ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Prof. Adm. Espec. Patrícia Barreto

Apresentação em tema: "ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Prof. Adm. Espec. Patrícia Barreto"— Transcrição da apresentação:

1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Prof. Adm. Espec. Patrícia Barreto
Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

2 CONCEITO BÁSICO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Antes de definir estrutura organizacional, é necessário conceituar a função organização, pois a estrutura é o instrumento básico para a concretização do processo organizacional. Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos.

3 CONCEITOS BÁSICOS: Organização: unidades sociais, intencionalmente construídas e reconstruídas, utilizadoras e transformadoras de recursos, com a finalidade de atingir objetivos específicos, dentro de um ambiente sistêmico-contingencial. Sistema organizacional: conjunto de setores e/ou departamentos, dinamicamente inter-relacionados, desenvolvendo cada um uma função, para atingir objetivos específicos que concorrem para o alcance dos objetivos da organização, dentro de determinado ambiente.

4 CONCEITOS BÁSICOS: Atividade organizacional: ação representada por uma ou mais tarefas, executada sob um método de trabalho. Processo organizacional: ordenação específica de atividades, com estradas e saídas, formando rotinas estruturadas no tempo e no espaço, com um começo e um fim claramente identificados.

5 CONCEITO BÁSICO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento de alguns aspectos, principalmente os seguintes: a estrutura organizacional; as rotinas e procedimentos administrativos; o planejamento da empresa; a direção da empresa; o controle da empresa

6 CONCEITO BÁSICO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura organizacional é um instrumento essencial para o desenvolvimento e a implementação do plano organizacional nas empresas. Devemos nos questionar se a estrutura que temos nos permite: Como delinear a estrutura organizacional da emrpesa? Como a estrutura organizacional pode contribuir para o alcance dos objetivos da empresa? Quais os principais aspectos a serem considerados no delineamento e implantação da estrutura organizacional?

7 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e as estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa. A função organização é imprescindível nesse momento, é instrumento básico para a concretização do processo organizacional. ORGANIZAÇÃO da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos.

8 Além da organização da empresa
Além da organização da empresa... O executivo tem três outras funções básicas... 1. Planejamento da empresa: que representa o estabelecimento de objetivos e resultados esperados, bem como das estratégias e meios mais adequados para se alcançar esse estado futuro desejado;

9 Além da organização da empresa
Além da organização da empresa... O executivo tem três outras funções básicas... 2. A Direção da empresa: que representa a orientação, e/ou coordenação, e/ou motivação, e/ou liderança das atividades e recursos, visando alcançar os objetivos e os resultados esperados; e…

10 Além da organização da empresa
Além da organização da empresa... O executivo tem três outras funções básicas... 3. O Controle da empresa: que representa o acompanhamento, o controle e a avaliação dos resultados apresentados em relação aos objetivos e aos resultados esperados.

11 As funções da administração exercidas pelos administradores nas empresas é apresentada de forma interligada... EMPRESA PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO CONTROLE

12 A estrutura organizacional adequada propicia a empresa alguns aspectos:
Identificação das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos; Organização das funções e resposabilidades; Informações, recursos e feedback aos executivos e funcionários; Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos; e Condições motivadoras.

13 CONCEITO BÁSICO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Qualquer empresa possui dois tipos de estrutura: a formal e a informal ESTRUTURA FORMAL: objeto de grande parte de estudos das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma. Organograma é a representação gráfica de escala de posições ou de funções de uma entidade qualquer.

14 CONCEITO BÁSICO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura informal não é planejada e surge, naturalmente, da interação social dos profissionais de uma empresa. ESTRUTURA INFORMAL: é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve, espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que, usualmente, não aparecem no organograma.

15 PRINCIPAIS VANTAGENS DA ESTRUTURA INFORMAL
Proporciona maior rapidez no processo decisório; Reduz distorções existentes na estrutura formal; Complementa a estrutura formal; Reduz a carga de comunicação dos chefes Motiva e integra as pessoas da empresa

16 PRINCIPAIS DESVANTAGENS DA ESTRUTURA INFORMAL
Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias; Dificuldade de controle; Possibilidade de atritos entre pessoas.

