LEIA ATENTAMENTE ESTAS INSTRUÇÕES

Apresentação em tema: "LEIA ATENTAMENTE ESTAS INSTRUÇÕES"— Transcrição da apresentação:

1 LEIA ATENTAMENTE ESTAS INSTRUÇÕES
Índice Melhoria Contínua 1 O ciclo de melhoria contínua 2 A metodologia 8D Etapas de trabalho 3 Formação do time Descrição do Problema 6 Ações corretivas imediatas 7 Causa raiz da não conformidade 8 Comprovação da eficácia das ações corretivas 13 Introdução das ações corretivas 14 Medidas preventivas contra reincidência 15 Apresentação de resultados 16 Estudo do Caso Metodologia 8D - Planejamento Estratégico 25 ATENÇÃO LEIA ATENTAMENTE ESTAS INSTRUÇÕES Imprimir no formato de folhetos, sendo 2 slides por folha E IMPRIMIR SEM MOLDURA .

2 LEIA ATENTAMENTE ESTAS INSTRUÇÕES
Melhoria Contínua ACT CHECK DO PLAN Agir com base nos resultados ou repetir o ciclo com o conhecimento adquirido Selecionar e quantificar o problema; identificar e planejar correção da causa chave Observar os efeitos dos testes, estudar os resultados e os efeitos colaterais Realizar os testes necessários para a Implantação das mudanças ATENÇÃO LEIA ATENTAMENTE ESTAS INSTRUÇÕES Imprimir dos Slide 1 ao 48 no formato de folhetos, sendo 2 slides por folha E IMPRIMIR SEM MOLDURA Imprimir o Slide 49 de maneira que ocupe a página toda E IMPRIMIR SEM MOLDURA Alternância de pensamentos divergentes e convergentes

3 O ciclo de melhoria contínua
A metodologia 8D O que é PDCA dividido em 8 disciplinas (etapas) Plano de ação sistemático e articulado para a solução de problemas Orientado para o trabalho em equipe Por que usá-la Disciplina e sistematiza o trabalho Enfatiza decisões com base em fatos e não apenas em opiniões Evita armadilhas do tipo Atacar o sintoma e não a causa raiz Implantar as mesmas soluções repetidas vezes  

4   A metodologia 8D A metodologia 8D Quando usar Avaliar
Reclamação técnica de produto ou processo Reclamação técnica de sistema (auditoria interna/ externa) Reclamação técnica a fornecedores Avaliar Relevância Resultados são críticos? Afeta o cliente? Há pontos estratégicos de interesse? Abrangência Complexo (conhecimento distribuído) ? É possível resolvê-lo em um prazo aceitável?  

5 8D Etapas de Trabalho 1 2 3 4 5 6 7 8 Constatação do problema
Fatos relatados Linguagem do cliente 1 Formação do time Decisão do responsável pela área 2 Descrição do problema Caracterizar/Delimitar 3 Ações corretivas imediatas Contensão dos sintomas 4 Causa raiz da não conformidade Possíveis causas Confirmação Ações corretivas 5 Comprovação da eficácia das ações corretivas Teste em pequena escala Efeito colaterais 6 Introdução das ações corretivas Oficializar o que foi comprovado 7 Medidas preventivas contra reincidência Ações no sistema 8 Apresentação dos resultados Reconhecimento Lições aprendidas

6   Formação do time 1 Objetivo Reunir as pessoas adequadas
Estruturar o trabalho em equipe Diretrizes O setor responsável por responder o SAC decide da necessidade em função da: Complexidade do problema Consenso entre áreas envolvidas A composição do time deve considerar: Membros (especialistas e clientes/fornecedores) Moderador (conduz o trabalho do time) 

7  Formação do time 1 Diretrizes Papel do Moderador
Conduz o processo 8D Vinculado a tarefa de resolver o problema (é fixo) Colaborador qualificado para moderar grupo de trabalho Modera e motiva Providencia os meios necessários Elo de comunicação com o originador do SAC Não é necessariamente um especialista no problema Não precisa ser hierarquicamente superior Nomeação consensuada com seu supervisor imediato e com o gerente da área do problema Aciona responsável da data no caso de conflitos 

8  Formação do time 1 Diretrizes Tamanho do time
Manter o mínimo necessário (4 a 10 pessoas) Evitar “membros de honra” (todos os participantes devem colaborar efetivamente) Clima de trabalho O time deve saber seu objetivo e limitações Cada membro deve adquirir identificação entre o problema como um todo e seu papel Membros devem saber que sua participação foi desejada e autorizada e ainda que tem prioridade, se for o caso, sobre o dia a dia Moderador deve zelar por um clima livre de acusações e pensamentos fundamentados na hierarquia “Decisivo é o que é dito, não que diz” 

9  Formação do time 1 Diretrizes Regras de trabalho
Agenda distribuída previamente Desvios da agenda devem ser exceções Início e tempo para itens da agenda O trabalho é o mais intenso fora das reuniões Ao final de uma reunião: Resumo dos progressos Plano de ação (quem faz o que até quando) Distribuição da documentação Previsão da próxima reunião Técnicas de trabalho Membro devem estar capacitados Moderador deve providenciar suporte necessário 

10  Formação do time 1 Tarefas Determine as pessoas responsáveis
Hierarquicamente e tecnicamente Departamento / áreas Informe os responsáveis Problema Efeito Importância Prioridade Peça sugestão sobre participantes do time Defina o time Defina agenda da 1° reunião Comunicar membros e superiores Confirmar data e distribuir agenda Evitar representantes No caso de conflitos convidar superior(es) como mediador(es) 

11   Descrição do problema 2 Objetivos Entendimento comum do problema
Delimitar o problema Diretrizes Identifique os limites do problema Onde mais ele deveria estar ocorrendo? Por que não ocorreu até agora? Em que casos já houve algo parecido Há coincidências? Uma boa caracterização do problema deve considerar: O que (grau de desvio) Quando (período) Onde (região, setor) Quantas vezes (quantidade, freqüência) Quem (pessoas, clientes, usuários envolvidos) Utilizar fatos ao invés de opiniões  

12  Descrição do problema 2 Tarefas Especifique o problema
Sintomas, abrangência e conseqüências Obtenha dados sobre o problema Caracterize o problema Perguntas “Q” Técnica “é/não é” Subdivida o problema em grupos, se necessário concentre-se no prioritário Documente a descrição do problema Dados (gráficos, fotos, figura e etc.) 

13 Descrição do problema 2

14   Ações corretivas imediatas 3 Objetivo
Amenizar o efeito do problema Ganhar tempo para análise e execução de ações definitivas Diretrizes Qualidade acima de tudo Parada de produção Inspeção 100% Troca freqüente de ferramenta Controle final rígido “Recall” Cuidado! São ações de curto prazo e não definitivas 

15  Ações corretivas imediatas 3 Tarefas
Identifique as ações necessárias Plano de ação detalhado Prazo de validade Execute as ações Informe os envolvidos Integre-as no processo normal Introduza controles de acompanhamento Documente os resultados dos controles Verifique a eficácia das ações Efeitos colaterais Se necessário, verifique também com o cliente

16   Causa raiz da não conformidade 4 Objetivo
Identificar as possíveis causas Confirmar as causas mais prováveis Desenvolver ações corretivas Diretrizes Considerar todas as possibilidades Mude a composição do time, se necessário, para garantir um alto grau de compreensão técnica Tenha sempre em mente que o problema é uma conseqüência de: Um fator (variável) importante até então desconhecido ou tido como irrelevante Uma mudança em um fator (variável) conhecido Identificar as possíveis causas 

17  Causa raiz da não conformidade 4 Identificar as possíveis causas
Diretrizes O moderador deve exercer uma função de moderação motivadora Estimule idéias baseadas em fatos Garanta a participação de todos Utilize todos os recursos disponíveis para facilitar a compreensão (flipchart, metaplan) Utilize ferramentas que facilitem e tragam uma compreensão lógica dos elementos do problema Diagrama de Ishikawa Gráfico de Pareto FMEA Taguchi 

