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ARQUIVOLOGIA Prof Heron Duarte. AULA 1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS.

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1 ARQUIVOLOGIA Prof Heron Duarte

2 AULA 1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

3 Arquivo Funciona como guardião das informações de uma organização. Informação: Ideia ou conhecimento Suporte: Meio no qual a informação é registrada para gravar a informação. Documento: Toda a informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova ou pesquisa. Comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem em determinado lugar.

4 Conceitos - Documento Base Material papel, Cd Conteúd o Suporte Informação

5 CONCEITUAÇÃO MODERNA Arquivo é o conjunto de documentos especialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (Buck, 1950).

6 Assim, pode-se concluir que: Os documentos de arquivos, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos por ela; Os documentos de arquivos podem estar registrados em vários suportes. Alguns têm seu suporte alterado para garantir a permanência das informações depositadas.

7 O termo Arquivo também designa: Conjunto de documentos Móvel para a guarda de documentos Local onde o acervo documental deverá ser conservado Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar a documentação Títulos de periódicos, geralmente no plural, devido às influências inglesa e francesa.

8 IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO Com o aumento expressivo do volume de documentos, é necessário estabelecer critérios de guarda e eliminação de documentos, caso não mais sejam úteis. Facilita a localização e economiza recursos.

9 Finalidades e Função Administrativa – Servir à administração Guarda de documentos que circulam na organização e garantia da preservação de documentos através de formas adequadas de acondicionamento. Servem à história através do atendimento às consultas.

10 Outras finalidades Expedição de correspondência; Criação dos modelos para documentação Criação das normas para gestão documental da instituição.

11 O arquivo deverá ter: Pessoal em número e qualificação suficientes; Instalado em local apropriado Instalações e materiais adequados; Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; Contar com normas de funcionamento; Contar com dirigente qualificado. Se possível formado em Arquivologia.

12 ARQUIVO X BIBLIOTECA Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservado para garantir a consecução de seus objetivos; Biblioteca é o conjunto material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição, de forma temática para pesquisa e consulta.

13 Em resumo, O Arquivo tem finalidade funcional, A Biblioteca é essencialmente cultural.

14 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

15 Segundo as entidades mantenedoras (Lei 8159/91) Arquivos públicos: Mantidos por entidades de caráter público ou, ainda, por instituições privadas encarregadas da execução de serviços públicos, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Arquivos privados: Mantidos por instituições de caráter particular.

16 Classificação dos arquivos PAES (2004) classifica como: Públicos. Quando mantidos por um órgão público Institucionais: Mantidos por associações, igrejas ou entidades sem fins lucrativos; Comerciais: Mantidos por firmas, empresas ou indústrias. Pessoais ou familiares. Mantidos por pessoas físicas.

17 Segundo a natureza dos documentos Arquivos especiais: Mantêm documentos em formas físicas variadas e que exigem cuidados especiais em sua guarda e conservação; documentos digitais, fotografias, fitas de vídeo, microfilmes. Arquivos especializados: Mantêm sob a sua guarda documentos de determinada área do conhecimento. Ex. Arquivos médicos, jornalísticos, de engenharia.

18 Segundo os estágios de sua evolução Correntes: Documentos mais novos e mais utilizados na organização; Intermediários: Guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que podem utilizados para fins administrativos; Permanentes: Arquivos que já cumpriram a sua função administrativa. Conservados pelo valor histórico para a instituição.

19 Segundo a sua extensão Setoriais: instalados nos próprios setores que utilizam os documentos no dia a dia; Centrais/gerais: Estão localizados fora dos setores de trabalho e acumulam, em um único local, documentos provenientes de diversos setores da organização, de forma centralizada. CENTRAL FINANCEIRO RH

20 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

21 Organicidade. Diz respeito à relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Ex. Compra com cartão de crédito; Pagar a apostila do curso. Unicidade. Documentos de arquivo de função única. Ex. Comprovante da compra via cartão de crédito (cada via tem função única)

22 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Proveniência. (respeito aos fundos) Qual a origem do documento. Não se podem misturar documentos de entidades diferentes. Esse princípio permite que sejam mantidos os valores de provas dos documentos. Não se misturam arquivos correntes, intermediários e permanentes. Não se misturam documentos de duas origens. É o princípio fundamental da Arquivologia.

23 Reversibilidade. Princípio que preconiza que todo procedimento arquivístico pode ser revisto e revertido, se necessário. Cumulatividade. O arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural.

24 Respeito à ordem original. Conservar a ordenação original dada na origem do documento. Pertinência. Documentos deveriam ser reclassificados sem ter em conta a proveniência (origem) desses documentos e, sim, por assunto.

25 Quanto ao Gênero Relacionado ao seu aspecto externo; manuscrito, impresso, sonoro, audiovisual etc Escritos/Textuais – As informações estão dispostas de forma escrita, textual ou impressa, como o suporte de papel. Ex: documentos manuscritos, datilografados, impressos, contratos, atas, relatórios, certidões etc. Audiovisuais – Possuem o suporte com imagem em movimento e com áudio. Ex: filmes, fotografias, microfilmes, discos, fitas magnéticas etc. Filmográficos: Cuja informação esteja em forma de imagem em movimento, com ou sem som. Ex: películas filmográficas, filmagens, vídeos, etc.

