PROJETO GESTÃO DE VIAGEM Conceitos Treinamento Processo Digital & SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO PROJETO GESTÃO DE VIAGEM Treinamento Processo Digital & Gestão Documental Conceitos

Conteúdo Programático Conceito Aplicação Principais eventos Processo Administrativo Benefícios Processo Administrativo Digital Certificação Digital ECM / BPM / Portal / Digitalização – captura Apresentação de processo administrativo digital implementado Tecnologia ECM x GED Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico Plano de classificação e Tipologias documentais SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Criação/ciclo de vida documento Gestão documental

Agenda 1 Dia 2 Dia Processo Administrativo Processo Digital Tecnologia Apresentação da solução Processo Digital 2 Dia ECM x GED Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico Plano de classificação e Tipologias documentais SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Ciclo de vida documento Exercícios teóricos.

14:00 às 15:30 – Treinamento 15:30 às 15:50 – Intervalo Programação 14:00 às 15:30 – Treinamento 15:30 às 15:50 – Intervalo 15:50 às 18:00 - Treinamento

Processo Administrativo Regulamentação Regido pela lei Nº 5427, de 01 de abril de 2009 Aplicação é o meio pelo qual a Administração Pública se utiliza para ordenar seus atos administrativos, nas relações internas ou externas. Principais Eventos Iniciar o processo (autuar) Anexação Apensação / Desapensação Acautelamento / Desacautelamento Arquivamento / Desarquivamento Desentranhamento Desistência Desmembramento Extinção Juntada Encerramento / Reabertura Vista e Copia Anulação / Revogação / Convalidação

Processo Digital SERVIDOR ÓRGÃOS CIDADÃO TERCEIROS Gestão Documental ESTADO Fluxo de Trabalho SEGURANÇA PADRONIZAÇÃO AGILIDADE CONTROLE É uma solução corporativa para implantação em todos os órgãos do estado que substituirá a tramitação do Processo Administrativo em papel pela Digital, ou seja, é o uso do meio eletrônico na gestão dos Processos Administrativos, possibilitando a geração, envio e recebimento de processos e documentos eletrônicos, agilizando a tramitação, reduzindo custos operacionais, burocracia e aumentando a colaboração entre as partes envolvidas.

Processo Digital Regulamentação Benefícios Regido pela lei Nº 5427, de 01 de abril de 2009 e regulamentado pelo decreto nº 42.352, de 15 de março de 2010. Benefícios Otimizar os recursos financeiros com a padronização das ferramentas de Gerenciamento de Processos e Documentos que serão utilizadas por todos os Órgãos. Classificar a Informação de maneira padronizada em todos os órgãos estaduais; Permitir a gestão do fluxo de informações em meio digital, em todo o Estado; Diminuir o volume de documentos em mídias não digitais; Centralizar o repositório de processos administrativos do Estado visando obter informações estratégicas para apoio a gestão; e Promover mudança cultural, aferir resultados alcançados e garantir a melhoria contínua no uso dos processos digitais.

Processo Digital A Autenticidade, integridade e validade jurídica do Processo Administrativo Digital são asseguradas por meio da assinatura digital com a utilização de Certificados Digitais padrão ICP-Brasil MP-2200-2 de 24 de Agosto de 2001.

Certificado Digital Certificação Digital é todo um conjunto de técnicas, processos e normas estabelecidas ou adotadas, que visam propiciar mais segurança às comunicações e transações eletrônicas, e permite também a garantia de Autenticidade e Integridade dos documentos e procedimentos eletrônicos. O Certificado Digital é um arquivo em formato eletrônico que contém um conjunto de informações (nome, email, cpf, url), que identifica de forma única um servidor.

