Software TopPonto Rep

Descrição O TopPonto Rep é um software que faz o tratamento das marcações de ponto dos funcionários e possibilita desde jornadas fixas até complexas escalas de revezamento. Organiza e automatiza os processos do departamento de recursos humanos, reduzindo os custos operacionais, evitando erros e perda de tempo no apontamento dos cartões-ponto. O TopPonto Rep, está 100% de acordo com a portaria 1510, no Ministério do Trabalho e Emprego.

Glossário CEI: É o Cadastro Específico do INSS (CEI) para empresas e equiparados desobrigados de inscrição no CNPJ ou que ainda não a tenham efetuado e toda obra de construção civil. REP: Registrador Eletrônico de Ponto. AFDT: Arquivo Fonte de Dados Tratados. Deve ser gerado mediante solicitação do Auditor-Fiscal do Trabalho.

Glossário ACJEF: Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. Deve ser gerado mediante solicitação do Auditor-Fiscal do Trabalho PIS: Programa de Integração Social. MTE: Ministério do Trabalho e Emprego.

Principais Características Manutenção coletiva de funcionários. Exportação dos dados para a folha de pagamento. Cadastro Multi-Empresa. Arquivos de bilhetes individuais para cada empresa. Cadastro de “Rep”, Registrador Eletrônico de Ponto. Quatro limites de horas extra para dias normais e três para folgas e feriados.

Principais Características Calculo do DSR (Descanso Semanal Remunerado). Tratamento do mesmo ADF para mais de uma empresa. Criação de Grupo Econômico. Exporta registros do AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais). Funcionalidade de “Verificar Marcações”, com o objetivo de informar ao usuário se existem ou não “inconsistências” que impedem a geração dos arquivos “AFDT” e ACJEF”. Geração de marcação Pré-assinalada.

Licenciamento Baseado por empresas e vinculada a uma determinada quantidade de funcionários, que podem ser iguais ou diferentes. Caso o cliente queira controlar mais de uma instituição no mesmo softwares, cada empresa deverá ter uma licença de acordo com a quantidade de funcionários que deseja controlar. Exemplo Empresa A: Licença de 50 funcionários Empresa B: Licença de 75 Funcionários Empresa C: ...

Licença do Software Licença adicional: É toda aquisição extra, além da licença original, aumentando assim o nº. de funcionários controlados.

Necessidade do Registro A portaria 1510 cita no artigo 18, que o fabricante do software de tratamento de ponto emita um “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" individual, ou seja, por empresa e não por software.

Versões Existem duas versões de Topponto Rep: TopPonto Rep, versão de Comercial. TopPonto Rep Revendedor, versão exclusiva de revendedor.

Cadastro da Empresa Não existe limites de cadastros de empresas no TopPonto Rep.

Cadastro da Empresa Bilhetes Vantagem de comercializar o TopPonto Rep em clientes tenham coletores e catracas de outros fabricantes.

Cadastro da Empresa Cadastro de Empresa, Arquivos AFDT e ACJEF Definição dos caminhos onde serão gerados os relatórios fiscais AFDT e ACJEF.

Cadastro do Rep Obrigatório o cadastro, devido ao uso nos arquivos fiscais AFDT e ACJEF, que precisam identificar em qual REP a marcação foi efetuada.

Cadastro de Horário Marcação do Intervalo Tipo obrigatório: Pré-assinalada:

Cadastro de Horário Tipo obrigatório: Significa que a marcação do intervalo , tanto a entrada quanto a saída devem ser feitas no REP. Pré assinalada: Significa que o funcionário não precisará fazer a marcação do intervalo no REP, sendo estas geradas pelo operador do TopPonto Rep, através da opção Ferramentas, Gerar Marcação Pré Assinalada. Ao gerar as marcações pré-assinaladas, conforme portaria 1.510, no relatório Espelho e no arquivo AFDT, haverá a indicação que a mesma é do tipo pré-assinalada, indicada pela letra P.

