Processos eletrônicos no Estado do Rio Grande do Sul Outubro/2015

Processos eletrônicos no Estado do RS Agenda Demanda estratégica Visão geral Cenário atual - SPI Solução PROA Sistema PROA Implantação no Estado

Processos eletrônicos no Estado do RS Estratégia de Governo Dar agilidade à gestão pública com foco na melhoria dos serviços Como? Implementando uma solução de processos eletrônicos

Situação atual de gestão de processos no RS Processos eletrônicos no Estado do RS Situação atual de gestão de processos no RS O Processo Administrativo (ou expediente administrativo) é regulado por legislação específica Existe uma comissão Estadual que demanda e padroniza O controle da tramitação dos processos é feita no sistema SPI Alguns órgãos utilizam ferramentas adicionais de processos

Processos eletrônicos no Estado do RS SPI – Sistema de Protocolos Integrado Implantado desde 1985 Disponível em 75 organizações Estaduais Utilizado por 23 mil usuários Tem 3,5 milhões de processos ativos Tem 13,2 milhões de processos arquivados (e 3,2 milhões eliminados) 480 mil andamentos por mês 90 mil novos processos por mês

Processos eletrônicos no Estado do RS Solução de processos eletrônicos Ferramentas Estratégia Pessoas

Processos eletrônicos no Estado do RS Solução de processos eletrônicos Principais vantagens Agilidade/Instantaneidade Rastreabilidade Gerenciamento do desempenho Economicidade Transparência/publicidade Segurança da informação (A/C/I/D)

Processos eletrônicos no Estado do RS PROA Plataforma de serviços que agrega funcionalidades de controle de fluxo, gestão documental, suporte a melhorias de processo e integração de aplicações visando a implementação dos processos administrativos do Estado de forma eletrônica. Utiliza ferramentas de ECM, BPM, edição, manipulação de arquivos e outras.

Processos eletrônicos no Estado do RS Arquitetura PROA Sistema PROA IPERGS IPA SMARH ING SES AME DETRAN GID Serviços PROA ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...

Processos eletrônicos no Estado do RS Arquitetura PROA Fluxo genérico Fluxos modelados Sistema PROA IPERGS IPA SMARH ING SES AME DETRAN GID Serviços PROA ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...

Processos eletrônicos no Estado do RS IPERGS/IPA – Concessão Pensão Viúvos 90 atividades mapeadas Redução do tempo de 45 para 20 dias Implantado em 2010 P R O A

Processos eletrônicos no Estado do RS SMARH - ING – Ingresso de Servidores Redução de 3 a 4 meses para Recebimento do 1º vencimento. Termos de posse em lote com certificação Laudos médicos integrados ao RHE Implantado em 2013 P R O A

Processos eletrônicos no Estado do RS SES/AME – solicitação de protetores solares P R O A 2.000 novos processos em abr /2015 13% de todos os processos abertos no PROA Implantado em 2014

Processos eletrônicos no Estado do RS GID – Processo de Veículos entre CRVAs e órgãos Redução de 30 dias para acesso Online dos processos Implantado em 2014 P R O A P R O A

Processos eletrônicos no Estado do RS PROA – Situação em outubro de 2015 CIENTEC, SGG, SMARH, SES, SEPLAN, PROCERGS Sistema PROA IPERGS IPA SMARH ING SES AME DETRAN GID Serviços PROA ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...

Processos eletrônicos no Estado do RS Sistema PROA Principais funcionalidades diferenciais: Edição dos processos de forma visual (arrasta/cola) Pesquisa em todo o conteúdo dos documentos Assinatura digital de documentos com certificado ICP-Brasil (lote ou individual) Assinatura eletrônica de documento com senha (lote ou individual) Relatórios gerenciais – BI Distribuição de tarefas (simultâneas) Parametrização da matriz de permissões de acesso a processos

Processos eletrônicos no Estado do RS Informações gerenciais

Processos eletrônicos no Estado do RS Informações gerenciais

Processos eletrônicos no Estado do RS Informações gerenciais

Processos eletrônicos no Estado do RS Informações gerenciais

Processos eletrônicos no Estado do RS Sistema PROA – Implantação no Estado Estratégia de implantação original: FOCO: Realizar mapeamento dos processos nas organizações e implantar nas aplicações usando PROA Serviços. Na impossibilidade de mapear o processo, poderia ser utilizado o PROA Sistema. A substituição do SPI seria gradativa. Nova estratégia de implantação: FOCO: Substituir o SPI o mais rápido possível. Ênfase no uso do Sistema PROA. Por demanda dos clientes, realizar mapeamento dos processos nas organizações e implantar nas aplicações usando PROA Serviços.

