UNIVAP ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS GESTÃO DE PROJETOS Prof. Mauro Tadeu Cardoso, PMP

GESTÃO DO ESCOPO DO PROJETO Project Scope Management PMBOK - Chapter 5

Project Scope Management CONCEITUAÇÃO Dicionário “Aurélio” ESCOPO (s.m.): ALVO, MIRA, INTUITO, INTENÇÃO Wikipédia, a enciclopédia livre. Escopo (gerenciamento projeto) de um projeto é a soma total de todos os produtos do projeto e seus requerimentos ou características. Algumas vezes o termo escopo é empregado no sentido da totalidade do trabalho necessário para completar o projeto. No gerenciamento de projeto tradicional, a ferramenta para descrever o escopo do projeto são a estrutura de detalhamento produto e a descrição do produto. A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a EAP - estrutura analítica do projeto (ou WBS - Work Breakdown Structure)

Project Scope Management CONCEITUAÇÃO Gestão de Escopo de Projetos envolve os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido e apenas o trabalho requerido, de modo a se concluir o projeto com sucesso. O foco principal consiste em definir-se e controlar-se o que está e o que não está incluído no projeto ( INCLUI / NÃO INCLUI )

Project Scope Management CONCEITUAÇÃO Gestão de Escopo significa, em última análise: 1. Fazer uma constante verificação no sentido de assegurar que todo o trabalho está sendo executado 2. Dizer “ não “ à trabalhos adicionais, não incluídos no projeto ou não constantes do “ project charter “ 3. Prevenir trabalho adicional ou “ gold plating “

5. Project Scope Management PROCESSOS DA GESTÃO DE ESCOPO 5.1 Iniciação : Autorização do Projeto ou de uma Fase 5.2 Planejamento de Escopo : Desenvolvimento da Declaração de Escopo, como base para decisões futuras sobre o projeto 5.3 Definição de Escopo : Subdivisão dos produtos “macro “, em componentes menores e melhor gerenciáveis 5.4 Verificação de Escopo : Aceitação formal do escopo do projeto 5.5 Controle de Mudanças de Escopo : Controle das mudanças de escopo do projeto

5. Project Scope Management TÓPICOS A OBSERVAR Work Breakdown structure ( WBS ) Initiation Scope verification Scope management plan Project charter Scope definition and scope decomposition Project selection methods Constraints Scope statement Definition of scope management WBS dictionary Delphi technique Management by objectives

MÉTODOS PARA SELEÇÃO DE PROJETOS 1. Métodos para Medida de Benefícios ( Abordagem comparativa ) “ Murder Board “ Peer Review Modelos para Graduação ( Scoring Models ) Modelos Econômicos Benefício comparado com Custos

MÉTODOS PARA SELEÇÃO DE PROJETOS 2. Constrained Optimization Methods ( Abordagem Matemática ) Programação Linear Programação Integral Programação dinâmica Programação multi-objetivos

INICIAÇÃO DE PROJETOS REFLEXÃO Para efeito de Reflexão, elabore uma relação de AÇÕES necessárias para iniciar-se um projeto. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

INICIAÇÃO DE PROJETOS Quem deve ser envolvido na iniciação de Projetos ? Não há padrões bem definidos Para alguns tipos de projetos, o gerente de projetos os inicia. Para outros projetos, o gerente de projetos não é designado até que o project charter é elaborado / aprovado. Em qualquer dos casos, o “ Project Charter “ é o principal output do processo de Iniciação.

PROJECT CHARTER REFLEXÕES 1. Que deve ser incluído em um “Project Charter “ ? 2. Que importância / objetivo o “Project Charter “ tem para o Gerente de Projeto ?