Cadastro de Jornada Associação de um ou mais horários Tipo : Normal ou Carga Horária

Jornada, Horas Extras Supondo que para as primeiras 3 horas extras que o funcionário realizar haja um incremento de 50%, da 3ª hora até a 5ª, 80%, a 6ª hora a 90% e a partir do limite anterior em diante, todas as horas são 100%.

Jornada, Horas Extras

Jornada, Horas Extras Exemplo: um funcionário realiza em um determinado dia 07:30 de extra funcionaria assim: as três primeiras horas seriam encaixadas no limite 1, as duas horas seguintes no limite 2, a sexta hora no limite 3 e o restante,  1 hora e 30 minutos no limite 4. Relatório de Freqüência:

Cadastro de Funcionário Obrigatório uso do PIS, devido aos arquivos AFDT e ACJEF, que o utilizam.

Vamos entender melhor o TopPonto Rep através da sequência de exemplos

Exemplo 1 – Importação do Arquivo AFD No menu “Ferramentas” clicamos em “AFD” e selecionamos a empresa e o numero de serie do Rep que o AFD foi gerado.

Exemplo 1 – Importação do Arquivo AFD Ao ter dificuldade na importação do AFD, verificar: Verificar se a data de admissão do funcionário é igual ou posterior a marcação registrada. Se o número do PIS que está no arquivo de bilhetes, corresponde a algum número cadastrado no TopPonto. Verificar se existe algum cartão cadastrado ao funcionário.

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Descrição da Jornada: 5 dias de trabalho por 2 de descanso Horário: - Seg-Qui 08:00 às 18:00 e Sex 08:00 às 17:00 Tipo: Carga Horária Pré-assinalada no intervalo Nome do Funcionário = Funcionário 1, Cartão = 1

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Cadastro dos Horários Seg-Qui, 08:00 às 18:00 Sex, 08:00 às 17:00

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Cadastro da Jornada

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Cadastro da Jornada Horários 5 dias de trabalho e 2 de folga

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) 50% = 3 horas 80% = 2 horas 90% = 1 horas 100%= restante

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Associar jornada ao Funcionário Início da jornada Seqüência de inicio da jornada Percentual do Adicional Noturno

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Relatório Espelho: 16 a 27/05/2011

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Gerar em seguida as marcações pré-assinaladas

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais)

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Manutenção de Marcações: 16 a 27/05/2011

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Manutenção de Marcações: 16 a 31/05/2011

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Relatório de Freqüência : 16 a 27/05/2011 Hora extra: total acumulado 50, 80, 90, 100%

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Exportação Eventos: Ausência Eventos: Extra 50, 80, 90 e 100% Eventos: Horas normais

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Exportação de Eventos : 02 a 31/05/2011 1 evento por linha

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Mensalmente o usuário deve “Verificar Marcações” para corrigir possíveis inconsistências, usando a manutenção de marcações:

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Inconsistências encontradas

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais) Manutenção de Marcações

AFDT e ACJEF AFDT (Gerado mediante a solicitação do auditor fiscal) ACJEF (Gerado mediante a solicitação do auditor fiscal)

Regras para gerar o AFDT e ACJEF Se existe um registro de entrada "E" deve haver obrigatoriamente o registro de saída correspondente "S". Os registros de entrada e saída são numerados seqüencialmente e para cada registro de entrada deve existir o registro de saída correspondente, "E1"/"S1", "E2"/"S2”. Quando um funcionário tiver mais de 6 (seis) marcações em um dia, o sistema entende como uma inconsistência e não gerará o AFDT; O TopPonto Rep verifica se tem um caminho cadastrado para gerar o AFDT; No AFDT, o sistema verifica se todos os equipamentos que geraram as marcações estão cadastrados no TopPonto Rep.

Análise AFDT: Cabeçalho Dados do AFDT, devem ser comparados com dados Relatório Espelho.