26 Cartográficos – Formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas ou arquitetônicas; representam, de forma reduzida, uma área maior. Ex: mapas, plantas, etc. Iconográficos – Possuem o suporte estático com o formato de imagens estáticas. Ex: fotografias, diapositivos (slides), desenhos, gravuras, etc. Micrográficos – Documentos em microformas, microrreprodução de imagens usando técnicas específicas. Ex: microfilmes, microfichas, etc.

27 Informáticos/Digitais – Produzidos, tratados e armazenados em computador; gravados em meio digital e que necessitam de equipamentos eletrônicos para ter acesso à informação. Ex: arquivo magnético, em mp3, Word, Excel etc. Sonoros – I nformação em forma de som, áudio. Ex: gravações em fita cassete de reunião, escuta telefônica.

28 Quanto à Espécie e a Tipologia Documental Esta classificação está ligada a dois conceitos distintos, mas relacionados entre si, que são: Espécie: é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento. As instituições possuem diversas espécies. Ex: ofício, memorando, declaração, certidão. Tipologia documental: é a denominação que se dá quando se reúne uma espécie à função ou atividade que o documento irá exercer. Ex: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de Nascimento.

29 Espécie DocumentalFunçãoTipologia Documental Ofício Inscrição em cursoOfício de solicitação Formulário Adquirir material de consumoFormulário de aquisição Ata Registrar assembleiaAta de assembleia Contrato Prestação de serviço Contrato de prestação de serviço Carta Proposta de patrocínio Carta de apresentação de proposta de patrocínio

30 E spécies de documentos com a sua respectiva função. Mensagem – correspondência trocada entre os três Poderes. Ofício – correspondência de caráter oficial, equivalente à carta, trocada entre autoridades. Circular – ofício, carta ou telegrama impresso, mimeografado ou copiado, enviados, simultaneamente, a vários destinatários. Relatório – documento em que se expõe à autoridade superior o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos serviços especiais ou num determinado período.

31 Requerimento – documento de certa forma legal, em que se faz pedido à autoridade competente. Despacho – manifestações escritas de autoridades, sobre assuntos de sua competência. Exposição de motivos – documento em que os ministros de Estado e dirigentes de órgãos subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem. Aviso – correspondência entre Ministros de Estado ou de Governadores de Estados. Notas – correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas. Carta – forma de correspondência pela qual as empresas e instituições se dirigem aos particulares em geral.

32 Memorando – forma de correspondência interna de um órgão. Edital – ordem oficial ou translado de postura afixado nos lugares públicos. Certidão – documento emanado de autoridade pública mediante o qual se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum outro documento ou registro. Ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão. Regimento – conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição.

33 Regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. Ordem de serviço – documento autorizando a execução de algum serviço. Lei – norma jurídica escrita, emanada do poder competente, com caráter de obrigatoriedade; cria, extingue ou modifica direito. Decreto – ato de natureza legislativa que pode ser expedido pelo Judiciário, Executivo ou Legislativo. Portaria – ato escrito por meio do qual se determina providências de caráter administrativo. Decreto-lei – decreto com forma de lei.

34 QUANTO À FORMA Refere-se ao seu estágio de preparação: Rascunho ou minuta Original ou cópia

35 QUANTO AO FORMATO Refere-se ao seu aspecto físico e não ao seu conteúdo. Ficha, livro, caderno, cartão, folder etc.

36 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO Ostensivo Sigiloso

37 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS 3 IDADES) Primeira Idade ou Corrente : Documentos em curso ou que sejam frequentemente consultados, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso

38 Segunda Idade, ou Intermediários. Documentos que deixam de ser frequentemente consultados. Os órgãos que os receberam ou produziram podem solicitá-los para tratar de assunto idêntico ou de retomada de um problema novamente focalizado. Desnecessária a proximidade dos escritórios e sua permanência é transitória. Em alguns países são denominados Limbo ou Purgatório.

39 Terceira Idade, ou Permanente. Documentos que perderam a sua natureza administrativa, mas que se conservam pelo seu valor histórico ou documental, a fim de se conhecer o passado e sua evolução. São os arquivos propriamente ditos, pois serão arquivados de forma definitiva.

40 São classificados como permanentes os documentos: Que revelam a origem e constituição da organização; Que mostram como a organização funcionou ao longo do tempo; Considerados como normas e regulamentos; Demais documentos históricos.

41 VALOR DOS DOCUMENTOS Primário ou administrativo : Documentos que dão suporte às atividades que realiza no dia a dia. Relacionado ao motivo pelo qual o documento foi criado. É um valor temporário, enquanto o documento não for prescrito.

42 Histórico, ou secundário. Uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram criados. Passa a ser de pesquisa e informação para terceiros, e para a organização. Após perder o seu valor administrativo um documento pode ou não adquirir valor histórico. Tendo-o adquirido, jamais o perderá.