PROJECT CHARTER CONSIDERAÇÕES O Project Charter é : 1. Criado por pessoa com autoridade suficiente na hierarquia da empresa para autorizar o início do projeto 2. Criado durante o processo de Iniciação ( 5.1 ) 3. Amplo o suficiente para não ter que ser alterado, à medida que ocorram mudanças no projeto 4. Um “output “ do processo de Iniciação

PROJECT CHARTER CONSIDERAÇÕES 5. O “ project charter “ tem como objetivo, dar autoridade para o gerente de projetos. 6. O “project charter “ reconhece formalmente a existência do projeto. Em tese, o projeto NÃO existe sem o “project charter “. 7. O “project charter “ contém os principais resultados e objetivos do projeto. As informações contidas no “project charter “ são consideradas vitais para o sucesso do projeto.

RESTRIÇÕES Restrições ( “Constraints “ ) são fatores que limitam as opções da equipe do projeto. Constituem exemplos de restrições : recursos, orçamento, programação e escopo Restrições devem ser identificadas e gerenciadas e são “inputs “ para vários aspectos da gestão de projetos. A alta gerência pode identificar algumas restrições, ao passo que os stakeholders e a equipe podem identificar outras.

PLANEJAMENTO DE ESCOPO Declaração de Escopo ( Scope Statement ) Promove uma base para a compreensão comum do escopo entre os stakeholders e, ao mesmo tempo, permite determinar se a fase do projeto foi concluída Plano para Gestão de Escopo Descreve como o escopo e mudanças de escopo serão administrados.

Work Breakdown Structure REFLEXÕES 1. Que é um WBS ? 2. Faça a representação gráfica do WBS de um projeto, a título de exemplificação

“ REGRAS “ PARA A ELABORAÇÃO DE WBS DE PROJETOS O WBS é elaborado com a ajuda da equipe do projeto O primeiro nível deve ser concluído antes que o projeto seja decomposto ainda mais Cada nível do WBS é um segmento menor do que o do nível acima Todo o projeto é incluído nos níveis mais elevados. Entretanto, eventualmente alguns níveis serão decompostos mais além do que outros. O WBS deve conter produtos ( “deliverables “ ) do projeto. Trabalho não incluído no WBS, não é parte integrante do projeto

“ REGRAS “ PARA A ELABORAÇÃO DE WBS DE PROJETOS Um WBS pode se tornar uma base ( “template “ ) para futuros projetos O projeto deve ser decomposto em “ Work packages “ que : possam ser estimadas de forma realística e confiável não possam ser mais subdivididos, de forma lógica possam ser concluídos de forma relativamente rápida gerem produtos quando da sua conclusão possam ser concluídos sem interrupção ( Sem a necessidade de maiores informações ) Quando o WBS é decomposto até o nível de atividades, como uma regra geral ( “ rule of thumb “ ) , as atividades devem ter uma duração entre 4 a 40 horas ou 8 a 80 horas.

O WBS COMO A BASE DO PROJETO

O WBS EM SÍNTESE O WBS de um Projeto : É uma representação gráfica da hierarquia do projeto Identifica todo o trabalho a ser executado : Trabalho que não está no WBS, Não faz parte do Escopo do Projeto É a base a partir da qual o projeto é construído É MUITO importante Força as pessoas a refletir sobre todos os aspectos do projeto Pode ser reutilizado em outros projetos É um “output “ da Definição de Escopo ( 5.3 )

WBS REFLEXÕES Quais são os benefícios de se utilizar um WBS para a definição de Escopo de Projetos ?

BENEFÍCIOS DE UM WBS Ajuda a prevenir que o trabalho se perca nos detalhes Dá à equipe do projeto uma compreensão de como cada uma das partes se encaixa no todo do projeto. Dá à equipe do projeto uma indicação do impacto do trabalho de cada um no todo do projeto. Facilita as comunicações e cooperação entre os membros da equipe e demais satkeholders. Ajuda a prevenir mudanças

BENEFÍCIOS DE UM WBS Focaliza a experiência da equipe naquilo que precisa ser feito, implicando em um projeto de maior qualidade. Promove uma base para dimensionamento da equipe, estimativas de custo e prazos. Permite provar as necessidades de pessoal, custo e prazos. Ajuda no comprometimento e desenvolvimento da equipe Ajuda a equipe focar seu pensamento no projeto Ajuda os membros da equipe a perceber seus papéis.

