O DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO TÉCNICO-ADMINISTRATIVA

Apresentação em tema: "O DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO TÉCNICO-ADMINISTRATIVA"— Transcrição da apresentação:

1 O DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO TÉCNICO-ADMINISTRATIVA
Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas Coordenação de Pessoal Técnico-Administrativo O DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO TÉCNICO-ADMINISTRATIVA

2 Dimensionamento da força de trabalho:
É um processo de planejamento contínuo de avaliação das necessidades de pessoal, no que se refere ao quantitativo, competências individuais e perfil, direcionados ao atendimento das metas institucionais. (Manual de Procedimentos ANAC)

3 Dimensionamento da força de trabalho:
DECRETO Nº 5.825, DE 29 DE JUNHO DE Art. 3º:   “VIII - dimensionamento: processo de identificação e análise quantitativa e qualitativa da força de trabalho necessária ao cumprimento dos objetivos institucionais, considerando as inovações tecnológicas e modernização dos processos de trabalho no âmbito da IFE.” Estabelece as diretrizes para elaboração do Plano de Desenvolvimento dos Integrantes do Plano de Carreira dos Cargos Técnico-Administrativos em Educação, instituído pela Lei no 11.091, de 12 de janeiro de 2005.

4 Dimensionamento da força de trabalho como política de Governo:
Adotada pelo Governo Federal a partir do ano de 1995; Extinção de cargos de apoio, como motoristas, copeiros, pedreiros, etc; Ampliação da contratação e terceirização de atividades de apoio, ligadas a manutenção geral e vigilância; Falta de uma política salarial permanente, com garantia de aumento salarial, incentivando cada vez mais a desocupação de vagas e desestimulando a entrada de novos servidores no serviço público.

5 A UFF Somos cerca de servidores Técnico-Administrativos e Docentes; Servimos à comunidade com: 03 Campi; 04 Polos Universitários; 01 Colégio Universitário; 01 Hospital Universitário; Diversas Unidades isoladas, todas distribuídas por vários municípios do estado do Rio de Janeiro, incluindo Niterói; Campus Avançado em Oriximiná/PA, Reitoria em Niterói.

6 A UFF Missão: Visão: Fonte: PDI – UFF
“Produzir, difundir e aplicar conhecimento e cultura de forma crítica e socialmente referenciada.” Visão: “A UFF será reconhecida nacionalmente pela qualidade dos seus cursos, mérito da sua produção científica e relevância social das suas atividades, ampliando a sua capacidade de oferecer soluções para o desenvolvimento auto-sustentado do Brasil.” Fonte: PDI – UFF

7 Na UFF – 2004 a 2010... Censo UFF 2004; PCCTAE – Lei 11.091/05;
Realização de diversos Concursos Públicos; Elaboração de processo embrionário de alocação de pessoal baseada em perfil dos servidores; Decreto 7.232/10 – Reposições; Levantamento de Competências institucionais, a partir de Workshop (2006);

8 Na UFF – 2004 a I Seminário Interno de Recursos Humanos (2010) – “Construindo coletivamente a gestão de pessoas: planejamento estratégico da área para o quadriênio ” Perspectivas: Mudança da cultura organizacional; Comprometimento dos colaboradores; Otimização do fluxo de trabalho; Definição das atribuições das áreas e perfil dos servidores; Divulgação das competências profissionais por cargo e área.

9 Na UFF – 2004 a Processo de reestruturação administrativa, resultando na criação da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas - PROGEPE, caracterizando importante mudança conceitual para as perspectivas de gestão. em substituição à Superintendência de Recursos Humanos – SRH, - FALAR UM POUCO SOBRE ISTO

