Velocidade é crítica para o sucesso da GMB

Apresentação em tema: "Velocidade é crítica para o sucesso da GMB"— Transcrição da apresentação:

0 GoFast!

1 Velocidade é crítica para o sucesso da GMB
Prioridades Culturais Agir como Uma Companhia Estabeler Stretch Targets Manter o Senso de Urgência Ter foco no Produto / Cliente Valores Centrais Entusiasmo do Cliente Melhoria Contínua Integridade Times de Trabalho Inovação Respeito Individual e Responsabilidade GoFast! é a principal ferramenta para se iniciar o Senso de Urgência Rick Wagoner considera o GoFast! dentre as 4 prioridades culturais da GM Global value of: Sense of urgency is why we are here Continuous improvement = PMCA + GF! were established Innovative thinking + respect for individual (thru empowerment) “…GM precisa operar na velocidade da internet e não na do automóvel.” — Rick Wagoner, CEO

2 O GoFast! criará uma nova cultura de velocidade
GoFast! é projetado para ajudar a GM a aumentar seu sentido de urgência O GoFast! criará uma nova cultura de velocidade e urgência na GM. Combina orientação, ferramentas de solução de problemas, especialmente na tomada e execução de decisões. O GoFast! criará vantagem competitiva e ajudará a melhorar nosso desempenho empresarial GoFast! é sobre o esforço de origens para engajar TODOS os funcionários GoFast! é um processo e é uma cultura GoFast! é uma maneira simples, poderosa e envolvente de livrar a organização de trabalho de valor agregado de baixo valor e sem valor, de forma que nós possamos focar nas principais prioridades de negócios Rick Wagoner

3 O que é GoFast! ? Origem: GE 1986
Um processo de aprendizagem a ser conduzido e assimilado por quem executa o trabalho Uma forma de eliminar a burocracia / os métodos / os processos / as tarefas que não agregam nenhum valor ao resultado Uma oportunidade para a liderança ser rápida e decisiva nas suas ações Uma oportunidade de alcançar bons resultados Uma chance de obter maior controle das atividades Uma forma de incrementar a qualidade e a satisfação no trabalho

4 Um workshop de 1 dia, com um tema bem definido
GoFast! Workshop é o principal mecanismo para a contrução do Senso de Urgência GoFast! Workshop é… Um workshop de 1 dia, com um tema bem definido Estruturado para alcançar resultados visíveis Facilitado por coaches treinados As pessoas certas no lugar certo O GoFast! Workshop… Permite aos participantes serem audaciosos nas recomendações feitas diretamente à liderança Ajuda a liderança a ser rápida e decisiva na tomada de decisões Ajuda os participantes a serem focados e a gerar mudança Faculty Note: Purpose of slide is to ground the group in what workshops are and why they were developed

5 GoFast! é bem-definido O que é O que não é
Um processo de aprendizado dirigido por aqueles que realizam o trabalho Uma maneira de eliminar trabalho sem valor agregado/burocracia e limitações de recursos Uma chance para os líderes serem rápidos e decisivos Uma maneira comprovada de alcançar resultados superiores nos negócios Uma oportunidade de ter mais controle sobre o trabalho realizado Uma maneira de aumentar a satisfação no trabalho e a qualidade de vida no trabalho Um outro Workshop para validar o status Uma sessão para queixas sem soluções Um kit automático para diminuir horas trabalhadas Uma ferramenta para fazer as pessoas trabalharem mais Um meio para burlar a qualidade Um processo de eliminação de pessoal Um processo fácil Anarquia É importante entender o que é e o que não é o GoFast! GoFast! é: Uma oportunidade para o envolvimento dos funcionários – as pessoas que fazem sabem melhor como mudar esse trabalho Uma oportunidade para remover o trabalho burocrático Uma oportunidade para os líderes demonstrarem comportamento decisivo Uma forma comprovada de direcionar os resultados de negócios. Grandes companhias como a GE, IBM, XEROX, Alaide Signal e outras aplicaram processos semelhantes para simplificar o trabalho e eliminar a burocracia para produzir melhor desempenho de negócios GoFast! NÃO é: Uma outra alternativa Simplesmente uma ferramenta Uma oportunidade para reclamar Uma maneira de reduzir custos Focalizado na redução do número de pessoas

6 Eliminar Objetivo Sistemas de informações incompatíveis
Procedimentos Complexos Eliminar Is the same GF! = PMCA Muita burocracia Duplicação de esforços

7 Aplicável a qualquer atividade administrativa
Características Aplicável a qualquer atividade administrativa Processo simples e informal Delegação de Autoridade Eliminação de desperdícios Trabalho em time Redução de custos administrativos

8 Selecionando um bom tema de workshop...
Um GoFast! Workshop é focado em atividades... Tomam muito tempo para serem executadas Consomem muitos recursos Focam nos objetivos dos negócios e nos clientes (produtividade, qualidade, custo) Precisam do entendimento e acordo das pessoas envolvidas para aceitarem a mudança Geram trabalho sem valor adicionado e desnecessária burocracia Estão dentro de controle do grupo Um bom GoFast! deve ter... Participantes motivados e autorizados a criarem sugestões para a mudança Speaker Notes: Identifying good issues in the beginning will make scoping the specific issues easier Many important issues for GM to address may be identified but not all are good topics for a GoFast! workshop If it is an important topic but it is not good for a workshop, work with a coach to think of other ways to solve the problem outside of workshops (sometimes using elements of GoFast! such as the tools or gallery of ideas can help)

9 Mais… Menos… Eliminando gastos no dia-a-dia
Reuniões com pessoas que não precisam participar Reuniões externas Imprimir todos os Lotus Notes LN cc: para várias pessoas em todas as comunicações enviadas Relatórios que ninguém lê Excesso de material no escritório Apresentações internas (coloridas / transparência) Ligar ao invés de enviar um memo, enviar um memo ao invés de chamar uma reunião, realizar uma reunião ao invés de um processo Desligar as luzes dos ambientes que não estão sendo usados Enviar correpondência nomal ao invés de Sedex Viajar somente quando necessário Speaker Notes: For more ideas on how you can “Just Get Rid of It” see the Waste Elimination section of the GoFast! website.

10 NÓS PODEMOS INFLUENCIAR A SOLUÇÃO
Círculo de influência para identificar um bom tema de Workshop FOCO: NÓS PODEMOS NOS PREOCUPAR SOBRE ISSO (MAS NÃO PODEMOS INFLUENCIAR A SOLUÇÃO NÓS PODEMOS INFLUENCIAR A SOLUÇÃO NÓS PODEMOS FAZER ISSO EU POSSO FAZER ISSO Faculty Note: Tool may be used in upcoming scoping exercise Speaker Notes: Show the rings of influence slide and highlight that it is similar to the payoff matrix in terms of ease of implementation The more control you have over the item the easier it will be to implement The circle of influence is a great tool to use when thinking of who to invite…can they help do it, influence it or will they just worry about it with little impact For workshop, we try to only work on issues that either “I” or “We” can solve to make sure your participants can act upon their recommendations regarding the issue The emphasis of GoFast! is to quickly resolve problem areas, thus avoiding issues that we can either not influence or only warn about Strive for issues that can be resolved within the next 30 days

11 Visão GoFast! GoFast! é comportamento de todo dia, não é realizar workshops formais e nem ter coaches facilitando as sessões, o objetivo é que o GoFast! aconteça naturalmente no dia-a-dia das pessoas. GoFast! é sobre o esforço de origens para engajar TODOS os funcionários GoFast! é um processo e é uma cultura GoFast! é uma maneira simples, poderosa e envolvente de livrar a organização de trabalho de valor agregado de baixo valor e sem valor, de forma que nós possamos focar nas principais prioridades de negócios

12 Lista Diária GoFast! Go-ingFast! todo dia significa...
Implementar novas idéias rapidamente Estar preparado para tomar decisões no ato Estar sempre focado no cliente Identificar tarefas sem valor agregado e parar de realizá-las Assumir riscos e aprender com os erros Desafiar-se e desafiar o grupo para contínuo crescimento e desenvolvimento Agir Rápido Agir Focado Agir Destemido

13 Preparação Workshop Fases 3 e 4 Fase 5 Fases 1 e 2 Pre-Workshop Fases
Implementação Identificação do problema Estruturação do assunto Seleção dos participantes Briefing Pre-Workshop Fases

14 GF! Workshop 1 - Identificação adequada do assunto / problema e de um “Champion” Nessa fase deverá acontecer uma reunião de “Scoping & Framing” com o objetivo de : discutir o problema em questão determinar o escopo do problema que será abordado, ou seja, o que está dentro e o que está fora do escopo identificar um “Champion” e uma “pessoa de contato” para o assunto em questão identificar as áreas afetadas pelo problema / processo identificar os participantes do workshop identificar o “Leadership Panel”, ou seja, a diretoria das áreas envolvidas (se houverem) e que deverão aprovar as recomendações de mudança identificação dos “Coaches” de GoFast! que conduzirão o workshop

15 GF! Workshop 2 - Reunião de Briefing
Alguns dias antes do workshop, deverá ser feita uma reunião de Briefing, a ser comandada pelo Coach de GoFast!, juntamente com o Champion do assunto, tendo como convidados os integrantes do Leadership Panel. Nessa reunião, os seguintes pontos deverão ser abordados : apresentação e revisão do assunto / problema a ser tratado no workshop explicação das fases do workshop explicação do papel do Leadership Panel revisão dos participantes do workshop obtenção do comprometimento dos líderes das áreas envolvidas estabelecimento de metas para os resultados do workshop 

16 GF! Workshop 3 - Condução do Workshop
O workshop é conduzido em 1 dia e divide-se nas seguintes fases : Introdução - nessa etapa é dada uma explicação geral do processo do GoFast! e da agenda do dia. Além disso, se faz uma explicação sobre o assunto / problema a ser abordado e expõe quais são as expectativas do workshop. “Galeria de Idéias” (Galeria de Problemas) – nessa etapa, é conduzido um “brainstorming” com todo o grupo, no sentido de identificar de maneira clara, objetiva e específica, todos os problemas que cercam o assunto em questão. Posteriormente, esses problemas são priorizados e classificados em diferentes categorias. Times de Trabalho – nessa etapa, o grupo é dividido em subgrupos, em número igual às categorias de problemas identificadas na etapa anterior. Como próximo passo, os grupos deverão : analisar os problemas de suas respectivas categorias, agrupando-os quando conveniente identificar as raízes do problemas, usando técnicas como “espinha de peixe”, “os 5 porquês”, etc. fazer recomendações para a resolução dos problemas, identificando também um Plano de Ação com datas e responsáveis, além dos benefícios da recomendação dada - Apresentação entre Times - nessa etapa os subgrupos apresentam suas recomendações um para o outro, com o intuito de revisar as recomendações e obter o consenso do grupo como um todo.      Opções de Decisões: Sim — a recomendação é aprovada para ser implementada Não — explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada Adiar — identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação

17 GF! Workshop 4 - Implementação das Recomendações e Monitoramento
4 - Implementação das Recomendações e Monitoramento Após a realização do workshop, as recomedações devem ser implementadas, preferencialmente num prazo de no máximo 90 dias. Para monitoramento das ações, a área responsável pelo workshop deverá consolidar todas as propostas apresentadas, com datas e responsáveis, e incluir tais informações no site do GoFast!, que mantém o registro de todos os workshops já realizados pela Corporação. Essas informações devem ser atualizadas após cada implementação. Todo esse processo é supervisionado pela coordenação central do GoFast! que ajuda no monitoramento da implementação, inclusive com apresentação de status para o Executive Committee da empresa. O acesso ao site oficial GoFast! é feito através do endereço:

