Implementação de e-Learning na Empresa: Planejamento para o Sucesso Lúcio Teles e Julia Itani 3º Seminário Nacional de Educação a Distância ABED São Paulo – 17 de Abril de 2005

Agenda de Trabalho

09:30 Agenda de trabalho 09:35 Apresentação 10:00 Mini-Curso 11:15 Coffee Break 12:00 Trabalho em Grupo: Parte 1 12:30 Almoço 14:00 Mini curso 15:30 Coffee Break 15:40 Trabalho em Grupo: Parte 2 16:10 Apresentação dos Planos de Implementação 16:30 Conclusões 17:00 Encerramento

Iniciando a implementação do e-learning na empresa 2 – Itens a serem considerados: recursos e obstáculos 3 – Crie uma estratégia de implementação 4 – A Gestão do Projeto de implementação 5 – Conteúdo: formato e modelo de capacitação 6 – Tecnologia: Use um LMS 7 –Faça um trabalho de convencimento junto a todos 8 – Conecte e-learning: compatibilidade digital 9 – Capacite participantes para uso de e-learning 10 – Meça resultados utilizando indicadores 11 – Compare com outras empresas relevantes 12 – Faça um plano a longo prazo 13 – Faça uma avaliação e apresente resultados 14 – Conclusão e encerramento The TELEStraining approach begins with the mastering of lower level skills and progressively moving to higher task complexity and cognition. The first step in our methodology is to teach the basic features of an object or process and to conceptualize that result. Secondly, examples are provided, and application of the knowledge previously acquired should be demonstrated on a well-defined case. Thirdly, the trainer generalizes the knowledge of a well-defined situation to larger contexts, demonstrating meta-cognitive skills. This model allows the learning of “small chunks” of knowledge and skills and gradually moves to higher levels of abstraction and the ability to apply skills in various situations. These three cognitive steps are supported by an instructor and peers in online classrooms that function as communities of learners.

1. Iniciando a implementação do e-learning na empresa Análise Interna Experiências anteriores Conhecimentos em Informática Infra-estrutura Recursos Financeiros The TELEStraining approach begins with the mastering of lower level skills and progressively moving to higher task complexity and cognition. The first step in our methodology is to teach the basic features of an object or process and to conceptualize that result. Secondly, examples are provided, and application of the knowledge previously acquired should be demonstrated on a well-defined case. Thirdly, the trainer generalizes the knowledge of a well-defined situation to larger contexts, demonstrating meta-cognitive skills. This model allows the learning of “small chunks” of knowledge and skills and gradually moves to higher levels of abstraction and the ability to apply skills in various situations. These three cognitive steps are supported by an instructor and peers in online classrooms that function as communities of learners. Diretoria comprometida

2. Itens a serem considerados: recursos e obstáculos Análises de Necessidades Stakeholders Infra-estrutura Tecnologia Conteúdo Custo The TELEStraining approach begins with the mastering of lower level skills and progressively moving to higher task complexity and cognition. The first step in our methodology is to teach the basic features of an object or process and to conceptualize that result. Secondly, examples are provided, and application of the knowledge previously acquired should be demonstrated on a well-defined case. Thirdly, the trainer generalizes the knowledge of a well-defined situation to larger contexts, demonstrating meta-cognitive skills. This model allows the learning of “small chunks” of knowledge and skills and gradually moves to higher levels of abstraction and the ability to apply skills in various situations. These three cognitive steps are supported by an instructor and peers in online classrooms that function as communities of learners. Usuários Missão da Empresa x e-learning Implementação Níveis de e-learning

3. Crie uma estratégia de implementação Múltiplas estratégias de implementação: ângulo da implementação Análise de necessidades Objetivos e fases do plano de implementação Infraestrutura (definir em detalhe: interna ou externa – tecnologia, serviços de computação) Selecione o conteúdo e depois a tecnologia “Venda” o conceito de e-learning para cada um dentro da empresa Implemente em toda a empresa Compartilhe estratégia com stakeholders e obtenha feedback Meça os benefícios: que indicadores utilizar Compare e aprenda com outras companhias

4. A gestão do projeto de implementação Gerencie: Prazo Custos Análise Planejamento Desenvolvimento Implementação Validação e Correções Stakeholders Fornecedores Equipe Riscos Relatórios Cronograma