43 PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS É o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediários. Deve-se aos fatores: Frequência de uso das informações nele contidas; Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos; Existência de outras fontes de informação Necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude de práticas administrativas.

44 DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS Ocorre quando o documento perde o seu valor administrativo. Pode ser: Eliminação ou Guarda Permanente.

45 TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de sua guarda nas fases corrente e intermediária, bem como de sua destinação final. Elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Analise de Documentos e será aprovada pela autoridade competente do órgão.

46 PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL CODIGO ASSUNTOCORRENTEINTERMEDIÁRIA 002 Planos, Programas e projetos de trabalhoCinco anosNove anos Guarda Permanente Legislação de Pessoal Enqto Vigorar Guarda Permanente SindicatosCinco anos Guarda Permanente Cursos InternosCinco anos Guarda Permanente AdmissãoCinco anos47 anosEliminação Folha de pagamentoCinco anos95 anosEliminação Escala de FériasSete anosEliminação AposentadoriaCinco anos95 anosEliminação Folha de pontoCinco anos47 anosEliminação

47 LOCALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS CORRENTES Estão próximos aos setores em que foram produzidos ou recebidos. A instituição optará pela centralização ou não de acordo com as características de funcionamento da empresa. Independentemente da centralização ou não, as normas e atividades de controle e orientação devem ser centralizadas, necessariamente, a fim de aplicação de critérios diferentes no modo onde funcionarão os arquivos da instituição. (...)

48 Arquivos setoriais Llocalizados nos próprios setores que produzem ou recebem documentos, mantendo aqueles que são muito utilizados. São arquivos correntes. Arquivos gerais ou centrais D estinados a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores da organização, como uma extensão daqueles. Medidas especiais devem ser tomadas, como identificação dos funcionários solicitantes, setores de trabalho e a data de empréstimo dos documentos.

49 SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS Realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por meio de técnicos previamente orientados, segundo os critérios da Tabela de Temporalidade, ou nos relatórios de avaliação. É a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação para Eliminação. Transferência Recolhimento:

50 Eliminação. Destruição dos documentos; Transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhado de listagem, para aguardar o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final; Recolhimento: Envio dos documentos para o arquivo permanente. O arquivo deverá instrumentos de recuperação da informação com vistas à guarda permanente e ao acesso público.

51 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

52 É o processo em que são estabelecidos os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição. É a confecção da Tabela de Temporalidade.

53 É preciso identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem ser constituídas equipes técnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição:

54 Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos; Autoridade administrativa a que esteja subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos; Profissionais da área jurídica; Profissional da área financeira; Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação.

55 Deve-se evitar transferir ao arquivo intermediário documentos que ainda não tenham sido avaliados. Avaliá-los nessa fase é oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.

56 Vantagens da Avaliação para a instituição: Possibilita a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário, trazendo ganho de espaço físico; Diminui os gastos com RH e material, já que não serão conservados documentos inúteis. Facilidade de recuperação nas informações contidas no arquivo, visto ser o menor o seu volume.

57 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO Incialmente deve-se fazer uma campanha de sensibilização que atinja os funcionários em todos os níveis hierárquicos, para que todos se envolvam no projeto.

58 1. LEVANTAMENTO DE DADOS Examinar estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas, e conhecer os dados relativos à documentação que circula no órgão. Conhecer e analisar dados como: Gênero da documentação (textual, sonoro...); Espécies mais frequentes (ofícios, relatórios...); Os modelos e formulários em uso; Quantidade e estado de conservação do acervo; Métodos de arquivamento adotados para os documentos; A existência de registros e protocolos;

59 A média de arquivamentos diários; O controle de empréstimos de documentos; A existência de normas ou manuais de arquivos. Ainda, O número de funcionários encarregados do arquivo, escolaridade e formação; A quantidade de equipamento existente, modelo e estado de conservação; A situação física do arquivo – extensão da área ocupada, condições de iluminação e umidade, estado de conservação das instalações e tipo de proteção contra incêndio.

60 ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS Após cumprir a etapa anterior, analisar e verificar a situação real dos serviços de arquivo do órgão, fazendo o seu diagnóstico. Então, propor as modificações necessárias ao sistema a ser implantado. O diagnóstico deve apontar os pontos de atrito, falhas ou lacunas no complexo administrativo onde o arquivo está sendo organizado.

61 3. PLANEJAMENTO Elaboração do Plano Arquivístico, que deverá considerar: A posição do arquivo na estrutura da organização; A centralização ou descentralização dos serviços de arquivo; A escolha de métodos de arquivamento adequados; O estabelecimento de normas de funcionamento (Manual de Arquivo);...

62 A qualificação dos recursos humanos; A escolha das instalações e equipamentos; A constituição de arquivos intermediário e permanente; Os recursos financeiros disponíveis e necessários.

63 4. Implementação e Controle Verificar se os resultados estão de acordo com o planejamento. Estudar modificações caso não estejam.


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