10 Na UFF – 2004 a Aprovação pela Comissão Mista de Orçamento e Metas da Universidade, em 2010, do Programa Institucional, proposto pelo então Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos, atual Coordenação de Pessoal Técnico-Administrativo, “Dimensionamento e Análise da Força de Trabalho Técnico-Administrativa da UFF”, o que garantiu o aporte de recurso financeiro do PDI da Universidade. O Programa prevê três os eixos de atuação: Dimensionamento da Força de Trabalho; Impacto da Capacitação sobre a dinâmica da UFF; e Mapeamento de Competências. AS TRÊS VERTENTES SUBSIDIAM AS POLÍTICAS DE GESTÃO. PRECISÁVAMOS SABER O QUE JÁ SE CAPACITOU. QUAL O CAPITAL INTELECTUAL DA NOSSA INSTITUIÇÃO. AS COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA A DEFINIÇÃO DE POLÍTICAS DE GESTÃO. E O DIMENSIONAMENTO COMO UMA CONSOLIDAÇÃO REFLETINDO NA ALOCAÇÃO IDEAL DAS PESSOAS. SERIA UM PROCESSO RETROALIMENTANDO OS OUTROS. ENTENDEMOS QUE SÃO FACETAS INDISSOCIÁVEIS DA GESTÃO DE PESSOAS. ESTA RETROALIMENTAÇÃO PODE SE DAR PELA AVALIAÇÃO DE DESEMEPNHO. PERCEBÍAMOS QUE HAVIA OUTRAS QUESTÕES A SEREM LEVANTADAS, CONTUDO NÃO TERÍMOS CAPACIDADE INSTALADA PARA TODAS AS AÇÕES. DESTA FORMA, COMO SE VERÁ A FRENTE, OPTAMOS POR COLOCAR ESTAS DIMENSÕES EM 2011 E ESTENDER O PROGRAMA EM 2012.

11 Eixo: “Impacto da Capacitação sobre a dinâmica da UFF”
Objetivos Específicos 1. Avaliar o impacto produzido pelo processo de capacitação dos servidores técnico-administrativos da UFF sobre as competências individuais e institucionais, no período de 2006 a 2010; 2. Subsidiar a elaboração dos concursos públicos, as remoções, as redistribuições, as avaliações de desempenho e o plano de capacitação. O que foi realizado e a fase atual: Pesquisa bibliográfica em plataformas de pesquisas e páginas eletrônicas, visando definir a base teórica. Definição da abordagem metodológica. Aplicação de questionários (técnico-administrativos e chefias), 2011/2012.

12 Eixo: “Mapeamento de Competências”
Objetivos Específicos 1. Mapear as competências individuais institucionais; 2. Subsidiar a elaboração dos concursos públicos, as remoções, as redistribuições, as avaliações de desempenho e o plano de capacitação; 3. Identificar as atividades desenvolvidas nas diversas unidades da UFF. O que foi realizado e a fase atual: Aplicação de projeto piloto na PROGEPE para validação da metodologia; Aprovação pelo Magnífico Reitor para implantação na UFF; Preparação para mapeamento em toda Universidade, ainda em 2012.

13 Eixo: “Dimensionamento da Força de Trabalho”
Objetivos Específicos: Apurar o quantitativo da força de trabalho técnico-administrativa e sua distribuição pelas diversas unidades da estrutura organizacional; Identificar o potencial humano, quanto à escolaridade, idade, tempo de serviço, experiência profissional e rotatividade; Subsidiar a elaboração dos concursos públicos, as remoções, as redistribuições, as avaliações de desempenho e o plano de capacitação. O que foi realizado e a fase atual: Organização da estrutura das UORGs dentro dos sistemas institucionais, iniciado em 2011. Ajuste no sistema da força de trabalho, em 2012. Aplicação de formulário individual a todos os servidores técnico-administrativos, objetivando o levantamento do perfil funcional, iniciado em 2011. COMO IDENTIFICAMOS QUE NOS SISTEMAS NÃO HAVIA TODAS AS UNIDADES QUE NA PRÁTICA EXISTIAM, PRECISAMOS ORGANIZAR OS SISTEMAS. APÓS ACERTAS OS SISTEMAS, IDENTIFICAMOS QUE NA PRÁTICA OS SERVIDORES ESTAVAM TRABALHANDO EM DETERMINADOS SETORES QUE NÃO CORRESPONDIAM A LOTAÇÃO DO SISTEMA.