18 Causa raiz da não conformidade
4 Ferramentas – Diagrama de Ishikawa Mat. Prima Peso fora ( g) marca da farinha fermento vencido estoque alto falta de controle Forno checagem inadequada termômetro descalibrado temperatura insuficiente mal ajustada perda de temperatura muito abre-fecha falta gás Método separação irregular lay-out no forno corte manual percepção visual Padeiro mistura errada balança descalibrada pressa corte errado pressão repreensão distração

19 Causa raiz da não conformidade
4 Ferramentas – Gráfico de Pareto 15 30 45 60 75 Tipo de Defeito 20 40 80 100 45% 76% 85% 92% 97% B A D C E F Número de Defeitos Porcentagem

20 Causa raiz da não conformidade
4

21 Rachadura no compressor
Causa raiz da não conformidade 4 Ferramentas – Diagrama de análise de falhas Rachadura no compressor OU Falha do compressor Condições de uso intenso que resultam em defeitos Rachaduras por uso indevido Rachaduras por alta pressão Sobrecarga com pressão Válvula de segurança não abre Chave de pressão não abre Vedador vaza Regulagem errada da válvula Válvula de segurança falha OU E OU OU

22  Causa raiz da não conformidade 4 Confirmar as causas mais prováveis
Diretrizes Duas características importantes das causas reais de um problema Presentes no momento do problema Reproduzíveis Priorize as causas mais prováveis perguntando-se: Por que a causa desencadeia o problema? Por que o problema não aparece em “não – é”? Esgote argumentos teóricos de descarte e confirme experimentalmente as causas mais prováveis 

23  Causa raiz da não conformidade 4 Confirmar as causas mais prováveis
Tarefas Avalie cada causa por probabilidade e possíveis combinações de influências Reproduza a causa / situação suspeita Realize experimentos estatísticos quando várias possíveis causas estão envolvidas Caso não haja confirmação Rever etapas 2 a 4 Prosseguir sobre fatos não concludentes “Sem solução” (envolver o responsável da área) Documentar Causas efetivas Causas potenciais (conhecimento adquirido) 

24   Causa raiz da não conformidade 4 Desenvolver ações corretivas
Diretrizes Garantir a eliminação da causa Avalie soluções de problemas similares Considere alternativa diferentes avaliadas segundo critérios de interesse (custo, tempo, eficácia e etc.) Tarefas Faça uma lista de ações Para eliminação do problema atual Para melhoria complementar Verifique essas ações contra outras em andamento fora do grupo e resolva eventuais conflitos  

25 Comprovação da eficácia das ações corretivas
5 Objetivo Provar a eficácia das ações através de um teste restrito Diretrizes Avaliar efeitos colaterais indesejados Utilizar experimentos estatiscamente planejados para testar efeito das mudanças Medir a eficácia das ações também e principalmente do ponto de vista do cliente Elaborar um plano de ações detalhadas para o teste indicando tempo e custos envolvidos para aprovação, se necessário  

26 Comprovação da eficácia das ações corretivas
5 Tarefas Faça um plano detalhado do teste O que, quem e quando Quadro indicativo dos ajustes, mudanças, etc Execute o plano Avalie o resultado em relação a: Efeitos desejados Efeitos colaterais indesejados Caso o efeito obtido seja diferente (estatiscamente) do efeito desejado volte para a etapa 4 Avalie também as ações sob outros pontos de vista e requisitos (exemplo CEP) Se necessário, estabeleça ações auxiliares Discuta ações com o cliente (interno/externo) Documente o teste e os resultados resumidamente 

27   Introdução das ações corretivas 6 Objetivo
Definir as melhores ações de longo prazo Avaliar resultados a longo prazo Diretrizes Deve-se prever uma avaliação do sucesso de todas as ações, para garantir o efeito demonstrado Identifique necessidades de treinamento As ações temporárias só poderão ser canceladas após as ações definitivas implantadas e com o efeito desejado Caso o problema reapareça em partes ou sob outra forma: Reavaliar ações temporárias Verificar execução das ações definidas Quando o fornecedor está envolvido: Confirmar execução das ações e seu efeito Assessorá-lo se necessário Rever materiais em estoque para possível retrabalho Informar o cliente, a tempo!  

