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Cândida nº4. Planificar uma viagem de negócios é tarefa corrente de um Profissional de Secretariado e corresponde a uma análise pormenorizada de todas.

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1 Cândida nº4

2 Planificar uma viagem de negócios é tarefa corrente de um Profissional de Secretariado e corresponde a uma análise pormenorizada de todas as hipóteses e possibilidades da acção, quer no campo da actividade profissional quer ainda, se possível, proporcionando itinerários que possam garantir uma certa satisfação pessoal.

3 São os documentos que provam a execução dos termos do contrato, eles consistem como meio de prova e uma garantia. Os documentos provam a existência da mercadoria, estabelecem o preço, certificam a origem, natureza, qualidade e quantidade, comprovam a expedição, dão direito ao valor desta em caso de sinistro, etc.

4 Muitas vezes o Profissional de Secretariado tem de recolher documentação junto das Agências de Viagem, Estações de Caminho de ferro, Automóvel Clube de Portugal.

5 Depois de ter escolhido o meio de transporte, compete ao Profissional de Secretariado fazer a respectiva reserva de bilhete sem se esquecer de analisar também as vantagens e inconvenientes de cada uma das modalidades: Simples; Ida e volta; Combinado.

6 Na altura do embarque ou na passagem de fronteiras é sempre exigida a apresentação de documentos de identificação e passaporte. Sempre que esse prazo tenha sido ultrapassado, deve proceder á sua renovação dirigindo-se, para isso, a uma agência.

7 È preciso, pois, assegurar a reparação dos prejuízos sofridos e por isso fazem-se os Seguros de Viagem. È preenchida uma Proposta de Seguro, e o Segurador, mediante o pagamento, entrega ao Segurado uma Apólice de Seguro e o Recibo do Prémio, que vão permitir, em caso de acidente a cobertura de todos os riscos que foram previstos no Contrato.

8 Todo o movimento bancário deve ser efectuado com uma certa antecedência. É possível comprar moeda que não esteja oficialmente cotada. Geralmente, para moeda não incluídas nas tarefas de negociações, os preços são calculados através das cotações estrangeiras.

9 Torna-se uma extrema importância a escolha de instalações confortáveis que permitam o máximo rendimento de trabalho e também um merecido repouso. Numa cidade desconhecida, ou praticamente desconhecida, é importante o conforto de um bom quarto. Uma falha neste sentido pode atingir graves repercussões.

10 Compete ao Profissional de secretariado estabelecer contactos telefónicos e por escrito com todas as empresas a visitar, solicitando as reactivas entrevistas. Na carta, para além de explicitar claramente as razões de visita, deve ainda solicitar confirmação por escrito da hora e do local em que a entrevista se devera realizar.


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