INSTRUMENTOS E FERRAMENTAS Ferramentas usadas pelas técnicas de estruturação Em especial contempla, descreve e detalha o Quadro Distributivo do Trabalho

QUADRO DISTRIBUTIVO DO TRABALHO OBJETIVO QUADRO DISTRIBUTIVO DO TRABALHO Identificar e quantificar as atividades executadas pelos funcionários; Identificar qual é a tarefa mais importante; Estabelecer o fluxo e verificar a fluência do processo produtivo; Detectar sobrecarga de trabalho; Analisar a formação das pessoas com as tarefas que elas executam.

DESCRIÇÃO Aspecto Fundamental O quadro distributivo do trabalho é o instrumento que descreve as tarefas desenvolvidas dentro de uma área, especificando o tempo gasto em tal atividade entre cada uma das pessoas envolvidas em sua execução.

Passos de Desenvolvimento APLICAÇÃO Passos de Desenvolvimento Definir as tarefas individuais; Consolidar as atividades; Elaborar o quadro distributivo do trabalho; Analisar o quadro distributivo do trabalho; Propor novo quadro distributivo do trabalho. A seguir se descreve cada um desses passos...

1. Definir as tarefas individuais • Identificar: Quem faz o quê? Qual a freqüência? Qual o tempo gasto? • Fixar: Período-padrão. • Usar: Formulário adequado. Exemplo de formulário usado na identificação de tarefas individuais.

2. Consolidar as atividades • Definir atividades, o tempo total gasto em cada uma, seu desdobramento em tarefas, participação de cada pessoa e o tempo gasto de cada uma; • Verificar atividades complementares (uma depende da outra e obedecem a uma seqüência rígida); • Verificar atividades semelhantes (possuem base comum, mas não são complementares); • Verificar atividades de mesma natureza (de acordo com as necessidades da empresa); • Discutir os resultados com todos os envolvidos; • Elaborar o quadro de consolidação de atividades.

Quadro de Consolidação de Atividades O quadro de consolidação de atividades desenvolvido deve receber a aprovação de todos aqueles que estejam, em algum momento, envolvidos com as atividades descritas. Definir o período (se diário, semanal, quinzenal, mensal ou qualquer outro).

3. Elaborar o Quadro Distributivo do Trabalho • Listar todas as atividades desenvolvidas por ordem decrescente de importância; • Alocar para cada atividade o total de horas gastas no período estabelecido; • Especificar e detalhar cada uma e todas as tarefas que compõem a atividade em estudo por funcionário; • Fornecer o total de horas semanais que cada um consome em cada tarefa específica; • Somar as horas de cada funcionário; • Totalizar as horas gerais do quadro.

Quadro Distributivo do Trabalho A norma estabelece que se utilize em oito horas por dia; cinco dias por semana. Se o padrão for diferente deve ser claramente indicado em todos os documentos produzidos.

4. Analisar o Quadro Distributivo do Trabalho São inúmeras as variáveis que são detectadas e analisadas com a aplicação do quadro distributivo do trabalho. As principais são: Tempo Volume Capacitação Custo Racionalização Todas são interdependentes embora os comentários os apresentem por separado.

Tempo • Identificar as tarefas que mais consomem tempo; Verificar a importância da tarefa que mais tempo consome; Estabelecer a priorização das tarefas executadas; Verificar se a priorização é compatível com a importância da tarefa e o tempo por ela consumido; Verificar se as tarefas secundárias consomem mais tempo que as prioritárias; Observar se as tarefas de pouca importância relativa e de pouco consumo de tempo quando isoladas, são muito repetidas e acabam consumindo uma grande quantidade de tempo (p.e. atender telefone).

Volume Verificar se existe uma tarefa que seja dividida em passos menores e cada um executado por uma pessoa; Identificar tarefas desconexas que provoquem descontinuidade; Detectar a existência de “picos” ou “gargalos”, quais os motivos e as soluções adotadas; Definir a freqüência dos picos ou gargalos, ou de trabalho acumulado ou atrasado; Verificar se a carga de trabalho é eqüitativamente distribuída entre todos os funcionários.

Capacitação Verificar o aproveitamento das aptidões dos funcionários no desempenho das tarefas; Detectar se todos os funcionários receberam treinamento adequado para o tipo de equipamentos empregados; Verificar se a complexidade da tarefa está de acordo com o cargo, a experiência e a titulação do executante; Detectar a necessidade de treinamento; Verificar se existe ociosidade de uns quando existe sobrecarga de outros.

Custo Comparar a quantidade de horas disponíveis e as que foram efetivamente consumidas; Verificar a quantidade e evolução das horas extras; Comparar o custo da área frente ao retorno da própria área com relação à empresa inteira; Verificar se o tempo e o custo da área são compatíveis com a significância do trabalho desenvolvido. $$

Racionalização Verificar os tipos de máquinas e equipamentos que são utilizados; Identificar paradas por quebras ou constantes processos de manutenção corretiva; Identificar tarefas que são feitas manualmente e que poderiam ser agilizadas pelo uso de equipamentos; Verificar se a distribuição física da área é adequada e confortável; Verificar se os formulários empregados são os mais adequados; Verificar se a tarefa é muito complexa e exige tratamento mais detalhado por diagramas ou redes.

5. Propor novo Quadro Distributivo do Trabalho Após as análises deve-se elaborar um novo quadro distributivo do trabalho que englobe todas as alterações propostas e que apresente a melhor forma possível, ou as várias alternativas, para solução do problema. Discutir com todos os envolvidos as mudanças propostas. Após aprovação de todos devem-se implantar as alterações.

Vantagens do Quadro Distributivo do Trabalho Visão panorâmica das atividades executadas por uma área e de quem a executa; Facilita a análise comparativa de participação de cada integrante na atividade; Aponta imediatamente desequilíbrios na distribuição das tarefas dentro de uma área; Instrumento de fácil aplicação, entendimento, uso e simples em sua apresentação; A simplicidade facilita a inclusão de informações que, num determinado momento ou numa área específica, sejam necessárias.

Inconvenientes do Quadro Distributivo do Trabalho As informações são apenas quantitativas, numéricas; Há de se manter a coerência com o nível de detalhamento usado nas medições (nem muito genérico, nem muito detalhado; deve ser o adequado); Tarefas e atividades muito complexas não são passíveis de análise no Quadro Distributivo do Trabalho, pois sua vantagem maior é quando a tarefa inteira pode ser sintetizada numa única folha; A “melhor maneira” é sempre uma escala de valor pessoal e subjetiva, o que é “melhor” para um pode não ser para outros; Esqueça, por um momento, os números e quantidades, ouça a opinião das pessoas.

RESUMO O quadro distributivo do trabalho é um instrumento ideal para descrever o trabalho efetuado pelas pessoas. Seu grande inconveniente é consumir muito tempo e dar muito trabalho para a confecção. A quantidade de informações gerada é tão grande que pode acabar prejudicando sua análise. Esta não é a única forma de analisar a distribuição do trabalho entre as pessoas.