28  Introdução das ações corretivas 6 Tarefas
Faça um plano de ação detalhado Introduza controles Temporários Efetivos Treine os envolvidos Introduza controles rigorosos para ações externas Desative de forma planejada as ações temporárias Inicie ações extras necessárias (material em estoque, campo) Documente as alterações e resultados 

29   Medidas preventivas contra reincidência 7 Objetivo
Modificar sistemas organizacionais e gerencias, usos ou procedimentos Diretrizes Problemas não acontecem mas são gerados Localizar ponto fraco nos sistemas Procedimento errado ou confuso Procedimento desrespeitado Procedimento inexistente Medidas abrangentes devem envolver os clientes e fornecedores e observar os sistemas existentes Alterações no fluxo de informações Procedimento novos/modificados Mudanças de responsabilidade  

30  Medidas preventivas contra reincidência 7 Tarefas
Identifique com o grupo, os pontos fracos no sistema Discuta sugestões para alterações estruturais Documente Discuta sugestões com cliente/ fornecedor Planeje conjuntamente como encaminha sugestões Escreva um relatório geral e final 

31   Apresentação dos resultados 8 Objetivo
Reconhecer os esforços do grupo e/ou pessoas envolvidas Discutir lições aprendidas e melhorar o processo 8D Diretrizes Esta tarefa pode ser conduzida pelo responsável da área, convidando clientes/fornecedores envolvidos Deve-se exaltar o fato do problema ter sido resolvido Deve-se reconhecer e elogiar o sucesso do processo 8D Convencer e motivar os observadores externos Aguçar a consciência para a melhoria contínua  

32 Estudo do caso 1 7 5 3 2 8 6 4 D

33  PADARIA Estudo de caso Histórico da rede Pães & Bromato Irmãos Ltda.
25 anos na cidade Sr. Manoel (proprietário) tem 35 anos de experiência Grande variedade de produtos Faturamento mensal médio R$ ,00 Fiscalização tem multado várias vezes (R$ 2.700,00 em abril) Joaquim (sobrinho) fez curso de 8D  PADARIA

34     Formação do time 1 Time escolhido pelo Sr. Manoel
Joaquim (moderador) Maria – confeitaria Queiroz – panificação Amélia – balcão Mercedes – balcão Na primeira reunião foi explicada a importância de cada pessoa no time, já que aparentemente as multas envolviam várias áreas da padaria Joaquim e Sr. Manoel acertaram que o time se reuniria logo no início do expediente nos dias necessários para encaminhar o assunto Joaquim ajudaria o time na utilização das ferramentas básicas da qualidade    

35  Descrição do problema 2
Reunindo e contabilizando as multas dos últimos 6 meses quando começaram as multas 

36 Situação atual do processo
Descrição do problema 2 5 10 15 20 88 90,5 93 95,5 98 100,5 103 105,5 108 110,5 113 Peso (g) Freqüência Peso dos pães Situação atual do processo 95g 105g

37  Descrição do problema 2 Especifique o problema
As multas vem ocorrendo em várias áreas Isto tem provocado comentários dos clientes que estão diminuindo/ restringindo suas compras O que Multas para pão d’água de 100g peso fora do estabelecido pela lei do consumidor (mínimo = 95 g) Os demais tipos de pães não foram afetados pois são vendidos por peso Quem Os clientes desse tipo de pão reclamam no órgão de defesa do consumidor que passou a fiscalizar Queiroz e Bento são os responsáveis pela fabricação Quando Desde que os clientes perceberam e reclamaram no PROCOM (±7 meses) Provavelmente o peso já estava abaixo antes dos clientes perceberem Quanto Segundo avaliação dos ficais, confirmada por nós, aproximadamente 20% dos pães estão abaixo de 95g 

