O FATOR ESTRATÉGICO E OS BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS APLICADOS A GESTÃO AMBIENTAL NA AETHRA E OS IMPACTOS NA CERTIFICAÇÃO ISO 14001 MARILEA DE CASTRO / ALEXSANDRO RIBEIRO

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

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CLIENTES

PRODUTOS

CERTIFICAÇÕES

CERTIFICAÇÕES ISO 14001 EM MINAS GERAIS Certificado ISO 14001 Aethra Betim Projeto nº 70595 Ano certificação: 2004 ISO 14001 Aethra Hammer Projeto: 42513 Ano certificação: 2008

CERTIFICAÇÕES ISO 14001 EM MINAS GERAIS ISO 14001 Aethra Contagem Projeto: 45701 Ano certificação: 2010 Certificado ISO 14001 Aethra Thera Projeto nº 48267 Ano certificação: 2013

PILARES DA GESTÃO AMBIENTAL A estruturação do modelo de gestão ambiental da Aethra tem como espelho a norma ABNT NBR ISO 14001:2004.

DESAFIOS PARA A GESTÃO AMBIENTAL SOB O PONTO DE VISTA DOCUMENTAL Fonte:http://datavix.net/imagens/gestao.jpg

EXEMPLOS DE ATIVIDADES AMBIENTAIS PARA AS UNIDADES MG LEGENDA Renovação/ Licenciamentos Ambientais Auditorias ISO 14001 Monitoramento Condicionantes SUPRAM Monitoramento Condicionantes SECRETARIA BH Relatório de atividades/ Pagamento TCFA Monitoramento Contratatos Efluentes Copasa Vistorias Corpo de Bombeiros - AVCB Reunião Plano de Metas Ambientais Treinamentos

CENÁRIO ORGANIZACIONAL EM 2006 Lentidão nos processos de licenciamento e renovação de licenças ambientais; centralização de documentos no setor de Meio Ambiente (visando acesso rápido às informações); dificuldade de atendimento à fiscalizações e vistorias; aumento dos riscos operacionais no cumprimento dos prazos de condicionantes ambientais; dificuldade de atendimento de auditorias de conformidade legal (auditoria de 2ª parte); lentidão no atendimento de auditorias ISO 14001 (regra dos 30 segundos!) volume crescente de documentos nas unidades.

O DESAFIO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO EM RELAÇÃO A PROBLEMÁTICA DA DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL Fonte:http://datavix.net/imagens/gestao.jpg

Quanto custa a informação? Considerar a informação como produto, recurso e patrimônio da empresa. Avaliar os ganhos obtidos com relação ao custo de geração da informação. Avaliar hora/homem profissional envolvido no processo produtivo. Avaliar transporte e distribuição da informação. Verificar trâmite da documentação na empresa. Assegurar acessibilidade à informação.

CONCEITO Gerenciar e centralizar as informações da empresa; permitir acesso rápido e seguro;   automatizar processo de trabalho; reduzir custos operacionais; aumentar produtividade.

CARACTERÍSTICAS DO GED Plataforma: linux (open source); banco: postgresql (open surce); linguagem: php (open source); totalmente web; permite acesso também pelo celular (tecnologia wap); permite acesso por palms; permissões a nivel de acesso personalizado; possibilita pesquisa em todos os modelos de documentos; reconhece diversos formatos (Word, planilhas, imagens, pdf, html, etc.); faz OCR em imagens; possui modolo para empréstimos e gerenciador de empréstimos.

O USO DO GED NO GERENCIAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL

METODOLOGIA UTILIZADA LEVANTAMENTO DE DOCUMENTAL: Identificação dos modelos documentais gerados pelo setor considerando a ligação entre os processos da empresa, e necessidade de atendimento e recuperação da informação. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PARA CADASTRAMENTO DE DADOS E INFORMAÇÕES; Identificação dos campos de indexação de cada modelo de documento identificado.

PARCERIA Fonte: www.google.com.br/imagens A realização do trabalho em conjunto com o cliente foi determinante para o sucesso do projeto.

ACESSO À DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL Fonte: http://www.cnf.org.br/documents

INTRANET

Licença Ambiental de uma das unidades. Acesso via GED

Exemplo de documento protocolizado no órgão ambiental e disponível para acesso via GED

USO DO GED NAS AUDITORIAS DE CERTIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO ISO 14001

Auditoria de conformidade legal com uso do GED

BENEFÍCIOS DO USO GED PARA A ESTRATÉGIA DE GESTÃO AMBIENTAL

BENEFÍCIOS OBTIDOS Centralização, padronização e preservação de informações; melhoria na tomada de decisão; rapidez no acesso a informação e documentação física e digital; redução de custo com copias/impressões; redução de custo mão-de-obra; padronização do acervo físico e digital; acesso em qualquer empresa do grupo; agilidade no atendimento a auditorias, clientes internos e externos; segurança de informação-backup melhoria da imagem da Aethra a perante clientes internos externos e auditoria; atendimento a todas as empresas do grupo Aethra; ganho de produtividade.

BENEFÍCIOS OBTIDOS Redução da massa documental no setor; racionalização/otimização de custos (espaço físico e mobiliário); organização do setor; eliminação de riscos de perdas e/ou extravio de documentos; rapidez no acesso a informação; segurança da informação (controle de acesso por permissões de acesso).

OUTROS BENEFÍCIOS PARA A GESTÃO AMBIENTAL Aumento de credibilidade perante clientes, órgãos ambientais e organismo certificador; redução em cerca de 60% no tempo gasto para formalização de processos de licenciamento ambiental; visão panorâmica dos documentos ambientais; descentralização das informações; possibilidade de melhor atendimento a fiscalizações de órgãos ambientais; aumento da eficácia na gestão documental do Plano de Gerenciamento de resíduos sólidos.

O futuro...   Visualizar o futuro é sonhar com os olhos bem abertos. Nossa missão é estimular o cliente a sonhar, a criar um desafio que transcenda a sua realidade atual. Inovar e melhorar sempre exige esforço, investimento e oportunidade de aprendizagem, crescimento focado em obtenção de resultados.

Obrigado. www.aethra.com.br