Modelo de CRF & Relatório de Monitoria Monitoria e Coordenação em Pesquisa Clínica Prof.: Luciana R. Rua Grupo: Amanda Pereira Fernandes Andrea Cardoso Siqueira Pontel Ligia Rodrigues Moroni Maria de Fátima Cardozo de Souza Mayara Becker Pellegrini

FICHA CLÍNICA

DEFINIÇÃO CRFs: documento impresso, óptico ou eletrônico, projetado para registrar todas as informações sobre cada sujeito de pesquisa requeridas em um protocolo, a ser relatada ao patrocinador. (Clínico, estatístico, regulatório e controle de dados). CRF: Case Report Form (Ficha Clínica). EDC: Eletronic Data Capture.

ELABORAÇÃO DO CRF Layout e Conteúdo: Atenção!!! Experiências: Equipe do centro; Dados semelhantes entre estudos: Ex.: demográficos, história médica, medicação concomitante… Redução de tempo: desenvolvimento/coleta de dados.

TERMINOLOGIA DADOS COLETADOS Linguagem clínica familiar. Dados consistentes (Protocolo & CRF); Fácil análise/interpretação.

CRF LAYOUT Cabeçalho: Rodapé: Identificação do Patrocinador; Monitor Médico (se aplicável); Número do Protocolo; Título da Página; Número do Centro (preencher); Número do Sujeito (preencher). Rodapé: Confidencial; Assinatura e Data.

CRF LAYOUT Número de Campos por Página: Fonte: Espaços: Muitas informações por página: Diminuição de custos x Aumento chance de erros. Fonte: Tamanho e estilo: fácil leitura. Espaços: “Check Boxes”: Alinhados reduz omissão.

CRF LAYOUT Localização dos Campos na Página: Campos de Narrativa Layout lógico e seqüencial Ex.: Freqüência cardíaca e Freqüência respiratória. Campos de Narrativa Coleta de dados: Campos numéricos e “Check Boxes”; “Other”: utilizar com cautela (abrangência);

CRF LAYOUT Campos de Narrativa Comments: Desvantagens: Dificuldade em computadorizar e analisar os comentários; Interpretar e converter os comentários para um código; Perda da real informação na tradução; Redução intensional no campo “Comments” para diminuir a quantidade de comentários. Vantagens: Melhor forma de documentar um ocorrido; Apenas utilizar comentários necessários/válidos.

CRF LAYOUT Visitas Cruzadas Organização Mesmo relato entre uma visita e outra: Medicação Concomitante, Eventos Adversos… Ausência do Relato ou Inconsistente entre as visitas. Organização Visitas (mais comum) ou Tipo de Formulário; Guideline com instruções mais importantes na própria visita; Schedule da Visita. Fácil e Conveniente: reduz erros.

ENCOMENDAS, ARMAZENAMENTO E ENVIO CRF (PAPEL) Encomendas: 20-25% extra de CRF (mais sujeitos de pesquisa que o planejado); “Screening Forms” separado: “Screen Failure” não precisa utilizar todo o CRF.

ENCOMENDAS, ARMAZENAMENTO E ENVIO CRF (PAPEL) Armazenamento e Envio de CRF: Espaço físico disponível para armazenamento (confidencial): envio das páginas de CRF de acordo com o monitoramento. Cópias carbonadas: geralmente 3 vias carbonadas: centro, patrocinador e correção/análise.

ENCOMENDAS, ARMAZENAMENTO E ENVIO CRF (PAPEL) Cor da via carbonada geralmente são diferentes e determinadas a critério de cada patrocinador. Via Branca Via Amarela Via Rosa Data Management Local, Sponsor, CRO Site

CRF PAPEL Páginas recolhidas pelo monitor do estudo  durantes as visitas de monitoria  eventuais discrepâncias resolvidas ; Arquivo demanda espaço físico; Acesso restrito para arquivo; Logística de organização. Ex: arquivar por iniciais de pacientes; número de randomização; braço de estudo e até combinação destes.

MODELO CRF Papel

EDC (ELETRONIC DATA CAPTURE) Computador com acesso a Internet; Treinamento online; Prazos (preenchimento, captura, correções); Help desk; Assinatura eletrônica; Login e senha individual.

MODELO EDC

MODELO EDC

VANTAGENS E DESVANTAGENS (CRF x EDC) ITENS CRF EDC Coleta de Dados Visita de Monitoria Via Internet Layout Simples Requintando Armazenamento Espaço físico maior Laptop Custos Empresa contratada para desenvolvimento do CFR Empresa contratada para desenvolvimento do Software do EDC Discrepâncias Demora na resolução Geradas automáticas Meio ambiente Papel Computador Assinatura Manual Eletrônica

ESTRUTURA Divididos por visitas e formulários específicos. VISITAS: Screening (V1); Baseline (V2); Visitas de Tratamento (V3; V4...) Visita de Término Precoce (Early Termination) ou Perda de Seguimento; Visita de Encerramento (End of Treatment); Visita de Acompanhamento (Follow-up).

ESTRUTURA Divididos por visitas e formulários específicos. Páginas Múltiplas (Forms): Medicação Prévia e Concomitante ; Formulário de Evento Adverso; Formulário de Evento Adverso Sério; Formulário de Evento Adverso Sério e Follow-up; Formulário de Tratamento. Curiosidade: Alguns estudos não requerem o preenchimento de CRF de pacientes Screening Failure (falha de seleção).

INTRUÇÕES GERAIS PARA PREENCHIMENTO Caneta preta; Em Inglês; Letra MAIÚSCULAS (CRF papel); Datas no formato DD MMM YYYY; 2 4 A P R 2 0 0 9 D D M M M Y Y Y Y

INTRUÇÕES GERAIS PARA PREENCHIMENTO Campo de textos legíveis (CRF papel); Nunca deixar espaços em branco (Ex: completar com zero). Weight: 0 5 4 . 5 Kg

INSTRUÇÕES GERAIS PARA PREENCHIMENTO Correção: riscar com uma linha única diagonal ao dado incorreto e inserir o dado correto – rubricar e datar. Weight: 0 5 4 . 5 Kg 6 CA 12/Dec/08

INSTRUÇÕES GERAIS PARA PREENCHIMENTO MD “missing data” ou UNK “unknow” – siglas utilizadas para dados desconhecidos (Estipuladas pelo patrocinador); Assinatura PI – algumas páginas CRF papel; Assinatura PI – todas as páginas do CRFe.

Iniciais do Sujeito de Pesquisa Todas as páginas de CRF apresentam o cabeçalho que deverá ser preenchido para identificação! CABEÇALHO Código do país Nº Centro Nº Sujeito de Pesquisa Visita Iniciais do Sujeito de Pesquisa Data da Visita

SCREENING Dados demográficos (data de nascimento, sexo, etnia...); Potencial para engravidar; Critérios de inclusão; Critérios de Exclusão; História médica ou cirúrgica; Sinais vitais; Exames (Por exemplo ECG, lab); Exame físico; Questionários/Diários.

Critérios de Inclusão

BASELINE SIM  Randomização Paciente preencheu todos os critérios de inclusão? SIM  Randomização Dispensação da medicação, alimento ou dispositivo. NÃO  Screening Failure Algum critério de exclusão.

Baseline

VISITAS DE TRATAMENTO Paciente recebendo tratamento; Aderência; Evento adverso (novos ou acompanhamento de eventos aberto); Medicação concomitante (nova ou interrompida); Exames (depende do protocolo); Questionários / Diários (depende do protocolo).

Controle de Dispensação de Medicação

Contabilidade e Aderência

VISITAS DE TÉRMINO PRECOCE OU PERDA DE SEGUIMENTO Justificar motivo pelo término antecipado (paciente retirou consentimento, segurança, decisão do PI, falta de aderência...); Eventos Adversos (novos ou abertos); Medicação Concomitante (novos ou interrupção).

