PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO (POP) Profº. Carlos Nascimento

Slide de resumo PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO (POP)

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO (POP) VI CONGRESSO INTERNACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO EM OFTALMOLOGIA GOIÂNIA 14 a 17 de Maio de 2008

Procedimento Operacional O que é Procedimento? No sentido mais simples é o ato de proceder (realizar, executar). Mas, procedimento é também o “modo” de proceder. Este sentido de procedimento, como modo, método de proceder, é o que nos interessa aqui.

Procedimento Operacional Padrão Praticamente qualquer coisa que costumamos fazer, fazemos com um certo procedimento. O objetivo primário do POP é fazer com que pessoas que executem a mesma tarefa, o façam de forma uniforme. É usual conhecer os POPs como instruções de trabalho.

Procedimento Operacional Padrão O procedimento busca fazer com que um processo possa ser realizado sempre de uma mesma forma. Permite a verificação de cada uma de suas etapas. Permite rastrear as operações.

Importância dos POPs Melhor preparo na condução das tarefas. Garantia de processos consistentes. Treinamento. Profissionalismo. Credibilidade.

A lógica dos POPs É um conceito tão simples que, com muita freqüência, é negligenciado. As operações que possam envolver mais de uma pessoa, necessitam de um procedimento escrito. É preciso revisar, mudar para melhor quando oportuno. Atualizar...

A lógica dos POPs A elaboração de um POP fundamenta-se basicamente em fazer o mapeamento de um processo específico, contemplando todos os passos para a realização deste. Analisar cada passo a fim de verificar qual é mais eficiente.

Entendendo os POPs Precisamos definir pelo menos “um” procedimento, para podermos imaginar ou testar outro procedimento. Comparar os procedimentos e escolher o melhor. Como melhorar sem identificar a melhor opção?

POP do POP Uma série de passos está envolvida na elaboração de um POP, mas antes de tudo é fundamental o desenvolvimento de um formato padrão, ou seja, um POP de como fazer um POP.

POP (cabeçalho) Logo Procedimento Operacional Padrão Data versão inicial Versão atual nº Data de Vigência Pág POP Nr 003 10/12/00 00 1/3 Responsável pela elaboração/revisão Responsável pela aprovação Função: Coordenador da Qualidade Nome: Assinatura: Data: Função: Representante da Direção Assinatura: Data: Título: Recrutamento Interno

Procedimento Operacional (POP) Título (tarefa a ser executada) Objetivo (porque é feita, para que é feita) Responsável (lider do setor) Abrangência (onde essa norma será aplicada) Vigência (data de implantação do POP) Versão (a primeira sempre será 00, após, muda a cada alteração do POP.)

Exemplo do POP (as tarefas) 1. Confecção dos formulários: 1.1 Qualquer colaborador quando houver a necessidade de criar ou alterar um formulário, solicita ao líder do setor. 1.2 O líder do setor analisa e envia a Proposta de Alteração de Formulários (FA044) ao setor administrativo. 1.3 O setor administrativo analisa o impacto do novo formulário ou da alteração do mesmo, no restante do processo. 1.4 É realizada a alteração ou implantação do formulário. 1.5 Realiza-se o consenso com as partes envolvidas. 1.6 Altera-se o formulário no sistema. 1.7 Altera-se a vigência e a versão do mesmo. 1.8 Promove-se o treinamento com os envolvidos.

Regras Básicas para a confecção do POP A pessoa que executa a tarefa deverá participar da confecção do POP. Antes da implantação do POP, todas as pessoas envolvidas deverão ser treinadas. Qualquer alteração no POP, deverá ser solicitada ao responsável do setor que deverá reunir a equipe e verificar se a alteração proposta não cria impacto negativo no processo em geral.

Regras Básicas para a confecção do POP Em caso de dúvidas ou esclarecimentos o líder do setor deverá sempre solicitar o apoio do Gerente Administrativo. A responsabilidade pela confecção dos POPs, manutenção das pastas, treinamento da equipe e cumprimento de toda rotina estabelecida será do líder de cada setor.

Regras Básicas para a confecção do POP O lider do setor, deverá disponibilizar em pasta específica todos os POPs com livre acesso a todos os colaboradores. O lider do setor deverá enviar cópia dos procedimentos e das folhas de consenso devidamente assinadas para a Gerência Administrativa que manterá uma pasta com todos os setores da empresa. A gerência Administrativa deverá auditar periodicamente os setores e verificar a manutenção das pastas dos POPs.

O sistema de qualidade Um conjunto de POPs, harmonizados entre si, garantem aos clientes internos, o recebimento de tarefas-meio com a qualidade esperada. Estas tarefas resultam na qualidade percebida pelo cliente final da instituição.

POPs e Sistema de Qualidade A implementação do Sistema de Qualidade compreende adequar atividades, utilizando ferramentas comprovadamente eficazes, buscando a definição e o monitoramento de rotinas, além de promover a centralização da documentação com o caráter de definir o fluxograma do processo. Os grupos macros de atividades são: Procedimentos Operacionais Padrão: implementação de ferramentas para controle, rastreabilidade e monitoramento de todo o processo. TOC: Treinamento Operacional Customizado para técnicos e funcionários envolvidos nas operações do sistema.