Cerimonial, Etiqueta & Protocolo: Definições Preliminares Cerimonial, Etiqueta e Protocolo são a essência de um evento, desde o mais simples ao mais complexo. Juntos, Cerimonial, Etiqueta e Protocolo regem as relações e a civilidade entre as pessoas nos âmbitos jurídico, militar, eclesiástico, diplomático, universitário, privado e em todas as instâncias do Poder Público. No Brasil, são basicamente condutas norteadas por leis municipais, estaduais e federais que resguardam características culturais sob normas internacionais; sem esquecer, contudo, que enquanto linguagem são passíveis de transformação e atualização.

Cerimonial, Etiqueta & Protocolo: Definições Preliminares Cerimonial: seqüência de procedimentos, ações, ao ritual estabelecido para um determinado evento e às formalidades pertinentes. Antes de tudo, cerimonial é uma “técnica”, uma “seqüência lógica”. Protocolo: conjunto de regras e leis que regem o Cerimonial, para regular a conduta dos participantes de um evento e garantir o tratamento correto a quem é de direito. Em resumo, enquanto o Cerimonial se preocupa com a seqüência dos procedimentos e ações em um evento, com o ritual, o Protocolo valida as regras e a condutas dos participantes do evento.

Cerimonial, Etiqueta & Protocolo: Definições Preliminares Etiqueta Social: representa o conjunto de normas, usos e costumes que governam as relações sociais e mantém, ou deveriam manter, a ordem e a harmonia na sociedade, tendo como objetivo final o bem estar e o bem viver para todos. “A Etiqueta é um fenômeno de cultura popular. Os ingredientes culturais da etiqueta são a cordialidade e a hospitalidade. Desses dois derivam os padrões e leis da etiqueta (...). A etiqueta é muito mais ampla que o Protocolo e o Cerimonial. (...) A etiqueta é cultura em todos os quadrantes, em todas as nações, em todos os níveis sociais e econômicos.” (Augusto Estellita Lins)

Cerimonial, Etiqueta & Protocolo: Decretos e Convenções Oficiais 1) Convenção de Viena sobre Relações Diplomáticas, de 1815, que estabeleceu a estrutura da diplomacia moderna. 2) Decreto N.º 70.274, de 09 de março de 1972, que aprova as Normas do Cerimonial Público da República Federativa do Brasil e a Ordem Geral de Precedência, com alterações no Decreto n.º 80.186, de 19 de fevereiro de 1979. 3) Outras orientações fornecidas pelo Governo Federal para Cerimonial e Protocolo, envolvendo uniformes de funcionários, redação oficial e uso dos símbolos nacionais, entre outros. 4) Mecanismos de diferenciação que levam em conta sexo, idade, interesse, ordem alfabética ou cultura. 5) Normalmente, os padrões estabelecidos no âmbito nacional são absorvidos pelos estados e municípios e adaptados às circunstâncias locais.

Tipologia de Cerimonial Apesar das várias classificações existentes, a organização do Cerimonial no Brasil está dividida basicamente em dois grandes grupos: o Cerimonial Público e o Cerimonial Privado. O Cerimonial Público apresenta-se como Civil, Militar e Eclesiástico e engloba o Cerimonial da Presidência e o Itamaraty (MRE), além do Cerimonial dos Estados e Prefeituras. O Cerimonial Privado envolve as questões de cerimonial e protocolo de empresas e entidades, a partir das regras vigentes na sociedade e observadas nos serviços de relações públicas. Outras tipologias adicionais de cerimoniais públicos, conforme Rubens Ferrera Mello, em Dicionário de Direito Internacional Público, são: Cerimoniais de Corte, Diplomático e de Chancelaria, conforme a situação envolvida.

Cerimonial, Etiqueta & Protocolo: Funções Específicas (1) ALIMENTAÇÃO –o senso de bom tom à mesa, culinária, ordem dos pratos, composição de menus, adequação entre comidas e bebidas e regras de serviços; (2) VESTUÁRIO – o estilo e a qualidade das roupas, trajes de etiqueta, de gala e de cerimônia e o uso de símbolos e sinais distintivos; (3) COREOGRÁFICA – os papéis individuais de destaque e papéis de coletivo em eventos e ocasiões solenes; (4) LINGUAGEM – os códigos e expressões utilizadas pelas sociedades nos seus três campos básicos: o gestual, o fonético e o escrito; (5) LEGISLATIVA –a codificação das regras e preceitos em normas de Protocolo e Cerimonial, nos planos internos e externos; (6) GRATUITA –a frivolidade, o hedonismo e o caráter lúdico e festivo do Cerimonial, Etiqueta e Protocolo; e (7) PEDAGÓGICA – a transmissão de ensino e civilização, bem como para a manutenção de regras e ordens hierárquicas em vigor nas sociedades.

Atribuições de uma Equipe de Cerimonial de Eventos Planejamento e organização de projetos básicos de eventos. Determinação e adequação do local. Definição do programa da cerimônia. Organização do menu, no caso de recepções à mesa. Criação do roteiro da solenidade. Elaboração do guia e definição do mestre de cerimônia. Definição de cronogramas de atividades. Planejamento de marketing e promoção.

Atribuições de uma Equipe de Cerimonial de Eventos Definição da previsão orçamentária. (centros de custos, fonte dos recursos, resultados previstos) Elaboração da lista de convidados. Convite a palestrantes, autoridades e veículos de comunicação. Listagem de convidados e listagens de presença. Adequação de mala direta  e cadastro de participantes. Preparo e envio de convites e correspondências. Prospecção de patrocínios, apoios e parcerias. Contração dos serviços áudio-visuais e de alimentos & bebidas.

Atribuições de uma Equipe de Cerimonial de Eventos Produção de impressos. (folders, cartazes, cartões, convites e banners, dentre outros) Confirmação da presença das autoridades. Preparação do plano de mesa. Preparação do local (som, decoração, gravação, iluminação, equipamentos, fotografia e filmagem). Recepção dos convidados durante o evento. Coordenação e montagem de stands promocionais. Assessoria turística para os participantes de um dado evento e seus respectivos acompanhantes.

Atribuições de uma Equipe de Cerimonial de Eventos Assessoria e coordenação de serviços terceirizados. (fornecedores) Organização de festas e confraternizações relacionadas. Condução de solenidades em geral. Elaboração de textos, discursos e similares.para autoridades. Registro do evento, na forma de relatórios, gravações ou outras formas apropriadas.

Perfil do Cerimonialista Interesse e amor pela atividade. Responsabilidade. Visão holística. Cultura geral. Humildade. Domínio de línguas estrangeiras. Domínio intelectual. Pontualidade. Cuidado com a saúde, aparência e higiene pessoal. Atualização e contextualização. Bom senso. Discrição. Discernimento. Boa aparência. Auto-controle. Equilíbrio emocional. Iniciativa. Respeitabilidade. Raciocínio rápido.