14 Em Aprovação pela Comissão Mista de Orçamento e Metas da Universidade de novo Programa Institucional proposto pela CPTA, com aporte de recursos do PDI: “Programa de Dimensionamento da Força de Trabalho e Mapeamento de Processos Administrativos e Ambientes Organizacionais – UFF” EM 2012 INICICAMOS ESTE TRABALHO E TAMBÉM A REFORMULAÇÃO DOS PROCESSOS DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO, QUE NÃO ESTÁ UTILIZANDO RECURSOS DO PDI.

15 • Objetivos: Concluir os processos iniciados no Programa anterior;
Catalogar por unidade os cargos existentes em cada área de atuação do servidor; Realizar diagnóstico da quantidade de processos que envolvem os cargos da Universidade; Identificar os Macroprocessos envolvidos; Utilizar técnicas qualitativas e quantitativas de sondagem e identificação dos ambientes organizacionais da UFF, visando à identificação e análise do processo de trabalho e atribuições de cada área de atuação dos servidores. DENTRO DESTE PROGRAMA ESTAMOS CONCLUINDO OS TRABALHOS INICIADOS EM 2011 (MAPEAMENTO DE COMPETÊNCIAS, LEVANTAMENTO DE PERFIL E IMPACTO DA CAPACITAÇÃO) E COMEÇANDO O MAPEAMENTO DE PROCESSOS E AMBIENTES. Mapeamento das Unidades UFF; Identificar o “tamanho” da universidade em termos de unidades; Identificar o relacionamento entre as Unidades no que tange a troca de informações/documentos; Identificar o “Gapping” aproximado entre o número total de servidores e os funcionários da UFF;

16 Por que a realização deste Trabalho?
Favorecimento da profissionalização das relações interpessoais e intersetoriais: Definição mais clara dos fluxos e processos de trabalho; Maior agilidade e transparência no fluxo de informações; Definição das atribuições dos Setores; Despersonificação das atividades desenvolvidas.

17 Por que a realização deste Trabalho?
Qualificação da base de sustentação técnica para as políticas e ações de gestão de pessoas, associadas às definições do PDI em vigor, tais como: Valorizar, capacitar e qualificar a força de trabalho; Incentivar a integração dos esforços individuais aos objetivos institucionais; Comprometer a comunidade universitária com o desempenho global da Instituição.

18 Resultados já alcançados
15% dos dados dos servidores já foram implantados no sistema: Identificamos que: 55% dos servidores são do sexo feminino; 46% possuem pós-graduação; 80% possuem especialização; 23% possuem mestrado; 41% possuem inglês não fluente; 45% domina word; 42% domina parcialmente o excel; 33% domina parcialmente o power point; 48% domina a internet.

19 Resultados já alcançados
Lista atualizada dos contatos/responsáveis da Universidade; Atualização de 90% das UORGs da Universidade; Mapeamento dos macroprocessos de 15% das Unidades.

20 Dificuldades encontradas...
Greve; Desatualização dos sistemas gerenciais internos de gestão de pessoas; Dificuldade de adesão dos servidores, quanto à resposta aos questionários; Unidades muito dispersas; Acúmulo de atribuições dos integrantes do grupo de trabalho; Falta de um sistema de TI que reflita as demandas atuais da área. Greve: Muitas unidades encerraram suas atividades ou não retornam as chamadas da equipe do projeto em função da greve.; Aceitação: O projeto ainda não é conhecido dentro da Universidade, o que em alguns casos impede ou adia a concretização da coleta de dados; Uma dificuldade institucional que ocasionou uma reformulação das etapas preliminares do projeto, no tocante ao levantamento da força de trabalho, referiu-se à emissão de relatórios gerenciais que não espelhavam a estrutura hierárquica correta das unidades organizacionais (UORGs) e consequentemente a distribuição exata dos servidores nessa hierarquia. Esta dificuldade específica gerou o engajamento de membros da equipe em grupo de trabalho criado pela Proplan, com o objetivo de realizar os ajustes cabíveis nos sistemas SIAPE e SIORG-UFF, em relação à estrutura organizacional da UFF, bem como definir a regulamentação e fluxos necessários para as alterações estruturais.