17 Fatores que condicional o aparecimento dos chamados GRUPOS INFORMAIS:
Os interesses comuns que desenvolvem em certo número de pessoas que, por meio deles, passam a sintonizar-se mais intimamente; A interação provocada pela própria estrutura formal; Os defeitos na estrutura formal; A flutuação do pessoal dentro da empresa, a qual provoca, normalmente, a alteração dos grupos sociais informais; Os períodos de lazer; e A disputa pelo poder.

18 ESTRUTURA FORMAL A estrutura organizacional deve adaptar-se ao indivíduo ou o indivíduo à estrutura? Acredita-se que o ideal é não estar em nenhum extremo, pois somente dessa forma a estrutura organizacional estará ajudando no processo administrativo.

19 ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA FORMAL
A estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa. A Estrutura Organizacional não é estática e pode ser demonstrado através do ORGANOGRAMA. A Estrutura Organizacional é bastante dinâmica principalmente quando considera-se os aspectos informais decorrentes das pessoas que a compõem.

20 ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA FORMAL
O planejamento organizacional deve estar voltado para os seguintes objetivos: Identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas; Agrupar as tarefas em funções que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos(funções e responsabilidades); Proporcionar aos executivos e funcionários de todos os níveis: Informações, feedback, medidas de desempenho compatíveis com objetivo/meta org., motivação...

21 DESCRIÇÃO DE CARGOS É uma relação organizada das tarefas ou deveres atribuídos a um indivíduo que exigem determinados conhecimentos ou aptidões, bem como das responsabilidades que o mesmo assume em decorrência da ocupação do cargo descrito. Além disso, uma descrição de cargo corretamente redigida leva em conta a categoria ou nível do setor a que pertence.

22 DESCRIÇÃO DE CARGOS Deve relacionar tarefas e responsabilidades que sejam possíveis de serem realizadas com a necessária experiência, é parte do organograma.

23 OBJETIVOS DA DESCRIÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES
Padronizar os títulos e os conteúdos dos cargos de uma estrutura organizacional. Definir as características básicas de seu ocupante. Estabelecer a complementaridade das funções e os requisitos para cada cargo.

24 Aspectos Fundamentais
REQUISITOS EXIGIDOS PELO CARGO: representam o conhecimento, a experiência, a responsabilidade. NATUREZA DA TAREFA: diz respeito à tarefa que será desenvolvida e executada.

25 Definições Adicionais
CARGO Conjunto de funções de natureza e requisitos iguais. FUNÇÃO Conjunto de tarefas afins e complementares. TAREFA Menor unidade componente do trabalho; Possui ordem cronológica e coerência; Consome tempo e outros recursos em sua execução.

26 Classificação dos Grupos
Dividir as ocupações em grupos de acordo com sua afinidade. Exemplo: CARGOS MANUAIS CARGOS SEMIPROFISSIONAIS Mecânica Elétrica Hidráulica . Obras Contabilidade Tesouraria Pessoal Secretariado

27 Avaliação dos Requisitos
HABILIDADE Educação formal, cursos de especialização, experiência anterior em trabalhos similares ou idênticos. ESFORÇO Físico, mental, visual, auditivo. RESPONSABILIDADE Supervisão do trabalho de outras pessoas; verbas financeiras; equipamentos ou máquinas; segurança de terceiros; informações confidenciais; contatos com clientes. CONDIÇÕES DE TRABALHO Local de trabalho, riscos físicos, periculosidade, insalubridade, estresse moral e emocional.

