Pedido de compra de materiais e serviços para uso interno Setembro/2012

Agenda Objetivo Principais melhorias do procedimento Fluxo do Pedido de Compra Interna Pedido de compra: nível de aprovação Perguntas

Objetivo Os motivos do novo processo são: Definir principais controles, procedimentos e orientações sobre despesas internas. Providenciar uma base uniforme para determinar quando despesas são razoavéis e apropriada, não apenas para a Companhia mas também para cumprir os requirimentos SARBOX. Informar as responsabilidades dos aprovadores dos pedidos em relação a reportagem e controle das despesas dos seus centros de custo. Garantir que a compra de produtos e serviços internos é transparente, em tempo oportuno, efficiente e eficaz com devida considerção as melhores práticas internacionais e as necessidades da Cimcorp. Despesas internas significa as compras de produtos e serviços contratados de terceiros, com ou sem contrato, solicitado para uso interno.

Principais melhorias do procedimento Criação e aprovação de todos os pedidos internos de materiais e serviços será solicitado pelo sistema. Gestor/Diretor será a pessoa responsável do centro de custo onde será alocada a despesa. Processo de compra acontecerá somente depois da aprovação do pedido. Área requisitante poderá enviar orçamentos e sugestão para a mehor alternativa ao departamento de Contratos. Haverá um campo aberto para inserir informações justificando porque a compra não foi completada com o melhor preço. Módulo de Contas a Pagar não aceitará a inclusão de pagamento das notas sem pedido de compra previamente aprovada. O CC14 será um centro de custo transitório e só receberá despesas que serão rateadas a outros centros de custo. A Controladoria será responsável pelo centro de custo Corporativo. Será revisado todas as despesas alocadas ao CC14 durante o primeiro semestre e as depesas serão alocadas apropriadamente. O pagamento de todas as compras e serviços contratados que não foram previamente registradas não será aceitada pelo sistema sem uma ordem prévia de compra aprovada após 1o de Setembro.

Fluxo do Pedido de Compra Interna ATUAL Enviar formulário de solicitação para área de Contratos Verificar a aprovação do Diretor Criar Ordem de Compra no sistema e fazer a compra Receber a nota fiscal do fornecedor Pagar a nota fiscal do fornecedor Receber os documentos para arquivar Área Requisitante Contratos Contratos Fiscal ou Financeiro Financeiro Contabilidade NOVO Solicitar a ordem de compra no sistema & sugerir 3 fornecedores Aprovar Ordem de Compra Receber Ordem de Compra e verificar a melhor alternativa Receber a NF do fornecedor & inserir as informações no sistema Pagar as notas fiscais somente com ordem de compra aprovada Preparar análise para Diretoria Baseado no fluxo de aprovação Área Requisitante Contratos Fiscal ou Financeiro Financeiro Contabilidade

Pedido de compra: nível de aprovação

Obrigado! Johnson Kachidza Angela Starck Setembro/2012