Monitoramento da execução do Projeto Travessia Social

Deve executado do início ao término do convênio. O que é monitoramento? Processo de acompanhamento, revisão e ajuste do convênio para atender aos objetivos definidos no plano de trabalho. Envolve a coleta, medição e distribuição das informações de desempenho, a fim de possibilitar correções e melhorias no processo. Deve executado do início ao término do convênio.

Por que o monitoramento é importante? Fornece à equipe de gerenciamento uma compreensão clara da saúde do projeto, indicando quaisquer áreas que possam requerer atenção especial. Propicia a tomada de consciência do desempenho real do projeto e possibilita a proposição de ações corretivas ou preventivas, caso necessário; Garante que os riscos sejam identificados e gerenciados com vistas a dar respostas satisfatórias aos mesmos;

Por que o monitoramento é importante? Possibilita a obtenção de informações atualizadas e oportunas a respeito dos produtos do projeto e suas relativas documentações de início e término; Fornece informações para elaboração de relatório gerenciais, com vistas a subsidiar a tomada de decisões Possibilita o aumento da eficácia na entrega de ações e serviços para o público-alvo, ou seja, aos cidadãos. Possibilita o melhor do desempenho dos seus processos críticos.

Passo a passo do monitoramento Definir as atividades que devem ser executadas Sequenciar essas atividades Estimar as durações dessas atividades Desenvolver um cronograma Controlar o cronograma

Como fazer o monitoramento de um convênio? Verificar quais as ações do Plano de Trabalho e o prazo de vigência do convênio Acompanhar a entrega dos projetos de engenharia e a análise da equipe Travessia Social Acompanhar o processo licitatório das ações previstas no Plano de Trabalho Acompanhar a contratação das empresas executoras Acompanhar a execução das obras Acompanhar a elaboração das prestações de contas

ELABORANDO UM PLANO DE MONITORAMENTO ATIVIDADE PRÁTICA: ELABORANDO UM PLANO DE MONITORAMENTO

Exemplo prático:

PROJETOS DE ENGENHARIA PROCESSO LICITATÓRIO E CONTRATAÇÃO DAS EMPRESAS Exemplo prático: Como executar as ações do convênio? PROJETOS DE ENGENHARIA Apresentar as ações do convênio ao engenheiro Acompanhar a revisita das famílias do Porta a Porta para seleção Encaminhar a lista de beneficiários ao engenheiro Acompanhar a elaboração dos projetos de engenharia Entregar os projetos à equipe do Projeto Travessia Social Acompanhar as retificações necessárias EDITAL Encaminhar ao setor pertinente todo o projeto de engenharia e a minuta do convênio para a elaboração do edital Acompanhar a publicação do edital Acompanhar o prazo para apresentação das propostas PROCESSO LICITATÓRIO E CONTRATAÇÃO DAS EMPRESAS Acompanhar a realização do processo licitatório Verificar se houve empresas habilitadas e se houve interposição de recursos Verificar se houve empresa vencedora Acompanhar a contratação da empresa executora Verificar se a ordem de início foi emitida Os projetos de todas as ações podem ser elaborados concomitantemente! A elaboração do edital pode ser realizada concomitantemente a entrega dos projetos, mas deve estar contemplada todas as alterações solicitadas pela equipe do Travessia Social . Projetos referentes aos poços artesianos e módulos sanitários encontram disponíveis no site da SEDRU Em caso de não haver empresa habilitada o município deverá preparar nova licitação. Em caso de não apresentação de propostas pelas empresas o município já deve preparar a nova publicação do edital.