21 Nossas Perspectivas... Conhecer tecnicamente e operacionalmente o funcionamento das atividades inerentes a todos os cargos da organização; Elaborar projeto para melhor alocar os servidores, com base em perfis estabelecidos a partir dos levantamentos realizados; Subsidiar os Planos Institucionais de Capacitação e de Gestão de Desempenho; Subsidiar atividades de outros setores da Universidade; Favorecer o aprimoramento dos sistemas informatizados; Aprimorar os fluxos de trabalho, favorecendo maior celeridade e qualidade nos serviços prestados.

22 Realizado na UFF em 12 e 13 de Julho de 2012.

23 INSTITUIÇÕES PARTICIPANTES
Universidade Federal Fluminense Universidade Federal Rural do Estado do Rio de Janeiro Universidade Estadual do Rio de Janeiro Universidade Federal do Rio de Janeiro Universidade Federal de Minas Gerais Universidade Federal do Triângulo Mineiro Universidade Federal de Lavras Universidade Federal de Alfenas Universidade Federal de Juiz de Fora Universidade Federal de São João Del Rey Universidade Federal do Paraná Universidade Federal do Espírito Santo Centro Federal de Educação Celso Suckow da Fonseca de Minas Gerais Centro Federal de Educação Celso Suckow da Fonseca do Rio de Janeiro Instituto Federal Fluminense Instituto Federal de Barbacena Instituto Benjamim Constant Instituto Federal do Espírito Santo

24 Conhecimentos e experiências partilhados:
Relevância da realização de campanhas de sensibilização; Apoio da alta gestão; Fortalecimento de parcerias intersetorias; Fortalecimento de parcerias com outras instituições; Inclusão do corpo discente no processo técnico e operacional; Importância de Sistemas de Tecnologia da Informação; Entendimento de que a complexidade do processo impacta em resultados de longo prazo; Compreensão do caráter permanente do processo. A Universidade Federal do Paraná, Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro, Universidade Federal do Triângulo Mineiro e a Universidade Federal Fluminense abordaram sobre a importância de fazer um trabalho expansivo por todas as unidades que compõe a Universidade. A UFRRJ adotou a estratégia de ter uma seleção rígida para a contratação de 60 bolsistas que fizeram as entrevistas junto aos servidores. Além de selecionar com qualidade os seus bolsistas, ofereceram treinamento especializado durante uma semana de quais as melhores maneiras a fim de abordar e as técnicas para entrevistar o servidor. Essas ações motivaram os bolsistas que conseguiram em pouco tempo, entrevistar um grande número de servidores. Além disso, a UFRRJ denominou o dimensionamento da força de trabalho como Censo, e por conseqüência, a resistência organizacional às entrevistas diminuiu drasticamente. A UFPR optou pela estratégia de fazer reunião com os dirigentes das unidades, envolvendo-os e abrindo espaço para que os servidores pudessem fazer com tranqüilidade as entrevistas nas unidades. A UFTM por possuir um número menor de servidores preferiu fazer a sensibilização por cartazes nas unidades. Dessa forma, houve maior facilidade de divulgar o projeto de dimensionamento pela Universidade. A UFF aderiu a campanha de sensibilização através do Slogan “Levantamento de perfil” e criou uma logomarca. Foram distribuídos cartazes por todas as unidades indicando que a qualquer momento, os servidores poderiam ser abordados pelos bolsistas do projeto. Outra maneira de sensibilizar foi a realização de reuniões com dirigentes das unidades, assim como a UFPR. Após as reuniões foram distribuídos folhetos para toda a Universidade, a fim de fazer com o que os servidores conheçam mais profundamente o projeto de dimensionamento da força de trabalho, e assim, dirimir possíveis resistências às entrevistas. Essas parcerias têm o objetivo de auxiliar em ações mais especializadas como: metodologia de pesquisa de dados, criação de campanhas, sites, tecnologia da informação, dentre outros. A UFF citou como exemplo a parceria com estudantes da área de estatística que ajudaram a criar a metodologia para coletar e compilar os dados do dimensionamento. A UFTM buscou parcerias com analistas de Tecnologia da Informação a fim de fazer o seu banco de dados em formato excel. A troca de experiência foi percebida como fundamental e poderá acontecer de duas formas: criação de mais eventos com temáticas específicas e visitas técnicas nas Universidades que estão em estágio mais avançado em relação ao projeto de dimensionamento. Ficou percebido que explicar como algum método foi aplicado é complicado para os responsáveis pelo dimensionamento. O direcionamento é buscar parcerias que estudem o caso das Universidades avançadas ou a idéia é criar a própria metodologia. Todas as Universidades ratificaram a importância de o Governo Federal ajudar e colaborar na construção de metodologias aplicáveis a cada Universidade, uma vez que existe uma grande dificuldade de dispensar servidores para ficarem apenas por conta do projeto de dimensionamento.