Processos eletrônicos no Estado do RS Sistema PROA Demanda da SGG e da SMARH: A partir do dia 4 de janeiro de 2016 os processos administrativos do Estado serão abertos no PROA. O Governador e os Secretários de Estado assinarão eletronicamente os processos encaminhados pelo PROA. O SPI continuará disponível para andamentos e consultas dos processos anteriormente abertos. PROA

Processos eletrônicos no Estado do RS Sistema PROA – Cronograma proposto SES,SGG,SMARH, SEPLAN, CIENTEC, PROCERGS Versão 5.0 Versão 5.0 Versão 5.1 PROCERGS e CIENTEC Implantação 3.13 Piloto Implantação 3.12 Piloto Implantação 5.0 Piloto 20 órgãos (80% processos) Preparativos para Implantação (infraestrutura, capacitação, cadastros e autorizações ) Implantação Grupo 1 Implantação Grupo 2 Novos processos abertos eletronicamente Planejamento,Controle e Execução Jun/15 Jul/15 Ago/15 Set/15 Out/15 Nov/15 Dez/15 04/01/2016

Processos eletrônicos no Estado do RS Sistema PROA – Cronograma Piloto 3.13 Turma 1 EAD Operadores Turma 2 EAD Operadores Definiçao assuntos Execução Piloto Abertura de processos , encaminhamentos Elaboração Relatório de Resultados Análise do Relatório de Resultado Fórum Acompanhamento Consultoria específica Divulgação da Análise Ago/10-14 Ago/17-21 Ago/24-28 Ago/31 – Set/4 Set/8-11 Set/14-17 Set/18 Set/21 Set/22

Processos eletrônicos no Estado do RS Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Processos eletrônicos no Estado do RS Grupos Planejamento e Monitoria G1. Solução Tecnológica Participantes: SMARH, SGG, SES, SEFAZ, PGE, CIENTEC e PROCERGS G2. Implantação Pilotos: SGG, SMARH, SES, CIENTEC, SEPLAN e PROCERGS G3. Comunicação Participantes: SGG, SMARH, PROCERGS e CCOM G4. Capacitação Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS G5. Infraestrutura dos clientes Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS G6. Atendimento Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS G7. Modelo Negócio PROCERGS G8. Infraestrutura Procergs PROCERGS

Processos eletrônicos no Estado do RS Sistema PROA Fase seguinte (2016): Adequar o sistema para suportar a virtualização dos demais processos internos dos órgãos (que não geram processo Administrativo Estadual).

Principais atividades na implantação da aplicação PROA 1. Contato com o órgão objeto da implantação Responsável: PROCERGS (AN do órgão + Everton/ Márcia ) Saída: Cliente responsável pela implantação no órgão identificado 2. Cadastrar o órgão no PROA nos ambientes de treinamento e produção Responsável: PROCERGS (Equipe Implantação SPE) 3. Identificar grupo de usuários administradores do PROA no cliente Responsáveis: PROCERGS (Equipe Implantação SPE) e Cliente responsável

Principais atividades na implantação da aplicação PROA 4. Treinar o grupo de usuários administradores 4.1.Agendar treinamento Responsáveis: PROCERGS e Cliente responsável 4.2.Executar treinamento Responsável: PROCERGS Saída Usuários Administradores treinados Planejamento da configuração inicial elaborado Treinamento dos usuários operadores agendado (Presencial, EAD, ...) Primeiros assuntos no órgão identificados Data proposta para implantação dos demais assuntos

Principais atividades na implantação da aplicação PROA 5. Executar configuração inicial do ambiente de produção Responsável: usuários administradores 5.1. Cadastrar usuários no SOEWeb 5.2. Distribuir as permissões conforme o perfil do operador 5.3. Criar os grupos Organizacionais e identificar os responsáveis 5.4. Criar os grupos Institucionais associando os usuários e identificando os responsáveis 5.5. Cadastramento dos tipos e subtipos de assuntos 5.6. Criar as palavras-chaves da Organização

Principais atividades na implantação da aplicação PROA 6. Treinar usuários operadores Responsável: usuários administradores

Treinamento dos usuários Meios de treinamento Presencial pela equipe de administração EAD Manual on-line

Critérios de Visualização do Conteúdo Critérios considerados na versão 3.13

Critérios de Visualização do Conteúdo Critérios resultante na versão 3.13

Conceitos da ferramenta Conceitos operacionais Principais conceitos Conceitos da ferramenta Atividades e tarefas Grupo Classificação documental Conceitos operacionais Comitê do Processo Eletrônico Usuários Administradores Operadores Capacitação Lições aprendidas

Atividade

Tarefas

Tarefas especiais

Grupos

Responsáveis por Grupos

Grupos “Porta de Entrada” Tramitação entre órgãos Órgão 1 Órgão 2

Classificação documental e classificação operacional

DECRETO Nº 51.566, DE 10 DE JUNHO DE 2014 Decreto do Processo Eletrônico DECRETO Nº 51.566, DE 10 DE JUNHO DE 2014 Art. 1º O expediente administrativo e sua representação por meio eletrônico, na produção, no registro, na tramitação, na consulta, na transmissão e no arquivamento de documentos pela Administração Pública Estadual somente será admitido por intermédio do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA, nos termos deste Decreto. Parágrafo único. A implantação do Sistema mencionado no “caput” deste artigo ocorrerá conforme cronograma definido pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico. .

DECRETO Nº 51.566, DE 10 DE JUNHO DE 2014 Comitê de Processo Eletrônico DECRETO Nº 51.566, DE 10 DE JUNHO DE 2014 Art. 3º O Comitê Gestor do PROA será composto por um representante titular, e respectivo suplente, das seguintes instituições: I - Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos, que o presidirá; II - Casa Civil; III - Secretaria-Geral de Governo; IV - Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional; V - Secretaria da Fazenda; VI - Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul – PROCERGS; VII - Autoridade Certificadora do Estado do Rio Grande de Sul – AC-RS; VIII – Procuradoria-Geral do Estado do Rio Grande do Sul; e VIII – Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS. IX – Gabinete do Governador

Perfis de usuários Usuários Administradores (Facilitadores) & Usuários Operadores

Administradores (facilitadores) Visões e ações Visão operacional Visão estratégica

Administradores (facilitadores) Ações: Definir e manter Grupos (Existência de grupos, responsáveis, ...) Subtipo de assunto conforme demanda ou estratégia de implantação Parâmetros das atividades/tarefas especiais (ex: grupo de origem e destino) Entender a relevância da autorização de classes aos operadores adequados ( Ex: Arquivamento, Alteração de processo, etc) Identificar necessidades de infraestrutura ( canal, scanner, certificação digital, ...)

Administradores (facilitadores) Ações: Encaminhar questões pertinentes ao novo paradigma: quando/onde armazenar documentos físicos que precisam ser retidos Participar dos fóruns de implantação e de requisitos Identificar necessidades de treinamento e se necessário encaminhar ações complementares ( Ex: Caso da SEPLAN e PROCERGS)

Administradores (facilitadores)

Administradores (facilitadores) Ações operacionais: Identificar qualquer problema que esteja impedindo o andamento normal de um proceso específico, por exemplo: Demora anormal no tempo de resposta Associação adequada de operadores a classes do SOEWeb

Administradores (facilitadores)

Capacitação Tipos disponíveis EAD com tutoria Presencial Vídeo Workshop Manual on-line Guia de Boas Práticas Fóruns (implantação e de requisitos) Site da comunidade PROA

Lições aprendidas Algumas lições .... Respeitar as diferenças das culturas organizacionais Esclarecer pontos centrais para administradores e jurídico: Certificação Digital Classificação documental Legalidade Ir além do treinamento  Sala de Gestão,Guia de melhores práticas, fóruns de implantação e requisitos Melhorar a frequência de efetiva participação nos treinamentos ( 75%  100%)

Lições aprendidas Algumas lições .... Identificar e resolver as diferentes condições de infraestrutura Formar uma equipe consistente de facilitadores do projeto no Estado

Capacitação Cronograma de eventos 5/10/15 Workshop Conceitos EAD SOEWeb 13/10/15 a 16/10/15 Seminário AC-RS, APERS, CAGE, PGE, CC 22/10/15 19/10/15 a 23/10/15 EAD Usuários Operadores 5.0 para administradores Presencial usuários administradores 26/10/15 a 6/11/15

Processos eletrônicos no Estado do RS

Administradores (facilitadores) Boas práticas