Planejamento e Controle Orçamentário Prof. Marcelo Arantes Alvim Prof. Marcelo Arantes Alvim

1. Introdução

O que é uma empresa Visão sistêmica. A empresa é um organismo vivo com missão, crenças e valores que superam a busca simples do lucro. A empresa é um todo organizado e complexo que influencia e é influenciada pelo ambiente externo. Visão Financeira. A empresa é um agregado de projetos de investimentos que devem gerar retorno econômico ao investidor de longo prazo e ao mesmo tempo proporcionar segurança e liquidez.

Conceito de Orçamento Plano coordenado de ações financeiras para a empresa executar. Precisa ser o desdobramento do plano estratégico da empresa. “Um plano estratégico sem orçamento é só um sonho e um orçamento sem um plano estratégico é só uma planilha.”

Relacionamento entre os elementos Base de dados do desempenho passado Sistema de informações gerenciais Expectativas dos interesses internos Missão, objetivos estratégias e políticas Planos de médio e longo Prazos Orçamento Controle Orçamentário Expectativas dos interesses externos Realizado Riscos, forças, oportunidades e ameaças

Orçamento e Planejamento Financeiro de Longo Prazo Integrados 6 Detalhamento do cenário escolhido, por áreas Área 1 Área 2 Área 3 Área 4 Área 5 Área n Gerência traça cenários para médio e longo prazo Integração das informações no Sistema de Acompanhamento Orçamentário (12 meses) Enfoque no controle orçamentário para manter o cenário traçado no processo de planejamento Enfoque na gestão baseada no valor da empresa Cenários são traduzidos para projeções de longo prazo (5 anos) Um cenário é escolhido 6

Vantagens do orçamento Ação: conscientiza o dever de cada funcionário, gerente ou executivo na organização. Controle: Incute noções de custo, economia e lucro, através de normas internas que têm por finalidade principal evitar desperdícios para a maior rentabilidade. Análise: Determinação de pontos vulneráveis para saneamento e pontos favoráveis para melhor aproveitamento.

Requisitos para o orçamento Apoio da cúpula administrativa; Organização adequada; Sistema de contabilidade racional; Sistema orçamentário adequado.

Limitações e riscos do orçamento Todo orçamento baseia-se em estimativas. Se não revisado de acordo com as mudanças significativas do ambiente, pode “engessar” a empresa. O tempo gasto nas atividades de construção do orçamento é significativo. (geralmente vai de setembro a dezembro)

Motivo porque os orçamentos falham Implantação muito apressada; Supervisão e administração deficientes; Expectativa prematura de resultados; Falta de cooperação necessária; Falta de êxito na análise dos resultados e na apuração das causas das variações;

Ciclo orçamentário A (Action) C (Check) D (Do) Planejamento financeiro Orçamento anual Execução Orçado x Realizado Correção de rumo Objetivos e metas de longo prazo A (Action) C (Check) D (Do)

Cronograma Macro e Processo de Planejamento Consolidar ( Horizontal x Vertical ) Consolidar Início Previsão de Financiamentos Projeção do Balanço Previsão de Receita Totalizar empresa Sim Previsão de Investimentos Sim Confere com o Plano de Longo Prazo? Integrar relatórios orçamentários Projeção DRE Previsão de Custos Viável? Totalizar diretorias Não Não Previsão de Despesas Projeção DFC Simular melhor cenário Divulgar Entrada dos dados (por área) Totalizar regionais Comunicar Liberar acesso ao sistema Fim Premissas para o Orçamento Início Planejamento de Longo Prazo (5 anos à frente) Planejamento Orçamentário (próximo ano) 12 Outubro Novembro

2. Fazendo um plano financeiro de longo prazo

Por que planejar o longo prazo? Análise do Ambiente Oportunidades e Riscos Estratégia de Crescer INFRAESTRUTURA INVESTIMENTOS: Disponibilidades Giro Ativos Fixos FINANCIAMENTOS: Lucros Retidos Integralização de Capital Dívida Usos Fontes

Previsão de Investimentos Previsão de Financiamentos Metodologia de Projeção Financeira de LP Previsão da Receita Previsão de impostos Previsão de Custos Previsão de Despesas Demonstração do Resultado do Exercício Balanço Patrimonial Demonstração do Fluxo de Caixa Previsão de Investimentos Previsão de Financiamentos

