Arquivologia II parte Prof Heron Duarte

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando à localização futura.

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL Arquivamento e guarda de documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas. HORIZONTAL. Os documentos estão dispostos uns sobre os outros. Evita que se amassem com o tempo. Indicado para arquivos permanentes e documentos grandes, como mapas, plantas e desenhos. Não indicado para documentos cujo acesso seja frequente. VERTICAL Os documentos estão dispostos uns atrás dos outros em gavetas e estantes. Indicado para arquivos correntes, pois torna ágil a sua localização.

MÉTODOS DIRETOS/INDIRETOS Sistema direto: A busca do documento ocorre no local onde se acha guardado. É uma característica dos métodos que organizam os documentos por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico). Sistema indireto. A busca do documento ocorre por índice ou catálogo. É o caso dos fichários. Característica dos métodos que organizam por número (numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito terminal, decimal e duplex).

MÉTODO ALFABÉTICO É um método direto, que utiliza as letras do nome para localiza-lo.

Regras de Alfabetação: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Ariosvaldo Dias Furtado Francisco Menezes Gilberto Alves Rezende Otacílio Guedes Marques   Ficará Furtado – Marques – Menezes e Rezende No caso de sobrenomes iguais, prevalece o prenome. Ex Moreira, Antonio Moreira, Beatriz

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.   Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Maria da Tampa Preta O mesmo ocorre com sobrenomes formados por Santo, Santa. Ex. João Santa Cruz, Márcia da Santa Luzia

Iniciais abreviativas têm precedência. E. Silva Eunice Silva

Não são considerados os artigos e preposições (A, de, e um, uma) Ex. Arnaldo do Couto Marcio do Nascimento Marcos Araujo da Silva   Sobrenomes de parentesco irão juntos. Ex. Ernesto Machado Junior Os títulos não são considerados na alfabetação. Ex. Ministro Jorge Cardoso (Cardoso, Jorge (Ministro))

MÉTODO NUMÉRICO Método Numérico Simples Quando o elemento a ser considerado em um documento é o seu número. É atribuído um número para cada documento, a partir do qual serão organizados os documentos. Na busca será a partir de um nome. Por isso, adotar um índice alfabético ou onomástico. Os métodos que utilizam índices são denominados indiretos. Ex. Pastas funcionais por matrícula dos colaboradores. Contratos celebrados.  

Método Numérico Cronológico Os documentos serão organizados por uma data. Não precisa ser a data do documento. Ex Documentos contábeis e contas a pagar. Prontuários médicos pela data de nascimento  

Método Numérico-dígito-terminal Decompõe-se o número para ser arquivado pelos 2 últimos dígitos. Ex. Doc. No. 834.695 Para arquivamento, 83-46-95 Arquivado na pasta relativa aos terminados em 95, e receberá a sequencia 46.

MÉTODO GEOGRÁFICO De acordo com o local ou setor em que foram produzidos. Aplicado a organizações que possuam filiais em vários locais diferentes Organização por estado Colocam-se os estados em ordem alfabética. Em seguida a capital, e depois as cidades em ordem alfabética.

Organização por país Colocam-se os países em ordem alfabética. Em seguida a capital. Depois, as cidades em ordem alfabética.   Organização por cidade. Colocam-se as cidades em ordem alfabética e a sigla do estado correspondente para diferenciar cidades de mesmo nome em diferentes estados. Se a organização for de separação de cidades de um país, coloca-se primeiro a capital e depois as demais cidades em ordem alfabética.

MÉTODO IDEOGRÁFICO Separa os documentos por assunto. Em seguida os assuntos serão organizados por alfabetação ou por número. Serão, então, separados em dicionário ou duplex, no caso dos numéricos.   Férias Abono Contas a Pagar Contas a Receber Controle de Estoque Admissão Demissão Salários

Pelo método ideográfico alfabético dicionário, basta coloca-los em ordem alfabética Abono Admissão Contas a pagar

Já no método ideográfico enciclopédico, serão agrupados pelos títulos gerais e os assuntos hierarquizados em cada área. FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Material de Consumo Material Permanente PESSOAL Abono Admissão Férias 

Para facilitar, o método pode ser utilizado a partir de códigos atribuídos em cada assunto, em que estarão presentes o método duplex ou decimal. Ex. duplex   1. FINANCEIRO 1.1.Contas a pagar 1.2. Contas a receber 2. MATERIAL 2.1. Material de Consumo 2.2. Material Permanente

GESTÃO DE DOCUMENTOS Atividade que visa a controlar o fluxo de documentos existentes na instituição para assegurar a eficiência das atividades administrativas.

