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Funções Administrativas. 2 São aquelas atividades básicas que devem ser desempenhadas por administradores para alcançar resultados determinados e/ou esperados.

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1 Funções Administrativas

2 2 São aquelas atividades básicas que devem ser desempenhadas por administradores para alcançar resultados determinados e/ou esperados pelas organizações. As funções administrativas constituem o processo administrativo. São elas: o planejamento, a organização, a direção e o controle.

3 3 Estabelecer objetivos e missão; Examinar as alternativas; Determinar as necessidades de recursos; Criar as estratégias para o alcance dos resultados. Estabelecer objetivos e missão; Examinar as alternativas; Determinar as necessidades de recursos; Criar as estratégias para o alcance dos resultados. Desenhar os cargos e tarefas específicas; Criar estrutura organizacional; Definir posições de staff; Coordenar as atividades de trabalho; Estabelecer políticas e prioridades; Definir a alocação de recursos. Desenhar os cargos e tarefas específicas; Criar estrutura organizacional; Definir posições de staff; Coordenar as atividades de trabalho; Estabelecer políticas e prioridades; Definir a alocação de recursos. Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; Estabelecer comunicação com os trabalhadores; Apresentar solução dos conflitos; Gerenciar mudanças. Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; Estabelecer comunicação com os trabalhadores; Apresentar solução dos conflitos; Gerenciar mudanças. Medir o desempenho; Estabelecer comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho. Medir o desempenho; Estabelecer comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho. PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO 1 DIREÇÃO 3 CONTROLE 4 As Funções Administrativas e suas Características 2

4 PLANEJAMENTO Estabelecer objetivos e missão; Examinar as alternativas; Determinar as necessidades de recursos; Criar as estratégias para o alcance dos resultados.

5 MISSÃO ORGANIZACIONAL A missão de uma organização representa a razão de sua existência (SENGE et al., 1994; HUNGER & WHEELEN, 1995). IDENTIFICA O FOCO FUNDAMENTAL DE SUA ATIVIDADE. Para prover algumas orientações em relação à concepção de uma missão, os autores consideram que a mesma deva abranger: 1) o propósito básico da organização (foco no cliente externo); 2) os valores que a organização pretende agregar a elementos que com ela interagem.

6 O QUE É A MISSÃO ORGANIZACIONAL? 1.Quem somos? 2.O que fazemos? 3.Para quem fazemos? 4.O que nos propomos a fazer?

7 A empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz, ela se define pela sua missão. Somente uma definição clara da missão é razão de existir da organização e torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa. (Peter Drucker);

8 EXEMPLOS DE MISSÃO: Banco do Brasil Ser a solução em serviços e intermediação financeira, atender às expectativas de clientes e acionistas, fortalecer o compromisso entre os funcionários e a Empresa e contribuir para o desenvolvimento do País.

9 Caixa Econômica Federal-CEF Fomento ao desenvolvimento urbano e nos segmentos de habitação, saneamento e infra- estrutura, e na administração de fundos, programas e serviços de caráter social – linhas de negócio

10 Grupo Gerdau O Grupo Gerdau é uma organização empresarial focada em siderurgia, com a missão de satisfazer as necessidades dos clientes e de criar valor para os acionistas, comprometida com a realização das pessoas e com o desenvolvimento sustentado da sociedade.

11 ORGANIZAÇÃO Desenhar os cargos e tarefas específicas; Criar estrutura organizacional; Definir posições de staff; Coordenar as atividades de trabalho; Estabelecer políticas e prioridades; Definir a alocação de recursos.

12 Organogramas

13 Organograma Gráfico que representa a estrutura formal da organização num determinado momento Deve ser usado como instrumento de trabalho Requisitos: – Fácil leitura – Permitir boa interpretação dos componentes da organização – Fazer parte de um processo organizacional de representação estrutural – Ser flexível Há um grande número de técnicas de representação – Estrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-funcional, matricial

14 Objetivos Demonstrar a divisão do trabalho – Dividindo a organização em frações organizacionais (partes menores) Destacar a relação superior-subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando: – O tipo de trabalho desenvolvido – Os cargos existentes – Os nomes dos titulares – Quantidade de pessoas por unidade – A relação funcional além da relação hierárquica Facilitar a análise organizacional

15 Benefícios e limitações Permite detectar: – Funções importantes negligenciadas e funções secundárias com demasiada importância – Funções duplicadas ou mal distribuídas Auxilia a graduar trabalhos e tarefas e uniformizar cargos Auxilia a visualizar o todo organizacional, as necessidades de mudanças e o crescimento da empresa

16 Limitações: – Exibe apenas uma dimensão dos relacionamentos existentes entre indivíduos e as frações organizacionais. – Mostra as relações que devem existir e não a realidade existente.

17 Regras gerais Deve conter nome da organização, autor, data e número. Deve ser mostrada a referência de outros gráficos. Para análise, deve apresentar a estrutura existente. Cada função pode ser representada por um retângulo: – Os retângulos devem conter os títulos dos cargos – Se há necessidade do nome do ocupante, este deve aparecer fora do retângulo (ou dentro com letra de tipo diferente) Se o gráfico mostrar apenas parte da organização, deve haver linhas abertas para demonstrar continuidade.

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19 Exercício Exercício de organograma Adaptado de Luís César Gonçalves de Araújo Organização, Sistemas e Métodos e as Ferramentas de Gestão Organizacional – Editora Atlas Com as unidades a seguir, elabore o organograma da Organização Alfa: ORGANIZAÇÃO ALFA 1. Diretor 2. Seção de Gráfica 3. Seção de Recrutamento e Seleção 4. Seção de Portaria e Zeladoria 5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional 6. Conselho Consultivo 7. Gabinete (com autoridade hierárquica sobre várias unidades) 8. Seção de Marcenaria 9. Divisão de Serviços e Material 10. Seção de Treinamento 11. Divisão de Finanças 12. Seção de Despesa 13. Seção de Orçamento e Custos 14. Seção de Planejamento Estratégico 15. Seção de Material 16. Divisão de Recursos Humanos 17. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações 18. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o diretor como coordenador) 19. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças) 20. Almoxarife (cargo) 21. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada) 22. Setor de Treinamento Feminino 23. Setor de Treinamento Masculino

20 ORGANIZAÇÃO BETA 1. Presidente 2. Seção de Gráfica 3. Seção de Recrutamento e Seleção 4. Seção de Portaria e Zeladoria 5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional 6. Conselho Consultivo 7. Gerência Administrativa (com autoridade sobre algumas unidades) 8. Seção de Marcenaria 9. Divisão de Serviços e Material 10. Seção de Treinamento 11. Divisão de Finanças 12. Seção de Despesa 13. Divisão de Vendas 14. Seção de Orçamento e Custos 15. Seção de Planejamento de Vendas 16. Assessoria de Estudos Econômicos e Administrativos 17. Seção de Material 18. Divisão de Recursos Humanos 19. Seção de Publicidade e Pesquisa 20. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações 21. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o presidente como coordenador) 22. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças) 23. Almoxarife (cargo) 24. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada) 25. Seção de Planejamento de Vendas-Interior 26. Setor de Treinamento Feminino 27. Setor de Treinamento Masculino

21 DIREÇÃO Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; Estabelecer comunicação com os trabalhadores; Apresentar solução dos conflitos; Gerenciar mudanças.

22 CONTROLE Medir o desempenho; Estabelecer comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho.

23 23 O Processo Administrativo RECURSOS Humanos Financeiros Materiais Informação Tecnologia RECURSOS Humanos Financeiros Materiais Informação Tecnologia RESULTADOS Alcance de metas; Melhoria de desempenho Aumento de capacidades e recursos para metas futuras RESULTADOS Alcance de metas; Melhoria de desempenho Aumento de capacidades e recursos para metas futuras PlanejamentoDireção Organização Controle

24 24 Estabelecimento de objetivos, políticas e estratégias organizacionais. Alta administração (Diretoria) Média administração (Gerência) Administração operacional (Supervisão ou Chefia) Pessoal não administrativo (Pessoal de Operações) Implementação das tarefas administrativas, coordenação e solução de conflitos. Direção e supervisão do trabalho do pessoal operacional nos processos de produção. Uso das habilidades técnicas para realização das várias tarefas e atividades da organização. Os Níveis Administrativos e suas Funções

25 25 1.Crescimento da organizações; 2.Concorrência mais aguda; 3.Sofisticação da tecnologia; 4.Taxas elevadas de inflação; 5.Globalização da economia e internacionalização dos negócios; 6.Visibilidade maior das organizações. Fatores que Provocam Profundos Impactos sobre as Organizações

26 26 OBJETIVOS DA ADMINISTRAÇÃO A administração busca dois objetivos principais: proporcionar eficiência e eficácia às empresas. A eficiência refere-se aos meios: métodos, processos, regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser feitas na empresa, a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados. A eficácia refere-se aos fins: objetivos e resultados a serem alcançados pela empresa.

27 27 Preocupação com os meios Preocupação com Os fins EFICIÊNCIA EFICÁCIA fazer as coisas corretamente preocupação com métodos, processos, regras e regulamentos. preocupação com os problemas jogar um belíssimo futebol escolher o melhor roteiro não faltar às aulas alcançar os objetivos e metas preocupação com resultados, metas, objetivos e fins preocupação com as soluções marcar o gol e vencer o jogo chegar ao destino da viagem aprender a ser bem sucedido aprender e ser aprovado

28 28 O administrador eficiente está sempre procurando os melhores métodos e processos de trabalho e tentando fazer as coisas corretamente e com perfeição. O administrador eficaz está sempre procurando os melhores resultados e tentando alcançar os objetivos empresariais. Eficácia e eficiência andam juntas, porém, de nada vale a eficiência (fazer bem) se a eficácia (alcançar objetivos e obter resultados) não for alcançada.


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