Demonstrações Financeiras Projetadas

Conexões para Projeção das DFs BALANÇO D.R.E. ATIVO Caixa Duplicatas a Receber Estoques Despesas antecipadas Ativos Permanentes (Depreciação acumulada) Ativos Intangíveis PASSIVO Fornecedores Obrig. Soc. e Fiscais IR+CS a pagar Dividendos a pagar Empréstimos e Financiamentos Capital Social Lucros retidos Receita Bruta Impostos s/Vendas Custos de Vendas Depreciação/Amortiz. Despesas Operacionais Despesas Financeiras IR+CS Lucro Líquido

Conexões para Projeção das DFs BALANÇO FLUXO DE CAIXA ATIVO Caixa Duplicatas a Receber Estoques Despesas antecipadas Ativos Permanentes (Depreciação acumulada) Ativos Intangíveis PASSIVO Fornecedores Obrig. Soc. e Fiscais IR+CS a pagar Dividendos a pagar Empréstimos e Financiamentos Capital Social Lucros retidos DRE=> Lucro Líquido Depreciação/Amortização Variação DR Variação Estoques Variação DA Variação Fornecedores Variação Obrig. Soc/Fiscais FLUXO DE CAIXA OPERACIONAL Gastos de Capital FLUXO DE CAIXA DOS INVESTIMENTOS Variação IR+CS a pagar Pagamento de dividendos Variação de empréstimos/financ. Variação de capital social FLUXO DE CAIXA DOS FINANCIAMENTOS FLUXO DE CAIXA GERADO NO PERÍODO Saldo de Caixa no Início do Período Saldo de Caixa no final do Período DRE=>

Projetando a Necessidade de Capital de Giro (investimento no giro) NCG = ATÍVO CÍCLICO – PASSIVO CÍCLICO + - - NCG = DR E F OF

DR = Duplicatas a Receber E = Estoques F = Fornecedores OF = Obrigações Fiscais PMRV = Prazo Médio de Recebimento de Vendas PME = Prazo Médio de Estocagem PMPF = Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores PMPOF = Prazo Médio de Pagamento de Obrigações Fiscais

Indicadores para Análise Análise econômica Rentabilidade 2) Do acionista 1) Do ativo Análise Financeira Aplicação de recursos Fonte de recursos Análise de riscos Operacional (ou risco do ativo) Financeiro (ou risco do passivo) 1. ROCE 2. ROE 3. EVA 4. Liquidez 5. Grau de imobilização 6. Nível de endividamento 7. Perfil da dívida 8. Alavancagem operacional 9. Ponto de equilíbrio 10. Alavancagem financeira 11. Solvência

(caderno de exercícios) Caso Prático1: CIA XYZ Projeção das DFs (caderno de exercícios)

3. Fazendo um Orçamento Mestre para o próximo ano

Sequência típica do orçamento-mestre

Demanda prevista x Preço previsto Orçamento de Vendas Demanda prevista x Preço previsto

Orçamento de Produção Orçamento de quantidade vendida + Estoque final desejado de produtos acabados - Estoque inicial de produtos acabados = Produção necessária

Orçamento de compras de Materiais Diretos (matéria prima) Matérias primas necessárias para atender à programação de produção + estoque final desejado de matérias-primas - estoque inicial de matérias primas = compras necessárias de matérias primas

Orçamento de Mão de Obra Direta Produção necessária x Tempo de MOD necessário para cada unidade de produção x custo por horas de MOD = Custo total com Mão de Obra Direta

Orçamento de Custo Indireto de Produção (critério de apropriação do custo variável: horas de MOD) Horas totais de MOD x taxa de custo indireto variável = custo indireto variável (+) Custo indireto fixo (+) Depreciação do período (=) Custo Indireto de Produção Total

+ + Custo de Produção Custo de matéria prima consumida Custo de MOD utilizada Custos Indiretos de Produção + + Quantidade produzida Produtos acabados não vendidos Custo Unitário de Produção Produtos acabados vendidos Estoque de produtos acabados (Ativo circulante) Resultado (CPV)

Orçamento de Despesas Gerais, Administrativas & Comerciais Despesas GA&C variáveis x quantidade vendida + despesas GA&C fixas = total de despesas GA&C

Orçamento de Caixa (regime de caixa) Saldo Inicial de Caixa + Entradas de Caixa – Saídas de Caixa = Saldo Final de Caixa Se SF Caixa for negativo => baixar aplicações (se houver) e/ou tomar empréstimos de curto prazo Se SF Caixa for positivo => aplicar

