PROF. ESP. PEDRO CAMPAÑA e NATASHA GARGANO

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EVENTOS SOCIAIS

PERFIL DO PROFISSIONAL
O setor de eventos é um conjunto de serviços a ser disponibilizado para o cliente, cujo funcionamento é simétrico e composto por diferentes departamentos, aonde, o profissional assume um papel de grande importância, pois, manterá permanentemente contato com o cliente desde a sua entrada até a sua saída, cabendo ao mesmo, por desenvolver atitudes comportamentais ao serviço prestado, entre elas:

APRESENTAÇÃO PESSOAL- o profissional de eventos deve observar a questão da aparência uma vez que a área de trabalho proporcione um fluxo grande de pessoas e, em vista disto, zelar pela apresentação se torna fundamental para este profissional;

CORTESIA- o profissional que está apto a receber e lidar com pessoas deve possuir a capacidade de desenvolver atitudes positivas, ser pró-ativo, boa disposição e atenção para solucionar possíveis problemas dos hóspedes da melhor maneira possível. Onde fatores como sorriso, atenção, disposição e atendimento traduzem a qualidade dos serviços . Entretanto, posturas como, mascar chiclete, fumar, ver televisão, ler jornal ou qualquer forma que venha demonstrar desinteresse e falta de educação para com o cliente.

COOPERAÇÃO- É um elemento fundamental no profissional, uma vez que, ao mesmo tempo em que se deve prestar o atendimento com excelência ao hóspede, o profissional, deve saber interagir com os demais departamentos do hotel no que se refere à transmissão de informações com maior brevidade possível, afim de que, os serviços do hotel não sejam comprometidos.

DISCRIÇÃO-importante para esse profissional, abster-se sobre qualquer comentário ou ação do hóspede no hotel. É possível que em determinadas situações o profissional se depare com momentos inesperados, no que se refere às atitudes do hóspede durante a sua permanência. Entretanto suas atitudes deverão se restringir a excelência no atendimento e educação.

HONESTIDADE, LEALDADE E RESPONSABILIDADE- cumprir com as obrigações exigidas pela função e zelar pelo bem estar do cliente, é ser honesto e leal a filosofia da empresa.

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA
Considerando um evento como um acontecimento planejado, cujo objetivo, é atingir resultados previamente estipulados junto ao seu cliente. Há os mais variados tipos de acontecimento, cada qual com suas características e particularidades e podem ser assim classificados:

CONGRESSO- trata-se de uma reunião com diversos participantes, cuja promoção, está ligada a entidades para debates de assuntos de interesse comum. Vale lembrar que em um congresso, podem ocorrer debates, reuniões e outras seções independentemente da principal, no intento fazem parte ainda do mesmo a promoção de almoços , jantares, coquetéis , homenagens e etc.Exemplo: CONOTEL(Congresso Nacional De Hotéis);

SEMINÁRIO- possui características semelhantes ao congresso com destaque e foco a assuntos específicos (técnicos) de uma determinada área. Exemplo: Seminário de Cardiologia.

FÓRUM- reunião mediada por um coordenador, com um objetivo de que os participantes debatam um assunto específico sobre um tema para se chegar a um consenso. Exemplo: IBPTA(Instituto Brasileiro de Pesquisa Tributária);

PALESTRA- debate de teor específico para um determinado número de pessoas sob a coordenação de um mediador, pode-se nesse caso haver a interação entre o público participante e o palestrante. Exemplo: Reforma Tributaria(CIEESP);

MESA REDONDA- evento promovido por entidades profissionais de curta duração controlado por um moderador com a participação de um número reduzido de quatro a oito pessoas de especialistas de um elevado nível técnico para debate coletivo com um tempo limitado de um tema específico.

PAINÉL- reunião em que especialistas de determinadas áreas apresentam seus pontos de vista aos expectadores;

CONVENÇÃO- reunião política para determinar candidatos ou tomar decisões. Podem ser promovidas também por entidades empresariais. Exemplo: Convenções de vendas ou Lançamentos de novos produtos;

CONFERÊNCIA- reunião de um grupo de pessoas para debate de um assunto exposto pelo conferencista. Exemplo: Custo Brasil no Turismo-BSH International;

SIMPÓSIO- reunião de cientistas ou técnicos que debatem o teor específico para um determinado número de pessoas, pode-se nesse caso haver a interação entre o público participante e o palestrante. Exemplo: Simpósio de Cardiologia –Campos do Jordão;

CONCLAVE- reunião com caráter religioso, com foco em discussões ligadas a religião; EXPOSIÇÕES- reunião de pessoas, cujo objetivo restrito fica expor produtos, sem que haja a venda dos mesmos;

FEIRAS- diferentemente das exposições além de expor o produto é permitido à realização de vendas. Exemplo: NOVA EQUIPOTEL; CONCURSO – disputa de competição estipulada por um regulamento específico;

ENTREVISTA COLETIVA- encontro de personalidades e imprensa, com o objetivo de prestar esclarecimentos e fazer questionamentos; LEILÃO- evento cujo objetivo se pauta na compra de um bem cujo comando fica a cargo de um leiloeiro. Exemplo:Leilão de Gados;

OUTROS EVENTOS – workshop, desfile , semanas, happy hour , cocktails , mostras , almoços , jantares , formaturas , etc.

IMPORTÂNCIA Os eventos realizados nas cidades e principalmente nos hotéis se tornaram um elemento propulsor na economia em específico para a o setor do turismo. Pois propicia a redução de sazonalidades característico deste setor e alavanca os resultados de um modo geral nos hotéis.

IMPORTÂNCIA Promove a geração de emprego e renda, pois, uma vez que, para a realização de um evento pode-se mover diversos pontos na cadeia produtiva. Trazendo assim, pontos positivos no marketing do local, o que pode propiciar cada vez mais o movimento do trade turístico da cidade, trazendo benefícios em termos de resultados, para todos, em específico a hotelaria.

REALIZAÇÃO As datas dos eventos podem ser:
FIXAS- eventos realizados em uma data específica no ano. Podendo ser eventos Cívicos, Entretenimento,Esportes , Cinema e etc.; MÓVEL- realizados de acordo com o interesse da organização, em que serão efetuados, porém, de acordo com o calendário ou data específica da comemoração ou festividade. Exemplo : Carnaval; EXPORÁDICA- são eventos previstos e programados, mais realizados esporadicamente. Exemplo: Posse do papa;

CLASSIFICAÇÃO Os eventos podem ser classificados de acordo com o volume de participantes, ou seja, eventos pequenos com até 200 participantes. Médios de 200 a 500 participantes.Grande com um volume acima de 500. Podem ser agrupados em eventos de caráter familiar, profissional, social, político e religiosos.

CLASSIFICAÇÃO MODA; EDUCAÇÃO; FINANÇAS; LAZER; ESPORTE; MEIO-AMBIENTE;
Pode-se também, classificá-los por áreas. Como por exemplo: MODA; EDUCAÇÃO; FINANÇAS; LAZER; ESPORTE; MEIO-AMBIENTE; TURISMO E HOTELARIA; MÓVEIS; CONSTRUÇÃO; CALÇADOS E ETC. OBS- Cada um destes pode ter o caráter nacional ou internacional dentro do seu calendário.

CALENDÁRIO DE EVENTOS É uma divulgação feita por entidades públicas ou privadas, com o objetivo de trazer informações sobre os eventos a serem realizados, tais como , data , local e especialização.

CALENDÁRIO DE EVENTOS Desta forma, o calendário permite fazer um ordenamento das datas evitando superposições de eventos afins ou similares que seguem em detrimento das próprias categorias envolvidas. Exemplo: Realizar um evento de hoteleiros concomitantes aos gastronômicos em um mesmo período.

CALENDÁRIO DE EVENTOS Observar a sazonalidade, a fim de aproveitar as melhores oportunidades de negócios do hotel em feiras, congressos ou outros eventos de interesse relevantes.

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO O setor de eventos pode simplesmente, disponibilizar o seu espaço para realização de um evento qualquer ou, se for oportuno captar e organizar o mesmo.

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO PRÉ-EVENTO- consiste no planejamento das tarefas a serem executadas: Preparação expedição das correspondências; Confecção de peças artísticas e impressos; Remessas de circulares e cartas informativas; Recebimento e controle das inscrições; Confirmação e bloqueio de reservas no hotel;

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO Montagens e instalações;
Equipamentos diversos para sinalização; Decoração; Serviços logísticos; Vigilância e segurança; Transporte; Tradução simultânea; Exposição e estantes;

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO Definição de sistemática de trabalho para o evento; Contratação de espetáculos e serviços artísticos; Materiais para os participantes; Programação social; Divulgação; Quadro de pessoal.

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO Vale lembrar que o profissional envolvido nessas atividades deverá interagir com os departamentos envolvidos , bem como, os fornecedores do mesmo de uma maneira simétrica cuidadosa e segura, afim de que, o produto final esteja de acordo com as especificações expostas pelo cliente.

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO TRANS- EVENTO
Durante a realização do evento existem algumas tarefas são mais significativas, dentre elas: SERVIÇO DE SECRETARIA; MATERIAL DE SECRETARIA; RECEPÇÃO; SALA DE IMPRENSA; COMISSÕES TÉCNINCAS; TRADUÇÃO SIMULTÂNEA; EQUIPAMENTOS AUDIO VISUAIS; LOGÍSTICA E APOIO EXTERNO;

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO Passando para a fase executiva, o departamento de eventos deve emitir a ordem de serviço, como: ALIMENTOS E BEBIDAS- a ordem de serviço deve ser encaminhada ao gerente de alimentos e bebidas, especificando, clara e objetivamente, o que deve ser feito. Havendo alguma alteração no evento , se faz necessário cancelar ou substituir a mesma por outra;

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO SALAS E AUDITÓRIOS- neste intento, a ordem deve especificar ao coordenador das salas todos os detalhes e informações e a partir deste serão desenvolvidos os espaços físicos do evento, mostrar os tipos de montagem mais apropriados para o evento em questão. No caso de alterações , a ordem deve ser substituída por outra nova, sempre.

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO Sempre que houver uma montagem envolvendo recursos áudio visuais, deve-se obter uma autorização do departamento de engenharia ou manutenção. O mesmo deverá acontecer se, no ambiente, o palco e estandes forem montados.

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO Para tanto, a empresa deverá organizadora, deverá assinar um contrato de responsabilidade, no qual ela se responsabiliza pela devolução do salão nas mesmas condições que foram recebidas, providenciando o reparo ou a substituição de móveis, equipamentos e utensílios, quando danificados.

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO PÓS-EVENTO
Concluído o evento, ainda nos cabe realizar alguns trabalhos sobre: SERVIÇOS DE SECRETARIA E DIVULGAÇÃO PÓS EVENTOS; DESMONTAGENS; RECONSTRUÇÕES; SERVIÇOS BUROCRÁTICOS.

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO Tendo com um de seus componentes fundamentais o respeito à satisfação do cliente, após a realização de cada evento, em específico, deve-se captá-lo e registrá-lo (ficha de avaliação). Dentre eles alguns instrumentos:

PRÉ, TRANS E PÓS-EVENTO CHECK-LIST-registrar necessidades e desejos dos clientes; LAYOUT- de todos os espaços disponíveis; INFORMAÇÕES- sobre dimensões e capacidades; TARIFAS; PREÇOS- dos equipamentos e materiais de apoio; SUGESTÕES DE ALIMENTOS E BEBIDAS; MODELO DE CONTRATO.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CASTELLI, Geraldo, Administração Hoteleira, 9ªedição, Caxias do Sul – RS, 2001. DENTON, D. K. , Qualidade em Serviços: o atendimento ao cliente como fator de vantagem competitiva. São Paulo: MacGrawl-Hill, 1991. GARVIN D. A., Gerenciando a qualidade. Rio de Janeiro, Qualitymark, 1991. ZANELLA,Luiz Carlos, Manual de Organização De Eventos, 3ªedição, São Paulo, editora Atlas S.A.

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