Planejamento e Organização de Eventos Bernadete Neves Mesquita

Planejamento passo a passo Definir objetivos do evento; Verificar e analisar o orçamento disponível; Definir as estratégias para o evento e apresentar plano; Definir o tema do evento; Definir o público alvo; Definir a data; Escolher o horário;

Continuação: 8) Definir o local do evento; 9) Escolher a disposição da(s) sala (s) ou do(s) ambientes; 10) Vender “quotas” do evento; 11) Reunir os envolvidos; 12) Contratar serviços de terceiros; 13) Elaborar o programa e o conteúdo das palestras;

Continuação 14) Elaborar e enviar convites; 15) Desenvolver material promocional; 16) Definir promoções e atrações; 17) Definir mecanismos para a divulgação do evento 18) Contratar assessoria de Imprensa; 19) Preparar o sistema de cadastro de visitantes;

Continuação 20) Verificar o investimento total previsto para o evento; 21) Preparar formulários de controle; 22) Preparar formulários de questionários de avaliação.

1 Passo: Definir os objetivos Definir os objetivos esperados com a organização do evento. De forma geral os objetivos mais comuns de eventos são: o lançamento de um novo produto, a apresentação institucional da empresa, o lançamento de uma promoção para o canal de vendas, a inauguração de uma filial, o estabelecimento de estratégias da empresa para o próximo período e o lançamento de uma campanha publicitária.

2 Passo: Verificar e analisar o orçamento disponível: O orçamento deverá ser discutido com a direção da empresa, para se chegar a um valor adequado. Caso não disponha de verba suficiente, analise a viabilidade ou não de participação no evento, considerando os prejuízos que a possível diferença fará para atingir seus objetivos.

3 Passo: definir as estratégias para o evento e apresentar plano. Definidos os objetivos e o orçamento do evento parte-se para a escolha da estratégia a ser adotada, intimamente dependente deles. A estratégias constitui o fator determinante dos resultados e do sucesso da participação da empresa no evento. Dela devem constar importantes decisões como: o público-alvo, o tipo de evento e seu tema, a data, o horário, e o convite, entre outras.

4 Passo: Definir o tema do evento Definir, explicitar e divulgar o tema principal dos evento é um passo muito importante que deve ser realizado rapidamente, pois dessa definição dependerá a linha que irá nortear todas as decisões com relação à organização.

TEMA: O tema permeará diversos aspectos do evento como: a sua divulgação, a escolha do local, a confecção de convites, o material de apoio às palestras, as promoções e atrações, as camisetas e outros. Mesmo quando o tema não aparecer nos materiais impressos ou não for divulgado aos convidados é fundamental que os envolvidos na organização do evento o conheçam e entendam seu significado perfeitamente, para que possam desenvolver todas as atividades com um único alvo.

TEMA: O tema principal deve ser apresentado em uma frase curta, objetiva, de impacto, mas que sintetize todos os objetivos esperados com o evento. Ele terá de ser entendido facilmente por qualquer convidado ou membro da empresa.

5 Passo: Definir o público alvo Decidir quais empresas e profissionais de quais segmentos, de quais regiões geográficas e com qual perfil de consumo serão convidados a participar. Em caso de FEIRAS: a responsabilidade fica a cargo da organizadora oficial. Nos demais eventos é passo fundamental para que a empresa possa desenvolver as demais etapas de sua organização.

PUBLICO ALVO No caso de Feiras o público é mais geral. OBS: Conhecendo o público alvo do evento, outras decisões tornam-se mais fáceis de ser tomadas, como a escolha da data, do horário e do local do evento.

6 Passo: Definir a data do evento: Deve-se evitar eventos às segundas e às sextas feiras. Razões: Os envolvidos podem esquecer; início da semana possivelmente resolver pendências da semana anterior; a maioria dos locais mais nobres para a realização de eventos especialmente os restaurantes fecham.

7 Passo: Escolha do horário A escolha do horário está diretamente relacionado ao tipo de evento que será realizado. Se for um jantar, será noturno, se for congresso, será período integral e assim por diante.

Algumas regras gerais: O horário de início do evento e de cada palestra ou apresentação colocado no convite deverá prever atrasos. Dessa maneira planeje os discursos ou palestras ou qualquer outro tipo de atividade para, no mínimo,meia hora mais tarde que o horário oficial impresso no convite.

Continuação: Reserve pelo menos 15 minutos a mais do tempo previsto, para cobrir eventuais atrasos ou outros imprevistos. Se for estabelecido um tempo justo de duração para cada palestra e ainda não for destinada uma pausa entre uma e outra, é possível que a programação geral sofra atrasos que poderão comprometer o andamento do evento, irritando os convidados e tirando a concentração dos palestrantes,

Continuação 2: O horário do evento deve respeitar os hábitos do público alvo, principalmente quando envolver alguma refeição. Se, por exemplo, dentre os convidados houver a presença de presidentes de empresas clientes para um evento no horário de almoço, não faria sentido marca-lo às 12 horas, uma vez que esses profissionais têm por hábito almoçar após às 13 horas.

Continuação 3: Faça com que a principal atração do evento tenha início quando o local estiver com um número maior de convidados, o que ocorre, normalmente, na metade de cada período. Ás vezes, dependendo do tipo de evento e da sua programação, é possível deixar para decidir o horário exato do início da apresentação no último momento, assim que a casa estiver cheia, sem estipular com antecedência o horário exato.

8 Passo: definir o local: Para ter a garantia de estar escolhendo um local adequado para a realização do evento considere questões como: O local tem a cara do evento? Tem infra-estrutura adequada? Condiz com a expectativa de investimento?

A cara do evento: Após a definição dos passos anteriores é provável que tenha criado uma imagem do evento. Poderá saber, por exemplo, se será formal ou informal, de um dia ou final de semana, com publico alvo formado por jovens, na maioria ou executivo, provenientes de regiões geográficas mais distantes ou próximas e com qual tema, entre outras características que contribuem para formar o perfil do evento.

Infra-estrutura: A quantidade dos serviços oferecidos, a capacidade e a infra-estrutura física do local são pontos importantes para uma escolha adequada. Vários serviços e aspectos de infra-estrutura devem ser analisados como: serviço de manobrista e estacionamento, atendimento e recepção, equipamentos, localização da sala, serviço de bufê, acomodações, limpeza e segurança.