Exemplo prático: Como executar as ações do convênio? Qualquer necessidade de alteração no projeto inicial ou de beneficiário de ser encaminhado prontamente ao Travessia Social! EXECUÇÃO DAS AÇÕES Acompanhar a empreiteira nos locais de locação da obra Visitar in loco, rotineiramente, as obras Manter contato contínuo com engenheiro, setor de obras e empreiteiro Verificar a necessidade de notificar formalmente a empreiteira em casos atraso, abandono ou má execução das obras Acompanhar os pagamentos realizados à empreiteira Solicitar ao RT relatórios de acompanhamento da obra Encaminhar ao Travessia Social informações atualizadas das obras com respectivos relatórios fotográficos Preencher mensalmente o SIGAT PRESTAÇÃO DE CONTAS Verificar se o setor pertinente já conhece os formulários de prestação de contas exigidos pela SEDESE Verificar se o setor pertinente está reunindo a documentação necessária para a prestação de contas Encaminhar a prestação de contas à equipe do Projeto Travessia Social As conclusões das ações devem ser comunicadas oficialmente ao Travessia Social, com respectivo relatório social. Deve-se lembrar que a prestação de contas parcial é pré-requisito para a liberação de recurso para a execução das próximas ações! Após a conclusão do convênio deve ser encaminhada a declaração de conclusão do convênio e a Prestação de Contas Final!

O que verificar in loco?

O que verificar in loco?

O que verificar in loco?

Relação do interlocutor com os demais atores Equipe Travessia Social Beneficiários Prefeito gestores Assistentes sociais Responsável técnico Setor de licitações e convênios

Relacionamento com a equipe Travessia Social Enviar documentação solicitada Reportar dúvidas sobre o projeto Informar a situação atual de execução das ações Informar o local onde será fixada a placa do Travessia Social Encaminhar prestação de contas das ações

Relacionamento com o setor de licitações e convênios Acompanhar o processo licitatório Conhecer o contrato realizado com a empreiteira Acompanhar notificação da empreiteira em caso de descumprimento das obrigações contratuais Acompanhar os pagamentos Acompanhar elaboração da prestação de contas

Relacionamento com o responsável técnico Acompanhar a elaboração dos projetos Acompanhar o engenheiro nas visitas às obras Acompanhar as medições e informá-las no SIGAT

Relacionamento com as assistentes sociais Acompanhar a seleção dos beneficiários Acompanhar a elaboração dos relatórios de visita

Relacionamento com o prefeito/gestores municipais Informar sobre o andamento do projeto no município Reportar dificuldades encontradas na execução das ações

Relacionamento com os beneficiários Verificar como está a utilização dos benefícios recebidos Capacitar os beneficiários para utilização dos módulos sanitários

Atores estaduais envolvidos no monitoramento e fiscalização do Projeto Travessia Social Técnico Travessia Social Técnico Núcleo Central de Inovação Social Engenheiro Travessia Social Engenheiro SEDRU

Caderno Situacional – Qual a finalidade? Disponibilizar informações a respeito do Programa, em especial em relação ao planejamento, para o seu município; Retratar a situação de sua cidade em cada um dos projetos do Programa com os quais seus municípios foram contemplados;

Caderno Situacional – Qual a finalidade? Dados Gerais Ano(s) de Execução no município: (2011, 2012 ou 2013) Instrumento de formalização Convênio, termo de adesão, etc. Com vigência até:   Situação atual do município no projeto Travessia Social Ações Status Produtos Data término

Equipe técnica Gerência Eliana Cruz Equipe de engenharia Bruna Pereira Camila Martins Carla Pereira Daniel Rennó Mirella Vasconcelos Tatiane Gomes Gerência Eliana Cruz Equipe de engenharia Aloysio Orsini Margarida Orsini

Contatos úteis Gerência do Projeto Travessia Social Eliana Cruz eliana.cruz@social.mg.gov.br (31) 3916-8299 Assessoria de Comunicação Social SEDESE Renata Lauar comunicacao@social.mg.gov.br (31) 3916-8239 Diretoria de Prestação de Contas SEDESE Adair Soares adair.soares@social.mg.gov.br (31) 3916-7914 Assessoria do Programa Travessia Juliane Souza e Tatiana Sandim travessia@social.mg.gov.br (31) 3916-8309 / (31) 3916-8255