Gerenciando um Projeto de Implementação de e-learning

Que elementos são gerenciados? Gerenciamento Descrição Integração Criação, aprovação e execução do plano do projeto. Gerenciamento, controle e documentação das mudanças feitas ao plano de projeto. Escopo Planejamento, criação, proteção e realização do escopo do projeto. Tempo Controle de prazos. Custo Planejamento, estimativa, orçamento, e controle dos custos. Qualidade Planejamento, controle e garantia da qualidade. Recursos Humanos Aquisição de pessoal e desenvolvimento da equipe. Comunicações A maior parte do tempo de um gerente de projeto é gasto com a comunicação. Risco Planejamento, análise, monitoração e controle de riscos. Aquisições Planejamento, solicitação, administração e fechamento de contratos.

As fases de um projeto Fases Descrição Início Identificação das necessidades da empresa e pesquisa de soluções alternativas. Planejamento Desenvolvimento de planos de gerenciamento básicos e subsidiários necessários para a conclusão do projeto. Execução Realização do trabalho do projeto Controle Verificação dos resultados das fases, para ver se estão alinhados com o escopo, confirma o nível de qualidade esperado, verificar se custos e prazos estão dentro do planejado. Fechamento Fechamento das contas, término da aceitação final, documentação.

Prazo Escopo Custo Elementos chaves de um projeto Prazos realistas não são obtidos com facilidade. Prazo Escopo Custo Especificação, detalhes, parâmetros do projeto. Orçamento previsto, custos de produção.

Documentações Documento de escopo do projeto (briefing do projeto ou Plano Instrucional). Avaliação de possíveis riscos (tanto de falha quanto de oportunidades). Diagrama de rede (WBS)– fluxo de atividades Cronograma Plano de Gerenciamento de Qualidade - parâmetros Plano de Controle de Mudanças Plano organizacional – papéis, funções e responsabilidades Documento de solicitação de fornecedores

Fases do Projeto

Fases do Projeto Identificação de necessidades de aprendizagem. Definição de objetivos instrucionais. Levantamento de limitações. Definição do Público-alvo

Fases do Projeto Planejamento Instrucional

Fases do Projeto Desenvolvimento de arquivos e materiais.

Fases do Projeto Capacitação Ambientação Turmas Piloto

Fases do Projeto Avaliação Acompanhamento Revisão Manutenção

Fases do Projeto Fase Inicial de um Projeto Conceito do Projeto Pesquisa do Projeto Refinamento do conceito do Projeto Esclarecimento do conceito do Projeto Plano do Projeto Escopo do Projeto Estudo de viabilidade do Projeto

Etapa 1 - Análise Objetivos / objetivos realistas. Público-alvo: idade, sexo, nível de formação, conhecimentos, profissão, desejos, classe social, para identificar suas capacidades, necessidades de aprendizagem, motivações, objetivos. Local de treinamento Horário Conhecimentos em informática. Pré-avaliacão / pré-teste Infra-estrutura tecnológica e recursos humanos e financeiros

Etapa 2 - Design Objetivos de aprendizagem são transcritos no roteiro do curso (storyboard). Hierarquia: objetivo geral e diversos objetivos específicos. Como se pretende atingir os objetivos instrucionais do curso? Que estratégias instrucionais serão utilizadas, a partir dos objetivos? Como será o mapa, a estrutura e a seqüência, estruturação e o seqüenciamento do conteúdo (módulos, tópicos, unidades)? Quais produtos e atividades, e em que mídias, devem ser produzidos para apresentação do conteúdo?

Etapa 3 – Desenvolvimento Produção de materiais digitais Animações, ilustrações, imagens, áudio e vídeo, Alterações

Etapa 4 - Implementação Na implementação, a LMS é colocada em um servidor e são realizados os testes de funcionamento: pré-login, pós-login, banco de dados, ferramentas de comunicação, armazenamento, transferência etc. Se a plataforma estiver funcionando conforme previsto, os materiais produzidos na fase anterior, são implantados dentro da LMS. Ao final, são realizados diversos testes, a partir de computadores com diferentes configurações e de locais distintos.

Fases do Projeto Revisão das estratégias instrucionais Ferramenta produzida. Correção de erros, problemas e inconsistências detectados na fase da implementação são corrigidos. Etapa deve ocorrer durante o projeto todo.