Orçamento de Resultado (regime de competência) Receita bruta – impostos sobre vendas – custo de produtos vendidos – despesas GA&C – despesas financeiras – imposto de renda = Resultado Líquido Se RL for positivo = > aumento do patrimônio Líquido Se RL for negativo => redução do patrimônio Líquido

Orçamento do Balanço Patrimonial (SALDO: “fotografia” do patrimônio em cada período) Ativo Circulante + Ativo Realizável a Longo Prazo + Ativo Permanente = Passivo Circulante + Passivo Exigível a Longo Prazo + Patrimônio Líquido

Casos Práticos 2 e 3 para solução em MS EXCEL (Ver Caderno de Exercícios) Caso Prático 2: Cia XPTO Caso Prático 3: Cia ABC

3. Análise Orçado x Realizado

Estrutura para análise das variações Orçamento Original Volumes Planejados Custos-Padrão Preços Planejados Orçamento Corrigido Preços Correntes Orçamento Ajustado Volumes Ajustados Padrão Volumes Realizados Realizado Custos Realizados Variação de Inflação Variação de Plano Variação de Volume Variação da Eficiência Variação Total Fonte: Padoveze

Custo-Padrão Custo Padrão refere-se aos custos esperados sob condições previstas. Os sistemas de custo-padrão permitem a comparação dos custos padrão e os custos reais (correntes). As diferenças são referidas como variações do custo-padrão. A variação deve ser investigada se for significativa.

Custo-Padrão x Custo Orçado Custo-padrão refere-se ao custo de uma unidade. Custo orçado refere-se ao custo total, orçado a partir do custo-padrão. Exemplo: Custo-padrão por unidadade de Material direto ............ $55,00 Quantidade orçada de consumo.................................... 5.000 kg Custo Orçado...............................................................$25.000,00

Determinação dos Custos-Padrão Os Custos-Padrão são determinados de diversas maneiras: Fórmulas especificadas por receitas. Determinado por listas de preços dada pelos fornecedores. Determinada pelos estudos de tempos e movimentos feitos por engenheiros industriais. Determinados por análises de dados passados.

Padrões Ideais versus Alcançáveis Temos duas correntes de pensamento: Padrões Ideais (padrões perfeitos): determinado sob a premissa de que não ocorrerão obstáculos ao processo de produção. Padrões Alcancáveis: desenvolvido sob a premissa de que existirão problemas ocasionais (normais) no processo de produção.

Real x Padrão Uma abordagem geral para análise das variações Materiais diretos: variação no preço e na quantidade. MOD: variação na taxa horária (preço) e eficiência do uso da MOD (quantidade). Custos Indiretos de Produção (Overhead): variação no volume e variação nos custos indiretos aplicados.

Representação gráfica da Variação Variação Devida ao Preço = Altura x Base Var. Preço = (PR - PP) x QR PREÇO QUANTIDADE Variação Devida à Quantidade Var. Quant = (QR - QP) x PP PR PP QP QR PR = Preço Real PP = Preço Padrão QP = Quantidade Padrão QR = Quantidade Real

Analisar se a variação é: Favorável ou Desfavorável Variação em Materiais É a diferença entre o custo corrente e o custo padrão: Variação devida ao preço (VP). Variação devida à quantidade (VQ). a) VP = (PR - PP)QR b) VQ = (QR - QP)PP Analisar se a variação é: Favorável ou Desfavorável

Variação em MOD Diferenças entre o custo real e padrão da mão-de-obra direta: Variação devida ao preço (Taxa horária). Variação devida à quantidade (Eficiência).

Variação devida ao Preço de MOD VP: (TR - TP)HR Onde: (TR) = Taxa de remuneração real por hora (preço real). (TP) = Taxa de remuneração padrão por hora (preço padrão). (HR) = Horas reais trabalhadas (quant.). Taxa Real > Taxa Padrão: desfavorável. Taxa Real < Taxa Padrão: favorável.

Variação da Eficiência (quant.) da MOD Variação da Eficiência: (HR – HP)TP Onde: (HR) = Quantidade de Horas Reais trabalhadas. (HP) = Quantidade de Horas-Padrão trabalhadas. (TP) = Taxa de remuneração padrão por hora (preço padrão). Se HR > HP: desvaforável. HR < HP: favorável.

Variação do CIP (Overhead) A variação do CIP é a variação total dos custos indiretos de produção aplicados aos estoques pelo custo-padrão e os custos indiretos reais: Variação Controlável. Variação do Volume.

