documento eletrônico e a Análise diplomática PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MINAS GERAIS IEC :: Cursos :: Especialização Gestão de Arquivos e Documentos

Postura?

O conhecimento do ambiente técnico do documento: Internet, linguagem de marcas na representação de documentos, metadados, exemplos de formatos (recursos tecnológicos) utilizados na sua formação/estruturação, possibilita entender os meios envolvidos na representação do documento denominado digital, visto que os mesmos são, em uma primeira análise, dados em linguagem de máquina que devidamente decodificados por um programa de computador, apresentam uma informação possível de ser capturada e compreendida pelos nossos sentidos, ou seja, um documento em potencial.

“O [documento] eletrônico vem se juntar à galeria de suportes criados e utilizados pelo homem, desde os tempos mais remotos, para registro e comunicação de suas informações, elemento de prova da existência, erros e progressos de toda uma geração”.

O conceito de documento não exige um suporte específico, para sua apreciação jurisdicional. A questão a ser considerada será sempre a representatividade de um fato através do tempo e do espaço, “destinada a fixá-lo de modo permanente e idôneo, reproduzindo em juízo” (SANTOS, 1966, p. 57). Para o Direito

Questão a ser observada São os critérios de segurança que um documento digital necessita preencher de forma a gerar confiabilidade. NO CONTEXTO ELETRÔNICO SURGE UM NOVO DESAFIO: GARANTIR A EFICÁCIA PROBATÓRIA QUE OS REQUISITOS BÁSICOS DE SEGURANÇA ESCRITO E ASSINADO GARANTEM NO SUPORTE PAPEL, VISTO QUE TAIS REQUISITOS DO DOCUMENTO PERMANECEM ÍNTEGROS, DEVENDO OS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ALCANÇAR AS FUNÇÕES QUE ESSES CONCEITOS PROCURAM GARANTIR. Questão a ser observada

A diplomática fixa o método crítico com que há de se buscar, além da autenticidade, a origem e a formação do documento e a relação dos fatos representados nele com seu(s) criador(es). Sob o foco da análise diplomática, o documento é resgatado a partir do contexto do seu órgão gerador (público e privado) e da sua função precípua e originária ao atuar como materialização de um ato (derivado de um fato), ultrapassando assim, sua função de mero suporte da informação.

Identificam-se como elementos de seguridade de um documento jurídico (ou não) a sua fixação e inalterabilidade, visto serem estes que possibilitam a autenticidade que surge como consequência da certeza que se tem da origem do documento.

Elementos diplomáticos Sistema jurídico; Ato; Pessoas; Procedimentos; Forma documental – que determina a criação – alcançar seus propósitos mediante a inclusão de todos os elementos relevantes e mostrando suas relações. Elementos diplomáticos

Documento diplomático CARACTERES EXTERNOS Matéria = suporte Meio = escrita Formato = matéria e a inserção da escrita na mesma Sinais = caracteres gráficos ou jurídicos especiais (selos, carimbos etc.) CARACTERES INTERNOS Língua Teor documental (articulação do discurso com a fórmula da tipologia documental) Documento diplomático

Elementos que figuram para garantir autenticidade do documento ELEMENTOS EXTERNOS Marcas de validação; Subscrição; Suporte; Escrito; Língua e estilo ELEMENTOS INTERNOS Invocação; Precação; Subscrição (data tópica e cronológica). Elementos que figuram para garantir autenticidade do documento

Elementos que figuram para garantir autenticidade do documento Elementos internos e externos: ações ou atos, que são a causa determinante para a criação do documento; Pessoas, que tomam parte na formação de um documento; Procedimentos, que são meios pelos quais os atos são realizados, Forma do registro, que liga todos os elementos. Elementos que figuram para garantir autenticidade do documento

DURANTI (2000) afirma que todos os documentos podem ser analisados, compreendidos e avaliados por meio de sistemas de elementos formais que são universais em sua aplicação. As formalidades de redação preestabelecidas serão tais quais no suportes tradicionais. Documento eletrônico

Metodologia da crítica diplomática segundo Duranti (1996) Analisar quadro da página 56. Metodologia da crítica diplomática segundo Duranti (1996)

Assim: A informação assume novas perspectivas; Passa a requerer minuciosa análise do profissional da informação; Os aspectos relacionados à fidedignidade documental são premissas básicas de qualquer área de conhecimento; Diplomática assume papel de efetiva instrumentalidade; Não é o Direito, a Diplomática ou a Arquivologia os responsáveis por coibir a adulteração. Assim:

O Direito trabalha com atos válidos, no cumprimento de suas funções, de modo que, ao se buscar compreendê-las, no contexto da sua documentação, poder- se-á compreender as funções dos documentos, gerados eletronicamente, a partir da compreensão da sua estrutura administrativa, conforme suas competências específicas, podendo ainda identificar e reconstituir a gênese dos documentos para estabelecer sua proveniência.