5. Conteúdo: formato e modelo de capacitação Quem aprende? Aprendizado formal e informal Colaboradores, Clientes, Fornecedores etc. Criação de cursos: pronto, interno ou externo. Modelo pedagógico Apoio do gestor-tutor Obrigatoriedade Eventos motivadores

Objetos de aprendizagem 6. Tecnologia: Use um LMS LMS comercial LMS código aberto Funcionalidades Usuários Gestor Administradores Objetos de aprendizagem

7. Faça um trabalho de convencimento junto a todos Marketing e-learning internamente na empresa Eventos para atrair a atenção Prêmios motivadores Newsletter

8. Conecte e-learning: compatibilidade digital Intranet E-mail Hardware: impressoras Sistemas de Comunicação Interna Front-End WebSite

9. Capacite participantes para o uso de e-learning Utilize modelos que combinem: aprendizagem individual e colaborativa Híbrido (blended) e 100% online Avaliação Qualidade do treinamento Usuários Conteúdo formal e informal

10. Meça os resultados utilizando indicadores Freqüência de acesso pelos usuários Notas das Avaliações Taxas de Desistência Feedback dos usuários

11. Compare com outras empresas relevantes Melhores Práticas Benchmarking Conferência e seminários Websites Indicadores de Sucesso

12. Faça um plano a longo prazo Implementação em toda empresa Plano Estratégico – 2 a 3 anos Integração com outros setores da empresa Recursos humanos, SAC, etc.

Estatísticas do usuário 13. Faça uma avaliação e apresente resultados Estatísticas do usuário Entrevistas Casos de sucesso

O primeiro passo é ter a aprovação da diretoria e elaborar o plano. 14. Conclusões e fechamento O planejamento detalhado de elearning é necessário para uma implementação exitosa. O instrumento: plano de implementação que inclua todas as variáveis discutidas aqui. O primeiro passo é ter a aprovação da diretoria e elaborar o plano. Enfatizar a qualidade do conteúdo, não a qualidade da tecnologia (secundária). Ligar-se a um grupo de apoio fora da empresa para compartilhar idéias e comparar resultados. Boa sorte e muito sucesso na implementação!

Trabalho em grupo

Trabalho em grupo Grupos de 4 pessoas Quem implementará? Discussão sobre o caso da empresa. 1ª Parte (12hs às 12:30hs) - Discussão e anotaçõe sobre os próximos 7 itens Orientar cada item a um tipo de ação. Por exemplo, se se constata que a empresa não está preparada para para implementar elearning, o que deve ser feito para gerar esta preparação? 5. 2ª parte (15:40hs às 16:10hs) - Os grupos se reúnem para completar o plano e discutem items 8 ao 14. Assim cada grupo vai elaborar um plano de implementaçao para a companhia que esteja mais próxima a iniciar este processo. 6. (16:10hs às 16:30hs) - Cada grupo terá 5 minutos para apresentar o plano de implementação.

Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning

A Empresa Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning A Empresa A empresa está preparada para receber e-learning? Experiências anteriores. Existe uma cultura de inovação na empresa? Como esta implementação se enquadra com a missão da empresa?

Os Colaboradores Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning Os Colaboradores Aonde será iniciada a implementação elearning? Num departamento, em toda a empresa? Os funcionários estão interessados, abertos a esta iniciativa? Como eles terão acesso ao elearning? Na empresa, em casa?

A Diretoria Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning A Diretoria A direção do departamento/empresa está ativamente promovendo elearning? Se toda a direção não está embarcada nesta, como obter apoio?

Os Custos Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning Os Custos Existe um orçamento para a implementação de elearning? O orçamento é suficiente? A direçao da empresa esta motivada a fazer o investimento?

O Conteúdo Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning O Conteúdo Quem cria o conteudo: internamente (capacitadores atuais?), externamente (consultores), ou cursos já criados? Como o curso(s) será administrado? Se necessita contratar instrutores?

A Tecnologia Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning A Tecnologia Que tecnologia será utilizada para elearning? Quem estará a cargo da tecnologia: internamente ou provedor externo? Como os funcionarios poderão acessar o sistema?

A Avaliação Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning A Avaliação Necessidade da avaliação: dados que demonstrem sucesso

O Gestor Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning O Gestor Quem são os membros do grupo gestor? Estão todos comprometidos com o projeto?

Encerramento Obrigado por escolherem em participar deste mini-curso! Por favor enviem o feedback de vocês! Lucio Teles TELEStraining Brasil lucio@telestraining.com.br 61 – 8165 0001