Agenda A Empresa Processo “Gestão do Conhecimento”

Apresentação em tema: "Agenda A Empresa Processo “Gestão do Conhecimento”"— Transcrição da apresentação:

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1 Agenda A Empresa Processo “Gestão do Conhecimento”
Motivadores da mudança Etapas da Mudança 1. Identificação dos Desperdícios 2. Principais Reclamações 3. Definição de Requisitos do Sistema 4. Critérios de Escolha e Seleção; 5. Implantação do Sistema; 6. Divulgação e Treinamento; Resultados Alcançados Lições Aprendidas e Oportunidades

2 A Empresa Unidades de Negócio Transmissão & Distribuição Motores
Automação Energia Tintas

3 A Empresa Produção Do primeiro motor a mais de 150 milhões já produzidos Maior planta de produção de motores elétricos do mundo Mais de MVA em geradores produzidos (mais de 2 vezes a potência instalada da hidrelétrica de Itaipu) Mais de produtos de automação industrial já fabricados Mais de 1250 toneladas de tintas em pó/mês Mais de 800 toneladas de tintas líquidas/mês Maior fabricante de transformadores da América Latina, com 5 plantas produtivas

4 A Empresa Brasil Argentina México EUA Áustria Portugal China Índia
Do primeiro prédio ao parque instalado total Brasil Argentina Chile Colômbia Venezuela Peru México Estados Unidos Portugal Espanha Itália França Reino Unido Alemanha Bélgica Emirados Árabes Rússia Índia Holanda China Japão Austrália Argentina Áustria Suécia Cingapura México África do Sul Museu WEG (primeira fábrica) EUA Áustria Portugal China Índia África do Sul

5 Histórico do Sistema de Normalização
1961 Fundação da empresa Eletromotores Jaraguá Ltda. 1968 Pastas com cópias de catálogos de componentes padronizados e de normas brasileiras e estrangeiras. Elaboração das primeiras normas WEG (em normas); aquisição de normas nacionais e internacionais. Criação da Seção de Normalização, com o objetivo de unificar a política e dinamizar a geração e revisão de normas, bem como administrar o acervo de normas existente (até de 10 mil). 2010 Idealização do projeto WEGnology – elaboração dos primeiros procedimentos operacionais nas áreas administrativas 2013 Redesenho processo gestão do conhecimento e criação do Portal do Conhecimento WEG – WEGnology Management System.

6 Processo de Gestão Do Conhecimento
“Disseminar o conhecimento e padrões WEG, auxiliando no processo de expansão e globalização da empresa.” Votação Aprovação Gestor Aprovação Técnica Publicação Infinito Infinito Infinito 30 minutos Cópias Físicas e Eletrônicas para unidades Brasil

7 Motivadores da Mudança
Reclamações Média Lead time de aprovação e publicação dos documentos: 40 dias; Vulnerabilidade dos documentos/ Segurança da Informação; Restrição de acesso à unidades Brasil, condicionadas à licença. Novos Requisitos Plataforma global Controle de Acessos Distribuição Descentralizada Quantidade de Licenças Multi-idiomas Agilidade no processos de criação e publicação Interfase amigável Pesquisa “Google” “Disseminar o conhecimento e padrões WEG, auxiliando no processo de expansão e globalização da empresa.”

8 Etapas da Mudança 1) Identificação de desperdícios e gargalos;
2) Levantamento das principais reclamações dos clientes internos; 3) Definição dos requisitos do sistema: Avaliação de Requisitos Normativos (ISO 9001); Alinhamento com Árvore de Processos da organização e os princípios do BPM (Business Process Management); 4) Critérios de Escolha e Seleção; 5) Implantação do Sistema; 6) Divulgação e Treinamento;

9 1. Identificação dos Desperdícios
Votação Aprovação Gestor Aprovação Técnica Publicação Funcionava como fórum de discussão, tornando o processo moroso. Aprovação não poderia ser delegada. Mesmo após aprovação do gestor, a norma poderia ser reprovada. Documento era formatado e editado pela área da Qualidade.

10 2. Principais Reclamações
Levantamento dos chamados abertos: Processos perdidos e/ou travados; Documentos desaparecidos; Lentidão do sistema; Processo de aprovação moroso.

