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1331 GoFast! GoFast!. 1 Prioridades Culturais Agir como Uma Companhia Estabeler Stretch Targets Manter o Senso de Urgência Ter foco no Produto / Cliente.

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1 1331 GoFast! GoFast!

2 1 Prioridades Culturais Agir como Uma Companhia Estabeler Stretch Targets Manter o Senso de Urgência Ter foco no Produto / Cliente Valores Centrais Entusiasmo do Cliente Melhoria Contínua Integridade Times de Trabalho Inovação Respeito Individual e Responsabilidade …GM precisa operar na velocidade da internet e não na do automóvel. Rick Wagoner, CEO GoFast! é a principal ferramenta para se iniciar o Senso de Urgência Rick Wagoner considera o GoFast! dentre as 4 prioridades culturais da GM Velocidade é crítica para o sucesso da GMB

3 O GoFast! criará uma nova cultura de velocidade e urgência na GM. Combina orientação, ferramentas de solução de problemas, especialmente na tomada e execução de decisões. O GoFast! criará vantagem competitiva e ajudará a melhorar nosso desempenho empresarial Rick Wagoner GoFast! é projetado para ajudar a GM a aumentar seu sentido de urgência

4 3 Origem: GE 1986 Um processo de aprendizagem a ser conduzido e assimilado por quem executa o trabalho Uma forma de eliminar a burocracia / os métodos / os processos / as tarefas que não agregam nenhum valor ao resultado Uma oportunidade para a liderança ser rápida e decisiva nas suas ações Uma oportunidade de alcançar bons resultados Uma chance de obter maior controle das atividades Uma forma de incrementar a qualidade e a satisfação no trabalho O que é GoFast! ?

5 4 GoFast! Workshop é o principal mecanismo para a contrução do Senso de Urgência GoFast! Workshop é… Um workshop de 1 dia, com um tema bem definido Estruturado para alcançar resultados visíveis Facilitado por coaches treinados As pessoas certas no lugar certo O GoFast! Workshop… Permite aos participantes serem audaciosos nas recomendações feitas diretamente à liderança Ajuda a liderança a ser rápida e decisiva na tomada de decisões Ajuda os participantes a serem focados e a gerar mudança

6 O que é Um processo de aprendizado dirigido por aqueles que realizam o trabalho Uma maneira de eliminar trabalho sem valor agregado/burocracia e limitações de recursos Uma chance para os líderes serem rápidos e decisivos Uma maneira comprovada de alcançar resultados superiores nos negócios Uma oportunidade de ter mais controle sobre o trabalho realizado Uma maneira de aumentar a satisfação no trabalho e a qualidade de vida no trabalho O que não é Um outro Workshop para validar o status Uma sessão para queixas sem soluções Um kit automático para diminuir horas trabalhadas Uma ferramenta para fazer as pessoas trabalharem mais Um meio para burlar a qualidade Um processo de eliminação de pessoal Um processo fácil Anarquia GoFast! é bem-definido

7 6 Procedimentos Complexos Sistemas de informações incompatíveis Muita burocracia Duplicação de esforços Eliminar Objetivo

8 7 Características Aplicável a qualquer atividade administrativa Processo simples e informal Delegação de Autoridade Eliminação de desperdícios Trabalho em time Redução de custos administrativos

9 8 Um GoFast! Workshop é focado em atividades... Tomam muito tempo para serem executadas Consomem muitos recursos Focam nos objetivos dos negócios e nos clientes (produtividade, qualidade, custo) Precisam do entendimento e acordo das pessoas envolvidas para aceitarem a mudança Geram trabalho sem valor adicionado e desnecessária burocracia Estão dentro de controle do grupo Um bom GoFast! deve ter... Participantes motivados e autorizados a criarem sugestões para a mudança Selecionando um bom tema de workshop...

