Missão do Projeto UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA – UNISUL O VALOR DO ARQUIVO ORGANIZADO PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO EM INSTITUIÇÕES PÚBLICAS E PRIVADAS Profª. Vera Lúcia da Rosa XV Congresso Brasileiro de Arquivologia Seminário de Arquivos Universitários Junho de 2008

Missão do Projeto Introdução O que nos leva a suscitar as questões ora abordadas foram constatações feitas sobre a passagem da era da informação para a sociedade do conhecimento e a certeza de que a matéria-prima do conhecimento é a informação e que estas estão registradas em documentos de Arquivo.

Introdução As necessidades das corporações de hoje são muito diferentes das do passado. Profundas transformações no modo de trabalhar, nos processos de produção e no perfil do trabalhador, criaram um novo recurso o conhecimento, o qual vai muito além dos ativos físicos e financeiros. Ele é o principal ingrediente que se produz, compartilha, armazena, utiliza, compra e vende.

Estratégia de Implementação O QUE É INFORMAÇÃO? A idéia central é a de que informação é tudo que pode ser emitido ou recebido como uma mensagem, idéia, noção ou notícia, sobre alguém ou algo. A informação pode ser passada de várias formas, entre elas a fala, a escrita, a imagem e a representação. Davenport e Prusak (1998), afirmam que informação é uma mensagem, geralmente, sob forma de documento ou uma comunicação audível ou visível.

Gestão da Informação No contexto da gestão do conhecimento está inserida a gestão da informação, que, por sua vez, nos remete à gestão dos documentos, os quais têm a cada dia tomando maior proporção, pois a informação, seja ela escrita, falada ou informatizada, é a mola propulsora para o desenvolvimento de uma organização. Já o conhecimento é fator de capital competitivo. Sem informação não há conhecimento!!

Gestão da Informação Documental A informação é um ativo que necessita ser gerenciado, nasce na mente dos profissionais que atuam na organização e são transformadas em projetos, propostas, programas, pareceres, resoluções, manuais, informativos etc, os quais são materializados sob forma de documentos carregando. Informação orgânica!

Gestão da Informação Documental Podemos afirmar que sempre que alguém consulta um documento é por necessidade de obter informação. Em virtude disso, os arquivos deixaram de ser apenas depósitos e transformaram-se em centros ativos de informações, as quais são transformadas em conhecimento.

Gestão da Informação Documental Atualmente, as organizações somente adquirem e mantém vantagens competitivas mediante o uso adequado das informações e, sobretudo, da transformação destas em conhecimento. Elas devem preocupar-se tanto em organizar e articular coerentes sistemas de informação documental para propiciar a criação de conhecimento, como para obter bens e serviços.

Estratégia de Implementação O QUE É GESTÃO DA INFORMAÇÃO? A gestão da informação é um conjunto de seis processos distintos, todavia inter-relacionados: - Identificação de necessidades informacionais; - Aquisição de informações; - Organização e armazenagem da informação; - Desenvolvimento de produtos informacionais e serviços; - Distribuição e uso da informação.

Estratégia de Implementação McGarry (1994), considera que o termo 'informação' possui os seguintes atributos: – Quase sinônimo do termo fato; – Um reforço do que já se conhece; – A liberdade de escolha ao selecionar uma mensagem; – Matéria-prima da qual se extrai o conhecimento; – Aquilo que é permutado com o mundo exterior e não apenas recebido passivamente; – Definida em termos de seus efeitos no receptor; – Algo que reduz a incerteza em determinada situação.

Paralelo entre dado, informação e conhecimento A maioria das pessoas tem a intuição de que o conhecimento é mais amplo, mais profundo e mais rico do que os dados ou a informação. O conhecimento adquirido não precisa ser necessariamente recém-criado ou original, apenas ser novidade e útil para a organização. E se deve levar em consideração que o conhecimento, ao contrário da informação, está relacionado à ação.

Paralelo entre dado, informação e conhecimento Fonte: Davenport, Prusak,1998

O QUE É CONHECIMENTO? Conhecimento é a capacidade, adquirida por alguém, de interpretar e operar sobre um conjunto de informações ( Davenport, Prusak, 1998). Essa capacidade é criada a partir das relações que ele estabelece sobre o conjunto de informações recebidas diariamente e juntando a esse conjunto outros, que já são familiares (incluindo experiências, impressões, valores, crenças), é permitido compreendê-lo e tirar conclusões sobre ele e a partir dele.

O QUE É GESTÃO DO CONHECIMENTO? Gestão do Conhecimento é o processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação dos conhecimentos estratégicos à vida de uma organização. É a administração dos ativos de conhecimento das organizações, permitindo-lhes saber o que elas sabem.

A gestão do conhecimento objetiva democratizar o acesso aos conhecimentos obtidos por indivíduos, seja qual for o meio escolhido pelo gestor, organizando, classificando e criando dispositivos para a sua disseminação conforme o interesse e propósito de um grupo (MELO, 2003).

O QUE SÃO OS CAPITAIS DO CONHECIMENTO? Os capitais do conhecimento compõem-se de quatro modelos que devem ser devidamente monitorados e gerenciados para a efetiva gestão do conhecimento de uma organização. São eles: Capital Ambiental Capital estrutural Capital Intelectual Capital de Relacionamento

Capital estrutural – este pode ser definido como um conjunto de sistemas administrativos, conceitos, modelos, rotinas, marcas, patentes e programas de computador, ou seja, a infra-estrutura necessária para fazer um órgão funcionar. De maneira simplista, mas extremamente clara, capital estrutural é tudo aquilo que fica na organização quando as pessoas vão embora para casa (EDVINSSON,1998, apud CAVALCANTI et al, 2001).

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento A documentação assume vital importância em nossos dias, haja vista o aparecimento e o desenvolvimento da informática, que coloca à disposição de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de informações e referências necessárias à produção do conhecimento e à tomada de decisão. A principal finalidade da documentação é a de auxiliar e influir direta ou indiretamente, na tomada de decisão e toda decisão a ser tomada deve estar calcada no conhecimento adquirido a partir das informações contidas nos documentos.

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento O valor dos documentos como fonte de produção do conhecimento já não é desprezado por executivos e dirigentes que sabem o quanto os processos de negócios dependem das informações neles contidas e não somente das informações armazenadas nos bancos de dados.

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento As organizações e instituições públicas e privadas não ficam tão somente na dependência do conhecimento advindo da pesquisa acadêmica. Elas estão sempre tentando novos fazeres, novas formas de executar o trabalho, pesquisando melhorias necessárias e refinando informações. Dessa forma, há um fluxo contínuo de produção de conhecimento.

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento Esse conhecimento é configurado, muitas vezes, sob forma de documento que leva o administrador a querer consultá-lo no momento da tomada de decisão. Porém, para que isso aconteça, é necessário que os documentos recebam tratamento técnico arquivístico e estejam acessíveis.

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento A importância do arquivo organizado para a gestão do conhecimento em empresas e/ou instituições está diretamente relacionada à disponibilização integral e inteligente da informação documental que vai levar o usuário a transformar essas informações em conhecimento.

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento Informação gera mais informações e produz conhecimento, pois a informação certa, no momento apropriado e no tempo adequado é fator decisivo para a produção de conhecimento e para a tomada de decisão. É aqui que o Arquivo tem papel indispensável, tendo como principal fator a organização e disponibilização da informação documental.

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento Dentro de um arquivo, a informação é gerenciada como um bem ou recurso econômico e estratégico consubstanciados em seu valor primário e secundário. O valor secundário é adquirido ao término do ciclo de vida. Estes documentos devem ser preservados pelo seu valor histórico e informativo, pois servirão, nesse estágio, para a história, a memória e a pesquisa científica e dessa forma continuam a produzir conhecimento.

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento Os documentos produzidos no desempenho das atividades produzem conhecimento dentro de seu nível e abaixo dele. Os documentos externos circulam em toda a instituição, funcionando como fonte de informação e produção de conhecimento.

De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento A informação documental deve estar organizada e estruturada de forma que sua recuperação seja rápida, uma vez que é considerada um instrumento de gestão. Portanto, a gestão efetiva da informação em uma em instituições públicas e privadas requer a percepção dos valores dos arquivos para a gestão do conhecimento.

Considerações Finais Este assunto, ao que parece, é relativamente novo. Mesmo com poucas referências sobre o tema, as quais se encontra em livros que versam sobre a organização de arquivos e informações, somando-se a bibliografias que tratam da gestão do conhecimento, este novo capital, (o intelectual), tentou-se traçar um paralelo entre o documento como fonte de informação primária e a produção e gestão do conhecimento.

Muito Obrigada!! Profª. Vera Lúcia da Rosa