25 Dificuldades apontadas:
Falta de definição do MEC quanto à matriz a ser utilizada pelas Instituições; Especificidades de cada Instituição; Dispersão geográfica – dificuldade logística; Quantitativo insuficiente de servidores para atuação integral no processo; Deficiência de ações de capacitação específica no tema; Ausência de Sistema de Tecnologia da Informação específico; Resistência dos servidores à participação no processo; Ocorrência de greve. Falta de funcionários para trabalhar especificamente com o projeto de dimensionamento. Na grande maioria das Universidades ficou percebido que todas as pessoas envolvidas no projeto, também trabalham em outras atividades internas dos departamentos. Em determinadas Universidades, alguns projetos ficam estacionados e com dificuldades para ser colocado em prática. Ausência de capacitação profissional para colocar um projeto de grande porte em prática. As Universidades precisam fazer parcerias e não é garantido que o projeto tenha a qualidade necessária para subsidiar políticas de Gestão de Pessoas. Assim, foi apresentada a dificuldade de alinhar a teoria à ação da Administração pública. Mesmo com a grande troca de experiências e modelos já realizados ainda existe uma grande complexidade no que tange à aplicabilidade do projeto de dimensionamento da força de trabalho. A falta de um sistema de informação que possa dar suporte ao elevado número de dados coletados no projeto. Dificuldade de distribuir os cargos dentro da Universidade (Gestão de Lotação), uma vez que ainda o critério pré-definido (RAT) não é aplicável a todos às áreas de uma Universidade. Pois cada Instituto tem as suas particularidades, necessidades e demandas do cotidiano. Resistência dos colaboradores a realizarem as entrevistas nas unidades. Mesmo as Universidades que fizeram extensas campanhas de sensibilização, enfrentaram e enfrentam enorme resistência de servidores por diversos motivos particulares. Alguns exemplos de dificuldade e resistências a entrevistas: medo do resultado ou troca de local de trabalho; o projeto não vai dar resultado positivo; falta de paciência para responder questionário; servidor não está no setor; servidor foi trocado de setor sem a formalidade necessária prevista em regulamento. A greve é um dos maiores dificultadores. O projeto é aprovado pelo orçamento da Universidade e quando vai ser colocado em prática, acontece greve. Tal situação, trava o número de entrevistas que poderiam ser feitas, e por conseqüência, o projeto demora a ser concluído. Quando a Universidade tem diversos Campi, a complexidade para coletar os dados aumenta, devido ao grande número de Unidades distantes uma das outras. FALTA DE PARÂMETRO COMUM.

26 Contatos PROGEPE – www.progepe.uff.br CPTA – (21) 2629-5041