10 9 Menos…Mais… Ligar ao invés de enviar um memo, enviar um memo ao invés de chamar uma reunião, realizar uma reunião ao invés de um processoLigar ao invés de enviar um memo, enviar um memo ao invés de chamar uma reunião, realizar uma reunião ao invés de um processo Desligar as luzes dos ambientes que não estão sendo usadosDesligar as luzes dos ambientes que não estão sendo usados Enviar correpondência nomal ao invés de SedexEnviar correpondência nomal ao invés de Sedex Viajar somente quando necessárioViajar somente quando necessário Reuniões com pessoas que não precisam participar Reuniões externas Imprimir todos os Lotus Notes LN cc: para várias pessoas em todas as comunicações enviadas Relatórios que ninguém lê Excesso de material no escritório Apresentações internas (coloridas / transparência) Eliminando gastos no dia-a-dia

11 10 FOCO: Círculo de influência para identificar um bom tema de Workshop

12 GoFast! é comportamento de todo dia, não é realizar workshops formais e nem ter coaches facilitando as sessões, o objetivo é que o GoFast! aconteça naturalmente no dia-a-dia das pessoas. Visão GoFast!

13 12 Agir Rápido Agir Destemido Agir Focado Implementar novas idéias rapidamente Estar preparado para tomar decisões no ato Estar sempre focado no cliente Identificar tarefas sem valor agregado e parar de realizá-las Assumir riscos e aprender com os erros Desafiar-se e desafiar o grupo para contínuo crescimento e desenvolvimento Lista Diária GoFast! Go-ingFast! todo dia significa...

14 13 Workshop Workshop Briefing Seleção dos participantes Estruturação do assunto Identificação do problema Pre- Workshop Fases Fases 1 e 2 Fases 3 e 4 Implementação Implementação Fase 5 Preparação

15 Identificação adequada do assunto / problema e de um Champion Nessa fase deverá acontecer uma reunião de Scoping & Framing com o objetivo de : discutir o problema em questão determinar o escopo do problema que será abordado, ou seja, o que está dentro e o que está fora do escopo identificar um Champion e uma pessoa de contato para o assunto em questão identificar as áreas afetadas pelo problema / processo identificar os participantes do workshop identificar o Leadership Panel, ou seja, a diretoria das áreas envolvidas (se houverem) e que deverão aprovar as recomendações de mudança identificação dos Coaches de GoFast! que conduzirão o workshop GF! Workshop

16 Reunião de Briefing Alguns dias antes do workshop, deverá ser feita uma reunião de Briefing, a ser comandada pelo Coach de GoFast!, juntamente com o Champion do assunto, tendo como convidados os integrantes do Leadership Panel. Nessa reunião, os seguintes pontos deverão ser abordados : apresentação e revisão do assunto / problema a ser tratado no workshop explicação das fases do workshop explicação do papel do Leadership Panel revisão dos participantes do workshop obtenção do comprometimento dos líderes das áreas envolvidas estabelecimento de metas para os resultados do workshop GF! Workshop

17 Condução do Workshop O workshop é conduzido em 1 dia e divide-se nas seguintes fases : Introdução - nessa etapa é dada uma explicação geral do processo do GoFast! e da agenda do dia. Além disso, se faz uma explicação sobre o assunto / problema a ser abordado e expõe quais são as expectativas do workshop. Galeria de Idéias (Galeria de Problemas) – nessa etapa, é conduzido um brainstorming com todo o grupo, no sentido de identificar de maneira clara, objetiva e específica, todos os problemas que cercam o assunto em questão. Posteriormente, esses problemas são priorizados e classificados em diferentes categorias. Times de Trabalho – nessa etapa, o grupo é dividido em subgrupos, em número igual às categorias de problemas identificadas na etapa anterior. Como próximo passo, os grupos deverão : analisar os problemas de suas respectivas categorias, agrupando-os quando conveniente identificar as raízes do problemas, usando técnicas como espinha de peixe, os 5 porquês, etc. fazer recomendações para a resolução dos problemas, identificando também um Plano de Ação com datas e responsáveis, além dos benefícios da recomendação dada -Apresentação entre Times - nessa etapa os subgrupos apresentam suas recomendações um para o outro, com o intuito de revisar as recomendações e obter o consenso do grupo como um todo. Opções de Decisões: Sim a recomendação é aprovada para ser implementada Não explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada Adiar identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação GF! Workshop

