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1 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Organização, Sistemas e Métodos – OS&M 22/05/2009 – 30/06/2009 Professor : Alexandre José do Nascimento.

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1 1 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Organização, Sistemas e Métodos – OS&M 22/05/2009 – 30/06/2009 Professor : Alexandre José do Nascimento E-mail : ajnascimento02@uol.com.brajnascimento02@uol.com.br Ementa : Análise Administrativa. Processos Empresariais. Gráficos de Processamento. Formulários. Análise de Distribuição de Trabalho. Manuais de Organização.

2 2 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0 – Informações Gerais 0.1 – Apresentações 0.2 - Objetivos da disciplina; 0.3 – Metodologia de ensino; 0.4 – Avaliações do rendimento escolar; 0.5 – Horários; 0.6 – Regras; 0.7 – Material usado na disciplina. 0.8 – Visão Geral 0.9 – Objetivos específicos 0.10 - Competências

3 3 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.1 - Apresentações Nome: Empresa: O que Faz: Expectativas:

4 4 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.2 - Objetivo da Disciplina Conhecer as técnicas de organização, sistemas e métodos como modernas ferramentas de Gestão Organizacional, com foco na racionalização do trabalho.

5 5 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.2 - Conteúdo da Disciplina Análise Administrativa. Processos Empresariais. Gráficos de Processamento Formulários. Análise de Distribuição de Trabalho. Manuais de Organização.

6 6 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.3 – Metodologia de Ensino Aula expositiva; Atividades práticas (individuais e em grupo); Avaliações.

7 7 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.4 – Avaliações do rendimento escolar  Média de 60 pontos.  75% de frequência.  3 etapas de avaliações (individual e equipe), sendo:  Etapa 1: 30 pontos – Prova: 10/06/2009  (S1 valendo 20 pontos; 1 trabalho em equipe valendo 10 pontos)  Etapa 2: 30 pontos – Prova: 22/06/2009  (S2 valendo 20 pontos; 1 trabalho em equipe valendo 10 pontos)  Etapa 3: 40 pontos – Prova: 29/03/2009  (S3 valendo 30 pontos; 1 trabalho em equipe valendo 10 pontos)

8 8 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.4 – Avaliações do rendimento escolar  Prova substitutiva – substituirá alguma avaliação perdida pelo aluno, desde que tenha sido solicitada e aceita pela Coordenação. A Coordenação informará o professor para quem ele deve aplicar a substitutiva. OBS. para turmas em ciclo: Na última sondagem (S3 da Etapa 3) é somente prova de uma das disciplinas, nas 4 aulas do dia.  Avaliação suplementar (AS) – valor 100 pontos Cursos em Ciclos: a AS substitui o total de pontos alcançado pelo aluno durante o ciclo e ele precisa tirar 60 pontos para ser aprovado

9 9 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.5 - Horários NOTURNO * Primeiro período: das 19 horas às 20:40hs * Intervalo: das 20:40hs às 20:55hs * Segundo período: das 20:55 hs às 22:35 hs

10 10 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.6 - Regras O respeito é fundamental; Cumprir os horários; Não utilizar MP3, MP4, etc….. Desligar o celular; Estamos aqui para aprender!!!!!!

11 11 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.7 – Material usado na disciplina Bibliografia Obrigatória –CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística, São Paulo: Atlas, 2005 Bibliografia Adicional –ARAÚJO, Luís Cesar G. de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2001 –LUPORINI, Carlos Eduardo Mori. Sistemasd administrativos: uma abordagem moderna de O&M. São Paulo: Atlas, 1985 –OLIVEIRA, D.P. Rebouças. Sistema, organização e métodos. 10. ed. São Paulo: Atlas, 1998. 501p.

12 12 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.8 – Visão Geral da Disciplina Aliado aos conceitos de Comportamento Organizacional e aos estudos das abordagens teóricas da Administração, o aprendizado de OSM é uma ferramenta para operacionalizar as rotinas administrativas e otimizar os processos das empresas, racionalizando o trabalho, tornando-o mais eficiente e com maior qualidade

13 13 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.9 – Objetivos Específicos Introduzir os conceitos de métodos e processos. Compreender a dinâmica dos processos organizacionais e as formas de mensurá-lo, intervir e controlar. Despertar para importância do entendimento de OSM para a compreensão sistêmica das atividades logísticas e como uma ferramenta para melhorias em sua operação.

14 14 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 0.10 – Competências Desenvolver competências relevantes da disciplina, tais como a capacidade de identificar, mensurar, modificar e controlar processos de forma a torná- los mais eficiente.

15 15 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : IMPORTANTE Anotações: Obriga a prestar atenção à aula e testar seu entendimento da matéria lecionada. A revisão mostra o que é mais importante da matéria e o que deve sr estudado com mais cuidado. É mais fácil guardar na memória as próprias anotações que os textos dos livros. Ajuda na memorização. Proporciona um entendimento muito mais profundo da matéria do que a simples escuta.

16 16 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : 1.ANÁLISE ADMINISTRATIVA 1.1 Conceitos e características. 1.2 Levantamento. 1.3 Planejamento. 1.4 Implantação e Controle. Objetivos Capacitar na realização de diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções integradas para os problemas administrativos.

17 17 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : INTRODUÇÃO Processos de mútua dependência entre as partes: Origem século XVII. Avanço da fisica, matemática e mecânica. Analogias entre organismos, sociedade, empresas. Toda ação gera uma reação. Importância: Formas de lidar com empresas complexas. Enfoque sintético Estudo entre as relações entre as elementos

18 18 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : SISTEMAS Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam funções específicas.

19 19 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Componentes do sistema Objetivos Entradas Processos Saídas Controles e avaliações do sistema Retroalimentação Processos Saídas Objetivos Retroalimentação Controles Entradas 0 50 100 150 123456789101112

20 20 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Objetivos Se referem tanto aos objetivos dos usuários do sistema quanto ao do próprio sistema. É a razão da existência. É a finalidade para qual o sistema foi criado. Processos Saídas Objetivos Retroalimentação Controles Entradas 0 50 100 150 123456789101112

21 21 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Entradas Função que caracteriza as forças que fornecem ao sistema o material, informação e a energia para a operação ou transformação. Processos Saídas Objetivos Retroalimentação Controles Entradas 0 50 100 150 123456789101112

22 22 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Processos Função que possibilita a transformação de um insumo, informação em um produto, serviço ou resultado. Este processo é a maneira pela qual os elementos componentes interagem a fim de produzir as saídas desejadas. Processos Saídas Objetivos Retroalimentação Controles Entradas 0 50 100 150 123456789101112

23 23 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Saídas Correspondem aos resultados do processo de transformação. As saídas podem ser definidadas como as finalidades pelas quais se uniram objetivos, atributos e relações do sistema. As saídas devem ser coerentes com os objetivos do sistema. Processos Saídas Objetivos Retroalimentação Controles Entradas 0 50 100 150 123456789101112

24 24 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Processos Saídas Objetivos Retroalimentação Controles Entradas Controles e avaliações do sistema Função principal é de verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e a avaliação de maneira adequada, é necessária uma medida do desempenho do sistema, chamado indicador ou padrão. O objetivo do controle é reduzir as discrepâncias ao mínimo estabelecido como padrão. 0 50 100 150 123456789101112

25 25 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Retroalimentação É um processo de comunicação que reage a cada entrada de informação, incorporando o resultado da ação resposta desencadeada por meio de uma nova informação. Resposta a um desvio para uma ação corretiva, tornando o sistema auto-regulador. Processos Saídas Objetivos Retroalimentação Controles Entradas 0 50 100 150 123456789101112

26 26 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : EMPRESA Setor Subsistema Análise dos setores individuais com alto nível de detalhamento nos levantamentos das informações e as diversas interfaces do processo.

27 27 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : EMPRESA Sistema Setor Análise da empresa como um todo, considerando todos os setores e estrutura no nível principal e os limites estão na própria empresa.

28 28 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Ecossistema EMPRESA Concorrência Governo Sistema Financeiro Fornecedores Sindicatos Consumidores Comunidade Tecnologia Mercado de Mão de Obra Ambiente Externo

29 29 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : ANÁLISE ADMINISTRATIVA Conceitos e Características: É um processo de trabalho, dinâmico e permanente que tem como objetivo efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções integradas para os problemas administrativos, envolvendo, portanto, a responsábilidade básica de planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura organizacionais, assim como os processos e os métodos de trabalho.

30 30 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : ANÁLISE ADMINISTRATIVA OBJETIVOS: Devem ser desenvolvidos por profissionais especializados, integrantes ou não das unidades organizacionais, conhecedores de métodos, utilizando técnicas de pesquisa científica prática e pensamento criador, buscando identificar os problemas, determinar suas causas e criando soluções.

31 31 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Momentos da Análise Administrativa Diagnóstico situacional das causas: Identificar não só o clima e a estrutura da organização, mas também seus métodos e processos de trabalho. Intervenção planejada: O estudo das soluções dos problemas, compreendendo, de início, as fases de planejamento da solução e competente crítica; O planejamento das mudanças, efetivando, em linhas gerais, nas fases de implementação e controle de resultados.

32 32 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Condições para realização da análise administrativa Possuir uma perspectiva global da empresa; Ter uma equipe de trabalho responsável pelo projeto No planejamento das soluções dos problemas, a integração das necessidades individuais e organizacionais; Considerar a organização como um sistema aberto, portanto devemos compatibilizar os ambientes internos e externos.

33 33 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Aplicações da Análise Administrativa Aprovar uma estrutura organizacional; Permitir uma reoganizacional estrutural-funcional; Desenvolvimento de equipes, fortalecendo o trabalho em equipe; Identificar e planejar soluções para os problemas de conflitos organizacionais (departamentos ou grupos); Avaliar pesquisas de clima organizacionais; Implantar novas técnicas gerenciais e operacionais; Levantar necessidades de treinamento; Contribuir na implantação de práticas administrativas; Projetos de otimização de processos, racionalizando o trabalho; Elaborar ou rever instrumentos normativos diversos, como manuais, normas, instruções, rotinas, etc… Planejar ou rever o quadro de funcionários; Levantamento de dados para análises diversas

34 34 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Dificuldades BÁSICAS a serem superadas Falta de planejamento no início dos trabalhos; Errar a estratégia no desenvolvimento dos trabalhos; Não trabalhar a “quatro mãos”; Falta de tempo para todo os estudos necessários; Envolvimento positivo do público interno; Identificar e agir conforme a cultura da empresa; Não utilizar de metodologia adequada; Não passar credibilidade aos interlocutores; NUNCA FALAR PROBLEMAS e sim OPORTUNIDADES; NÃO SER OBJETIVO.

35 35 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Cultura da Organização Normas: São padrões ou regras de conduta nas quais os membros da organização se enquadram. A norma é um padrão que as pessoas obedecem sem levar em conta o lado bom ou mau das suituações. As normas podem ser explícitas (manuais, regulamentos) ou implícitas, estas regem os comportamentos das pessoas na organização. Valores: Regras informais que reflete a crença da empresa, é influenciada pela sociedade. Recompensas: Direciona a forma de motivação e valorização dos funcionários. Poder: Identifica quem dita as regras na organização e seu perfil de atuação.

36 36 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Programa de trabalho para uma análise administrativa Fase I – Diagnóstico situacional das causas: Levantamento; Crítica do levantamento; Fase II – Estudo da solução dos problemas: Planejamento da solução; Crítica do planejamento; Fase III – Implementação das mudanças: Implantação; Controle dos resultados.

37 37 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Levantamento Revisão da literatura: Compreende a identificação, coleta e análise de todos os instrumentos escritos, internos ou externos à organização. Questionário: É utilizado para direcionar o levantamenbo das informações. Documento de grande utilidade pois ajuda na compilação das entrevistas. É muito difícil a elaboração mas é uma das mais importantes ferramentas de trabalho. Entrevista: É útil para obter informações armazenadas na memória das pessoas, meio de conhecer as pessoas e suas qualificações e até onde estão envolvidas com a cultura da empresa. Observação pessoal: Comparar as respostas da entrevista com o comportamento observado, normalmente é muito oneroso, pois é necessário muito tempo. É utilizada para identificação de condiçoes de trabalho e postura.

38 38 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Dificuldades/Limitações do Questionário Falta de tempo: Normalmente não há tempo suficiente para entrevistar todas as pessoas envolvidas nos processos, devemos selecionar pessoas chaves para esta atividade. Um grande número de entrevistados dificulta também na compilação das informações. Respostas que dificultem a compilação para análises estatísticas. Pessoas a serem entrevistadas localizadas em pontos geográficos muito distantes. O homem tem fobia com relação a preenchimento de questionários. Respostas com duplo sentido, de forma a distorcer a compilação e análise dos dados. Os questinários são frios e impessoais, impedindo levantamento de informações que surgem na entrevista.