1ª Fase: Produção Ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Produzir apenas os essenciais Evitar a reprodução desnecessária de documentos

2ª Fase: Utilização Fluxo percorrido pelos documentos necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a sua guarda após cessar o seu trâmite. Envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e as técnicas especiais de classificação, organização e elaboração dos instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado. Desenvolve-se a gestão dos documentos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.

3ª Fase: Avaliação e Destinação Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. Decide quais serão eliminados e quais preservados permanentemente.

Diagnósticos Análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição para evitar falhas ou lacunas existentes, para adotar medidas que visem a aumentar a sua eficiência. Envolve: instalações físicas, condições ambientais, armazenamento, conservação do documento, tipo de acondicionamento etc.

GESTÃO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS É necessário desenvolver os procedimentos para classificação, registro, autuação, controle e tramitação, expedição e arquivamento para facilitar o acesso às informações neles contidas. As unidades responsáveis por isso são intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicações administrativas, serviço de comunicações etc.

Intermediários Uma parte dos documentos correntes deverá ser conservada. Não se justifica mantê-los próximos às unidades que os produziram, mas sim em local central, onde sua armazenagem minimize os custos da guarda. Para serem recebidos, devem ser conhecidos o seu conteúdo, prazo de guarda e a data de eliminação ou recolhimento. Seu conteúdo será acessado, sempre que necessário, pelas unidades que encaminharam, as quais detêm ainda a sua posse. Tais documentos não serão liberados para outros solicitantes, a não ser se autorizados pela unidade que os transferiu.

Protocolo Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização e recuperação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente. O Protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição/Distribuição Controle/movimentação

Recebimento: Recebem-se os documentos que entram na instituição ou formaliza aqueles que são produzidos nos próprios setores do órgão   Registro Cadastro dos elementos básicos do documento em um sistema de controle.

Autuação É o procedimento no qual os documentos são transformados em processos. Insere-se uma capa específica, faz-se a numeração das páginas e atribui-se um número que o identificará.

Classificação Os documentos são abertos e analisados para terem seus assuntos identificados. São classificados de acordo com o Plano de Classificação da instituição. Não se aplica aos documentos pessoais ou sigilosos, os quais serão encaminhados diretamente ao seu destinatário.

Expedição/Distribuição Enviar o documento ao interessado. Distribuição: remessa de documentos às unidades responsáveis sobre a matéria dentro do órgão Expedição: Envio do documento para outro órgão da Administração pública   Controle da Movimentação Identifica os setores pelos quais passam os documentos a fim de recuperá-los com rapidez quando necessário.

Agentes exteriores que danificam os documentos Físicos. Luminosidade; temperatura (a ideal é de 22 graus); umidade (em torno de 55%) Químicos. Poluição atmosférica;tintas; gordura e oleosidade; objetos metálicos Biológicos Insetos; Microrganismos (fungos); Roedores; Homem

PREVENÇÃO Manter o local longe de alimentos, proximidade de cantinas ou refeitório, retirar o lixo, consertar janelas e portas, arejar os armários.

CUIDADOS GERAIS Estantes de arquivos de metal pintados; mãos limpas; não utilizar fitas adesivas e cola branca, não escrever nos documentos, não dobrar as páginas; Evitar a saliva ou líquidos em geral, remover o pó com aspirador ou flanelas de algodão, retirar grampos metálicos. Fotografias manuseadas com luvas de algodão; Slides sempre fazer duplicatas Disquetes e CDs em local fresco, seco e longe do computador Usar caixas de papelão e não de plástico Limpar o piso com panos úmidos e não jogar água

OPERAÇÕES DE RESTAURAÇÃO 1. Desinfetação (fumigação) 2. Limpeza 3. Alisamento (câmara de umidade e passar a ferro) 4. Restauração 4.1. Banho de gelatina, 4.2. aplicação de tecido com amido, 4.3. silking (musseline de seda), 4.4. Laminação (papel de seda e prensa hidráulica) 4.5 Encapsulação em películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento