A Organização e a gestão com base no conhecimento - tópicos - Luis A. Carvalho Rodrigues

Apresentação em tema: "A Organização e a gestão com base no conhecimento - tópicos - Luis A. Carvalho Rodrigues"— Transcrição da apresentação:

1 A Organização e a gestão com base no conhecimento - tópicos - Luis A. Carvalho Rodrigues luis.acr@sapo.pt

2 2 Círculos de causalidade ditados pela civilização _________________________________________________ Uma sociedade mais aberta ao conhecimento Oferta educativa e formativa mais vasta Exigência de novos saberes para crescentes necessidades Sentido e ideologia de autonomia Mais flexibilidade para a mudança Lean production Organizações mais preocupadas com o desempenho Modelos organizacionais equifinalistas Organizações mais centradas no seu capital humano Exigências de Flexibilização do emprego e da mobilidade Valorização do quantum de saberes e do saber fazer para as pessoas e para as comunidades

3 3 Enfrentar novas exigências externas e internas à Organização Ontem / hojeHoje / amanhã Postos de trabalho bem definidos, com tarefas simples e fragmentadas Empregos de geometria variável, com definições menos especificadas Atribuição individual de tarefas e avaliação de resultados individuais Ênfase no trabalho de grupo, interacção entre colegas e avaliação da performance grupal Lógica do posto de trabalhoLógica da competência Grande fragmentação do saberTarefas múltiplas com conhecimentos multidisciplinares Interdependência sequencial (taylorismo e burocratismo) Interdependência sistémica (ad hoc, processos) Ênfase na especializaçãoÊnfase na polivalência e flexibilidade

4 4 Enfrentar novas exigências (cont.) 4 Ontem / hojeHoje / amanhã Organização rígida do emprego com classificações baseadas nas habilidades e antiguidade Organização flexível do emprego, com classificações baseadas na performance aliadas às competências detidas Descrição dos postos de trabalho de banda estreita Descrição de perfis de banda larga, integrando referenciais de competências Salários ligados à carreira e à categoriaSalários ligados a objectivos e riscos Execução de tarefas prescritasNão se limita ao prescrito Execução de operaçõesResponder a situações e reagir aos imprevistos e acontecimentos Alguém que sabe fazerAlguém que sabe agir Aprendizagem adquirida uma vez por todasAprendizagem ao longo da vida Aprendizagem passivaAuto-aprendizagem e responsabilidade pela própria formação

5 5 O que, afinal, se pretende da gestão ______________________________________________________ Noção operacional clássica: combinar meios humanos, materiais e financeiros de modo a conseguir a eficiência e eficácia organizacional. Segundo Fayol [1911]( o criador do conceito de gestão de topo): prever, organizar, dirigir, coordenar e controlar. Noção operacional actual: facilitar racionalmente meios a um potencial de inteligência humana, em torno de uma comunidade de conhecimento e possuidora de competências adequadas para realizar objectivos que, sob liderança, alinham constantemente os meios aos fins (a missão da organização).

6 6 Gerir as pessoas porque elas são a Organização ________________________________________________________ Capital humano O activo de competências Capital de inteligência O activo de capacidade criativa Capital estrutural O activo de conhecimento disseminado na organização

7 7 E as pessoas transportam consigo o Conhecimento _____________________________________________________ Experiências Valores Informação Cientifica técnica, cultural Saber Para avaliar e incorporar novas experiências e melhor gerir a informação

8 8 Por isso, gerir pessoas é, também, gerir conhecimento ____________________________________________________________________________ Gerir itens tão diversos como ideias, intuições, práticas, experiências emitidas pelas pessoas no exercício da sua profissão Gerir é também um processo de criação, enriquecimento, capitalização e difusão de saberes Gerir obriga a que o conhecimento seja capturado onde é criado, partilhado e aplicado na Organização