38   Ações corretivas imediatas 3 Plano de ações imediatas O QUE QUEM
QUANDO Pesar pães antes de colocá-los à venda Queiroz 22/05 Providenciar e aferir balança Joaquim 18/05 Treinar envolvidos Testar eficácia Amélia 19/05 Preparar avisos aos clientes Mercedez 20/05 Avaliar diariamente e de surpresa 50 pães do balcão Avaliar reação dos clientes Amélia e Mercedez Os pães abaixo de 95g serão utilizados em lanches 

39  Causa raiz da não conformidade 4 Identificar possíveis causas
Joaquim discutiu com o time a inclusão de Bento no lugar de Maria pois ele é o especialista em panificação  Mat. Prima Peso fora ( g) marca da farinha fermento vencido estoque alto falta de controle Forno checagem inadequada termômetro descalibrado temperatura insuficiente mal ajustada perda de temperatura muito abre-fecha falta gás Método separação irregular lay-out no forno corte manual percepção visual Padeiro mistura errada balança descalibrada pressa corte errado pressão repreensão distração

40  Causa raiz da não conformidade 4 Confirmar as causas mais prováveis
Segundo Bento, o peso final do pão depende basicamente da quantidade de massa cortada. Com base nisso acredita-se que o cortador esteja errando no corte já que é feito manualmente 

41  Causa raiz da não conformidade 4 Desenvolver ações corretivas
Possíveis soluções Trocar o cortador Contratar outro para segunda e sábado Conscientizar/ treinar o cortador Discutindo a terceira opção o time percebeu que sem treinamento não alteraria as verdadeiras causas (pressão cansaço). Assim, decidiram trocar o cortador apenas na segunda e sábado 

42 Comprovação da eficácia
das ações corretivas 5 Plano de teste  O QUE QUEM QUANDO COMO Comunicar teste ao cortador Joaquim 29/05 Explicar estudo em andamento Treinar novo cortador Bento 30/05 Preparar 5 fornadas em conjunto Executar o teste Bento e contador Durante 4 semanas Toda segunda e sábado o cortador atual é dispensado

43 Comprovação da eficácia
das ações corretivas 5 Resultado do ponto de vista do cliente  Pesos dos pães 5 10 15 20 93,5 94,9 96,3 97,7 99,1 100,5 101,9 103,3 104,7 106,1 107,5 Peso (g) Freqüência 95g 105g Conclusão A substituição do cortador resolveu o problema da segunda e sábado melhorando o desempenho original mas ainda há falhas no corte 

44  Causa raiz da não conformidade 4 Suposição Peso fora (95 - 105g)
Mat. Prima Peso fora ( g) marca da farinha fermento vencido estoque alto falta de controle Forno checagem inadequada termômetro descalibrado temperatura insuficiente mal ajustada perda de temperatura muito abre-fecha falta gás Método separação irregular lay-out no forno corte manual percepção visual Padeiro mistura errada balança descalibrada pressa corte errado pressão repreensão distração Suposição O método manual de corte está sujeito a erros devido à percepção visual humana que é limitada Usar uma balança de precisão para verificar essa suposição 

45 com a balança de precisão
Causa raiz da não conformidade 4 Peso dos pães com a balança de precisão 5 10 15 20 25 97 98,9 99,4 100,6 101,8 103 Peso (g) Freqüência 95g 105g Desenvolver ações corretivas  SOLUÇÃO PRODUTIVIDADE (TEMPO) CUSTO TOTAL Usar a balança 1 4 5 Adquirir máquina de corte 6 7 Desenvolver gabarito de corte 10