28 Exemplo de Formulário para Descrição de Cargo

29 Cuidados na Nomenclatura dos Cargos
Usar títulos consagrados universalmente; Adotar títulos que descrevem a função, curtos e claros; Observar os títulos reconhecidos oficialmente; Usar o termo “ajudante” quando o cargo realmente for o de ajudar outro profissional. Usar o termo “auxiliar” quando o cargo realmente for de auxiliar de diversas atividades de uma operação. Evite subjetividade e palavras vazias; Evite pompas e exageros.

30 Cuidados na Nomenclatura dos Cargos
Descrever o cargo, não a pessoa que o ocupa; Detalhar o necessário para que todos entendam; Usar linguagem clara e objetiva; Evitar termos técnicos ou jargão específico (se for necessário incluir as definições) Dividir e descrever as tarefas por ordem: importância, cronologia, variedade, complexidade etc. Dividir e descrever as tarefas por freqüência: diária, semanal, mensal, periódica, esporádica etc.

31 A DESCRIÇÃO DE CARGOS TAMBÉM SERVE…
Determinar os requisitos que o candidato precisa ter para cumprir suas obrigações. Avaliar esforços, conhecimentos, aptidões e os demais detalhes pertinentes exigidos de determinado componente da organização, para cálculo de remuneração. Verificar as afinidades entre diversos cargos para efeito de classificação e enquadramento em faixas salariais. Redigir corretamente os anúncios que facilitarão o recrutamento dos candidatos certos.

32 O QUE LEVAR EM CONTA SO REDIGIR…
Função básica (o que faz, principalmente?) Jurisdição (onde faz?) Tarefas rotineiras (o que faz e como faz?) Relações funcionais (em quem manda e a quem obedece?)

33 CRITÉRIOS RECOMENDADOS PARA O PREPARO DE UMA DESCRIÇÃO…
É necessário realizar um estudo minucioso do cargo a ser descrito, pois a descrição só é útil quando corresponde, realmente, às tarefas executadas ou às responsabilidades bem definidas do titular. Os pormenores necessários à descrição podem ser obtidos em conversa com o ocupante do cargo.

34 CRITÉRIOS RECOMENDADOS PARA O PREPARO DE UMA DESCRIÇÃO…
Adoção, sempre que possível, de estilo, linguagem e modelo uniformes para todas as descrições de cargos com as mesmas características. Eliminação de pequenos serviços que façam parte de uma tarefa básica e que estejam implicitamente subentendidos. Enumeração da função básica e, a seguir, das tarefas rotineiras em ordem decrescente de importância. Nas descrições dos cargos hierarquicamente mais elevados ou de assessoria, as funções devem ser relacionadas principalmente em termos de responsabilidades por resultados. À atenção ao detalhamento de tarefas especificas. Isso porque os executivos de alto nível executam poucas tarefas mensuráveis em volume, ou seja, quanto mais alta a função mais os resultados servem como medida para comprovar a eficiência.

35 CRITÉRIOS RECOMENDADOS PARA O PREPARO DE UMA DESCRIÇÃO…
5. As tarefas e as responsabilidades devem ser redigidas de maneira simples, clara e insofismável de modo que sejam evitados erros de interpretação, assim como permitido o estabelecimento de padrões corretos de desempenho. 6. Em muitos casos, recomenda-se a inclusão de um item genérico, logo após a descrição das funções, determinando o que o titular tem obrigação de executar, as tarefas inerentes ou decorrentes das atividades principais.

36 DESCRIÇÕES DE FUNÇÕES Vantagens
Análise de deficiências na estrutura; O controle (avaliação de resultados); A coordenação (comunicação e contatos); A administração de recursos humanos: defi-nição dos perfis dos titulares, recrutamento, seleção, reposicionamento, treinamento de capacitação e de integração, avaliação de desempenho. Complementa e descreve o organograma; Estabelece as formas de promoção e carreira profissional; Fixa as normas de avaliação de desempenho; Define eventuais necessidades de treinamento; Define de forma clara as atribuições de cada pessoa; Reduz a ansiedade nos empregados e elimina as expectativas infundadas de promoção ou aumentos salariais; Oferece parâmetro sólidos para a seleção de pessoal.