9 9 a Conceber a estratégia FASE 1 Enquadramento da organização segundo politicas públicas Diagnóstico do presente e projecções para o futuro Missão, visão e valores Formulação de linhas estratégicas Alinhamento da Organização FASE 3 Unidades de realização de actividades fins e actividades meios FASE 4 Planeamento operacional Melhoria de processos Gestão orçamental e de recursos materiais Capacitação segundo competências do capital humano Orçamentos por objectivos FASE 6 Revisão da estratégia Analises da rentabilidade da acção empreendida Análise do comportamento dos beneficiários Avaliação: acompanhamento e aprendizagem FASE 5 Gestão e avaliação com monitorização dos indicadores Inovação Correcções Inquirição junto dos clientes e stakeholders Planeamento estratégico FASE 2 Mapa estratégico geral segundo clientes, processos internos, meios e inovação Mapa estratégico específicos segundo linhas estratégicas objectivos; indicadores; fontes de verificação; metas; politicas internas Ética Afectação de pessoas segundo objectivos Mapa estratégico (Balance Scorecard, p.e.) Plano de meios financeiros detalhados Plano Estratégico Segundo as unidades fins e unidades de apoio: Plano Operacional Execução de processos e novas iniciativas Indicadores de medida - Objectivos, indicadores e níveis de adequação; fontes de verificação CLUSTER Planeamento estratégico CLUSTER Liderança e Gestão CLUSTER Avaliação A liderança condutora KAPLAN Robert S. & NORTON David P. - The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage; Boston; Harvard Business School Press; 2008

10 10 As questões à partida _______________________________________________________ Missão Visão & Valores

11 11 Missão ___________________________________________________________________.... traduz a vocação central da organização. Ela é o sentido profundo dos esforços combinados e que suscita valores essenciais que se querem ver praticados. Ela deve ser exclusiva e definidora de um campo de actuação e não pode admitir antagonismos, sobreposições positivas ou espaços vazios internos. Qual a razão e propósito da nossa existência? Qual a diferenciação da nossa organização? Em que somos únicos e distintos?

12 12 Valores ___________________________________________ Valores são a ética que fundamenta as decisões. A organização escolhe o conjunto de princípios, valores e regras de comportamento moral que resultam adequados para os seus propósitos. Por outro lado: O conceito de responsabilidade social é a preocupação da Organização com as consequências de seus actos sobre os seres humanos, numa visão integrada de dimensões económicas, ambientais e sociais. Quadro de Kandinsky ( 1886-1944)

13 13 A importância da Visão para haver planeamento estratégico ________________________________________________________ Uma inspiração tirada do desejo, fundada nos valores e aferida consoante as possibilidades Nós devemos Nós somos capazes Nós queremos Quadro de Viera da Silva (1908 – 1992)

14 14 O que se quer com o planeamento e a gestão da Organização? - ir ao encontro do senso comum - ________________________________________________________ Uma sociedade em mudança Requerem Organizações adaptadas Atitudes, comportamentos e ajustados Exigências individuais e sociais

15 15 O processo de planeamento __________________________________________________ A análise SWOT ____________________________________________  Como nos defin imos como Organização  Quem servimos, segundo uma segmentação  Como somos vistos por aqueles que são importantes para nós Forças Fraquezas Oportunidades Ameaças Situação desejada  Como deveremos ser como Organização  Como queremos ser vistos como Organização  Que deveremos fazer pela qualidade organizacional

16 16 O complexo mundo da interactividade dos stakeholders _______________________________________________ As pessoas na Organização Sector da Economia Social Sector Privado Os poderes públicos Sociedade Civil Os serviços do Estado

17 17 Conceber a estratégia FASE 1 Diagnóstico do presente e projecções para o futuro Missão, visão e valores Formulação de linhas estratégicas O processo de planeamento __________________________________________________. Clarificar a missão, valores e visão Análise do exterior (politico, económico, social, tecnológico, ambiental, legal) e interior da organização (processos- chave, inovação, capital humano, capital estrutural, etc...) Técnicas: SWOT Posição estratégica

18 18 O processo de planeamento __________________________________________________ Escolha estratégica segundo um modelo usual Critério Orientação da actividade OfensivaCautelosaDiversificaçãoEspera Expansão Se quiser aproveitar todas as oportunidades Se quiser melhorar o que tem, conquistando novos clientes Tornar “único” dois a três produtos e entrar fortemente no mercado - Especialização Se quiser ter poucos produtos mas apostando tudo no seu lançamento no mercado Se quiser apenas ter poucos produtos e dominar melhor a oferta Se quiser apenas lançar produtos novos com originalidade - Diversificação Se quiser ter mais produtos procurando clientes diferentes Se quiser ter mais produtos apostando na melhoria da produção interna Se quiser apenas produtos mais originais de alto valor acrescentado para o mercado - Liquidação ou reconversão ---- FASE 1