É possível afirmar que: Elementos externos: a forma física no meio digital caracteriza-se por possuir elementos invisíveis ao analista, porém todos podem ser identificados (linguagem codificada, protocolo de segurança, a imagem de um cadeado etc.);

Elementos internos: forma intelectual do documento: Assinaturas digitais Lugar de transmissão Indicação de anexos Comentários Notas Código de identificação Número de registro etc.

The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) aims at developing the knowledge essential to the long-term preservation of authentic records created and/or maintained in digital form and providing the basis for standards, policies, strategies and plans of action capable of ensuring the longevity of such material and the ability of its users to trust its authenticity.

The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) O documento precisa: Ser fixo a um meio de forma objetiva e sintática (governada por regras de arranjo); Guardar relação com um fato considerado pelo sistema jurídico dentro do qual é produzido; Ser redigido de uma forma pré-estabelecida e controlada visando assegurar confiabilidade.

Observa-se que, ao passar por uma triagem diplomática, os elementos externos que constituem as partes da estrutura tecnológica que determinam a aparência do documento (linguagem de programação, metadados etc.) representando a forma física do documento criado em um determinado meio, que nesse caso específico é o meio eletrônico, possibilita a comunicação do teor documental, bem como sua articulação. Como por exemplos, mencionam-se: letra, tipo de impressão (estilo e tamanho), formato (registros eletrônicos), cores, linguagem (html, xml etc.), sinais especiais (marcas d’água, logotipos etc.), brasão, lacres (assinaturas digitais, criptografia etc.), hardware, links e hiperlinks etc.

Diplomática como uma disciplina “formativa”

ANATOMIA >> MÉDICOS FÍSICA >> ENGENHEIROS GRAMÁTICA >> LINGUISTAS DIPLOMÁTICA >> ARQUIVOLOGIA

Contribuições da diplomática para a arquivologia A estreita relação que estabelece entre o documento arquivístico e o sistema jurídico dentro do qual se cria o documento; Poder identificar o estado de transmissão do documento; Apesar de “guardar” conjuntos de documentos, os arquivistas estão preocupados com o estado de transmissão dos mesmos; O fato se intensifica com os documentos eletrônicos; Contribuições da diplomática para a arquivologia

Contribuições da diplomática para a arquivologia Rigor terminológico; Destaca a relação entre formas, tipos de atos e fases de procedimentos e mostra todos os tipos de interação entre pessoas e documentos; Ajuda a estabelecer metadados que comporão os SIGADs; Assessora a investigação de como a sociedade “entende” e utiliza os documentos. Contribuições da diplomática para a arquivologia

Recapitulando...

Tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Ex: termos como ata, requerimento, plano, portaria etc. constarão normalmente de um glossário de espécies documentais, pois são veículos semânticos que suportam um conteúdo documental. No entanto se se tratar de atas de conselhos de graduação, requerimentos de matrícula em curso de pós-graduação, planos de curso ou portarias de nomeação de autoria do reitor, está se lidando com tipos documentais da área de administração e do funcionamento de universidades e, conseqüentemente, tipos existentes em arquivos universitários. Os tipos documentais

Gênero Espécie Tipo Categoria e subcategoria Assim:

Categorias documentais DOCUMENTOS DISPOSITIVOS NORMATIVOS São manifestações de vontade de autoridades supremas e que devem obrigatoriamente ser acatados pelos subordinados. Emanam do Poder Legislativo, Executivo ou de autoridades administrativas. Lei, Portaria, Decreto, Instrução Normativa, Estatuto, Ordem de serviço, Regimento, Decisão, Regulamento, Acórdão, Resolução, Despacho decisório. Categorias documentais

Categorias documentais DOCUMENTOS DISPOSITIVOS DE AJUSTE São documentos pactuais representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes. Para o caso dos arquivos públicos, pelo menos uma delas deverá ser a administração pública. Tratado, Ajuste, Convênio, Termo, Contrato, Pacto. Categorias documentais

Categorias documentais DOCUMENTOS DISPOSITIVOS DE CORRESPONDÊNCIA São os que, em geral, derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execução em âmbito mais restrito de jurisdição. Alvará, Intimação, Circular, Exposição de motivos, Aviso, Edital, Portaria, Memorando. Categorias documentais

Categorias documentais DOCUMENTOS TESTEMUNHAIS DE ASSENTAMENTO São configurados por registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrências. Atas, Termos, Apostilamento, Autos de Infração. Categorias documentais

Categorias documentais DOCUMENTOS TESTEMUNHAIS COMPROBATÓRIOS São os que derivam dos de assentamentos, comprovando-os. Atestados, Certidões, Traslados, Cópias autenticadas. Categorias documentais

Categorias documentais DOCUMENTOS INFORMATIVOS São os opinativos/enunciativos, que esclarecem questões contidas em outros documentos e cujo conteúdo vai fundamentar uma resolução Pareceres, Informações, Relatórios, Votos, Despachos interlocutórios Categorias documentais

Os dicionários, vocabulários controlados, estudos internos das instituições, glossários etc. são preciosas fontes de informação para o entendimento da espécie e tipologia documental! Lembrem-se sempre!