11 Redesenho da atividade
“Documentar o conhecimento” Votação Aprovação Gestor Aprovação Técnica Publicação Funcionava como fórum de discussão, tornando o processo moroso. Aprovação não poderia ser delegada. Mesmo após aprovação do gestor, a norma poderia ser reprovada. Documento era formatado e editado pela área da Qualidade. Contribuição Aprovação Técnica Aprovação Gestor Publicação Criação de um fórum de discussão opcional. Analistas obrigatórios default e antes da aprovação do gestor. O gestor, quando ausente, pode delegar. Eliminada etapa de formatação e edição.

12 3. Definição de Requisitos Sistema
Globalização do Processo/ Sistema: Multi-idioma; Licenças de acesso; Fluxo de solicitação de tradução. Requisitos Normativos: Controle de Versionamento; Distribuição de cópias controladas; Análise Técnica e Aprovação. Gestão por Processo: Navegação por processo; Documentos atrelados à processos.

13 4. Critérios de Escolha e Seleção
Aderência aos requisitos – baixa customização interna. Solução selecionada: 80% aderência. Alinhamento com estratégias da Diretoria TI. Módulos Utilizados

14 5. Implantação do Sistema
Desenvolvimento do Fornecedor: in loco Customização WEG: possível devido à praticidade do sistema. Testes Usuários-chave: preparação para Go-Live Saneamento e Carga de dados: busca de 2 sistemas anteriores Go Live

15 6. Divulgação e Treinamento
Treinamento Presencial (apenas Brasil) - Documentadores: 160 - Gestores: 200 Treinamento On-line Comunicação e Divulgação - Congelamento do Sistema antigo - Go Live

16 Processo Atual - Pós Melhoria
Contribuição Aprovação Técnica Aprovação Gestor Publicação 15 dias 8 dias 8 dias 2 minutos Lead time de criação/revisão: média de 30 dias para aprovação e publicação; Tempo para Publicação – 1 a 2 minutos; Usuários: Licenças concorrentes - ampliação do atendimento; Interface em 3 idiomas; Eliminada etapa de “edição” antes da publicação. Tempo limitado para cada tarefa.

17 Resultados Entrada em Produção do Portal WEGnology em 31/05/2013.
Média de 100 usuários acessando de forma concomitante Volume total de documentos : ~ internos. Lead time de Publicação e Revisão – redução de 93 e 21%. Acesso: média de 1800 documentos acessados por dia; Custo da ferramenta (atualização da ferramenta antiga custaria ~10x o valor da ferramenta adquirida; Custo com licenças: licenças concorrentes permitem uma redução do custo, umas vez que são mais de documentadores em todo o mundo. Busca da hierarquia WEG de forma transparente a partir do sistema de RH da WEG Processo Junho Julho Agosto Setembro Outubro Média Processo Publicação (dias) 0,0018 0,0011 0,0012 0,0022 0,0015 0,0016 Aprovação de Documentos (dias) 41,44 50,27 35,69 18,67 11,35 31,48

18 Resultados Facilidade na implantação de processos em novas aquisições e filiais (redução das equipes de implantação); Qualidade e Segurança da Informação; Registro do conhecimento WEG e agilidade na pesquisa de práticas de gestão da empresa (+ de 25mil documentos disponíveis para consulta – internos e externos); Agilidade na busca da informação sobre os processos; Compartilhamento de boas práticas de gestão incluindo aplicação no reforço de treinamento e reciclagem de colaboradores; Independência do fornecedor enquanto desenvolvimento e conhecimento técnico sobre a ferramenta. Convergência para um sistema corporativo único descontinuando 2 outros sistemas legados

19 Barreiras e Fronteiras
Gestão de Mudança Conscientização de participantes dos processos quanto a prazos de tarefas e eliminação da etapa de formatação; Familiarização com a Ferramenta; Treinamentos. Busca pela ferramenta/fornecedor Dificuldade para realizar benchmarking com outras empresas do mesmo setor, pois não havia uma solução semelhante no mercado; Início do desenvolvimento com sistemas que não atendiam aos requisitos. Ferramenta de Gestão por Processos (BPMS) que permitisse independência do fornecedor Prazo - Prazo de Implantação curto: 4 meses.

20 Lições Aprendidas e Oportunidades
Evoluir com a Gestão de Mudanças – resistência à mudança x quebra de paradigmas; Divulgação e Treinamento para filiais; Buscar ferramentas de automatização dos fluxos das atividades, e não apenas tê-los de forma documentada e integrada aos sistemas (13 Macroprocessos, 64 processos e 164 atividades – em 5 unidades de negócio). Implementar melhorias já identificadas na interface com usuário.

21 Perguntas