37 DESCRIÇÕES DE FUNÇÕES Desvantagens
Necessidade de permanente atualização; Custo alto (elaboração e revisão); Consumo de tempo dos executivos (avaliar o uso alternativo do tempo).

38 Inconvenientes da Descrição de Cargos
Esconder a descrição por julgá-la “confidencial”; Exigir que o funcionário a cumpra sem conhecê-la; Alegar que a descrição não é veiculada porque divulga o salário (basta retirar essa informação do formulário); Ignorar como desenvolver a descrição de cargo; Fazer da descrição de cargo uma “camisa-de-força” rígida e estanque.

39 OBJETIVOS DAS DESCRIÇÕES DE FUNÇÕES
Definir a função de forma ampla, indicando o que lhe é essencial Facilitar a coordenação Permitir a definição do perfil ideal dos candidatos a cada posição vaga Facilitar a integração dos novos empregados Fornecer subsídios para avaliação, treinamento e posicionamento do pessoal.

40 Quando Desenvolver o Estudo Descritivo de Cargos
Cargos criados sem justificativa real (para dar emprego a alguém, para promover alguém sem condições, como resultado de pressões indevidas, para manter as pessoas ocupadas; Excesso de chefes sem justificativa; Divisão excessiva das tarefas entre várias pessoas.

41 Exemplo de Descrição de Cargo Administrativo

42 Exemplo de Descrição de Cargo Técnico

43 NÍVEIS DE INFLUÊNCIA NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Nível Estratégico de Influência: Planejamento estratégico pode ser conceituado como um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, visando à obtenção de um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente, considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente. Nível Tático de Influência: Planejamento tático tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, o nível tático considera determinados aspectos da estrutura. Nível Operacional de Influência: Planejamento operacional é a formalização, através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implementação necessárias. O planejamento operacional cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa. NÍVEL ESTRATÉGICO NÍVEL TÁTICO NÍVEL OERACIONAL

44 ESTRUTURA LINEAR, MILITAR OU TIPO LINHA ESTRUTURA LINHA-STAFF OU MISTA
TIPOS DE ESTRUTURA ESTRUTURA LINEAR, MILITAR OU TIPO LINHA ESTRUTURA LINHA-STAFF OU MISTA Basea-se na organização dos antigos exército; estruturado em torno de chefes excepcionais. É representado graficamente por uma pirâmide, que demonstra claramente a unidade de comando. A autoridade é mantida em linha reta, partindo do mais elevado nível hierárquico até atingir os funcionários localizados no plano inferior. Os chefes superiores só delegam atribuições quando se encontram assoberbados. Apresenta tendência à burocracia, uma vez que setores no mesmo nível não se comunicam diretamente, apenas através da chefia. A estrutura linha-staff segue as características da estrutura linear, distinguindo-se desta pela existência de órgãos de staff com a exclusiva função de assessoramento ao executivo, ao qual se acham ligados.

45 ESTRUTURA LINEAR, MILITAR OU TIPO LINHA
TIPOS DE ESTRUTURA ESTRUTURA LINEAR, MILITAR OU TIPO LINHA CARACTERÍSTICAS a chefia como fonte exclusiva de autoridade; as ordens seguem por via hierárquica; cada empregado recebe ordens de um só chefe imediato e se reporta exclusivamente a ele; não valoriza a especialização. as comunicações entre órgãos são efetuadas exclusivamente através das linhas existentes no organograma; as decisões são centralizadas na cúpula da organização

