Documentos Digitais Aula 13

Preservação Digital Desde o surgimento da escrita houve uma preocupação com a preservação desses artefatos. Assistimos ao longo dos últimos anos ao crescimento acentuado da criação de recursos electrô-nicos não só provenientes de digitalização como nascidos di-gitais. As tecnologias de informação são, atualmente, o principal su-porte para a produção e arma-zenamento de informação.

POR QUANTO TEMPO GUARDAMOS OBJETOS? As empresas podem guardar informação por dias, meses ou anos. Os humanos guardam coisas por anos ou enquanto estiverem vivos, podendo ainda serem guardados por mais tempo. Os arquivos, bibliotecas e museus guardam por centenas de anos. Devemos observar sempre o horizonte de obsolescência que é estimado em torno de 07 anos.

Problemas Estruturais: A experiência constatada no terreno por organizações identificou cenários em que a informação é produzida com caráter de utilização imediata sem serem consideradas necessidades operacionais sobre essa mesma informação a médio ou longo prazo. O resultado desta atitude resulta na perda, muitas vezes irreversível, de informação com consequências mais ou menos dramáticas para a instituição que a perdeu. Problemas Estruturais: Fragilidade dos objetos digitais; Necessidade de utilização de tecnologia para acesso e Obsolescência.

Níveis do objeto digital Objeto digital: Qualquer objeto de informa-ção que possa ser representado através de uma sequência binária. Níveis do objeto digital Objeto Físico – Hardware Objeto Lógico – Software Objeto Conceitual – Ser humano Para que a preservação seja possível é necessário assegurar todos esses níveis. É necessário garantir políticas para imple-mentar técnicas de perenidade e acessibi-lidade a este tipo de informação.

A preservação digital consiste na capacida-de de garantir que a informação digital per-manece acessível e com qualidade de au-tenticidade suficiente para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma pla-taforma eletrônica diferente da utilizada no momento de sua criação Responsabilidade do arquivo adotar medidas preventivas e corretivas objetivando minimizar a ação do tempo.

“A resolução da UNECO considera urgente a necessidade de salvaguardar os patrimônios culturais digitais garantindo assim o acesso continuado aos conteúdos e à funcionalidade dos registros autênticos (...) para assegurar os direitos dos cidadãos.” (Santos, 2007, p. 23) O mercado informático não oferece soluções orientadas para a preservação digital, embora haja bastantes aplicações vocacionadas para gestão de documentos eletrônicos. É fundamental que as instituições sejam capa-zes de gerir a sua informação digital de forma a mantê-la utilizável e garantir os seus propósitos operacionais.

A preservação digital assume três vetores: 1. Conjunto de atividades desenvolvidas com o fim de aumentar a vida útil dos documentos de arquivos eletrônicos, salvaguardando a utilização operacional e protegendo-os das falhas de supor-tes, perda física e obsolescência tecnológica; 2. Conjunto de atividades que promovem a acessibilidade continuada aos conteúdos; 3. Conjunto de atividades que assistem na preservação do conteúdo intelectual, forma, estilo, aparência e funcionalidade. Quanto mais rápida a instituição integrar a preser-vação digital no seu plano de ação, definir e im-plementar soluções apropriadas, maior a probabi-lidade de sucesso na preservação dos objetos digitais.

Plano de Preservação Digital Um Plano de preservação di-gital é um documento estra-tégico que contém políticas e procedimentos orientados para a constituição de uma estrutura técnica e organiza-cional que permita preservar de forma continuada docu-mentos de arquivo eletrônicos (DAE) através de ações reali-zadas sobre os objetos digi-tais (OD) que os compõem.

A preservação digital implica custos significati-vos que devem ser analisados e previstos pela Organização através do reforço orçamental, considerado adequado à situação diagnosticada aquando da elaboração do Plano de Preservação Digital. O plano de preservação digital tem obrigatori-amente que pensar não só no conteúdo mais também no formato. Considerando que as atividades relativas à pre-servação de objetos digitais são dispendiosas, pois implicam a mobilização de recursos mate-riais e humanos especializados, assim como a afetação de tempo para as concretizar, a rigoro-sa aplicação da tabela de seleção assume óbvias vantagens organizativas e orçamentais.

Exemplo 1: Uma base de dados contém informação sobre execução orçamental. Essa informação de acordo com a Lei tem um prazo de conservação que atinge os dez anos, podendo a partir daí ser eliminada. Neste caso não se justifica investir tempo e recursos para preservar essa informação pois de qualquer forma poderá ser eliminada após 10 anos de vigência. Exemplo 2 Um sistema de web conference através do qual se processam reuniões à distância envolvendo diversos serviços deslocalizados de uma organização. Neste contexto as gravações realizadas equivalem às atas e por esse motivo deverão ser objeto de conservação permanente. Neste caso é necessário prever medidas de preservação digital que permitam a manutenção desta informação.

É muito pouco provável, no que toca a documentos eletrônicos, haja uma longevidade única, is-to é, um único e idêntico perío-do temporal durante o qual é útil guardar a informação. As-sim, apenas interessa planejar e empreender ações de preser-vação sobre as séries ou siste-mas de informação cuja neces-sidade de utilização operacional exceda um determinado perí-odo de tempo, a partir do qual os formatos em que a informa-ção foi produzida se começam a tornar obsoletos.

Elaboração de um Plano de Preservação Digital: Verificar requisitos para elaboração do PPD; Recolher dados relativos ao sistema de gestão; Analisar os dados; Apurar as séries documentais a preservar; Identificar as características dos documentos (plano de classificação e tabela de temporalidade); Identificar fatores dos documentos que possam influenciar o PPD; Identificar custos de soluções de preservação Definir estratégia; Escolher formato de preservação e aplicações informáticas e Definir metadados de preservação.

Estratégias de Preservação Preservação tecnológica: conservação do contexto tecnológico (hardware/software) utilizado na concepção dos objetos digitais; Refrescamento: transferência da informa-ção para um suporte físico mais atual; Emulação: Utilização de um software designado de emulador capaz de reproduzir o comportamento de uma plataforma quando produziu a informação:

Migração: transferência periódica da informa-ção Migração: transferência periódica da informa-ção. Existe diversos tipos de migração: Migração para suportes analógicos; Atualização de versões; Conversão para formato concorrente; Normalização; Migração a pedido; Encapsulamento; Pedra Roseta Obs: pode-se utilizar mais que uma estratégia de preser-vação. Não há uma estratégia de preservação univer-salmente aceita, devendo cada instituição esta-belecer, de acordo com as sua necessidades, sua próprias estratégias.