FINAL DE TRATAMENTO Data da última administração do Medicamento; Exame Físico; Exames Laboratoriais / ECG; Sinais Vitais; Questionários / Diários; Eventos Adversos Abertos; Medicação concomitante.

VISITA DE ACOMPANHAMENTO (FOLLOW UP) Eventos Adversos ainda abertos ou novos; Avaliar novo tratamento do paciente.

MEDICAÇÃO PRÉVIA E CONCOMITANTE Preenchido para quaisquer medicações utilizadas pelo paciente antes de entrar no estudo (contínuo) e utilizadas durante o estudo; A cada visita verificar se há alguma medicação concomitante iniciada ou alterada (alteração de dose, via, encerrada); Verificar a consistência da medicação relacionada com quaisquer EA.

Medicação Prévia e Concomitante

EVENTO ADVERSO Reportar diagnósticos e não os sintomas; Um Formulário para cada EA; Em caso de piora do EA, abrir um novo evento (Novo formulário); Se apresentar seriedade, abrir Evento Adverso Sério.

Formulário de Evento Adverso

EVENTO ADVERSO SÉRIO Relator o diagnóstico, com detalhes e circunstâncias do evento; Especificar tratamento corretivo para o SAE, tratamento concomitante ou prévio e história médica relevante; Transmitido ao patrocinador por Fax em 24h; CRFe: geralmente há um formulário para ser preenchido a mão para envio por fax, além de preencher no próprio CRFe.

EVENTO ADVERSO SÉRIO - ACOMPANHAMENTO Caso evento adverso sério não tenha encerrado, há necessidade de fazer um acompanhamento. Preenchido para novas informações; Este também deve ser transmitido por Fax aos patrocinador.

TRATAMENTO Possível acompanhar início e término de tratamento com a droga experimental; Se há alterações na dose; Aderência do tratamento; Casos de overdose.

FORMULÁRIO DE ESCLARECIMENTO DE DADOS (DCF) CRF (Papel); Enviada por fax; Entregue pelo monitor do estudo na próxima visita de monitoria.

QUERY CRF Eletrônico; A Query pode ser gerada das seguintes formas: Automaticamente, depois do preenchimento do CRF; Próprio sistema; Monitor do estudo.

RELATÓRIO DE VISITA DE MONITORIA

Padronização e Modelo: Definição Relatório que documenta a vista de monitoria realizada em um determinado centro. Importante: documentar os achados. Padronização e Modelo: Definido pelo patrocinador / CRO.

CONTEÚDO OBRIGATÓRIO Propósito da visita de monitoria; Pendências encontradas e potenciais resoluções para estes; Recomendações para a próxima visita de monitoria.

ARQUIVO Arquivos do patrocinador; Em caso de inspeções o FDA pode consultar estes relatórios; Documento oficial da visita de monitoria; Geralmente uma carta de follow-up é feita para enviar ao centro.

SEGUNDO O ICH – GCP O Monitor deve realizar um relatório de visita de monitoria após cada visita; No relatório deve estar presente a data(s) da(s) visita(s), identificação do centro, nome do investigador e nome do monitor; Deve conter um resumo do que foi revisto e o que foi encontrado; desvio e deficiências; conclusões; ações tomadas e recomendadas.

CONCLUSÃO Um bom relatório de monitoria é resultado de experiência profissional e um bom conhecimento do protocolo, CRF, droga de estudo, área terapêutica, regulamentações e SOPs do patrocinador. É diretamente relacionado ao plano de visita de monitoria bem definido e a utilização “Check-lists” para as diferentes atividades realizadas, pelo monitor, em uma visita de monitoria. Um documento fonte completo, juntamente com o CRF bem elaborado e de fácil preenchimento e entendimento por parte da equipe do centro de pesquisa, resulta em um estudo com dados completos e suficientes para uma análise. Lembrando que o monitor nunca deve fazer nenhum tipo de alteração no documento fonte e nem no CRF, somente os membros da equipe do centro delegados para a execução desta função.

OBRIGADA!