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VERIFICAÇÃO DE ESCOPO Verificação de Escopo é o processo que consiste em se obter aceitação FORMAL do escopo do projeto pelos stakeholders ( sponsor, cliente, usuário, etc ). Verificação de escopo pode ser entendida como qualquer uma das seguintes afirmativas : 1. Revisão dos produtos e dos correspondentes resultados, para assegurar que todo o trabalho esteja completo correta e satisfatoriamente. 2. Condução de inspeções, revisões e auditorias 3. Determinação de se os Resultados estão em conformidade com os requisitos 4. Determinação de se os produtos do trabalho estão concluídos corretamente 5. Documentação da conclusão dos produtos do projeto ( “deliverables “ ) 6. Obtenção de aprovação formal

VERIFICAÇÃO DE ESCOPO Verificação de Escopo consiste em um feed-back do cliente de forma mais detalhada. Verificação de Escopo é feita: 1. Ao final de cada Fase do Projeto ( Ciclo de Vida do Projeto ); e 2. Durante o Processo de Controle ( Ciclo de Vida de Gestão de Projetos ) Verificação de Escopo resulta em aceitação formal pelos stakeholders, sponsor e / ou cliente. Verificação de Escopo e Controle de Qualidade são executados simultaneamente.

VERIFICAÇÃO DE ESCOPO A diferença entre Verificação de Escopo e Controle de Qualidade está no foco. O foco principal da Verificação de Escopo consiste na ACEITAÇÃO do escopo do projeto. Controle de Qualidade envolve análise da CONFORMIDADE do escopo, tendo como base os requisitos do cliente. Verificação de Escopo é também feita em qualquer momento em que um projeto for encerrado, para verificar-se o nível de conclusão do projeto.

“ DICIONÁRIO WBS “ É definido visando o controle de que trabalho está concluído e quando. Dicionário WBS é empregado para prevenir problemas com a conclusão do escopo de projetos, bem como aumentar o grau de compreensão do trabalho a ser desenvolvido. É , em algumas situações, denominado “ Descrição de Atividade “. Auxilia no estabelecimento de limites quanto ao que está incluído em cada atividade ou “ work package “.

WBS DICTIONARY - EXAMPLE

GESTÃO POR OBJETIVOS Gestão por Objetivos é uma filosofia de gestão empresarial que tem como base o estabelecimento e a busca de objetivos empresariais. Gestão por objetivos envolve: 1. Estabelecimento de Objetivos claros e realísticos 2. Avaliação periódica do grau de atingimento dos objetivos 3. Implementação de ações corretivas Se o projeto não estiver alinhado ou não suportar os objetivos empresariais, o mesmo poderá ser inviabilizado em termos de recursos, prioridade e atenção. Gestão por objetivos só funciona quando tem suporte do topo da empresa.

TÉCNICA DE DELPHI A técnica de Delphi consiste na obtenção da opinião de especialistas em termos de aspectos técnicos, escopo , estimativas ou riscos. Não é uma técnica exclusiva para identificação de riscos O emprego da técnica de Delphi envolve: 1. Solicitação de informações para especialistas 2. Compilação das respostas obtidas 3. Envio dos resultados para os especialistas para análise complementar

TÉCNICA DE DELPHI Aplicam-se três regras à técnica de Delphi: 1. Os especialistas não são colocados no mesmo ambiente 2. A identidade dos especialistas permanece anônima 3. Busca-se a construção de consenso O emprego da técnica de Delphi ajuda na minimização de “ bias “ ou influências desnecessárias

Project Scope Management Exercício + Discussões