5 passos para elaborar um calendário eficiente de manutenção

Primeiro precisamos saber o que é um Calendário! Segundo o dicionário é qualquer impresso em que se indicam os dias, as semanas e os meses do ano, geralmente destacando os feriados, as festas nacionais e as fases da Lua; folhinha. p.ext. datas que se fixam antecipadamente para a realização de determinados eventos. Um calendário pode ser das ferramentas mais importantes para administrar a manutenção. Isso porque, se usado corretamente, ele tem o poder de antecipar demandas, ajudar na economia e organizar a gestão.

Então, vamos aos passos O primeiro passo é: conheça sua necessidade de produção para o período. É a necessidade de produção que irá pautar a programação das execuções planejadas. Começar um calendário de manutenção sem analisar o calendário de produção é um risco certo. Há probabilidade de “furar” grande parte das programações.

Ainda no primeiro passo... Conhecendo a necessidade de produção, começamos a saber em quais datas é melhor parar, mas não é só! Conheça também o calendário da sua cidade, feriados são bons para agendamento de manutenção. Mas não precisa ser regra, pense se será realmente necessário. Adquira o máximo possível de informações sobre o período que será planejado.

E o segundo passo é... Conheça as falhas do passado: Nem sempre é simples mas, busque nas execuções passadas, os famosos “buracos” no planejamento, quais foram os motivos de não cumprimento e atraso e tente mitigá-los para a próxima programação. Superalocações também são um problema, busque em quais períodos da execução passada houve maior necessidade de mão de obra para corretivas e emergenciais, muitas vezes isso e sazonal. Busque um padrão, alguma variável ainda desconhecida que influencie nos equipamentos. Será um avanço para reduzir as falhas na programação por execuções emergenciais.

O segundo passo pode ser árduo... Nem sempre é fácil conseguir essas informações de forma trivial, um software de manutenção é uma grande ajuda, mas se você não tem, com paciência e persistência consiga o máximo de informação possível. E no futuro, compre o Engeman®! Faça uma reunião com a equipe, entenda os pontos de vista, os porquês das falhas. Nem sempre todas os dados foram colocados no papel, o fator humano é sempre um diferencial.

Algum tempo depois, o terceiro passo! Agora que temos mapeados os principais problemas das execuções passadas, é hora de conhecer melhor as aplicações de manutenção! Entenda seus ativos, em algumas situações, quase tudo pode influenciar no rendimento deles. Aumento de temperatura, época do ano, umidade, vibrações... Pense, consulte os manuais do fornecedor, entenda as situações que podem ocorrer fora do seu controle, internas e externas. A idade dos ativos também influencia, tente entrar em um acordo produtivo, os equipamentos mais velhos e visivelmente “cansados” podem reduzir um pouco a carga produtiva.

Nem sempre o manual é definitivo... No terceiro passo é importante consultar as especificações do fornecedor quanto ao trabalho e manutenção dos equipamentos, mas o conhecimento do operador ou dos usuários é essencial. Quem melhor do que o “dono” do equipamento para dizer do que ele é capaz! Converse o máximo que puder com quem usa o local, o equipamento, as ferramentas e colete o máximo de informações possível.

O quarto passo, e já estamos quase prontos! De posse dessa quantidade de informações adquiridas nos passos anteriores, agora sim, podemos começar a programar as datas! Antes de começar revise os limites! Pergunte-se: a necessidade produtiva comporta esses períodos, posso diminuí-los sem impactar significativamente a produção? Ou, Posso aumentar os limites de manutenção, sem impactar na confiabilidade do equipamento? Entenda limites, por: de quanto em quanto tempo é executada uma manutenção, sejam elas periódicas, acumulativas ou tendenciais.

Ainda na análise crítica da situação... Preciso mesmo de todos os procedimentos que vêm sendo executados, posso simplificar algo? Nem sempre a complexidade é aliada! E as escalas de trabalho, estão bem definidas? Pense nas férias de funcionários, feriados não facultativos, possíveis faltas, etc. Não aloque todo tempo de mão de obra, procure gerar períodos estratégicos de folgas estratégicas, como suporte para situações de emergência. Enfim, depois de muito pensar e definir seus planos de manutenção, programe-se. Defina as periodicidades, os ciclos acumulativos, os set-points de trabalho e as possibilidades emergenciais.

E no quinto passo... Enfim temos um calendário de execuções. Marque as datas em um cronograma! Defina os executantes. Faça as requisições e reservas de ferramentas e peças. Revise seu cronograma. Comunique aos usuários e produção.

E não se esqueça! Um bom planejamento, sem um controle de execuções eficiente, é quase o mesmo de não ter planejamento nada. Sua tarefa não acaba junto com a programação do calendário. Acompanhe de perto as execuções, se possível faça reuniões rápidas diárias para saber como está o andamento. Imprevistos acontecerão! Procure manter sempre a linha de base, se uma emergência é necessária, use as folgas para deixar em dia o seu planejamento! Entenda que folga aqui, não são os períodos de descanso do funcionário e sim os espaços que você não alocou no seu planejamento. Por fim, monitore e tome decisões para garantir a disponibilidade operacional.

É isso, mas não acaba aqui! Faça tudo de novo para o próximo período. Aperfeiçoe-se sempre! Revise e organize seus processos frequentemente, nem sempre o que é feito igual há anos está totalmente certo ou é terminantemente eficaz, tudo pode melhorar! Conte com ferramentas e sistemas para auxiliar na organização e gestão dos dados. O Engeman® é um exemplo, organiza os históricos e dá informações para planejar o futuro e ainda monitora o presente. Mas se você ainda não tem um software, buscar algum critério de organização já é um bom caminho!

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