Análise AFDT: Marcações

Análise AFDT: Marcações

Análise AFDT: Fim do Arquivo

Análise ACJEF: Cabeçalho Dados do ACJEF, devem ser comparados com dados do Relatório Freqüência

Análise ACJEF: Horários

Análise ACJEF: Jornada

Análise ACJEF: Fim do Arquivo

Análise ACJEF: comparando ao Relatório de Frequencia

Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36 Descrição da Jornada:12 horas de trabalho por 36 horas de descanso Horário: Seg-Sab ou Dom 19:00 às 07:00 Percentual de adicional noturno: 14,28571% Tipo: Carga Horária Nome do Funcionário = Funcionário 4 Cartão = 4

Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36 Cadastro do Horário

Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36 Cadastro da Jornada

Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36 Relatório Espelho: Funcionário 4 * Início na segunda-feira * Término na terça-feira

Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36 Relatório Freqüência: Funcionário 4 Normal Diurno: 19:00 às 22:00 = 03 h 05:00 às 07:00 = 02 h Total Normal = 05 h Trabalha 12 horas descansa 36. Normal Noturno 22:00 às 05:00= 07 h Com Adicional 07 * 1.1428571 = 08 h

Banco de Horas A fim de diminuir os conflitos gerados pelas horas excedentes, instituiu- se o Banco de Horas, onde o excesso de horas trabalhadas num dia não é pago como horas extras, mas sim compensadas com a diminuição da jornada em outro dia. Atenção: O uso do banco de horas, sempre deve ser autorizado pelo sindicato do funcionário.

Banco de Horas Define-se a quantidade máxima de horas que poderão ser contabilizadas Valor através do qual será efetuado o fechamento parcial Neste exemplo, foi previsto remuneração em dobro para as horas do banco de horas.

Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas Nome do Funcionário = Funcionário 5 Cartão = 5 Utilização de Banco de Horas

Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas Relatório Espelho: Funcionário 5

Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas Relatório Freqüência : Funcionário 5 Máx. duas horas diárias a 100 % , 2 h * 2 = 4 horas Restante entra como extra diurno ou noturno Saldo do Banco de Horas

Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas Trata falta como débito do banco de horas Saldo Relatório de banco de horas após a falta do dia 01/02/2010

Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas Nome do Funcionário = Funcionário 5 Cartão = 5 Acerto de Banco de Horas

Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas Gatilho de 20 horas

Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas Usar o gatilho do banco de horas

Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas Pagou 20 horas, restaram 20 horas de crédito

Exemplo 8: Acerto de Banco de Horas – Relatório de Banco de Horas Em 31/01 possui 84 horas de crédito Fez acerto conforme Gatilho positivo de 20 horas e tratando falta como débito. Permanecendo saldo de 55horas.

Relatórios - Espelho de ponto. - Freqüência. - Presença. - Ocorrências. - Bancos de horas. - Horas extras.

Abono Permite JUSTIFICAR/ABONAR horas de ausência. Funcionário 1, 01 à 24/05/2011

Lançamentos Coletivos Através dos lançamentos coletivos é possível, efetuar afastamentos, calendários, jornadas, exceções de jornada, compensações e banco de horas abrangendo vários funcionários de uma ou mais empresas e departamentos.

Compactação e Reparação O procedimento de compactação e reparação do banco de dados, é necessário para manter a sua base compacta e apenas com dados necessários. Através dessa opção, são removidos dados inválidos do banco de dados, bem como reduzido seu tamanho, removendo informações desnecessárias e espaços em branco. É conveniente realizar esta operação com freqüência (mensalmente), mesmo que não haja problemas com o banco de dados.

Backup Backups são altamente recomendáveis para manter os seus dados em segurança, caso venha acontecer algum imprevisto. Sempre após a programação do TopPonto no cliente efetue um backup salvando toda a programação. O padrão do TopPonto Rep é salvar o arquivo de backup com o nome DD- MM-AA.mdb