19 19 a Conceber a estratégia FASE 1 Enquadramento da organização segundo politicas públicas Diagnóstico do presente e projecções para o futuro Missão, visão e valores Formulação de linhas estratégicas Alinhamento da Organização FASE 3 Unidades de realização de actividades fins e actividades meios FASE 4 Planeamento operacional Melhoria de processos Gestão orçamental e de recursos materiais Capacitação segundo competências do capital humano Orçamentos por objectivos FASE 6 Revisão da estratégia Analises da rentabilidade da acção empreendida Análise do comportamento dos beneficiários Avaliação: acompanhamento e aprendizagem FASE 5 Gestão e avaliação com monitorização dos indicadores Inovação Correcções Inquirição junto dos clientes e stakeholders Planeamento estratégico FASE 2 Mapa estratégico geral segundo clientes, processos internos, meios e inovação Mapa estratégico específicos segundo linhas estratégicas objectivos; indicadores; fontes de verificação; metas; politicas internas Ética Afectação de pessoas segundo objectivos Mapa estratégico (Balance Scorecard, p.e.) Plano de meios financeiros detalhados Plano Estratégico Segundo as unidades fins e unidades de apoio: Plano Operacional Execução de processos e novas iniciativas Indicadores de medida - Objectivos, indicadores e níveis de adequação; fontes de verificação A liderança condutora KAPLAN Robert S. & NORTON David P. - The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage; Boston; Harvard Business School Press; 2008

20 20 Planeamento estratégico FASE 2 Mapa estratégico geral segundo clientes, processos internos, meios e inovação Mapa estratégico específicos segundo linhas estratégicas objectivos; indicadores; fontes de verificação; metas; politicas internas O processo de planeamento __________________________________________________. Como descrevemos a nossa estratégia Como relacionamos a estratégia com os clientes, os meios de financiamento, os processo internos, a capacidade de aprendizagem Técnica sugerida: Balanced Score Card

21 21 O processo de planeamento __________________________________________________ As dimensões do Balanced Score Card _____________________________________________________ Objectivos Indicadores Metas Medidas de política FASE 2 Objectivos Indicadores Metas Medidas de política Objectivos Indicadores Metas Medidas de política Objectivos Indicadores Metas Medidas de política Objectivos Indicadores Metas Medidas de política

22 22 O que se exige na realização da Organização ___________________________________________ O QUE se deseja ________________ Visão Missão Objectivos Estratégia COMO realizar _____________ Sistematizar Estatuir Orçamentar Planear Programar Liderar Gerir Controlar Segundo CRITÉRIOS ___________________ Ética Qualidade Luta contra o desperdício Eficiência Eficácia Just in time ( Zero- defeitos Lean production Autonomia Desconcentração Respeito pelo ambiente Tendo por base: o saber necessário, a qualificação adequada, o clima de envolvimento e a justiça remunerativa

23 23 O processo de planeamento __________________________________________________ As dimensões básicas do Balanced Score Card : a matriz necessária Campos Perspectiva ObjectivoIndicadores Fontes de verificação Metas Medidas de política Clientes Processos internos Financeiro Aprendizagem FASE 2

24 24 O processo de planeamento __________________________________________________ As dimensões do Balanced Score Card (cont. ) _____________________________________________________ Balanced score card Balanced score card Balanced score card Balanced score card Balanced score card Balanced score card Balanced score card 1ª nível 2º nível Clientes Processos internos Financeiro Aprendizagem Objectivos Indicadores Metas Medidas de politica Alinhamento FASE 2

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26 26 a Conceber a estratégia FASE 1 Enquadramento da organização segundo politicas públicas Diagnóstico do presente e projecções para o futuro Missão, visão e valores Formulação de linhas estratégicas Alinhamento da Organização FASE 3 Unidades de realização de actividades fins e actividades meios FASE 4 Planeamento operacional Melhoria de processos Gestão orçamental e de recursos materiais Capacitação segundo competências do capital humano Orçamentos por objectivos FASE 6 Revisão da estratégia Analises da rentabilidade da acção empreendida Análise do comportamento dos beneficiários Avaliação: acompanhamento e aprendizagem FASE 5 Gestão e avaliação com monitorização dos indicadores Inovação Correcções Inquirição junto dos clientes e stakeholders Planeamento estratégico FASE 2 Mapa estratégico geral segundo clientes, processos internos, meios e inovação Mapa estratégico específicos segundo linhas estratégicas objectivos; indicadores; fontes de verificação; metas; politicas internas Ética Afectação de pessoas segundo objectivos Mapa estratégico (Balance Scorecard, p.e.) Plano de meios financeiros detalhados Plano Estratégico Segundo as unidades fins e unidades de apoio: Plano Operacional Execução de processos e novas iniciativas Indicadores de medida - Objectivos, indicadores e níveis de adequação; fontes de verificação A liderança condutora KAPLAN Robert S. & NORTON David P. - The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage; Boston; Harvard Business School Press; 2008