18 Implementação das Recomendações e Monitoramento Após a realização do workshop, as recomedações devem ser implementadas, preferencialmente num prazo de no máximo 90 dias. Para monitoramento das ações, a área responsável pelo workshop deverá consolidar todas as propostas apresentadas, com datas e responsáveis, e incluir tais informações no site do GoFast!, que mantém o registro de todos os workshops já realizados pela Corporação. Essas informações devem ser atualizadas após cada implementação. Todo esse processo é supervisionado pela coordenação central do GoFast! que ajuda no monitoramento da implementação, inclusive com apresentação de status para o Executive Committee da empresa. O acesso ao site oficial GoFast! é feito através do endereço: GF! Workshop

19 18 Serve como um expert no assunto tratado e auxilia o Champion em todas as etapas do workshop, especialmente na fase de implementação Workshop Contact Person Planeja e facilita o workshop GoFast! Coaches and Coaches in Training (CITs) Desenvolve e apresenta as recomendações ao Leadership Panel Age como driver para implantar as recomendações aprovadas Participantes Toma decisões sobre as recomendações Age como roadblock buster para remover barreiras na implementação das recomendações aprovadas Leadership Panel Define e planeja o workshop (escopo, data, participantes, etc) Toma decisões sobre as recomendações Champion Auxilia na identificação do assunto / problema Ajuda a selecionar o Champion do workshop Sponsor ResponsabilidadesGoFast! Workshop GF! Workshop - Funções

20 19 GF! Longo 1 1/2 até 2 Dias 36 Participantes ou mais GF! Normal 1 Dia -10 Horas 24 Participantes GF! Mini 4 1/2 até 6 Horas 8 Participantes 2 Horas 3 Participantes Light Workshop Just Eliminate it! Versões de GoFast!

21 20 Apresentações entre grupos Introdução Galeria de Idéias Recomendações (Breakout Groups) Apresentações ao Painel de Decisões GoFast! Coach Champion É feita uma introdução do que é o GoFast! aos participantes. 1 hora GoFast! Coach Champion Empregados diretamente ligados ao assunto identificam fontes, tarefas e atividades desnecessárias ou improdutivas. 1-2 horas GoFast! Coaches, Participantes Agrupamento de idéias. Desenvolvimento de alternativas. Resumo das recomendações. 3-4 horas GoFast! Coach Revisão das recomendações de cada grupo. Comentários, sugestões. Integração dos grupos. 1 hora Participantes Champion, Leadership Panel Apresentação e explicação das recomendações. Decide: Sim, Não ou Adiar 1–2 horas ModeradorConteúdoTempoAproximado GF! Normal - Estrutura

22 21 1.Seja sincero, aberto, honesto- necessário para melhorar problemas reais 2.Seja desafiador, audaz, destemidonecessário para desenvolver soluções criativas 3.Focar no problema que queremos melhorarnão em razões que não podemos resolver 4.Participarvocê foi selecionado para estar aqui 5.Ouvir os outrosvocê irá aprender com as idéias de todos 6.Esteja aquinão saia da sala, não receba telefonemas, nem atenda a outros compromissos 7.Tenha certeza que a decisão tomada será ouvida GoFast! - Diretrizes

23 22 Barreiras e obstáculos na execução dos processos Fontes de burocracia Etapas sem valores, aprovações Relatórios desnecessários, excesso de reuniões Outras questões que nos impedem agir com rapidez GoFast! Brainstorm Galeria de Idéias

24 23 1.Apresente um problemao que nos impede de agirmos rapidamente 2.Seja específico, conciso 3.Apresente uma questão de cada vez 4.Não questione o problema do outro, interrompa apenas para clarear a idéia ou para pedir um nova explicação 5.Acrescente um novo problema ou passe a vez Galeria de Idéias: diretrizes

25 24 Cada grupo deverá desenvolver recomendações específicas Cada grupo deverá: Agrupar problemas similares Analisar a raiz do problema Desenvolver soluções alternativas Avaliar se a solução é: Eficaz? Executável? Aceitável? Completar o formulário de recomendações Decidir quem irá apresentar as propostas Tarefas dos Grupos de Trabalho

26 25 Identificação do Problema Análise da Causa Raiz Recomendações Benefícios Custo TempoQualidade Plano de Implementação ResponsabilidadeData Workshop:Data: Monitoração e Acompanhamento : Não SimAdiar Driver: Roadblock Buster: Painel de Decisões / Leadership Panel:

27 26 Criar Recomendação e Plano de Ação Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) Qual é a questão/fonte da burocracia? Quais são as causas raízes do problema? O que você quer mudar? Seja específico na sua resposta Que elementos foram eliminados / melhorados ? Ações Necessárias ResponsibilidadeTempo (Data) Workshop:Data: Monitoração e acompanhamento Painel de Decisões / Leadership Panel: Não SimAdiar Roadblock Buster Quais são os passos necessários para implementar a recomendação? Quando isso será realizado? Quem removerá os obstáculos para assegurar a implementação bem-sucedida? Qual o membro da equipe será responsável? Que passos serão necessários para assegurar a implementação bem-sucedida?

28 27 Exemplo de Uma Boa Recomendação Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses? VP compartilhará decisões com todos os executivos na próxima reunião mensal de diretores Presidente anunciará decisão a todos os funcionários com uma mensagem de VME de rádiodifusão Leslie Quick 15/10/99 Bob Barrier Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho Manuscrito de resumo executivo semanal Relatórios e apresentações redundantes Elaboração de tabelas desnecessárias que respondem perguntas adicionais Eliminar pré/pré/pré-revisões Permitir ao proprietário do conhecimento independente do nível hierárquico manter contato direto à gerência Emitir sumários executivos trimestralmente, ao invés de semanalmente Eliminar livros de resumo Tempo gasto na preparação de revisões internas que satisfazem a necessidade da gerência para saber todos os detalhes, mas não melhora a tomada de decisão Apresentação de relatórios redundantes Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data) Monitoração e acompanhamento Painel de Decisões / Leadership Panel: Não SimAdiar Roadblock Buster

29 28 Exemplo de Uma Recomendação Fraca Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses? Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho Reuniões, apresentações e relatórios redundantes Esclarecer quais reuniões são realmente necessárias Criar um banco de dados eletrônico de toda a informação utilizada nos relatórios para que todos os usuários possam acessá-las Talvez seja possível a eliminação de algumas reuniões Todos os dados dos relatórios estarão disponíveis para todos Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data) Monitoração e acompanhamento Painel de Decisões / Leadership Panel: Não SimAdiar Roadblock Buster 1 - Estudar os tipos de reuniões que estão sendo realizadas: Recomendar a eliminação de algumas reuniões Apresentar proposta para diretoria aprovar 2 - Designar time para criar banco de dados meses para conduzir e completar a avaliação das reuniões e fazer recomendações 2 – 6 meses para a criação do banco de dados

30 29 1.Cada grupo irá apresentar sua(s) proposta(s) aos outros grupos 2.Durante as apresentações: a.Faça questões para esclarecer as propostas b.Dê sugestões c.Expresse qualquer dúvida na hora d.Batalhe pelo consenso de todosas recomendações serão mais fortes se todos os participantes defenderem a mesma idéia Apresentações entre Grupos (Team-on-Team)

31 30 Sim a recomendação é aprovada para ser implementada Não explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada Adiar identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação Opções de Decisões

32 31 Após a realização do workshop deve-se sumarizar os resultados e comunicar os participantes / envolvidos O acompanhamento da implementação das ações deve ser feito durante as reuniões do grupo até que todos os itens sejam implementados / eliminados Encaminhar o formulário do GoFast! implementado à Supervisão da área Follow up

33 32 Sempre que uma unidade da GM no mundo se destaca pelos resultados obtidos com os workshops GoFast! recebe o símbolo do programa: o Diabinho Speed Demon. O Speed Demon, que na realidade é um Duke Blue Devil – mascote do time de basquete de Duke, Carolina do Norte (EUA), foi escolhido para simbolizar o programa por representar a rapidez, agilidade e trabalho em time. Por ser ex-integrante titular deste time na época de seus estudos e por conhecer tão de perto essa característica da equipe de basquete norte-americana foi que o presidente da General Motors Corporation, Rick Wagoner, optou por adotar o mascote – símbolo de velocidade do time de basquete – à GM também. GF Speed Demon


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