Arquitetura Lógica - Processo Digital Gestão de Documentos ECM Recuperação da Informação Gestão de Processos BPM Gestão de Usuários Sistemas Externos Captura de Documentos Interface Única - Portal

Gerenciamento de conteúdo informação estruturada ou não estruturada) Conceito de ECM Gerenciamento de conteúdo informação estruturada ou não estruturada) Processo: planilha, email, foto, filme, forms, artigo, documento capturado Indexadores com Metadados Atender Requerimentos SIGAD/e-ARQ Colaboração entre usuários

Funcionalidades ECM Armazenar Capturar Versionar Indexar Criar Publicar Criar Indexar Armazenar Reter Excluir Localizar Distribuir Versionar Capturar Gerenciar

tipos de Bpm (processo de negócios ou administrativo) Fluxo de atividades para automatizar e controlar tarefas e processos digitais e de negócios, com uso de regras, prazos e caminhos. tipos de Bpm (processo de negócios ou administrativo) Papéis apensos ou workflow puro BPM integrado ao GED e ao RM

BPM - Modelo

Dispara processos simultâneos Ações em tempo real BPM - BENEFÍCIOS Dispara processos simultâneos Ações em tempo real Roteamento e Redirecionamento Aponta gargalos no processo Sinais de alerta prazo Elimina duplicidade de tarefas Trilhas de auditoria Consistência em resultados

Interface única para usuário Integração com sistemas legados BPM - Benefícios Elimina retrabalho Interface única para usuário Integração com sistemas legados Poder de interferir quando crítico Gestão por indicadores Relatórios gráficos

Portal Um portal é um site na internet que funciona como centro aglomerador e distribuidor de conteúdo para uma série de outros sites ou subsites dentro, e também fora, do domínio ou subdomínio do Órgão gestor do portal. os portais normalmente apresentam: motor de busca, áreas subordinadas com conteúdos próprios área de notícias, serviços para comunidades Devido à grande quantidade de informação, para construir um portal são utilizadas ferramentas de Gerenciamento de Conteúdo, 

Benefícios do Gerenciamento de Conteúdo em Portais Alimentado em tempo real Controle da publicação Controle de aprovações Publicações mais ágeis

Publicação de portarias Portal do Cidadão Portal - Aplicação Publicação de portarias Portal do Cidadão Domicílio Tributário Eletrônico Processo digital

Digitalização - Captura Software de Captura e Digitalização Compressão da Imagem Visa redução de bytes necessários ao armazenamento e transmissão de imagem de um documento Finalidade – reduzir espaços em branco ou eliminar áreas escuras no documento Tratamento da Imagem Limpeza do documento físico ou eletrônico antes/depois da captura Melhorar a qualidade da visualização OCR e ICR Os motores desta técnica são: Comparação de padrões, Extração de Características e redes neurais Análise de Contexto, Metadados e Base de dados

Solução Adquirida Pelo Estado Oracle ECM Suite: ODC - Oracle Document Capture (Captura de documentos) UCM - Universal Content Management  (Repositório de Informações) IRM - Information Rights Management (Controle da distribuição) URM - Universal Records Management ( Ger. informações do ciclo de vida dos documentos ) BPM - Business Process Management (Gerenciamento de Processos) BPEL – BPEL Process Manager (Gerenciador de processos BPEL) WLS – Oracle WebLogic (Serivdor de Aplicações Java) WCM - Web Content Management (Publicação de Conteúdo) WC – WebCenter (Servidor de Portal)

Arquitetura Física– Processo Digital

Processo Digital A implantação de um processo na Plataforma do Processo Digital, permitirá padronizar a Gestão Documental e Fluxos de Trabalhos em todos os órgãos. A Gestão Documental visa padronizar os procedimentos dos Processos Administrativos por meio do levantamento de todos os requisitos dos documentos gerados pelo processo, visando obter subsídios para apoio a Gestão da Informação. O processo “Gestão de Viagens” será padronizado pela SEPLAG para utilização em todo o ESTADO.

Interface do Usuário Menu de navegação Identificação do usuário logado Encerrar sessão Funcionalidades habilitadas para o usuário Caixa de Entrada Atividades do usuário Área de Pesquisa dos Processos Administrativos Exibição dos processos pesquisados

Dúvidas