27 27 Alinhamento da Organização Unidades de realização de actividades fins e actividades meios A liderança condutora Ética Afectação de pessoas segundo objectivos FASE 3 O processo de planeamento __________________________________________________. Todas as unidades orgânicas comprometidas com o planeamento estratégico Meios distribuídos para conseguir a eficácia e eficiência nas unidades orgânicas Questões críticas: Como motivar as pessoas para o empreendimento? Como disseminar e sustentar uma ética?

28 28 Insuficiências tradicionais na execução de uma estratégia ___________________________________________ Manuel José Ferreira Monteiro: Análise de Decisão - BALANCED SCORECARD, Alcançar a visão da empresa Universidade de Porto; Faculdade de Economia Janeiro de 2006 FASE 3

29 29 A actividade do Estado ________________________________________________________ Políticas Públicas Programas Projectos Missões Geralmente contidas nos Ministérios, mas podem ser transversais Também chamadas de Programas Nacionais A que se vinculam serviços da Administração e os seus Stakeholders Que se realizam e esgotam no tempo Actividades correntes Actividades manutenção 1 23 Eficácia socio- económica Qualidade de serviço Eficiência de gestão 4 FASE 3 Política pública: Uma acção concertada por parte dos poderes públicos, no exercício da boa governabilidade, que visa diminuir ou evitar, consoante os casos, as causas e ou os efeitos que levam a equacionar como negativo o exercício dos direitos de cidadania e a qualidade de vida de uma população.

30 30 a Conceber a estratégia FASE 1 Enquadramento da organização segundo politicas públicas Diagnóstico do presente e projecções para o futuro Missão, visão e valores Formulação de linhas estratégicas Alinhamento da Organização FASE 3 Unidades de realização de actividades fins e actividades meios FASE 4 Planeamento operacional Melhoria de processos Gestão orçamental e de recursos materiais Capacitação segundo competências do capital humano Orçamentos por objectivos FASE 6 Revisão da estratégia Analises da rentabilidade da acção empreendida Análise do comportamento dos beneficiários Avaliação: acompanhamento e aprendizagem FASE 5 Gestão e avaliação com monitorização dos indicadores Inovação Correcções Inquirição junto dos clientes e stakeholders Planeamento estratégico FASE 2 Mapa estratégico geral segundo clientes, processos internos, meios e inovação Mapa estratégico específicos segundo linhas estratégicas objectivos; indicadores; fontes de verificação; metas; politicas internas Ética Afectação de pessoas segundo objectivos Mapa estratégico (Balance Scorecard, p.e.) Plano de meios financeiros detalhados Plano Estratégico Segundo as unidades fins e unidades de apoio: Plano Operacional Execução de processos e novas iniciativas Indicadores de medida - Objectivos, indicadores e níveis de adequação; fontes de verificação A liderança condutora KAPLAN Robert S. & NORTON David P. - The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage; Boston; Harvard Business School Press; 2008

31 31 FASE 4 Planeamento operacional Melhoria de processos Gestão orçamental e de recursos materiais Capacitação segundo competências do capital humano Orçamentos por processos e por objectivos O processo de planeamento __________________________________________________. Melhorar os processos - chave Emprego racional dos meios segundo critérios de superação no sentido “value for money” Envelopes financeiros

32 32 a Conceber a estratégia FASE 1 Enquadramento da organização segundo politicas públicas Diagnóstico do presente e projecções para o futuro Missão, visão e valores Formulação de linhas estratégicas Alinhamento da Organização FASE 3 Unidades de realização de actividades fins e actividades meios FASE 4 Planeamento operacional Melhoria de processos Gestão orçamental e de recursos materiais Capacitação segundo competências do capital humano Orçamentos por objectivos FASE 6 Revisão da estratégia Analises da rentabilidade da acção empreendida Análise do comportamento dos beneficiários Avaliação: acompanhamento e aprendizagem FASE 5 Gestão e avaliação com monitorização dos indicadores Inovação Correcções Inquirição junto dos clientes e stakeholders Planeamento estratégico FASE 2 Mapa estratégico geral segundo clientes, processos internos, meios e inovação Mapa estratégico específicos segundo linhas estratégicas objectivos; indicadores; fontes de verificação; metas; politicas internas Ética Afectação de pessoas segundo objectivos Mapa estratégico (Balance Scorecard, p.e.) Plano de meios financeiros detalhados Plano Estratégico Segundo as unidades fins e unidades de apoio: Plano Operacional Execução de processos e novas iniciativas Indicadores de medida - Objectivos, indicadores e níveis de adequação; fontes de verificação A liderança condutora KAPLAN Robert S. & NORTON David P. - The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage; Boston; Harvard Business School Press; 2008