46 ESTRUTURA LINHA-STAFF OU MISTAA
TIPOS DE ESTRUTURA ESTRUTURA LINHA-STAFF OU MISTAA CARACTERÍSTICAS Fusão das estruturas, com características de ambas.Cada órgão se reporta a apenas um órgão superior, porém, também recebe assessoria e serviços especializados de diversos órgãos de staff; Dirigentes dispõem, em todos os níveis, segundo as necessidades da organização de um órgão de estudos, pesquisas, informações com a finalidade de lhes prestarem assessoramento; separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio (assessores); no qual órgãos especializados aconselham os chefes de linha no que diz respeito a alguns aspectos de suas atividades. Dessa forma, os chefes de linha ficam mais livres para devotar sua atenção para a execução dos regulamentos e prescrições, formulados pelo staff; conquanto hajam duas fontes de autoridade, apenas uma se projeta diretamente sobre cada empregado, que é a dos chefes das unidades de linha;

47 TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Na consideração de tipos de estrutura organizacional deve-se lembrar que os diferentes tipos são resultados da forma de DEPARTAMENTALIZAÇÃO. As quais podemos citar: Funcional; Clientes; Matricial; Produtos; Territorial; Projetos....

48 METODL. DE DESENVOLVIMENTO, IMPLANTAÇÃO E AVALIAÇÃO DA EST
METODL. DE DESENVOLVIMENTO, IMPLANTAÇÃO E AVALIAÇÃO DA EST.ORGANIZACIONAL No desenvolvimento de uma estrutura organizacional, devem-se considerar seus componentes: Componentes da Estrutura Organizacional Condicionantes da Estrutura Organizacional Níveis de influencia da Estrutura Organizacional Níveis de abrangência da Estrutura Organizacional

49 COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SISTEMA DE RESPONSABILIDADES(resultado da alocação de atividades) constituído por: Departamentalização; Linha/assessoria; Especialização. SISTEMA DE AUTORIDADES(resultado da distribuiçào do poder) constituído por: Amplitude administrativa ou de controle; níveis hierárquicos, delegação, centralização/descentralização SISTEMA DE COMUNICAÇÕES(resultado da interação das unidades organizacionais) constituído por: O que, como, quando, de quem e para quem comunicar.

50 A MELHOR ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
“Não existe uma única melhor forma de organizar um negócio. O critério para determinar se uma estrutura é apropriada para uma organização deve ser baseado na extensão em que esta estrutura facilite o alcance dos objetivos da empresa.” Joan Woodward

51 ORGANIZÃÇÃO IDEAL? “Não existe nada rígido ou absoluto quando
se trata de problemas de administração: é tudo uma questão de proporção.” Henri Fayol

52 EXEMPLO DE UM ORGANOGRAMA TÍPICO
GERÊNCIA GERAL Assessoria Jurídica Auditoria Gerência de Pessoal Gerência de Produção Gerência de Marketing Gerência de Finanças Autoridade de linha ou hierárquica Autoridade funcional (ou normativa, ou técnica) Autoridade de fiscalização

53 FUNCIONOGRAMA DE UMA DIRETORIA COMERCIAL
Elaborar, recomendar, e executar a política comercial. Aprovar os preços dos produtos Aprovar os contratos de vendas. Aprovar e controlar os planos operacionais de vendas. GERÊNCIA DE VENDAS Elaborar e executar os planos de vendas. Controlar os resultados e desvios em relação às metas. Administrar a equipe de vendas. GERÊNCIA DE MARKETING Identificar oportunidades no mercado. Analisar a demanda. Definir a publicidade. Dar apoio técnico a vendas.

54 ORGANOGRAMA LINEAR DE RESPONSABILIDADE
1 2 3 4 5 6 7 ATIVIDADES Registro de Empregados Controle de Ponto Controle de Férias Recrutamento Seleção de Candidatos Apoio ao Treinamento Alguns exemplos de símbolos convencionais: Órgãos e Cargos : 1- Gerente de relações industriais 2 – Chefe de pessoal 3 – Escriturário A 4 – Escriturário B 5 – Chefe de Desenvolvimento 6 – Técnico A 7 – Técnico B Planejamento Supervisão Geral Supervisão Direta Deve ser consultado previamente Execução Coordenação Deve ser notificado Controle Aprovação