46 Comprovação da eficácia
das ações corretivas 5  Plano de teste O QUE QUEM QUANDO COMO Comunicar cortador Bento 10/07 Explicar alteração no método Treinar uso do gabarito Cortador 11/07 Produzir 2 fornadas Aplicar este novo método 3 semanas Não substituir cortador  Resultado do novo método Peso dos pães Situação após melhoria 5 10 15 20 25 97 98,9 99,4 100,6 101,8 103 Peso (g) Freqüência 95g 105g  Efeito colateral O novo gabarito deve ser construído em material transparente para verificar preenchimento adequado

47  Introdução das ações corretivas 6 Plano de ação O QUE QUEM QUANDO
COMO Fabricar gabarito em material transparente Joaquim 10/08 Discutir com o cortador forma final (anatômica) e enviar para terceiros Treinar cortador Bento 20/08 Produzir 5 fornadas observando preenchimento adequado da forma Avaliar histograma do peso Durante 1 semana Pesar 50 pães por dia e usar planilha de dados Avaliar gabarito quanto ao volume Sr. Manoel 1 vez por mês Verificar amassamento e volume Desativar ações imediatas 25/09 Confirmar resultado no longo prazo antes de desativar Informar clientes e fiscais PROCON 30/09 Enviar relatório final do trabalho aos fiscais

48   Medidas preventivas contra reincidências 7 Pontos fracos
Desconhecimento dos requisitos legais Ausência de avaliações desses requisitos Sugestões Rever requisitos dos clientes e legais para demais produtos/serviços Fazer testes para confirmar o atendimento a esses requisitos antes de lançar o produto e periodicamente após lançado  

49    Apresentação dos resultados 8
Joaquim e o Sr. Manoel prepararam um texto explicando o que foi feito, para distribuir aos clientes Sr. Manoel e o time prepararam um apresentação para o sindicato dos padeiros Os demais funcionários assistiram a apresentação em sessão especial   

50 Planejamento estratégico de resolução de problemas – Metodologia 8 D
Verbo de Ação CI P Etapa Descrição Método Metodologia Disciplina Resultado Comunicar P Constatação Levantamento de dados referente a não conformidade (Característica) Dados de resultado (% defeito) Dados de Logística Estudo do efeito com visão técnica. Estudo de extensão do efeito Determinação pelo resultado na eliminação do efeito Zero defeito Reunir 1 Formação de time Quantidade de pessoas capazes. Especialistas Operadores Avaliação da capacidade de resolução das pessoas Avaliação da capacitação técnica do time Dinâmica de time Assertividade Menor tempo de resolução com maior eficácia Pesquisar 2 Descrição do Problema Localização geográfica do efeito O que, Quem, Quando, Onde, Como, Porque. Utilizar fatos ao invés de opiniões Cuidar dos detalhes Maior e melhor entendimento da ocorrência do efeito para resolução do problema. Conter 3 Ação de correção imediata Ação direcionada no efeito Fundamento no 2 D utilizar ferramentas de qualidade. Manter o foco no efeito Eliminar o efeito sem causar não conformidade colaterais. Descobrir 4 Definição da causa raiz Rever a descrição do problema. Análise técnica (dados) Rever 2 e 3 D Utilizar ferramentas da Qualidade. Persistência e fidelidade a ferramentas de qualidade Descobrir causas raiz e potencialmente causa secundárias que eliminam problemas Provar D 5 Comprovação da eficácia do problema Experimentar, testar com base em 4D Documentar *simulações do efeito estudo de lotes para amostragens Consciência técnica e disposição política para resolução do problema Apresentar soluções para tomadas de decisões Introduzir C 6 Introdução das ações corretivas Aplicar melhor solução Decidir com base nos experimentos. Estudo da resolução definitiva Visão técnica Sintetizar A 7 Medidas contra reincidências Visão sistêmica de qualidade Atualizar documentação que garantam a repitibilidade do processo Metódica e sistêmica Evitar a reincidência Festejar 8 Apresentação de resultados Fortalecer times de trabalho Avaliações de resultados. Motivar pessoas Manter motivação para uso da ferramenta Conceitos: Um problema é um resultado indesejável de um processo e pode/deve ser reproduzido. Controle do processo é controle sobre efeitos