18 GF! Workshop - Funções GoFast! Workshop Responsabilidades Sponsor
Auxilia na identificação do assunto / problema Ajuda a selecionar o Champion do workshop Champion Define e planeja o workshop (escopo, data, participantes, etc) Toma decisões sobre as recomendações Toma decisões sobre as recomendações Age como “roadblock buster” para remover barreiras na implementação das recomendações aprovadas Leadership Panel Desenvolve e apresenta as recomendações ao Leadership Panel Age como “driver” para implantar as recomendações aprovadas Participantes GoFast! Coaches and Coaches in Training (CITs) Planeja e “facilita” o workshop Serve como um “expert” no assunto tratado e auxilia o Champion em todas as etapas do workshop, especialmente na fase de implementação Workshop Contact Person

19 Versões de GoFast!   Light Workshop Just Eliminate it! GF! Longo
1 1/2 até 2 Dias 36 Participantes ou mais GF! Normal 1 Dia -10 Horas 24 Participantes GF! “Mini” 4 1/2 até 6 Horas 8 Participantes 2 Horas 3 Participantes  Light Workshop  Just Eliminate it!

20 Apresentações entre grupos Apresentações ao Painel de Decisões
GF! Normal - Estrutura Moderador Conteúdo Tempo Aproximado Introdução GoFast! Coach Champion É feita uma introdução do que é o GoFast! aos participantes. 1 hora GoFast! Coach Champion Empregados diretamente ligados ao assunto identificam fontes, tarefas e atividades desnecessárias ou improdutivas. 1-2 horas Galeria de Idéias GoFast! Coaches, Participantes Agrupamento de idéias. Desenvolvimento de alternativas. Resumo das recomendações. 3-4 horas Recomendações (Breakout Groups) GoFast! Coach Revisão das recomendações de cada grupo. Comentários, sugestões. Integração dos grupos. 1 hora Apresentações entre grupos Participantes Champion, Leadership Panel Apresentação e explicação das recomendações. Decide: Sim, Não ou Adiar 1–2 horas Apresentações ao Painel de Decisões

21 GoFast! - Diretrizes Seja sincero, aberto, honesto- necessário para melhorar problemas reais Seja desafiador, audaz, destemido—necessário para desenvolver soluções criativas Focar no problema que queremos melhorar—não em razões que não podemos resolver Participar—você foi selecionado para estar aqui Ouvir os outros—você irá aprender com as idéias de todos Esteja aqui—não saia da sala, não receba telefonemas, nem atenda a outros compromissos Tenha certeza que a decisão tomada será ouvida

22 Barreiras e obstáculos na execução dos processos Fontes de burocracia
Galeria de Idéias Brainstorm Barreiras e obstáculos na execução dos processos Fontes de burocracia Etapas sem valores, aprovações Relatórios desnecessários, excesso de reuniões Outras questões que nos impedem agir com rapidez GoFast!

23 Galeria de Idéias: diretrizes
Apresente um problema—o que nos impede de agirmos rapidamente Seja específico, conciso Apresente uma questão de cada vez Não questione o problema do outro, interrompa apenas para clarear a idéia ou para pedir um nova explicação Acrescente um novo problema ou passe a vez

24 Tarefas dos Grupos de Trabalho
Cada grupo deverá desenvolver recomendações específicas Cada grupo deverá: Agrupar problemas similares Analisar a raiz do problema Desenvolver soluções alternativas Avaliar se a solução é: Eficaz? Executável? Aceitável? Completar o formulário de recomendações Decidir quem irá apresentar as propostas

25 Monitoração e Acompanhamento :
Workshop: Data: Identificação do Problema Análise da Causa Raiz Recomendações Benefícios Custo Tempo Qualidade GoFast! Coach Plano de Implementação Responsabilidade Data Monitoração e Acompanhamento : Driver: Roadblock Buster: Painel de Decisões / “Leadership Panel”: Sim Não Adiar

26 Criar Recomendação e Plano de Ação
Workshop: Data: Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) Qual é a questão/fonte da burocracia? Quais são as causas raízes do problema? O que você quer mudar? Seja específico na sua resposta Que elementos foram eliminados / melhorados ? Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data) Quais são os passos necessários para implementar a recomendação? Qual o membro da equipe será responsável? Quando isso será realizado? GoFast! Coach Monitoração e acompanhamento “Roadblock Buster” Quem removerá os obstáculos para assegurar a implementação bem-sucedida? Que passos serão necessários para assegurar a implementação bem-sucedida? Painel de Decisões / “Leadership Panel”: Sim Não Adiar

27 Exemplo de Uma Boa Recomendação
Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses? Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho Manuscrito de resumo executivo semanal Relatórios e apresentações redundantes Elaboração de tabelas desnecessárias que respondem perguntas adicionais Eliminar pré/pré/pré-revisões Permitir ao proprietário do conhecimento — independente do nível hierárquico— manter contato direto à gerência Emitir sumários executivos trimestralmente, ao invés de semanalmente Eliminar livros de resumo Tempo gasto na preparação de revisões internas que satisfazem a necessidade da gerência para saber todos os detalhes, mas não melhora a tomada de decisão Apresentação de relatórios redundantes Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data) VP compartilhará decisões com todos os executivos na próxima reunião mensal de diretores Presidente anunciará decisão a todos os funcionários com uma mensagem de VME de rádiodifusão Leslie Quick 15/10/99 Monitoração e acompanhamento “Roadblock Buster” Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados Bob Barrier Painel de Decisões / “Leadership Panel”: Sim Não Adiar

28 Exemplo de Uma Recomendação Fraca
Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses? Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho Reuniões, apresentações e relatórios redundantes Esclarecer quais reuniões são realmente necessárias Criar um banco de dados eletrônico de toda a informação utilizada nos relatórios para que todos os usuários possam acessá-las Talvez seja possível a eliminação de algumas reuniões Todos os dados dos relatórios estarão disponíveis para todos Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data) 1 - Estudar os tipos de reuniões que estão sendo realizadas: Recomendar a eliminação de algumas reuniões Apresentar proposta para diretoria aprovar 2 - Designar time para criar banco de dados 1 - 4 meses para conduzir e completar a avaliação das reuniões e fazer recomendações 2 – 6 meses para a criação do banco de dados Monitoração e acompanhamento “Roadblock Buster” Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados Painel de Decisões / “Leadership Panel”: Sim Não Adiar

29 Apresentações entre Grupos (Team-on-Team)
Cada grupo irá apresentar sua(s) proposta(s) aos outros grupos Durante as apresentações: Faça questões para esclarecer as propostas Dê sugestões Expresse qualquer dúvida na hora Batalhe pelo consenso de todos—as recomendações serão mais fortes se todos os participantes defenderem a mesma idéia

30 Sim — a recomendação é aprovada para ser implementada
Opções de Decisões Sim — a recomendação é aprovada para ser implementada Não — explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada Adiar — identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação Faculty Note: Slide highlights three possible decisions Speaker Notes: The decision panel can respond to a recommendation in three ways If you are deferring a recommendation it is critical to develop an action plan and assign follow-up responsibilities You don’t want to set the timeline for a deferred decision to far into the future because participants could feel they are being brushed off

31 Follow up Após a realização do workshop deve-se sumarizar os resultados e comunicar os participantes / envolvidos O acompanhamento da implementação das ações deve ser feito durante as reuniões do grupo até que todos os itens sejam implementados / eliminados Encaminhar o formulário do GoFast! implementado à Supervisão da área

32 GF “Speed Demon” Sempre que uma unidade da GM no mundo se destaca pelos resultados obtidos com os workshops GoFast! recebe o símbolo do programa: o Diabinho Speed Demon. O Speed Demon, que na realidade é um Duke Blue Devil – mascote do time de basquete de Duke, Carolina do Norte (EUA), foi escolhido para simbolizar o programa por representar a rapidez, agilidade e trabalho em time. Por ser ex-integrante titular deste time na época de seus estudos e por conhecer tão de perto essa característica da equipe de basquete norte-americana foi que o presidente da General Motors Corporation, Rick Wagoner, optou por adotar o mascote – símbolo de velocidade do time de basquete – à GM também.