Variação Controlável dos CIP Var. Controlável do CIP: é a diferença entre o CIP Real ($$) e o CIP previsto em um orçamento flexível ($$) para o nível real de produção. Denomina-se “controlável” porque espera-se que os gerentes sejam capazes de controlar tais custos. Real > Orçado: desfavorável. Real < Orçado: favorável.

Variação do CIP devida ao Volume Var. dos CIP devida ao Volume: é igual a à diferença entre os custos indiretos apresentados no orçamento flexível e aqueles aplicados à produção pela taxa-padrão. Esta variação é somente o resultado de uma diferença entre o número de unidades produzidas e o número de unidades utilizadas no cálculo da taxa padrão de CIP. Tem utilidade limitada.

Resumo Variaçao de CIP CIP do Orçamento Flexível ajustado para o nível real de produção CIP Aplicados usando Taxa-Padrão CIP Reais Variação CIP controlável Variação de volume de CIP

Impacto financeiro de se trabalhar acima ou abaixo da capacidade planejada. Operar abaixo da capacidade planejada resulta em uma variação desfavorável igual a: Número de unidades (abaixo do planejado) x Custo marginal por unidade (o inverso é verdadeiro)

Exemplo Abrangente: Cia de Sovertes RCA Custo Padrão unitário (pote de sorvete): Item Qt. x Preço = Total Material Direto: 0,8 litros 2,50 = $2,00 MOD: 0,125 hrs. 12,00 = $1,50 CIP (Overhead): $0,75 Custo Total Unit. (Padrão) $4,75 CIP Fixos = $450.000 ao ano CIP Variáveis = $0,25 por pote de sorvete

Produção Realizada: 1.000.000 de potes de sorvertes Resumo dos Dados: Produção Realizada: 1.000.000 de potes de sorvertes Produção Esperada: 900.000 potes de sorvetes Custo-Padrão Custo Real 810.000 litros comprados a $2,72 cada Material direto 800.000 litros a $2.50 cada 809.000 litros usados na produção Mão-de-Obra Direta 125.000 horas a $12 cada 130.000 horas a $12,10 cada CIP aplicado padrão $0,75 x 1.000.000 liros produzidos = $750.000 CIP real CIP orçamento flexível $450.000 + ($0,25 x 1.000.000 litros ) = $700.000 $680.000

quantidade: comprada versus usada Variação de Materiais VP:(PR – PP) x QR: ($2,72 - $2,50) x 810.000 = $178.200 desfavorável. VQ: (QR – QP)PP: (809.000 – 800.000) x $2,50 = $22.500 desfavorável. quantidade: comprada versus usada 810.000 809.000 Variação total = $178.200 + $22.500 = $200.700, desfavorável

(HR x TR) - (HP x TP) = Variação total Variação de MOD 1. Variação preço da MOD (TR – TP) x HR: ($12,10 - $12,00) x 130.000h = $13.000 Desfavorável Desfavorável 2. Variação da quantidade de MOD (Eficiência) (HR – HP ) x TP: (130.000h – 125.000h) x $12 = $60.000 Desfavorável 3. Variação Total: (HR x TR) - (HP x TP) = Variação total (130.000h x $12,10) - (125.000h x $12) = 73.000

Variaçao de CIP (Overhead) CIP do Orçamento Flexível ajustado para o nível real de produção CIP Aplicados usando Taxa-Padrão CIP Reais Variação CIP controlável Variação de volume de CIP ($450.000+$0,25x1.000.000) = $700.000 $680.000 $0,75x1.000.000 = $750.000

Variaçao de CIP (Overhead) Variação no CIP Controlável: (-) CIP Orçamento Flexível ajustado para o vol.de produção real CIP Real ($$) $680,000 - $700,000 = ($20.000) Favorável 2. Variação no Volume de CIP CIP aplicado à produção usando a taxa padrão CIP Orçamento Flexível ajustado para o vol.de produção real (-) $700,000 - $750,000 = ($50.000) Favorável

Investigação das Variações As variações do Custo-Padrão não são um sinal definitivo de desempenho bom ou ruim. São meros indicadores do problemas potenciais os quais devem ser investigados. Geralmente as empresas empregam a administração por exceção, ao investigarem as variação mais significativas. Deve haver explicação plaúsível para uma variação significativa. Deve haver plano de ação (5W1H) para corrigir o rumo.

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