39 39 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Requisitos do Questionário Tem que estar claro o objetivo do questionário. Consentimento e apoio dos lideres e responsáveis pelo público que responderá as questões. Os questionários devem ser planejados com cuidado e elaborados de forma clara e objetiva, visando respostas diretas. Para temas longos e complexos devemos incluir no questionário uma pequena introdução sobre o tema. Elaborar os questionários para que as respostas sejam diretas. Nas respostas eliminar todo e qualquer tipo de redação. As perguntas devem ser estrututadas para que seja possível a tabulação das respostas. Quando o público for muito grande e heterogênio realizar teste de interpretação das perguntas. Normalmente possibilitar que o questionário seja anônimo.

40 40 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Deixar claro o objetivo da entrevista. Escolher as pessoas certas para serem entrevistadas. Não escolhendo adequadamente os pessoas corremos o risco delas “PALPITAREM” ou fazerem adivinhações. O entrevistador deve registrar por escrito, com calma e de forma clara TODAS as informações coletetadas, sob o risco de interpretar de forma errada alguma informação, prejudicando o resultado da entrevista. Dificuldades/Limitações da Entrevista

41 41 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Requisitos da Entrevista Ter clara idéia do objetivo da entrevista e informar este objetivo aos entrevistados. Selecionar cuidadosamente as pessoas a serem entrevistadas, é muito comum que sejam as mesmas que responderam o questionário. O entrevistador deve estar bem familiarizado com o assunto a ser abordado e com as terminologias utilizadas. O entrevistador deve dar uma idéia geral do assunto a ser abordado, o tipo de resposta que necessita. Mesmo tendo um roteiro a ser seguido o entrevistador deve conduzir o clima para o mais informal possível. O entrevistador tem que ter em mente que no momento da entrevista ele não deve corrigir falhas, mas sim coletar informações para uma análise posterior. NUNCA DISCUTIR COM O ENTREVISTADO.

42 42 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Requisitos da Entrevista Caso a entrevista saia do foco, cabe ao entrevistador controlar a situação e retornar ao tema conforme previsto. Ao fim da entrevista o entrevistador deve avaliar se seu objetivos foram atingidos, caso exista alguma pendência deve ser rapidamente esclarecido com o entrevistado. Avisar que poderá haver outro contato após a análise das informações. O entrevistador deve transmitir conhecimento e confiança ao entrevistado. CUIDADO NA ABORDAGEM, ela é fundamental para você conseguir as informações que precisa. Pense sempre que Deus é sábio, na entrevista seu objetivo é COLETAR INFORMAÇÔES, e não analisar informações. NUNCA DISCUTA COM O ENTREVISTADO.

43 43 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Estratégias de Levantamento A entrevista deve ser iniciada pelos tópicos mais importantes. A revisão dos tópicos mais importantes é a introdução para as rotinas intermediárias. Sempre definir claramente o objetivo ou a finalidade de uma rotina. Iniciar a análise, sempre por meio de graficos representativos (fluxogramas). Trabalhar sempre com caso reias. Ter sempre cópias dos documentos envolvidos. No levantamento, passar por todos os envolvidos, por posto de trabalho. Verificar o que cada cada envolvido faz, nos mínimos detalhes. Sentar-se a mesa com o funcionário. Concentração nas atividades que estão sendo realizadas.

44 44 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Estratégias de Levantamento PARA CADA ENTREVISTADO PERGUNTE: De quem ele recebe o trabalho? Como ele recebe recebe o trabalho? O que ele faz exatamente? Como ele passa o trabalho? Para quem ele passa o trabalho?

45 45 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Estratégias de Levantamento É importante criar o clima propício para a entrevista, deixando o entrevistado calmo. Concentre-se na rotina de trabalho e nunca tenha pressa. Quando se tornar oportuno, pode-se conduzir o entrevistado a fazer comentários ou dar explicações. Se o entrevistado lhe disser algo confidencial, NÃO FAÇA ANOTAÇÕES, pois estas informações devem ser utilizadas de forma restrita. Caso surjam idéias ou lampejos anote-as, pois elas podem não surgir uma segunda vez. Após a entrevista estar completa faça o fluxograma, se possível faça-o durante a entrevista. Utilize o fluxograma como recurso de análise, ele é muito útil para a visualização de retrabalhos e ineficiência do processo.

46 46 Organização, Sistemas e Métodos – OS&M AULA : Vantagens do levantamento Fornecer base para exame e discussão. Fazer uso de idéias já existentes. Reduzir a possibilidade de erros nas análises. Fornecer um meio de avaliar um sistema. Auxiliar na redação de manuais de procedimentos.


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