33 33 Avaliação: acompanhamento e aprendizagem FASE 5 Gestão e avaliação com monitorização dos indicadores Inovação Correcções Inquirição junto dos clientes e stakeholders O processo de planeamento __________________________________________________ Questões críticas: Como é exercido o controlo de gestão? Como se discutem ideias para inovar em toda a linha? São efectuadas correcções oportunamente?

34 34 Caminhos para a Gestão do Conhecimento ____________________________________________________________________ Desenvolver prémios, reconhecimento e valor remunerativo para especialistas em conhecimento Criar uma visão unificada numa organização de especialistas Desenhar estruturas de gestão adequadas Apostar forte na gestão (liderança) de topo Criar um estaleiro de conhecimento Criar portofólios de competências Criar bases emocionais de estabilidade e auto estima Criar compromissos com a visão da organização Promover uma aprendizagem generativa

35 35 Questões críticas na Gestão do Conhecimento _______________________________________________________________________ Como medir o valor do conhecimento Como transferir o conhecimento a todas as partes da organização Como facilitar o crescimento do conhecimento Como difundir o conhecimento Como materializar o conhecimento em processos, produtos e serviços Como usar o conhecimento nas decisões Como aceder ao conhecimento externo Como gerar sempre novo conhecimento Como lidar com o excesso de conhecimento Como decifrar na floresta do conhecimento

36 36 a Conceber a estratégia FASE 1 Enquadramento da organização segundo politicas públicas Diagnóstico do presente e projecções para o futuro Missão, visão e valores Formulação de linhas estratégicas Alinhamento da Organização FASE 3 Unidades de realização de actividades fins e actividades meios FASE 4 Planeamento operacional Melhoria de processos Gestão orçamental e de recursos materiais Capacitação segundo competências do capital humano Orçamentos por objectivos FASE 6 Revisão da estratégia Analises da rentabilidade da acção empreendida Análise do comportamento dos beneficiários Avaliação: acompanhamento e aprendizagem FASE 5 Gestão e avaliação com monitorização dos indicadores Inovação Correcções Inquirição junto dos clientes e stakeholders Planeamento estratégico FASE 2 Mapa estratégico geral segundo clientes, processos internos, meios e inovação Mapa estratégico específicos segundo linhas estratégicas objectivos; indicadores; fontes de verificação; metas; politicas internas Ética Afectação de pessoas segundo objectivos Mapa estratégico (Balance Scorecard, p.e.) Plano de meios financeiros detalhados Plano Estratégico Segundo as unidades fins e unidades de apoio: Plano Operacional Execução de processos e novas iniciativas Indicadores de medida - Objectivos, indicadores e níveis de adequação; fontes de verificação A liderança condutora KAPLAN Robert S. & NORTON David P. - The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage; Boston; Harvard Business School Press; 2008

37 37 FASE 6 Revisão da estratégia Análises da rentabilidade da acção empreendida Análise do comportamento dos beneficiários O processo de planeamento __________________________________________________. Estão os clientes satisfeitos? A informação de retorno sobre a rentabilidade é correcta? Os relatórios de informação são claros?

38 38 Convicções: em volta de políticas para a melhoria da cidadania no trabalho ________________________________________________________ Incentivar a diferença que traga valor Melhorar a qualidade de vida das pessoas no trabalho: - reorganizar o trabalho. Introduzir no desenho de funções e nos critérios de desempenho: capacidade de comunicar, de ouvir, de cooperar, de estabelecer redes, etc. No plano pessoal: Permitir a uma melhor conciliação entre trabalho e família Orientação para resultados que não sejam estabelecidos com base na disponibilidade temporal e presença física mas sim em função de competências e critérios de mais valia Possibilitar o tele-trabalho parcial No caso de funções que requerem presença: jobsharing, banco de horas (geridos pelas próprias pessoas) Criação de serviços de acolhimento e cuidado de crianças nas instituições

39 39 Estar para lá do “gueto” de uma concepção do ser humano moderno, mas à moda antiga ________________________________________________________